Hướng dẫn cách chia sẻ bộ nhớ Google Drive cho người khác từ A-Z

Trong quá trình sử dụng Google Drive, nhiều người thường gặp tình trạng dung lượng lưu trữ nhanh chóng bị đầy. Vì vậy, việc chia sẻ bộ nhớ Google Drive trở thành một giải pháp hữu ích giúp nhiều người có thể cùng sử dụng chung dung lượng lưu trữ một cách linh hoạt. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu toàn bộ cách chia sẻ bộ nhớ Google Drive cho người khác từ A-Z, cùng tham khảo ngay nhé. 

Chia sẻ bộ nhớ Google Drive là gì?

Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây được nhiều cá nhân và doanh nghiệp tin dùng, nhờ khả năng lưu trữ, quản lý và chia sẻ dữ liệu linh hoạt. Tuy nhiên, nhiều người dùng vẫn chưa biết rằng họ có thể chia sẻ dung lượng lưu trữ với người khác để tối ưu hóa không gian lưu trữ và tăng hiệu quả làm việc.

Thực tế, Google không cho phép chuyển trực tiếp dung lượng trống từ tài khoản Google Drive này sang tài khoản khác. Thay vào đó, người dùng có thể chia sẻ dung lượng thông qua các dịch vụ liên quan như Google One hoặc Shared Drive trong Google Workspace. Nhờ những giải pháp này, nhiều người có thể cùng sử dụng chung một gói dung lượng mà vẫn giữ được dữ liệu cá nhân riêng biệt. 

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc chia sẻ này không phải là chuyển dung lượng từ tài khoản này sang tài khoản khác. Thay vào đó, tất cả thành viên trong nhóm sẽ cùng sử dụng chung tổng dung lượng của gói lưu trữ. 

Ví dụ: 

• Một người mua gói Google One 200GB 
• Sau đó chia sẻ với 4 thành viên khác trong gia đình
• Tổng dung lượng 200GB sẽ được sử dụng chung cho cả nhóm

Mỗi thành viên vẫn có không gian dữ liệu riêng tư, nhưng dung lượng tổng sẽ được tính chúng. 

Các hình thức chia sẻ dung lượng Google Drive cho người khác

Trên thực tế, Google không cho phép chuyển trực tiếp dung lượng trống từ tài khoản này sang tài khoản khác. Tuy nhiên, người dùng vẫn có thể chia sẻ dung lượng thông qua một số giải pháp chính thức trong hệ sinh thái Google.

Hai hình thức phổ biến nhất hiện nay là chia sẻ dung lượng thông qua Google One dành cho cá nhân hoặc gia đình và chia sẻ thông qua Shared Drive trong Google Workspace dành cho doanh nghiệp.

Chia sẻ qua Google One 

Google One là dịch vụ nâng cấp dung lượng lưu trữ của Google, cho phép người dùng mua thêm dung lượng và chia sẻ với các thành viên khác trong gia đình. Khi đăng ký một gói Google One, người quản lý có thể chia sẻ dung lượng với tối đa 5 thành viên khác. Tức là tổng cộng 6 người sử dụng chung một gói lưu trữ. 

Điểm đặc biệt của tính năng này là mặc dù mọi người cùng sử dụng chung dung lượng, nhưng dữ liệu của mỗi người vẫn hoàn toàn riêng tư. Các thành viên không thể xem dữ liệu của nhau trừ khi được chia sẻ tệp. Mỗi người đều có tài khoản Google riêng, toàn bộ dung lượng sẽ được các thành viên trong nhóm cùng sử dụng.

Ví dụ, nếu bạn đăng ký gói 200GB Google One chia sẻ với gia đình, tất cả thành viên sẽ sử dụng chung dung lượng 200GB này cho các dịch vụ như Google Drive, Gmail và Google Photos. 

Chia sẻ qua Shared Drive trong Google Workspace

Đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức, Google cung cấp một giải pháp chuyên nghiệp hơn là Shared Drive (Drive dùng chung) trong Google Workspace. Shared Drive cho phép nhiều thành viên trong tổ chức cùng truy cập và lưu trữ dữ liệu trong một không gian chung. Khác với Google Drive cá nhân, dữ liệu trong Shared Drive thuộc về tổ chức thay vì một cá nhân cụ thể. 

