Google Gmail và Microsoft Outlook: Dịch vụ nào vượt trội hơn?

16/07/2024
63 lượt xem
Chia sẻ qua
5/5 - (1)
google-gmail-va-microsoft-outlook-thumb

Email đã dần trở thành một trong những công cụ không thể thiếu trong cuộc sống thường ngày của người dùng cá nhân và doanh nghiệp. Khi nhắc đến Email, chúng ta sẽ nghĩ ngay đến Google Gmail hay Outlook của Microsoft,…. Vậy câu hỏi đặt ra ở đây là giữa Google Email và Microsoft Outlook, doanh nghiệp nên chọn dịch vụ nào? Tham khảo ngay trong bài viết này của GCS Vietnam nhé.

Tổng quan về Google Gmail và Microsoft Outlook

Gmail

Gmail là ứng dụng được ra mắt năm 2004 và do Google nghiên cứu và phát triển. Hiện nay, nhờ sự tiện lợi và thông minh cũng nhiều tính năng hấp dẫn, Gmail đã vươn lên trở thành một những dịch vụ Email phổ biến nhất thế giới. Sở hữu giao diện thân thiện, trực quan và dễ sử dụng, Gmail giúp những người mới bắt đầu cũng có thể làm quen và sử dụng dễ dàng.

Một trong những ưu điểm nổi bật nhất mà chúng ta có thể thấy ở Gmail là nó cung cấp đa dạng các gói linh hoạt về dung lượng lưu trữ cũng như tính năng, để doanh nghiệp có thể lựa chọn phù hợp với nhu cầu cũng như ngân sách của mình.

Google Gmail và Microsoft Outlook: Dịch vụ nào vượt trội hơn?

Ngoài ra, Gmail còn tích hợp thêm các ứng dụng, dịch vụ từ Google Workspace như Drive, Docs, Sheets, Calendar, Forms.. Từ đó mọi người có thể dễ dàng thao tác nhanh khi cần mở tài liệu mà không cần rời khỏi email.

Outlook

Outlook là công cụ giao tiếp Email được phát triển bởi Microsoft. Ngoài việc hỗ trợ gửi thư, nhận thư và lưu trữ những thông tin quan trọng, Outlook còn hỗ trợ quản lý thư nhờ tính năng tự động xử lý email bằng cách tạo quy tắc thông minh. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và công sức.

Google Gmail và Microsoft Outlook: Dịch vụ nào vượt trội hơn?

Đối tượng sử dụng của Gmail và Outlook có giống nhau không?

Gmail và Outlook xuất phát từ hai hệ sinh thái khác nhau và các tính năng nổi bật cũng sẽ dựa vào đó để phát triển. Vì lẽ đó, các doanh nghiệp khi lựa chọn nền tảng dịch vụ Email sẽ theo các tiêu chí nhu cầu, mục đích sử dụng cụ thể của doanh nghiệp, quy mô công ty cũng như hệ sinh thái dễ sử dụng và quen thuộc hơn.

Tuy nhiên, để cụ thể hơn, chúng ta có thể tổng quát đối tượng sử dụng Gmail và Outlook như sau:

– Gmail: dành cho các doanh nghiệp mong muốn sự đơn giản, giao diện thân thiện cùng nhiều tính năng bảo mật nâng cao, tích hợp công nghệ AI mạnh mẽ phục vụ tối ưu hóa quy trình làm việc. Nếu doanh nghiệp đã sử dụng các ứng dụng của Google trước đó thì Gmail là giải pháp tuyệt vời cho doanh nghiệp hiện nay.

Ngoài ra, Gmail cũng mạnh về bảo mật và chống các phần mềm độc hại tốt hơn, đảm bảo quá trình hoạt động liền mạch cho doanh nghiệp.

– Outlook: dành cho các doanh nghiệp đã quen sử dụng hệ sinh thái Microsoft, vì giao diện cùng các tính năng sẽ phức tạp hơn và cần thời gian để thành thạo trong công việc.

Google Gmail và Microsoft Outlook: Dịch vụ nào vượt trội hơn?

Các tính năng nổi bật của Gmail và Outlook

Tính năng nổi bật của Gmail

Tiếp đến, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các tính năng của Gmail ở cả phiên bản miễn phí và trả phí để hiểu rõ hơn về ứng dụng này nhé.

