Google Vault – Cách tốt nhất để lưu trữ email trong Gmail

Email là một công cụ được sử dụng phổ biến, lưu trữ nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Cách tốt nhất để lưu trữ email trong Gmail là gì? Cùng GCS tìm hiểu trong bài viết sau.

Google Workspace là một môi trường giao tiếp và hỗ trợ cộng tác online. Google Vault là một công cụ hỗ trợ quản trị thông tin và eDiscovery. Dữ liệu Workspace cho người dùng có thể được lưu trữ, tìm kiếm và xuất ra bằng Vault. Dưới đây là một trong những loại thông tin mà Vault có thể lưu trữ:

  • Thư Gmail
  • Tệp Drive
  • Tin nhắn Google Chat (đã bật lịch sử)
  • Các bản ghi âm và nhật ký trò chuyện, hỏi đáp và các cuộc bình chọn của Google Meet
  • Tin nhắn trên Google Groups
  • Google Voice dành cho tin nhắn văn bản, thư thoại và bản ghi cũng như nhật ký cuộc gọi của Google Workspace
  • Google Sites

Tại sao cần phải lưu trữ email?

cach-tot-nhat-de-luu-tru-email

Email được sử dụng trong các doanh nghiệp như một phương thức truyền thông tin và dữ liệu phổ biến. Do đó, email của một doanh nghiệp có thể sẽ chứa một lượng lớn dữ liệu quan trọng. Lưu trữ email bao gồm bao gồm hợp đồng, hóa đơn, thông tin nhân viên và đơn đặt hàng, tất cả đều cần được đảm bảo an toàn.

Các yêu cầu pháp lý khác nhau có thể được áp dụng khi email được xử lý. Đồng thời, dữ liệu được lưu giữ trong một thời gian dài để có thể tồn tại vĩnh viễn, tùy thuộc vào quốc gia và lĩnh vực kinh doanh. Điều này đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp thường xuyên sử dụng email để gửi và nhận dữ liệu.

Các vấn đề pháp lý của việc không tuân thủ các quy định về lưu trữ email có thể rất nghiêm trọng. Chẳng hạn, việc không tuân thủ các nghĩa vụ lưu trữ có thể dẫn đến phạt hành chính, một số hình phạt khác và trong một số trường hợp nhất định có thể bị khởi kiện dân sự. Với sự hỗ trợ của kho lưu trữ email được quản lý chuyên nghiệp bởi Google Vault, việc này trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Sao lưu và lưu trữ email

Sao lưu và lưu trữ email đều là những công cụ quan trọng để hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục. Nhìn chung, các bản sao lưu bảo mật dữ liệu trong thời gian ngắn hạn đến trung hạn (bao gồm cả chính kho lưu trữ email) đều có thể khôi phục dữ liệu khi cần thiết. 

Hệ thống lưu trữ email đảm bảo rằng ngay cả trong trường hợp hệ thống bị lỗi hoặc bị tấn công bằng ransomware vẫn có thể truy cập vào các hệ thống và dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Ngược lại, bạn có thể lưu giữ trong nhiều năm theo cách chính xác với bản gốc, dễ tìm và luôn truy cập được.

Google Vault - Cách tốt nhất để lưu trữ email trong Gmail

google vault là gì

Google Vault là gì?

Google Vault là một tiện ích hỗ trợ quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xuất email hay nội dung tệp trên Drive, cùng như những cuộc hội thoại cài đặt lưu nội dung. Nằm trong bộ công cụ Google Workspace, Vault cho phép lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp từ các sản phẩm trong hệ sinh thái Workspace bao gồm Gmail, Drive, Meet,…

Tính năng lưu trữ email của Google Vault hoạt động như thế nào?

Người dùng Google Workspace có quyền truy cập vào Google Vault, một phần mềm để quản lý dữ liệu và eDiscovery. Do đó, người dùng Workspace có giấy phép Vault hợp lệ có thể lưu trữ khối lượng dữ liệu khổng lồ, bao gồm email cũng như các tệp từ các ứng dụng Workspace khác như Google Drive, Meet,… trong bất kỳ khoảng thời gian nào.

tính năng lưu trữ email gmail của google vault

Ai có thể truy cập Google Vault?

Các gói Workspace Business Plus và Essentials, cũng như các phiên bản Enterprise và Education, tất cả đều cung cấp giấy phép Google Vault cho mỗi nhân viên của công ty. Các kế hoạch Frontline, Business Starter và Business Standard có giá hợp lý hơn, yêu cầu bạn trả tiền hàng tháng cho giấy phép người dùng Vault cho mỗi nhân viên sử dụng dịch vụ lưu trữ email.

Tất cả dữ liệu bạn tạo và quản lý trong Workspace có thể được nhóm theo chủ đề, sắp xếp thành các cấu trúc phân cấp, hiển thị và xuất bằng Google Vault. Quản trị viên có thể tìm kiếm dữ liệu với các quyền cần thiết theo tài khoản người dùng, đơn vị tổ chức, ngày tháng hoặc từ khóa cụ thể.

Để truy cập hồ sơ lịch sử, chỉ định đặc quyền và quản lý tài khoản người dùng được ủy quyền, có thể sử dụng Google Vault. Điều này có thể hữu ích nếu bạn cần truy cập nhanh thông tin quan trọng được lưu trữ trong kho để điều tra, kiểm toán hoặc tố tụng pháp lý.

Lưu trữ email là một phần quan trọng trong quản lý thông tin tổ chức. Google Vault là công cụ quản lý thông tin và dữ liệu tích hợp của Workspace sẽ giúp ích được cho doanh nghiệp rất nhiều. Nếu bạn đang muốn sử dụng Google Vault nói riêng cũng như sử dụng dịch vụ Google Workspace, hãy nhanh tay nhấc máy và gọi tới Hotline: 024.9999.7777 để được nhận tư vấn và hướng dẫn đăng ký. GCS – Đối tác ủy quyền cấp cao của Google tại thị trường Việt Nam.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top