Nhờ đó, người dùng có thể nhận được nhiều lợi ích nổi bật như:

• Dữ liệu không bị mất khi nhân viên rời công ty
• Mọi thành viên trong nhóm có thể truy cập tài liệu cần thiết
• Quản lý quyền truy cập dễ dàng

Trong Shared Drive, quản trị viên có thể thiết lập nhiều mức quyền khác nhau như: 

• Viewer: Chỉ xem tài liệu
• Commenter: Có thể bình luận
• Contributor: Có thể thêm tệp
• Manager: Có quyền quản lý toàn bộ dữ liệu dùng chung

Cách chia sẻ bộ nhớ Google Drive cho người khác qua Google One

Việc chia sẻ bộ nhớ Google Drive bằng Google One giúp các gia đình hoặc nhóm nhỏ sử dụng dung lượng lưu trữ một cách tối ưu. Để bắt đầu, bạn cần sở hữu một gói cước Google One trả phí (từ 100GB trở lên). Dưới đây là quy trình chi tiết gồm 3 giai đoạn để bạn thiết lập và quản lý dung lượng dùng chung.

Tạo nhóm gia đình Google

Trước khi có thể chia sẻ dung lượng, bạn phải là “Người quản lý gia đình”.

– Bước 1: Truy cập vào trang web families.google.com hoặc mở app Google One trên thiết bị điện thoại.

– Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản Google đã mua gói dung lượng và nhấp vào Bắt đầu hoặc Tạo nhóm gia đình.

– Bước 3: Hệ thống sẽ yêu cầu bạn xác nhận việc trở thành người quản trị. Tại đây, bạn có quyền kiểm soát việc thêm/bớt thành viên và quản lý phương thức thanh toán chung nếu có phát sinh mua sắm ứng dụng sau này.

Mời thành viên tham gia nhóm

Sau khi đã có “khung” nhóm gia đình, bạn cần đưa những người muốn chia sẻ dung lượng Google Drive vào danh sách.

– Bước 1: Trong giao diện quản lý gia đình, chọn Gửi lời mời hoặc dấu cộng (+).

– Bước 2: Nhập địa chỉ Gmail của người bạn muốn chia sẻ (tối đa 5 người, tổng cộng nhóm là 6 người).

– Bước 3: Bạn thực hiện nhấn Gửi. Lúc này, người nhận sẽ có một email mời tham gia. 

*Lưu ý quan trọng: Người được mời phải nhấn “Chấp nhận” (Accept) trong email thì quá trình kết nối mới hoàn tất. Nếu họ đang ở trong một nhóm gia đình khác, họ buộc phải rời nhóm đó trước khi tham gia nhóm của bạn.

Bật tính năng để chia sẻ dung lượng lưu trữ

Đây là bước cuối cùng để mở dung lượng cho mọi người.

– Bước 1: Mở ứng dụng Google One hoặc truy cập one.google.com. 

– Bước 2: Tìm đến mục Cài đặt (Settings) >> chọn Quản lý cài đặt gia đình.

– Bước 3: Gạt thanh trạng thái tại mục Chia sẻ Google One với gia đình sang chế độ Bật (On).

*Lưu ý: Sau khi bật, tất cả thành viên sẽ thấy dung lượng của mình tăng lên theo gói của bạn. Google sẽ ưu tiên dùng hết 15GB miễn phí của họ trước, sau đó mới trừ vào gói dùng chung.

Cách chia sẻ dung lượng Google Drive trong doanh nghiệp (Shared Drives)

Đối với môi trường doanh nghiệp, cách chia sẻ dung lượng Google Drive hiệu quả nhất là sử dụng Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives). Khác với tài khoản cá nhân, Shared Drive thuộc quyền sở hữu của tổ chức, giúp dữ liệu luôn an toàn ngay cả khi nhận sự thay đổi. 

Thiết lập Shared Drive mới cho nhóm

Để thực hiện, bạn cần sử dụng tài khoản Google Workspace (Business Standard, Plus hoặc Enterprise).

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập drive.google.com. Ở menu bên trái, bạn sẽ thấy mục Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) nằm ngay dưới My Drive.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn cần nhấn chuột phải vào mục Bộ nhớ dùng chung và chọn Mới (New).

– Bước 3: Đặt tên cho bộ nhớ này. Việc đặt tên rõ ràng giúp việc quản lý và tìm kiếm sau này trở nên dễ dàng hơn.

Thêm thành viên và thiết lập nhóm làm việc 

Sau khi tạo xong, bạn cần cấp quyền cho các cộng sự vào làm việc.

– Bước 1: Mở bộ nhớ dùng chung (Shared Drive) mà bạn đã tạo trước đó. Ở góc trên bên phải, nhấn vào nút Quản lý thành viên (Manage members).

– Bước 2: Nhập địa chỉ email cá nhân hoặc nhóm (Group email) của các đồng nghiệp.