Các tính năngGmail miễn phíGmail trả phí (Google Workspace)
Số Email được gửi500 thư– 2000 thư

– 1500 thư nếu gửi theo nhóm

– 500 thư đối với các tài khoản dùng thử

Tên miền riêngKhông
Dung lượng lưu trữ15GB30GB – 5TB (Linh hoạt theo gói đăng ký)
Quản lý email (gồm có phân loại, lọc và tìm kiếm)Có nhưng hạn chế hơnCó, tích hợp tính năng AI tìm kiếm thông minh hơn
Bộ lọc thư rácCó nhưng mạnh hơn, phân loại được triệt để các loại thư rác khác nhau
Tích hợp với các ứng dụng của Google (Docs, Sheets, Drive, Slides)Có, ngoài ra còn tích hợp thêm các ứng dụng nâng cao khác như Vault
Trò chuyện và gọi videoCó, bổ sung thêm các tính năng nâng cao như ghi âm cuộc gọi và thời lượng cũng dài hơn
Tích hợp Lịch (Calendar)Có, nhưng tính năng hạn chế hơnCó, đặt lịch hẹn tự động thông minh, gửi lịch theo nhóm
Quảng cáoKhông
Các tính năng bảo mật nâng cao (Bảo vệ chống các phần mềm độc hại, mã hóa dữ liệu)KhôngCó, các tính năng bảo mật nâng cao giúp triệt để 99% virus , phần mềm độc hại
Quản lý đầu cuối thiết bịCó, tính năng quản lý thiết bị nâng cao hơn
Lưu trữ email tuân thủ quy định pháp lý(eDiscovery)Không
Kiểm soát quản trịHạn chếNâng cao hơn

Tính năng nổi bật của Outlook

Outlook cũng hỗ trợ doanh nghiệp và các cá nhân lựa chọn các gói trả phí và miễn phí. Sau đây chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu kỹ hơn tính năng ở cả 2 phiên bản này nhé.

Các tính năngOutlook miễn phíOutlook trả phí (Outlook for Microsoft 365)
Các tính năng cơ bản như gửi, nhận, tìm kiếm email
Dung lượng lưu trữ Email15GB cho Outlook, 5GB cho OneDrive– Gói Microsoft Business sẽ có dung lượng 50GB cho Outlook, 1TB cho OneDrive

– Gói Microsoft 365 Family sẽ có 50GB cho Outlook, 6TB cho OneDrive

– Gói Microsoft 365 Personal có 50GB cho Outlook, 1TB cho OneDrive

Tính năng tìm kiếm emailCó, nâng cao hơn bằng cách tìm kiếm nâng cao
Tạo chữ ký emailCó, thêm logo doanh nghiệp
Quy tắc email nâng cao như chuyển tiếp tự động, trả lời tự độngKhông
Xem, tạo và chia sẻ lịch
Chế độ xem lịch nâng cao như theo tuần làm việc, lịch nhiều múi giờKhông
Lưu trữ, tạo nhóm thông tin liên hệ
Danh bạ dùng chungKhông
Tác vụ và ghi chú dùng chungKhông
Đặt lời nhắc các nhiệm vụ
Gắn cờ và phân loại các tác vụ đã tạo
Các ứng dụng Office trực tuyếnCó, các phiên bản cơ bảnCó, các phiên bản ứng dụng nâng cao và đầy đủ hơn
Các tính năng bảo mật nâng caoKhôngCó, như gửi thư bảo mật qua EdgeWave, công cụ bảo mật thông tin nâng cao…
Quảng cáoKhông

So sánh điểm giống và khác nhau giữa Gmail và Outlook

Điểm Giống nhau

Tuy là hai đối thủ cạnh tranh nhau trên thị trường với những điểm tính năng nổi bật, Gmail và Outlook vẫn có một số điểm chung cơ bản.

1. Có phiên bản dịch vụ Email miễn phí

Cả Gmail và Outlook đều cung cấp cho người dùng các phiên bản miễn phí với mức dung lượng là 15GB. Nếu những cá nhân không cần lưu trữ quá nhiều tệp tin dung lượng lớn thì sẽ không cần quá lo về việc dung lượng tiêu hao nhanh.

