Google Vault – Cách tốt nhất để lưu trữ email trong Gmail

Google Workspace là một môi trường giao tiếp và hỗ trợ cộng tác online. Google Vault là một công cụ hỗ trợ quản trị thông tin và eDiscovery. Dữ liệu Workspace cho người dùng có thể được lưu trữ, tìm kiếm và xuất ra bằng Vault. Dưới đây là một trong những loại thông tin mà Vault có thể lưu trữ:

• Thư Gmail
• Tệp Drive
• Tin nhắn Google Chat (đã bật lịch sử)
• Các bản ghi âm và nhật ký trò chuyện, hỏi đáp và các cuộc bình chọn của Google Meet
• Tin nhắn trên Google Groups
• Google Voice dành cho tin nhắn văn bản, thư thoại và bản ghi cũng như nhật ký cuộc gọi của Google Workspace
• Google Sites 

Tại sao cần phải lưu trữ email?

Email được sử dụng trong các doanh nghiệp như một phương thức truyền thông tin và dữ liệu phổ biến. Do đó, email của một doanh nghiệp có thể sẽ chứa một lượng lớn dữ liệu quan trọng. Lưu trữ email bao gồm bao gồm hợp đồng, hóa đơn, thông tin nhân viên và đơn đặt hàng, tất cả đều cần được đảm bảo an toàn.

Các yêu cầu pháp lý khác nhau có thể được áp dụng khi email được xử lý. Đồng thời, dữ liệu được lưu giữ trong một thời gian dài để có thể tồn tại vĩnh viễn, tùy thuộc vào quốc gia và lĩnh vực kinh doanh. Điều này đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp thường xuyên sử dụng email để gửi và nhận dữ liệu.

Các vấn đề pháp lý của việc không tuân thủ các quy định về lưu trữ email có thể rất nghiêm trọng. Chẳng hạn, việc không tuân thủ các nghĩa vụ lưu trữ có thể dẫn đến phạt hành chính, một số hình phạt khác và trong một số trường hợp nhất định có thể bị khởi kiện dân sự. Với sự hỗ trợ của kho lưu trữ email được quản lý chuyên nghiệp bởi Google Vault, việc này trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Sao lưu và lưu trữ email

Sao lưu và lưu trữ email đều là những công cụ quan trọng để hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục. Nhìn chung, các bản sao lưu bảo mật dữ liệu trong thời gian ngắn hạn đến trung hạn (bao gồm cả chính kho lưu trữ email) đều có thể khôi phục dữ liệu khi cần thiết. 

Hệ thống lưu trữ email đảm bảo rằng ngay cả trong trường hợp hệ thống bị lỗi hoặc bị tấn công bằng ransomware vẫn có thể truy cập vào các hệ thống và dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Ngược lại, bạn có thể lưu giữ trong nhiều năm theo cách chính xác với bản gốc, dễ tìm và luôn truy cập được.

Google Vault – Cách tốt nhất để lưu trữ email trong Gmail

Google Vault là gì?

Google Vault là một tiện ích hỗ trợ quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xuất email hay nội dung tệp trên Drive, cùng như những cuộc hội thoại cài đặt lưu nội dung. Nằm trong bộ công cụ Google Workspace, Vault cho phép lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp từ các sản phẩm trong hệ sinh thái Workspace bao gồm Gmail, Drive, Meet,…

Tính năng lưu trữ email của Google Vault hoạt động như thế nào?

Người dùng Google Workspace có quyền truy cập vào Google Vault, một phần mềm để quản lý dữ liệu và eDiscovery. Do đó, người dùng Workspace có giấy phép Vault hợp lệ có thể lưu trữ khối lượng dữ liệu khổng lồ, bao gồm email cũng như các tệp từ các ứng dụng Workspace khác như Google Drive, Meet,… trong bất kỳ khoảng thời gian nào.

Ai có thể truy cập Google Vault?

Các gói Workspace Business Plus và Essentials, cũng như các phiên bản Enterprise và Education, tất cả đều cung cấp giấy phép Google Vault cho mỗi nhân viên của công ty. Các kế hoạch Frontline, Business Starter và Business Standard có giá hợp lý hơn, yêu cầu bạn trả tiền hàng tháng cho giấy phép người dùng Vault cho mỗi nhân viên sử dụng dịch vụ lưu trữ email.

Tất cả dữ liệu bạn tạo và quản lý trong Workspace có thể được nhóm theo chủ đề, sắp xếp thành các cấu trúc phân cấp, hiển thị và xuất bằng Google Vault. Quản trị viên có thể tìm kiếm dữ liệu với các quyền cần thiết theo tài khoản người dùng, đơn vị tổ chức, ngày tháng hoặc từ khóa cụ thể.

Để truy cập hồ sơ lịch sử, chỉ định đặc quyền và quản lý tài khoản người dùng được ủy quyền, có thể sử dụng Google Vault. Điều này có thể hữu ích nếu bạn cần truy cập nhanh thông tin quan trọng được lưu trữ trong kho để điều tra, kiểm toán hoặc tố tụng pháp lý.

Lưu trữ email là một phần quan trọng trong quản lý thông tin tổ chức. Google Vault là công cụ quản lý thông tin và dữ liệu tích hợp của Workspace sẽ giúp ích được cho doanh nghiệp rất nhiều. Nếu bạn đang muốn sử dụng Google Vault nói riêng cũng như sử dụng dịch vụ Google Workspace, hãy nhanh tay nhấc máy và gọi tới hotline 024.9999.7777 để được nhận tư vấn và hướng dẫn đăng ký. GCS – Đối tác ủy quyền cấp cao của Google tại Việt Nam.