Hướng dẫn 03+ cách mở quyền truy cập Google Forms

Nếu bạn đang sử dụng Google Forms để thu thập thông tin, tạo khảo sát hoặc đăng ký sự kiện và muốn mọi người đều có thể truy cập vào mà không cần đăng nhập. Đừng lo, trong bài viết này GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách mở quyền truy cập Google Forms dễ dàng và kiểm soát quyền chỉnh sửa hiệu quả. 

03 Lợi ích của việc mở quyền truy cập Google Forms

Bạn thường xuyên sử dụng Google Forms để thu thập thông tin, mở khảo sát hay form đăng ký. Nhưng bạn lại chưa hoàn toàn biết rõ được lợi ích của việc sử dụng và mở quyền truy cập Google Form là gì? Hãy tham khảo ngay một số những lợi ích cụ thể được chúng tôi chia sẻ dưới đây:

Tăng khả năng thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn

Bạn đang thực hiện một cuộc khảo sát quan trọng qua Google Forms, muốn thu thập ý kiến của đông đảo đối tượng khác nhau. Nếu Google Forms của bạn giữ cài đặt mặc định yêu cầu đăng nhập, vô tình trở thành rào cản cho người tham gia khảo sát. 

Lúc này, việc mở quyền truy cập Google Forms sẽ là chìa khoá để bạn phá bỏ rào cản đó. Khi quyền truy cập được mở, bạn sẽ:

• Không bị giới hạn phạm vi những người có tài khoản Google. Đặc biệt, biểu mẫu của bạn mở rộng được cả phạm vi địa lý, từ tỉnh này sang tỉnh khác, từ quốc gia này sang quốc gia khác,….
• Nhận được số lượng lớn người phản hồi vào form. Điều này sẽ trực tiếp giúp bạn thu thập được lượng dữ liệu lớn, có độ tin cậy cao. 

Đơn giản hoá quy trình phản hồi mà không cần đăng nhập

Mở quyền truy cập Google Forms mang đến sự đơn giản tối ưu cho cả người tạo và người sử dụng. 

• Người tham gia không cần phải nhớ tên đăng nhập, mật khẩu Google của mình mà vẫn có thể điền thông tin vào biểu mẫu chi tiết.
• Người dùng có thể truy cập biểu mẫu ngay trên thiết bị điện thoại, laptop, ipad, máy tính,…. Bất kể họ ở đâu, khi nào chỉ cần 1 cú click là biểu mẫu được mở ra. 

Phù hợp cho khảo sát công khai, thu thập ý kiến rộng rãi 

Trong nhiều tình huống, mục tiêu của bạn là thu thập ý kiến từ nhiều đối tượng khác nhau. Đặc biệt khi thực hiện các khảo sát mang tính cộng đồng thì việc mở quyền truy cập Google Forms cực kỳ cần thiết.

• Bạn sẽ thăm dò được nhiều ý kiến của dư luận về một vấn đề xã hội nào đó. Như là chính sách công, nghiên cứu khoa học,…..
• Đối với các doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ lắng nghe được nhiều ý kiến của khách hàng về dịch vụ, sản phẩm của mình. 
• Khi tổ chức cuộc thi, sự kiện cho cộng đồng, đơn vị sẽ giúp đơn giản hoá quy trình đăng ký, tham gia và thu hút được đông đảo người tham gia. 

Hướng dẫn cách mở quyền truy cập Google Forms cho người chỉnh sửa khảo sát

Mở quyền truy cập Google Forms giúp cho người được quyền chỉnh sửa nội dung có thể thêm câu hỏi, thay đổi thiết kế biểu mẫu,…. Dưới đây là cách thức để chia sẻ quyền chỉnh sửa với người đáng tin cậy như sau:

• Bước 1: Vào Biểu mẫu chọn mục “Chia sẻ”

• Bước 2: Thêm người muốn chia sẻ trên thanh “Thêm người, nhóm, sự kiện trên lịch” và thêm đối tượng hoặc một nhóm người có quyền chỉnh sửa theo mong muốn.

• Bước 3: Thay đổi phần “Người chỉnh sửa” và nhấn “Gửi”

Việc cấp quyền chỉnh sửa cho người khác đồng nghĩa với việc họ có thể thay đổi hoàn toàn nội dung và hình thức của biểu mẫu. Do đó, bạn hãy cân nhắc kỹ lưỡng và chỉ chia sẻ quyền này với những người bạn thực sự tin tưởng. Sau khi đã hoàn tất việc cài đặt quyền chỉnh sửa, bạn có thể tiếp tục với việc chia sẻ biểu mẫu đến những người tham gia khảo sát.