Đối với các doanh nghiệp và các cá nhân thường phải gửi và nhận nhiều email có chứa thông tin quan trọng và nhiều tệp tin cần lưu trữ, việc sử dụng email miễn phí sẽ không đủ dung lượng cũng như không an toàn và bảo mật.

Doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn Gmail của Google Workspace cung cấp các gói dịch vụ đa dạng cùng tính năng bảo mật nâng cao. Hãy liên hệ với GCS Vietnam qua Hotline 024.9999.7777 để được tư vấn và hỗ trợ giải pháp Gmail phù hợp.

2. Giao diện web và ứng dụng di động

Cả hai ứng dụng đều có giao diện web trực quan, thân thiện với người dùng cũng như ứng dụng di động tiện lợi, hỗ trợ người dùng truy cập email mọi lúc và mọi nơi.

Google Gmail và Microsoft Outlook: Dịch vụ nào vượt trội hơn?

3. Tính năng hỗ trợ 

Dù Microsoft và Google phát triển những tính năng nâng cao khác nhau để giành được lợi thế cạnh tranh, tuy nhiên vẫn có một số chức năng giống nhau như lên lịch hẹn để tự động gửi email, hủy gửi email, tạo chữ ký chuyên nghiệp, tích hợp thêm lịch và danh bạ…

4. Tính năng cộng tác

Gmail Google và Outlook đều cung cấp cho người dùng những tính năng cộng tác vượt trội hỗ trợ trong việc làm việc nhóm, chia sẻ tài liệu. Ngoài có còn có thể theo dõi tiến độ công việc, dự án khi triển khai, tạo cuộc họp video, sự kiện với lượng người tham gia lớn…

5. Khả năng tích hợp với các ứng dụng khác

Về khả năng cộng tác, Gmail và Outlook đều có thể tích hợp với những ứng dụng khác trong cùng hệ sinh thái. Gmail sẽ tích hợp với các ứng dụng như Drive, Calendar, Meet, Docs, Sheets… Trong khi đó, Outlook có thể kết hợp với Microsoft Office, Teams, OneDrive…

6. Hỗ trợ đa ngôn ngữ

Ngoài ra, cả hai ứng dụng này đều hỗ trợ đa dạng các ngôn ngữ khác nhau của nhiều nước trên toàn thế giới, giúp người dùng có thể dễ dàng giao tiếp và làm việc với các đối tác quốc tế, mở rộng mối quan hệ, tăng trưởng kinh doanh.

Như vậy, chúng ta đều thấy rằng Gmail và Outlook sở hữu những điểm tương đồng về giao diện, các tính năng cũng như bảo mật. Doanh nghiệp có thể xem tiếp các điểm khác nhau trong phần dưới đây để quyết định dễ dàng hơn.

Điểm Khác nhau

Tính năngGmailOutlook
Nhà cung cấpGoogleMicrosoft
Giao diệnĐơn giản, thân thiện với người dùng, dễ dàng làm quenTruyền thống, cần nhiều tùy chỉnh hơn
Dung lượng lưu trữ miễn phí15GB (chung cho các ứng dụng Gmail, Drive, Photos)15GB cho dung lượng lưu email, danh bạ, lịch và 5GB riêng biệt cho các tệp dữ liệu trong OneDrive.
Quản lý email cơ bảnNhãn đánh dấu thư, bộ lọc tìm kiếm thông minh, mạnh mẽTạo các thư mục, quy tắc, tìm kiếm dữ liệu
Tính năng nổi bật– Smart Compose: Soạn thảo thông minh

– Confidential Mode: chế độ bí mật, bảo vệ quyền riêng tư

– Nudges: nhắc nhở

– Bảo mật nâng cao: mã hóa dữ liệu, lọc spam, thư rác mạnh mẽ, quản lý thiết bị đầu cuối..

– Focused inbox: hộp thư đến tập trung

– Sweep: dọn dẹp email

– Quick Steps: thực hiện nhanh các bước

– Bảo mật nâng cao: EdgeWave, công cụ bảo mật thông tin nâng cao, bảo vệ danh tính và quyền truy cập,..