– Bước 3: Tại đây, bạn có thể thêm tin nhắn thông báo để mọi người biết mục đích của bộ nhớ này là gì.

Thiết lập và kiểm soát quyền truy cập một cách cụ thể

Đây là phần quan trọng nhất để bảo mật dữ liệu doanh nghiệp. Google cung cấp 5 cấp độ quyền hạn mà bạn cần nắm rõ khi chia sẻ bộ nhớ Google Drive cho người khác:

• Người quản lý (Manager): Có toàn quyền thêm/bớt thành viên, xóa tệp và cấu hình bộ nhớ.
• Người quản lý nội dung (Content Manager): Có thể thêm, chỉnh sửa, di chuyển và xóa tệp (thường dùng cho trưởng nhóm).
• Người đóng góp (Contributor): Chỉ có thể thêm và chỉnh sửa tệp, không thể xóa hoặc di chuyển tệp (phù hợp cho nhân viên thực thi).
• Người nhận xét (Commenter): Chỉ được xem và để lại bình luận.
• Người xem (Viewer): Chỉ được xem nội dung, không có quyền thay đổi bất cứ điều gì.

Việc phân quyền đúng giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro mất mát dữ liệu do vô tình hoặc cố ý xóa file, đồng thời giúp quy trình làm việc trở nên chuyên nghiệp và bảo mật hơn.

Lợi ích khi chia sẻ dung lượng Google Drive

Việc áp dụng các cách chia sẻ dung lượng Google Drive mang lại rất nhiều lợi ích cho cả người dùng và người quản lý.

• Tối ưu chi phí lưu trữ dữ liệu

Thay vì mỗi cá nhân trong một gia đình hoặc một nhóm phải tự chi trả cho các gói 100GB hay 200GB với giá cao. Bạn có thể đăng ký một gói dung lượng lớn, chia nhỏ cho 6 người (ví dụ Google One). Số tiền mỗi người bỏ ra hàng tháng sẽ giảm xuống đáng kể. Đối với doanh nghiệp, việc dùng Shared Drive giúp tối ưu hóa tài nguyên, tránh tình trạng người thừa dung lượng trong khi người khác lại thiếu, giúp dòng tiền được sử dụng hiệu quả hơn. 

• Hỗ trợ làm việc nhóm và cộng tác 

Khi nhiều người cùng sử dụng chung một không gian lưu trữ, việc chia sẻ tài liệu và cộng tác trở nên thuận tiện hơn rất nhiều. Ví dụ trong môi trường làm việc, nhân viên có thể truy cập tài liệu chung của dự án. Hay các thành viên trong nhóm có thể chỉnh sửa cùng một file. Ngoài ra, Google Drive còn tích hợp với nhiều công cụ khác như Google Docs, Google Sheets, Google Slides. Nhờ đó, nhiều người có thể chỉnh sửa tài liệu cùng lúc mà không cần gửi file qua email như trước đây.

• Quản lý dữ liệu tập trung

Khi nhiều người cùng sử dụng chung dung lượng, dữ liệu sẽ được lưu trữ tập trung trên hệ thống duy nhất. Tức là, thay vì mỗi người lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị khác nhau, toàn bộ tài liệu có thể được lưu trữ trên Google Drive và truy cập bất cứ lúc nào. Đối với doanh nghiệp, điều này đặc biệt quan trọng vì dữ liệu luôn được lưu trữ trong hệ thống chung của tổ chức. 

Những lưu ý quan trọng khi chia sẻ dung lượng Google Drive

Mặc dù việc chia sẻ bộ nhớ Google Drive mang lại nhiều lợi ích, nhưng người dùng cũng cần lưu ý một số vấn đề quan trọng để tránh gặp phải các rủi ro liên quan đến bảo mật hoặc quản lý dung lượng. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà bạn cần phải quan tâm nhất:

• Không thể chuyển dung lượng trống giữa các tài khoản

Thực tế, Google không cho phép chuyển dung lượng trực tiếp giữa các tài khoản. Khi bạn chia sẻ bộ nhớ thông qua Google One, các thành viên chỉ sử dụng chung tổng dung lượng chứ không nhận được một phần dung lượng cố định. Ví dụ, gói dung lượng 200GB và có 4 thành viên. Tất cả thành viên sẽ cùng sử dụng dung lượng 200GB này. Nếu một người sử dụng nhiều dung lượng, tổng dung lượng còn lại của nhóm sẽ giảm xuống. Do đó, bạn cần quản lý dung lượng chung để tránh tình trạng hết bộ nhớ ngoài ý muốn.