Hướng dẫn 03 cách mở quyền truy cập Google Forms cho người tham gia khảo sát

Khi chia sẻ biểu mẫu cho người tham gia khảo sát, bạn cần mở quyền truy cập Google Forms. Bạn có thể thực hiện theo ba cách chính là thao tác qua Google Drive, trực tiếp từ biểu mẫu Google Forms và qua Gmail

Mở quyền truy cập qua Google Drive

Mở quyền truy cập qua Google Drive là phương pháp được nhiều người ưa chuộng vì tính trực quan và dễ quản lý, Đặc biệt khi bạn làm việc với nhiều biểu mẫu trong Google Drive sẽ rất thuận tiện. 

Cách mở quyền truy cập qua Google Drive được thao tác như sau:

• Bước 1: Truy cập vào phần mềm Google Drive thông qua trình duyệt web.

• Bước 2: Trên thanh công cụ tìm kiếm của Drive, nhấp vào dấu sổ “ba gạch ngang”.

• Bước 3:  Giao diện sẽ xuất hiện biểu mẫu tìm kiếm nâng cao, chọn “Loại Biểu mẫu” >> “Tìm kiếm”.

• Bước 4: Các loại biểu mẫu sẽ xuất hiện, bạn click 1 biểu mẫu mình cần mở quyền truy cập.

• Bước 5: Sau khi chọn biểu mẫu cần mở, truy cập trực tiếp vào mục “Chia sẻ”. 

• Bước 6: Click tiếp vào các mục “Chế độ xem cho Người trả lời – Bất kỳ ai có đường liên kết” > click “Xong” và Sao chép đường liên kết gửi đi.

Hoặc nếu bạn muốn một hoặc nhóm đối tượng nhất định có thể trả lời biểu mẫu vào “Thêm người, nhóm và sự kiện lịch” >> tích chọn Người trả lời >>click “Gửi” hoàn tất.

Mở quyền truy cập qua biểu mẫu

Đối với cách mở quyền truy cập Google Forms trực tiếp thông qua biểu mẫu sẽ dễ dàng hơn. Bạn chỉ cần thực hiện bằng cách áp dụng các thao tác cụ thể như sau:

• Bước 1: Truy cập giao diện web của Google, click vào “Biểu mẫu”.

• Bước 2: Chọn 1 biểu mẫu mà bạn muốn chỉnh quyền truy cập. 

• Bước 3: Sau khi chọn biểu mẫu cần mở, nhấp vào chọn mục “Chia sẻ”.

• Bước 4: Click tiếp vào mục “Chế độ xem cho Người trả lời – Bất kỳ ai có đường liên kết” > click “Xong” và Sao chép đường liên kết gửi đi.

Hoặc nếu bạn muốn một hoặc nhóm đối tượng nhất định có thể trả lời hoặc chỉnh sửa file biểu mẫu vào “Thêm người, nhóm và sự kiện lịch” >> phân quyền truy cập cho Người trả lời >> click “Gửi” hoàn tất.

Mở quyền truy cập Google Forms qua Gmail

Nếu trong trường hợp, biểu mẫu khảo sát chỉ dành gửi quyền truy cập cho một số đối tượng nhất định và người ngoài không thể vào được. Đối tượng ngoài quyền truy cập có thể yêu cầu người tạo biểu mẫu mở quyền thông qua Gmail như sau:

• Bước 1: Mở biểu mẫu qua đường link.
• Bước 2: Nhập nội dung yêu cầu (không bắt buộc) >> Click “Yêu cầu quyền truy cập”.

• Bước 3: Người tạo biểu mẫu mở email, nhấn phân quyền truy cập và chọn “Chia sẻ” >>  sau đó người tham gia khảo sát sẽ vào được Google Forms.

