So sánh Google Workspace và Microsoft 365 mới nhất 2024

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, Google Workspace và Microsoft 365 là hai ứng dụng phổ biến mà các người dùng doanh nghiệp đa dạng các quy mô, lĩnh vực lựa chọn làm công cụ để hỗ trợ trong công việc và tăng năng suất hiệu quả. Ngoài ra, thế giới ngày càng cải tiến và phát triển các kỹ thuật chuyển đổi số, vậy nên chúng ta cũng cần phải áp dụng để vươn lên trong thị trường. Tuy nhiên, giữa Google Workspace và Microsoft 365, đâu mới là sự lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp? Hãy cùng đọc bài viết này để tìm hiểu những điểm khác biệt của hai ứng dụng này nhé!

Giới thiệu chung về Google Workspace và Microsoft 365

1. Google Workspace

Google Workspace là một không gian làm việc trực tiếp bao gồm các ứng dụng cộng tác giúp tăng năng suất hiệu quả cũng như thuận tiện hơn trong việc trao đổi công việc nội bộ và đối tác. Google Docs, Sheets, Slides, Gmail, Meet, Chat, Drive… là những ứng dụng phổ biến trong Google Workspace. Mọi người dùng Google đều có quyền truy cập vào Google Workspace của riêng họ, nhưng đối với những người cần nhiều tính năng và khả năng hơn những gì gói miễn phí cung cấp, Google cũng có sẵn các tùy chọn dành cho công ty bao gồm các gói: Business, Enterprise, Essentials, Frontline.

Một trong những lợi ích của việc sử dụng ứng dụng Google Workspace là có sự tích hợp mạnh mẽ giữa tất cả các sản phẩm của Google. Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng đưa liên kết tới tệp từ Google Drive vào email bạn đang viết trong Gmail để các bạn có thể cùng nhau làm việc trên các tài liệu. Bạn có thể dễ dàng đánh giá tài liệu trong Google Docs bằng cách thêm nhận xét và gắn thẻ người khác vào tệp của mình.

Sau đây là bảng tóm tắt ưu điểm và nhược điểm của Google Workspace bạn cần biết:

Google Workspace dành cho ai?

Loại hình doanh nghiệp nào nên sử dụng Google Workspace trong bối cảnh này? Rất đơn giản: Google Workspace là dành cho những doanh nghiệp đã có thói quen cộng tác từ xa trên tài liệu giữa các đội nhóm. Khả năng cộng tác trực tiếp của nó vượt trội hơn đáng kể so với bất kỳ tính năng nào có sẵn trong Microsoft 365. Các ứng dụng đó hầu như không mất thời gian để thiết lập và sử dụng vì đó cũng là là thành phần cơ bản trong thiết kế của bộ phần mềm và cực kỳ dễ sử dụng.

Nếu công ty của bạn không yêu cầu tất cả chức năng nâng cao do các ứng dụng riêng lẻ của Microsoft 365 cung cấp thì Google Workspace cũng là một lựa chọn tuyệt vời. Tất cả các ứng dụng khác nhau của Google Workspace đều dễ sử dụng hơn Microsoft 365, trong đó Gmail đặc biệt dễ sử dụng hơn Outlook. Ngoài ra, chức năng tìm kiếm của Google dành cho Google Drive còn vượt trội hơn chức năng tìm kiếm của Microsoft 365 dành cho người dùng thường xuyên tìm kiếm tài liệu.

2. Microsoft 365

Ngoại trừ việc là bộ sản phẩm văn phòng độc quyền của Microsoft, Microsoft 365 và Google Workspace có thể so sánh được với nhau về các khía cạnh khác nhau. Các sản phẩm như Microsoft Word và Excel có thể được nhiều khách hàng doanh nghiệp dễ nhận biết, điều này khiến chúng trở thành một lựa chọn phổ biến cho bộ ứng dụng văn phòng. Phần lớn các ứng dụng của Microsoft đều có sẵn dưới dạng phiên bản dành cho máy tính để bàn và web, cho phép hoạt động kết hợp trực tuyến và ngoại tuyến.

Trong nhiều năm, Microsoft đã là lựa chọn hàng đầu của nhiều tổ chức nhờ bộ ứng dụng văn phòng phong phú. Google Workspace đang trở thành giải pháp thay thế có tính cạnh tranh cho Microsoft 365 dành cho các công ty mong muốn giao tiếp và làm việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm công cụ chỉnh sửa tài liệu mạnh mẽ hoặc quản lý email nâng cao thì bạn có thể xem xét sử dụng Microsoft Word hoặc Outlook.

Sau đây là bảng tóm tắt ngắn gọn ưu điểm và hạn chế của Microsoft 365:

Microsoft 365 dành cho ai?

Nếu bạn chọn các chức năng mạnh mẽ và nâng cao thay vì làm việc nhóm tối ưu thì Microsoft 365 là lựa chọn phù hợp cho bạn. Tất cả các ứng dụng của nó đều hoạt động tốt hơn các đối tác Google Workspace. Ngoài ra, Microsoft 365 không loại trừ khả năng cộng tác trực tiếp. Việc này không đơn giản như trong Google Workspace và cần phải thực hiện thêm một chút thao tác. Ngoài ra, Microsoft 365 còn có các tính năng đánh dấu tuyệt vời, khiến nó trở thành lựa chọn tuyệt vời để đánh giá ngang hàng với Google Workspace.