Công nghệ AI dành cho doanh nghiệpGemini for Google WorkspaceMicrosoft Copilot
Ưu điểmMiễn phí, dễ để làm quen và sử dụng, tích hợp tốt với các ứng dụng trong hệ sinh thái GoogleNhiều tùy chọn có thể tùy chỉnh hơn, phức tạp, cần nhiều tác vụ hơn, không thông minh bằng Gmail
Nhược điểmÍt tùy chọn có thể tùy chỉnh, thêm quảng cáo trong bản miễn phíGiao diện sẽ phức tạp hơn, người khó làm quen hơn
Phù hợp vớiNhững người dùng cá nhân, các doanh nghiệp nhỏ và những người thích sự đơn giản, không quá phức tạp, cần nhiều tính năng bảo mật cao cấpNhững người dùng doanh nghiệp cần điều chỉnh nhiều tính năng phức tạp hơn và đã quen với hệ sinh thái Microsoft

Ưu điểm, hạn chế của Gmail và Outlook

Ưu điểm, hạn chế của Gmail

Để đánh giá các ứng dụng một cách đa chiều hơn, hãy cùng GCSVN tìm hiểu về các ưu điểm, hạn chế của Gmail nhé.

Ưu điểmHạn chế
Cung cấp đầy đủ các gói miễn phí hoặc trả phí đa dạngCác dữ liệu của người dùng có trong Gmail có thể được Google thu thập để sử dụng cho mục đích gia tăng trải nghiệm người dùng.
Giao diện dễ làm quen, bố cục rõ ràng, các tính năng đều dễ sử dụng và tối ưu quy trình thực hiệnGiao diện và các tính năng trong Gmail không hỗ trợ tùy chỉnh nhiều như trong Outlook
Ứng dụng di động của Gmail trên iOS hay Android đều hoạt động mượt mà cũng như đầy đủ các tính năng, hỗ trợ người dùng truy cập email mọi lúc, mọi nơiĐôi khi Gmail miễn phí có thể xảy ra sự cố hoặc lỗi truy cập
Tích hợp với đa dạng các công cụ trong hệ sinh thái Google như Drive, Calendar, Meet để giúp người dùng dễ quản lý công việc cũng như cuộc sống
Tích hợp Gemini in Gmail, hỗ trợ soạn email nhanh chóng, đề xuất các nội dung phù hợp với chủ đề của thư, tìm kiếm thư thông minh hơn…
Bộ lọc thư rác hiệu quả, giúp ngăn chặn các email rác, lừa đảo, các phần mềm độc hại…
Các biện pháp bảo mật tiên tiến giúp xác thực hai yếu tố cũng như mã hóa email nhằm bảo vệ thông tin người dùng

Google Gmail và Microsoft Outlook: Dịch vụ nào vượt trội hơn?

Ưu điểm, hạn chế của Outlook

Outlook cũng có mặt tốt và mặt cần cải thiện hơn để gia tăng trải nghiệm người dùng. Cùng theo dõi bảng dưới đây nhé.

Ưu điểmHạn chế
Tích hợp đa dạng và mạnh mẽ với các ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft 365 như Word, Excel, Powerpoint, Teams trực tiếp trong OutlookGiao diện phức tạp hơn, và cần có thời gian để làm quen nếu người dùng trước đây ít sử dụng hệ điều hành Microsoft
Đặt lịch hẹn, sự kiện cũng như quản lý danh bạ nhanh chóngTốc độ tìm kiếm email chậm hơn so với Gmail, đặc biệt đối với những tài khoản có số lượng email lớn
Cung cấp nhiều tính năng bảo mật nâng cao như quản lý đầu cuối, quét các phần mềm độc hại..So với Gmail, Outlook sẽ có ít tính năng thông minh hơn
Hỗ trợ đa dạng tính năng nâng cao giúp quản lý email hiệu quả hơn như Dọn dẹp email, thao các các bước nhanh..
Tích hợp công nghệ AI Copilot giúp soạn thảo nội dung và trợ giúp hỏi đáp nhanh chóng trong quá trình giao tiếp với khách hàng
Hỗ trợ người dùng tạo ra các quy tắc phức tạp để tự động xử lý email đến
Có thể truy cập vào Outlook và soạn thảo email ngay cả khi không có kết nối Internet

Google Gmail và Microsoft Outlook: Dịch vụ nào vượt trội hơn?

Gmail và Outlook: Dịch vụ nào tốt hơn?