Một số lưu ý quan trọng khi mở quyền truy cập Google Forms 

Dù việc mở quyền truy cập Google Forms cho một cá nhân, tổ chức hoặc tất cả mọi người khá tiện ích, nhưng bạn vẫn nên cẩn thận để tránh rủi ro không đáng có. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi mở quyền truy cập Google Forms mà bạn cần biết:

Kiểm soát và quản lý dữ liệu tốt

Khi mở quyền truy cập Google Forms, bạn sẽ thu hút được nhiều phản hồi hơn. Nhưng bạn lại khó kiểm soát nguồn gốc và chất lượng của các phản hồi đó. Trong một số trường hợp đối với khảo sát tổ chức ở phạm vi nhỏ, bạn có thể để email xác minh tính xác thực của phản hồi. Hoặc bạn có thể chuẩn bị sẵn các công cụ xử lý dữ liệu lớn như Google Sheets để phân tích. 

Đảm bảo vấn đề bảo mật thông tin và quyền riêng tư dữ liệu

Mở quyền truy cập Google Forms, bạn sẽ thu thập dữ liệu một cách công khai. Bất kỳ ai có liên kết đều có thể gửi thông tin. Bạn sẽ mất đi sự kiểm soát hoàn toàn với việc ai sẽ cung cấp thông tin hay thông tin được sử dụng như thế nào?

Nếu mục đích của bạn chỉ là thu thập ý kiến tổng quan thì nên cân nhắc ẩn danh hoá dữ liệu phản hồi. Tức là không thu thập các thông tin định danh cá nhân như tên, email.  Bạn có thể ẩn danh hóa trong Google Forms bằng cách: 

Tùy chọn Cài đặt “Chế độ mặc định của biểu mẫu” >> “Theo mặc định, phải thu thập địa chỉ email – Không thu thập”

Nguy cơ spam và phản hồi nhạy cảm

Khi bạn mở quyền truy cập Google Forms cho tất cả mọi người, đồng nghĩa với việc bạn đang mở cửa cho cả những đối tượng xấu phá rối. Biểu mẫu của bạn có thể sẽ bị spam, phản hồi rác và nhận những nội dung không phù hợp. 

Để hạn chế spam, bạn có thể thiết lập giới hạn số lần phản hồi từ mỗi người dùng (cần bắt buộc đăng nhập tài khoản Google). Cách thức để cài đặt giới hạn ở 1 phản hồi như sau:

Vào “Cài đặt” >> “Câu trả lời” >> Tùy chọn bật “Giới hạn ở 1 lần phản hồi”.

Chỉ mở quyền chỉnh sửa cho người đáng tin cậy

Mặc định thông thường, Google Forms sẽ không cho phép người khác chỉnh sửa nội dung khi điền biểu mẫu. Tuy nhiên, nếu bạn cần thêm người khác cùng quản lý biểu mẫu thì hãy trao quyền chỉnh sửa cho đúng đối tượng đó. Do đó, nếu bạn muốn chia sẻ biểu mẫu cho bất cứ thành viên nào khác cùng chỉnh sửa cần phải kiểm tra và xác minh trước khi tiến hành thực hiện.

Như vậy, nếu bạn hiểu rõ được một số những lưu ý mà chúng tôi chia sẻ trên đây thì việc mở quyền truy cập Google Forms sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ thêm với bạn một số những lỗi và cách khắc phục khi triển khai giải pháp này.

Lỗi và cách khắc phục khi mở quyền truy cập Google Forms

Trong quá trình mở quyền truy cập Google Forms, việc xảy ra lỗi rất dễ gặp phải. Sau đây là một số lỗi về vấn đề quyền truy cập và cách khắc phục mà bạn có thể tham khảo:

Lỗi “cần quyền truy cập” 

Đây là lỗi mà dù bạn cố gắng truy cập Google Forms đều không thể phải. Lý do chủ yếu của lỗi này là:

• Bạn đang dùng tài khoản Google không có quyền truy cập biểu mẫu. 
• Hoặc chủ sở hữu chưa mở quyền hoặc chưa chia sẻ biểu mẫu với bạn. 

Hai cách để bạn có thể khắc phục tình trạng này như sau:

• Đăng nhập đúng tài khoản Google đã được cấp quyền truy cập.
• Bạn cần nhấn nút “Yêu cầu quyền truy cập”. Sau đó người tạo biểu mẫu sẽ nhận được email thông báo và cấp quyền cho bạn.

Lỗi “người tham gia không gửi được phản hồi” lần 2

Phần cài đặt này chỉ cho phép giới hạn “1 lần trả lời” được bật. Tức là, bạn chỉ được điền biểu mẫu 1 lần. Để khắc phục tình trạng này, bạn chỉ cần vào phần “Cài đặt” >> “Câu trả lời” >> bỏ chọn “Giới hạn 1 lần trả lời”.