Có những lý do khác nhau để một công ty sử dụng Microsoft 365. SharePoint cung cấp không gian làm việc mang tính cộng tác khác biệt so với Google Drive của Google Workspace, mặc dù những ứng dụng đó rất hữu ích trong việc trao đổi giấy tờ và những thứ khác. Ngoài ra, bạn sẽ cần Microsoft 365 nếu muốn quản trị máy chủ của riêng mình thay vì email được lưu trữ. Ngoài ra, Microsoft Teams còn cung cấp một nền tảng tuyệt vời để các nhóm trao đổi công việc.

So sánh Google Workspace và Microsoft 365

Sau đây GCS Vietnam sẽ đi vào so sánh Google Workspace và Microsoft 365 bao gồm giá cả, hỗ trợ, so sánh từng ứng dụng, khả năng cộng tác, tích hợp ứng dụng, giá cả, v.v. Ở đây, chúng tôi quan tâm nhiều hơn đến cách thức hoạt động của các bộ ứng dụng dành cho doanh nghiệp hơn là mục đích sử dụng cá nhân.

Với phần mềm năng suất Google Workspace, Google đang nhắm mục tiêu vào phân khúc kinh doanh – một lời tuyên chiến với công ty dẫn đầu thị trường Microsoft và sản phẩm đối thủ cạnh tranh của họ là Microsoft 365. GCS Vietnam sẽ đi vào so sánh cả hai sản phẩm trên các khía cạnh sau:

• Tính năng ứng dụng
• Lưu trữ đám mây
• Chia sẻ file
• Sự hợp tác
• E-mail
• Bảo vệ và quản lý dữ liệu
• Khả dụng
• Hỗ trợ
• Chi phí

• Hỗ trợ
• Chi phí

Dưới đây chúng ta sẽ đi vào từng phần so sánh chi tiết Google Workspace và Microsoft 365 theo từng phần nhé.

1. Google Workspace và Microsoft 365: Tính năng ứng dụng

Danh mục sản phẩm của hai gói ứng dụng doanh nghiệp cho thấy phạm vi tính năng gần như giống hệt nhau. Về bản chất, Google cung cấp giải pháp thay thế tương tự cho từng ứng dụng Microsoft 365.

Tuy nhiên, các tùy chọn tải xuống là một tính năng đặc biệt của sản phẩm Microsoft. Nếu cần, các phiên bản dành cho máy tính để bàn của từng ứng dụng doanh nghiệp Microsoft 365 nói trên cũng được cung cấp. Tùy thuộc vào gói sản phẩm đã chọn, các phiên bản này có thể được cài đặt cục bộ trên các thiết bị trực tiếp từ đám mây và nếu khả thi, có thể sử dụng ngoại tuyến.

Ngoài ra, Google Workspace còn cung cấp khả năng ngoại tuyến cho Google Docs, Sheets, Slides. Đây là những tính năng của dịch vụ web chứ không phải là phiên bản dành cho máy tính để bàn. Cần phải sử dụng trình duyệt web Chrome cùng với tiện ích mở rộng hoạt động ngoại tuyến để thực hiện việc này.

2. Google Workspace và Microsoft 365: Lưu trữ đám mây và chia sẻ tệp

Các giải pháp dựa trên đám mây, chẳng hạn như Microsoft 365 và Google Workspace, có lợi thế trong môi trường doanh nghiệp chủ yếu vì chúng cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu trực tuyến tập trung. Đối với Microsoft 365, Microsoft phụ thuộc vào dịch vụ lưu trữ tệp OneDrive. Bên cạnh đó, người dùng Google Workspace có thể truy cập vào hạn mức bộ nhớ tăng lên trên nền tảng lưu trữ đám mây Google Drive.

Trong khi Microsoft cung cấp 1TB bộ nhớ đám mây cho tất cả người dùng Microsoft 365, Google Workspace lại có dung lượng bộ nhớ khác nhau tùy theo các phiên bản khác nhau: Có thể mua từ 30 GB đến 5TB cho mỗi người dùng trong phiên bản Business. Phiên bản Enterprise sẽ có dung lượng không giới hạn.

Khả năng đồng bộ hóa bộ nhớ đám mây với thiết bị được cung cấp bởi Google và Microsoft. Nếu cần, các tệp và thư mục tệp được lưu trực tuyến cũng có thể được truy cập ngoại tuyến.

Về quản lý tệp trực tuyến, cả hai tùy chọn lưu trữ đám mây đều hoạt động tuyệt vời với bộ tính năng mở rộng. Tính năng chia sẻ và tạo các phiên bản thực sự hữu ích cho hoạt động kinh doanh hàng ngày. Người dùng có thể chia sẻ tệp với bất kỳ ai trong hoặc ngoài tổ chức của họ chỉ bằng một cú nhấp chuột và họ có thể đặt giới hạn thời gian nếu cần.

Ngoài ra, Google Workspace cung cấp công cụ tìm kiếm dựa trên xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) cho tất cả ứng dụng.