• Quản lý quyền truy cập đối với hệ thống tệp và thư mục

Khi chia sẻ dữ liệu trên Google Drive, việc kiểm soát quyền truy cập là rất quan trọng. Nếu thiết lập quyền không đúng, người khác có thể chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu ngoài ý muốn. Google Drive cung cấp nhiều quyền khác nhau như viewer, commenter, editor. Do đó, trước khi chia sẻ dữ liệu, bạn nên xác định rõ ai cần quyền xem, quyền chỉnh sửa, quyền được phép quản lý tệp. 

• Bảo mật dữ liệu khi chia sẻ

Để đảm bảo dữ liệu an toàn, bạn nên thực hiện một số biện pháp như không chia sẻ tài liệu quan trọng cho người lạ, sử dụng xác thực hai bước cho tài khoản Google. Đồng thời, kiểm tra danh sách người có quyền truy cập định kỳ. Ngoài ra, nếu không còn cần chia sẻ tài liệu, bạn nên thu hồi quyền truy cập để tránh rủi ro bảo mật.

Câu hỏi thường gặp

Trong quá trình tìm hiểu cách chia sẻ dung lượng Google Drive, nhiều người dùng thường có một số thắc mắc liên quan đến chi phí, số lượng người tham gia hoặc cách hoạt động của tính năng chia sẻ bộ nhớ. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến giúp bạn hiểu rõ hơn về chia sẻ bộ nhớ Google Drive.

1. Chia sẻ dung lượng Google Drive có mất phí không?

Việc chia sẻ dung lượng Google Drive có thể miễn phí hoặc mất phí tùy vào gói lưu trữ bạn đang sử dụng.

Mỗi tài khoản Google được cấp 15GB dung lượng miễn phí, dùng chung cho Google Drive, Gmail và Google Photos. Tuy nhiên, dung lượng miễn phí này không hỗ trợ chia sẻ theo dạng nhóm bộ nhớ.

Nếu muốn chia sẻ dung lượng cho nhiều người, bạn cần nâng cấp lên Google One hoặc sử dụng Google Workspace. Khi đó, chủ tài khoản sẽ trả phí cho gói lưu trữ và các thành viên có thể sử dụng chung dung lượng này.

2. Tại sao tôi đã được mời nhưng vẫn báo hết dung lượng?

Trường hợp đã tham gia nhóm chia sẻ nhưng vẫn báo hết dung lượng thường xảy ra do một số nguyên nhân như:

• Chủ tài khoản chưa bật tính năng chia sẻ bộ nhớ
• Dung lượng của nhóm đã được sử dụng gần hết
• Tài khoản của bạn đã lưu trữ quá nhiều dữ liệu

Để khắc phục, bạn nên kiểm tra lại cài đặt chia sẻ trong Google One, xóa bớt dữ liệu không cần thiết hoặc nâng cấp gói dung lượng.

3. Google Drive cho phép chia sẻ dung lượng với tối đa bao nhiêu người dùng?

Số lượng người có thể sử dụng chung dung lượng phụ thuộc vào dịch vụ Google mà bạn sử dụng.

• Với Google One, bạn có thể chia sẻ dung lượng cho tối đa 5 thành viên khác, tức tổng cộng 6 người sử dụng chung bộ nhớ.
• Với Google Workspace, số lượng thành viên trong Shared Drive có thể nhiều hơn và được quản lý bởi quản trị viên của tổ chức.

4. Tôi có thể chia sẻ bộ nhớ 15GB mặc định không?

Dung lượng 15GB miễn phí của Google được cấp riêng cho từng tài khoản và không thể chia sẻ trực tiếp cho người khác. Nếu muốn chia sẻ dung lượng cho nhiều người, bạn có thể nâng cấp lên Google One hoặc sử dụng Google Workspace để kích hoạt tính năng chia sẻ bộ nhớ.

Lời kết

Có thể thấy rằng, chia sẻ bộ nhớ Google Drive là một giải pháp hiệu quả giúp nhiều người cùng sử dụng dung lượng lưu trữ trên nền tảng Google một cách linh hoạt. Nhờ các dịch vụ như Google One hoặc Shared Drive trong Google Workspace, người dùng có thể chia sẻ dung lượng Google Drive cho người khác một cách đơn giản mà vẫn đảm bảo tính riêng tư của dữ liệu. 

Ngoài ra, nếu trong quá trình tìm hiểu các bạn còn vẫn có điều thắc mắc, có thể liên hệ với GCS Việt Nam để đội ngũ chuyên gia hỗ trợ nhanh chóng.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777