Lỗi “docs.google.com đã từ chối kết nối”

Nguyên nhân chính của lỗi này chủ yếu là do kết nối internet không đảm bảo ổn định. Hoặc lỗi trực tiếp từ trình duyệt (cache, cookie bị lỗi) và tài khoản Google không có quyền truy cập biểu mẫu. Để khắc phục lỗi này, bạn cần tham khảo cách thực hiện như sau:

• Kiểm tra kết nối mạng có ổn định hay không và tải lại trang.
• Xóa cache, cookie rồi thử lại.
• Đổi trình duyệt khác (Chrome, Edge, Firefox…).

Lỗi “cài đặt chia sẻ biểu mẫu”

Thông thường, biểu mẫu chỉ chia sẻ cho một nhóm người cụ thể. Đồng thời, cài đặt giới hạn quyền truy cập trong một tổ chức sẽ bị hạn chế. Để có quyền truy cập mẫu Google Forms đó, bạn chỉ cần:

• Liên hệ chủ sở hữu để kiểm tra và mở rộng quyền chia sẻ.
• Đăng nhập đúng tài khoản Google thuộc tổ chức được cấp quyền truy cập (nếu có yêu cầu).

Một số câu hỏi thường gặp về vấn đề mở quyền truy cập Google Forms

Dưới đây là một số các câu hỏi thường gặp nhất liên quan đến việc mở quyền truy cập Google Forms, từ những lỗi cơ bản đến biện pháp bảo mật nâng cao:

Tại sao tôi nhận được thông báo “Bạn cần quyền truy cập” khi cố gắng mở Biểu mẫu?

Nguyên nhân dẫn đến lỗi này có thể là do:

• Người tạo biểu mẫu đã thiết lập quyền truy cập hạn chế, chỉ cho phép những người cụ thể hoặc những người trong cùng tổ chức truy cập.  
• Bạn đang đăng nhập vào Tài khoản Google không được cấp quyền truy cập vào biểu mẫu đó.
• Đường liên kết bạn nhận được có thể bị sai hoặc đã hết hạn.

Cách khắc phục là:

• Nhấp vào nút “Yêu cầu quyền truy cập” và cung cấp thông tin cần thiết. Người tạo biểu mẫu sẽ nhận được thông báo và có thể cấp quyền cho bạn.
• Kiểm tra Tài khoản Google: Đăng xuất và đăng nhập lại bằng Tài khoản Google mà bạn tin rằng đã được cấp quyền.
• Kiểm tra lại đường link, và hỏi người tạo biểu mẫu xem tài khoản của bạn đã được thêm quyền truy cập chưa.

Làm thế nào để chia sẻ biểu mẫu với người khác một cách chính xác?

Bạn hoàn toàn có thể chia sẻ Biểu mẫu bằng một trong những cách dưới đây:

• Gửi qua email
• Gửi bằng đường liên kết
• Nhúng đường liên kết và dán lên web

Tuy nhiên, trước khi chia sẻ Biểu mẫu cần xác thực đã cấp quyền truy cập và không để bị hạn chế.

Làm thế nào để đảm bảo tính bảo mật cho Biểu mẫu của Google khi chia sẻ? 

Để đảm bảo tính bảo mật cho Google Forms, cần lưu ý:

• Chỉ chia sẻ biểu mẫu với những người bạn tin tưởng.
• Sử dụng cài đặt quyền truy cập hạn chế khi cần thiết.
• Tránh chia sẻ thông tin nhạy cảm qua biểu mẫu công khai.
• Thường xuyên kiểm tra và cập nhật cài đặt quyền truy cập.
• Nếu có thể hãy giới hạn số lượng phản hồi.

Tại sao tôi không thể xem câu trả lời trong Google Forms?

Bạn không có quyền truy cập vào câu trả lời, bởi vì người tạo biểu mẫu đã tắt quyền xem câu trả lời. Bạn có thể yêu cầu người tạo biểu mẫu cấp quyền xem câu trả lời thông qua email và đảm bảo bạn đang đăng nhập bằng Tài khoản Google được cấp quyền. 

Lời kết 

Tóm lại, khi mở quyền truy cập Google Forms, bạn phải sử dụng một cách cẩn trọng và có trách nhiệm. Nếu có bất cứ khó khăn gì trong việc mở quyền truy cập form thì đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam để được hỗ trợ kịp thời thông qua các kênh sau đây nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777