Trước đó chúng ta cũng đã tìm hiểu đủ sâu về các tính năng của từng ứng dụng cũng như nói rõ về ưu điểm, hạn chế của cả Gmail và Outlook. Để trả lời cho câu hỏi dịch vụ nào tốt hơn, bạn có thể xem lại và đánh giá dựa trên nhu cầu và mục tiêu sử dụng của doanh nghiệp, phục vụ cho những mục đích phức tạp hay đơn giản, có cần nhiều tính năng nâng cao hay không.

Google Gmail và Microsoft Outlook: Dịch vụ nào vượt trội hơn?

Vì vậy, câu trả lời hoàn toàn phụ thuộc vào quý khách hàng. Cả hai đều là những ứng dụng mạnh mẽ và đang phát triển từng ngày để nỗ lực đưa công nghệ tối ưu nhất đến với người dùng, hỗ trợ tối đa công việc hiệu quả.

Bên cạnh đó, nếu quý doanh nghiệp cần tư vấn thêm về Gmail cũng như các giải pháp Google Workspace, hãy liên hệ ngay đến GCS Vietnam – Đối tác ủy quyền cấp cao của Google qua Hotline: 024.9999.7777 để được đội ngũ chuyên gia hơn 12 năm kinh nghiệm và chuyên môn hỗ trợ và triển khai nhanh nhất, đem đến giải pháp phù hợp và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.

Một số mẹo hay để sử dụng Gmail thay thế Outlook

Hàng ngày chúng ta thường sẽ có những đầu việc lặp đi lặp lại giống nhau. Bạn có thể đã từng sử dụng Outlook để thực hiện. Bây giờ chúng ta hãy xem nếu quy trình đó được thực hiện trên Gmail sẽ tiện lợi như thế nào nhé.

Các đầu việc khi thực hiện trên OutlookXử lý nhanh chóng với Gmail
Cộng tác làm việc trên các nhiều bản của cùng một tài liệu – Phải gửi bản sao cho đồng nghiệp qua emailTất cả cùng làm việc trực tuyến trong cùng một tài liệu theo thời gian thực – Chỉ cần chia sẻ quyền qua Google Docs, Sheets, Slides và phản hồi mà không cần gửi bản sao khác nhau cho đồng nghiệp qua email
Tìm kiếm người thư thư qua thanh tìm kiếm hoặc bộ lọcTính năng tìm kiếm thông minh hỗ trợ nâng cao bằng cách dựa theo tiêu chí, các khối và trong các ứng dụng trong hệ sinh thái Google
Đánh dấu những thư quan trọng bằng cách chọn những lá cờ trong thanh menuĐánh dấu những thư quan trọng bằng các ngôi sao nổi bật, hoặc phân biệt dễ dàng với các nhãn dán và màu sắc
Định dạng các văn bản có trong email bằng cửa sổ thư được mở sẵnSử dụng Google Docs để chỉnh sửa các định dạng văn bản đặc biệt. Hoặc bạn có thể chỉnh sửa email bằng Google Docs
Thêm nút bình chọn để thăm dò ý kiến qua emailDùng các dạng biểu mẫu của Google Forms rồi gắn vào trong Mail
Thêm các tệp vào thư mục cùng loạiChỉ cần gắn nhãn cùng loại cho thư mà bạn muốn mà không cần gửi đến thư mục. Khi bạn chọn nhãn dán đó, tất cả các thư cùng loại sẽ hiện ra
Chia sẻ thông tin cho toàn bộ hệ thống doanh nghiệp cách sử dụng Thư mục công khaiChia sẻ tệp và thư mục bằng Google Drive
Sử dụng tính năng tự động lưu trữ và quét, bạn cần thiết lập quy tắc để di chuyển các thư định kỳ trong hộp thư đến sang mục Lưu trữThiết lập bộ lọc để tự động chuyển thư vào mục lưu trữ. Sau đó bạn có thể tìm email đó trong nhãn “Tất cả thư

Lời kết

Mong rằng quý doanh nghiệp đã hiểu đủ về hai dịch vụ Google Gmail và Microsoft Outlook trên đây để có thể lựa chọn hợp lý cho nhu cầu làm việc hàng ngày. Mọi thắc mắc và cần sự hỗ trợ dịch vụ Gmail cũng đều có thể trực tiếp liên hệ ở Livechat để được tư vấn nhanh chóng và tận tình nhất.

5/5 - (1)
Bài viết liên quan
0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận