03 Cách tạo chữ ký Email chuyên nghiệp đơn giản

Bạn đang muốn tạo chữ ký email chuyên nghiệp nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Đừng lo, trong bài viết này sẽ bật mí cho bạn 03 cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp đơn giản chỉ trong vài phút. Cùng khám phá ngay nhé. 

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email là gì? Tại sao nó lại có vai trò quan trọng trong việc tạo ra một email? Chữ ký email là một khối văn bản hoặc hình ảnh được tùy chỉnh, tự động đính kèm vào cuối mỗi thư điện tử bạn gửi đi. Hiểu đơn giản thì nó giống như một tấm danh thiếp điện tử, cung cấp cho người nhận những thông tin liên quan đến bạn, tổ chức doanh nghiệp hay công ty mà bạn đại diện. 

Thông thường, một chữ ký email sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như là họ và tên, chức danh, tên công ty, số điện thoại, địa chỉ email, liên kết website tổ chức công ty hoặc doanh nghiệp của bạn. 

Tầm quan trọng của chữ ký email cho công ty, doanh nghiệp

Việc sở hữu một chữ ký email chuyên nghiệp mang tới rất nhiều lợi ích quan trọng cho người sử dụng, thể hiện ở nhiều khía cạnh. Cụ thể như là:

Xây dựng, củng cố thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp 

Mỗi email bạn gửi đi đều tạo ra cơ hội để củng cố hình ảnh cá nhân và công ty, doanh nghiệp chuyên nghiệp. Bởi vì một chữ ký thường được thiết kế bài bản, thống nhất với bộ nhận diện thương hiệu là công ty, doanh nghiệp. Nó sẽ giúp người nhận dễ dàng nhận diện và ghi nhớ thông tin cá nhân cùng với tổ chức, doanh nghiệp của bạn. 

Ngoài ra, việc tạo chữ ký trong email công ty còn đảm bảo mọi nhân viên đều thể hiện một hình ảnh nhất quán và chuyên nghiệp. Điều này sẽ tạo nên sự tin cậy hơn trong mắt đối tác, khách hàng,…

Cung cấp thông tin giúp liên hệ nhanh chóng

Thay vì việc người nhận phải tìm kiếm thông tin liên hệ của bạn trên một kênh nào đó, mọi thứ đều được hiển thị rõ ràng ngay cuối email. Do đó, tạo chữ ký email chuyên nghiệp cũng là cách để bạn cung cấp thông tin của bản thân giúp người khác liên hệ với mình một cách nhanh chóng.

Khi thực hiện tạo, bạn cần biết rõ rằng chữ ký của email nên có những thông tin gì? Sau đó, bạn chỉ cần chuẩn hóa và tạo theo, đảm bảo người nhận có thể biết rõ những thông tin cụ thể nhất. 

Tận dụng làm marketing và quảng bá hiệu quả

Chữ ký email cũng là một cách để tạo ra kênh marketing tiềm năng với chi phí bằng không mà ít có ai biết. Bạn có thể tận dụng triệt để không gian này để:

• Quảng bá website hoặc blog cá nhân, doanh nghiệp, hướng người nhận email đến nơi họ có thể tìm kiếm thêm các sản phẩm, dịch vụ mà bạn cung cấp.
• Liên kết mạng xã hội có thể được tạo trong phần chữ ký sẽ giúp mở rộng mạng lưới kết nối. Đồng thời, nó cũng giúp tăng cường sự hiện diện trực tuyến của các nền tảng Fanpage công ty, doanh nghiệp của bạn.

Thể hiện sự chuyên nghiệp khi giao tiếp với đối tác và khách hàng

Trong các môi trường kinh doanh cạnh tranh, ấn tượng là điều rất cần thiết. Khi bạn thực hiện cách làm chữ ký email chuyên nghiệp, tức là đang thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận và sự nghiêm túc trong công việc. Nhất là khi giao tiếp với các đối tác lớn, khách hàng VIP điều này rất cần thiết. Bởi một chữ ký email được tạo trau chuốt sẽ góp phần tạo dựng niềm tin và mở ra nhiều cơ hội hợp tác hơn. 

Yếu tố cần để tạo mẫu chữ ký email chuyên nghiệp

Để thực sự tạo ra một chữ ký email chuyên nghiệp, bạn cần kết hợp hài hòa với các yếu tố cần thiết sau đây:

Thông tin liên hệ cơ bản và đảm bảo sự chính xác

Khi thực hiện cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn cần đảm bảo các thông tin sau đây được chính xác nhất:

• Họ và tên đầy đủ 
• Chức danh/ vị trí công việc
• Tên công ty/ tổ chức/ doanh nghiệp
• Số điện thoại
• Địa chỉ email
• Website/URL của cá nhân, doanh nghiệp, công ty

Yếu tố nhận diện thương hiệu và hình ảnh trực quan

Để tạo mẫu chữ ký email dễ nhớ, hình ảnh là cách để nhận diện quan trọng nhất. Đồng thời, đây cũng là yếu tố quan trọng để tạo chữ ký trong email công ty.

• Logo công ty – yếu tố làm chữ ký trông chuyên nghiệp hơn. Khi tạo chữ ký email, bạn cần đảm bảo logo có chất lượng cao, khoảng 100-200 pixel và không chiếm quá nhiều không gian, định dạng nên là PNG.
• Ảnh đại diện cá nhân – tạo sự thân thiện và ấn tượng với người nhận mail. Ảnh dùng để tạo chữ ký email cần rõ nét, có ánh sáng tốt.
• Màu sắc và font chữ nhất quán – nên sử dụng màu hài hòa, mẫu màu trung tính. Về font chữ tạo chữ ký email nên chỉ chọn tối đa hai loại phông chữ. Bạn nên ưu tiên các font chữ cơ bản là Arial, Calibri, Verdana, hoặc Open Sans.

Các liên kết xã hội và lời kêu gọi hành động (CTA)

Việc tích hợp các kênh xã hội cũng là cách truyền tải thông tin để tạo ấn tượng cho chữ ký email của bạn. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý:

• Biểu tượng icon liên kết với mạng xã hội Fanpage, LinkedIn, X,.. nên để nhỏ gọn và nhấp được.
• Lời kêu gọi hành động (CTA) nên tạo ngắn gọn và hấp dẫn.

Lưu ý cơ bản về một chữ ký email chuyên nghiệp

Để có một chữ ký email chuyên nghiệp và tạo ấn tượng mạnh mẽ. Bạn cũng cần phải lưu ý đến một số những vấn đề quan trọng sau đây: 

Giữ chữ ký ngắn gọn, súc tích và không rườm rà

Một chữ ký email lý tưởng nên cung cấp đủ thông tin, nhưng không được quá dài dòng. Bạn cũng nên tránh xa các sai lầm như là:

• Liệt kê quá nhiều thông tin không cần thiết như là số điện thoại phụ, email phụ, các đường link dài dòng,….
• Trích dẫn dài dòng hoặc câu nói sáo rỗng không phù hợp với ngữ cảnh dùng để tạo chữ ký email.
• Để quá nhiều biểu tượng hoặc hình ảnh, tạo sự thiếu chuyên nghiệp, kém gọn gàng.

Sử dụng font chữ đảm bảo dễ đọc và nhất quán

Khi thực hiện cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn cần lựa chọn font chữ dễ đọc:

• Nên ưu tiên chọn font chữ phổ biến mà hầu hết các hệ điều hành và thiết bị đều có. Cụ thể như là Arial, Calibri, Verdana, Tahoma, hoặc Open Sans.
• Đảm bảo kích thước chữ phù hợp, không nên quá nhỏ khiến người khó theo dõi hoặc quá lớn gây mất cân đối cho email. Kích thước font chữ chỉ nên khoảng 10-12pt.
• Nên sử dụng màu sắc tương phản tốt với nền email là màu đen, xám đậm trên nền trắng,… Bạn nên tránh các màu quá sáng hoặc quá chói, làm giảm tính chuyên nghiệp của chữ ký email. 

Bố cục hợp lý

Một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp, đẹp cần có bố cục hợp lý:

• Nên căn chỉnh thông tin theo lề trái, giữa hoặc phải tùy thuộc vào thiết kế tổng thể và nhất quán. 
• Không quá nhồi nhét nội dung, nên tạo đủ khoảng trống giữa các dòng và các thông tin, tạo sự hợp mắt người đọc. 

Đảm bảo chữ ký email hiển thị trên mọi thiết bị

Sau khi thực hiện cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp thành công, mọi người nên kiểm tra email lại trên thiết bị của mình. 

• Kiểm tra trên nhiều thiết bị bằng cách tự gửi một vài email thử nghiệm đến các tài khoản email khác nhau trên các nền tảng như Gmail, Outlook, Yahoo Mai. Đồng thời, bạn nên mở trên cả máy tính để bàn, máy tính bảng và điện thoại thông minh (Android và iOS).
• Đảm bảo hình ảnh không bị vỡ, méo mó, hoặc quá lớn. Các liên kết phải dễ dàng nhấp trên màn hình giao diện thiết bị.

03 Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp từ A – Z

Việc tạo chữ ký email chuyên nghiệp có thể được thực hiện một cách dễ dàng trên nhiều nền tảng khác nhau. Dưới đây là 03 cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp đơn giản mà hiệu quả, các bạn có thể tham khảo.

Cách làm chữ ký email chuyên nghiệp trên Gmail

Gmail là một  nền tảng email phổ biến và giúp tạo chữ ký trên đó một cách vô cùng đơn giản. Để tạo mẫu chữ ký email chuyên nghiệp trên Gmail, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện tham khảo và chọn một mẫu chữ ký email. Sau đó, bạn cần phải tiến hành đăng nhập vào tài khoản Gmail. 

– Bước 2: Trên giao diện, bạn chọn vào biểu tượng Cài đặt hình răng cưa góc phải màn hình. Sau đó, bạn chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

– Bước 3: Khi giao diện hiển thị phần Cài đặt ở mục Chung, bạn tìm đến phần Chữ ký. 

Sau đó, bạn chọn vào Tạo mới và đặt tên cho chữ ký, rồi tiến hành thiết kế nội dung chữ ký. Bạn có thể nhập văn bản hoặc chèn hình ảnh,….. 

– Bước 4: Sau khi hoàn tất, bạn cần thiết lập chữ ký mặc định. 

– Bước 5: Cuối cùng, bạn chọn Lưu thay đổi và hoàn tất. 

Cách làm chữ ký email chuyên nghiệp trên Outlook

Tương tự như Gmail, Outlook cũng cho phép bạn tạo và quản lý chữ ký email một cách dễ dàng, dù bạn đang sử dụng phiên bản web hay ứng dụng máy tính. Quy trình thực hiện tạo chữ ký email chuyên nghiệp trên Outlook như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện tham khảo và chọn một mẫu chữ ký email. Sau đó, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Outlook

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấp vào File rồi chọn Option.

– Bước 3: Trong bảng Outlook Option >> nhấn vào mục Mail và nhấn vào mục Signatures…

– Bước 4: Trong tab bảng E-mail signature, nhấp chọn tài khoản cần tạo chữ ký, sau đó nhấn vào mục new để tạo chữ ký mới cho tài khoản. Tiếp theo, bạn nhập tên cho tài khoản và nhấn OK.

– Bước 5: Khi hoàn tất điền xong chữ ký, nhấn Save để lưu lại. Bạn có thể tùy chỉnh cho chữ ký hiện ở trong mail mới vào mai phản hồi/mail chuyển tiếp >> sau đó nhấn OK.

– Bước 6: Cuối cùng, bạn nhấn OK để lưu lại cài đặt.

Cách làm chữ ký email chuyên nghiệp trên CKE

CKE không phải là một nền tảng email như Gmail hay Outlook. Đây là một website chuyên cung cấp các công cụ và dịch vụ để tạo chữ ký email chuyên nghiệp của đơn vị GCS Việt Nam thuộc Tập đoàn HVN Group. Công cụ trực tuyến này là một cách tuyệt vời để tạo ra các mẫu chữ ký đẹp mắt, có thiết kế phức tạp hơn. 

Đối với khách hàng sử dụng dịch vụ Google Workspace tại GCS Việt Nam, bạn sẽ được sử dụng dịch vụ tạo chữ ký này tại CKE với những tiện ích như sau:

• Sáng tạo không giới hạn, chuyên nghiệp tối đa
• Khám phá kho thư viện mẫu và biểu tượng đa dạng
• Tích hợp mượt mà, hỗ trợ tận tâm
• Xóa bỏ nhãn hiệu, khẳng định thương hiệu của bạn

Hãy để CKE của GCS Việt Nam đồng hành cùng bạn trên hành trình tạo chữ ký trong email công ty và cho riêng bạn, biến mỗi email trở thành một cơ hội để tỏa sáng! Hãy click vào LIÊN HỆ NGAY

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Nếu bạn đã đăng ký dịch vụ tạo chữ ký trên CKE của GCS Việt Nam thành công. Sau đó, bạn sẽ thực hiện thao tác tạo chữ ký email chuyên nghiệp trên CKE như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào trang web https://cke.vn/ trên máy tính. 

– Bước 2: Sau đó bạn thực hiện đăng ký tài khoản hoặc đăng nhập nếu đã có tài khoản trước đó. Tiếp tục bạn bấm chọn Tạo chữ ký ngay, trình tạo chữ ký tự động sẽ xuất hiện. Bạn chỉ cần thao tác điền các thông tin cần thiết và chữ ký email mẫu sẽ xuất hiện. Cuối cùng, bạn chỉ cần lưu lại và sử dụng. 

Ngoài cách tạo chữ ký email đơn giản, bạn có thể tham khảo thêm bảng giá làm chữ ký email độc đáo mà hiện tại GCS Việt Nam cung cấp sau đây, để lựa chọn được dịch vụ tối ưu nhất cho cá nhân và doanh nghiệp của mình.

Lỗi thường gặp khi tạo mẫu chữ ký email

Đôi khi, trong quá trình thực hiện cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn sẽ gặp các lỗi đơn giản. Tuy nhiên, các lỗi này đều có thể khắc phục được khi bạn hiểu rõ nguyên nhân như sau:

Không thể định dạng chữ ký

Khi tạo mẫu chữ ký nhưng không thể định dạng theo ý muốn, khiến bố cục bị lệch lạc, phông chữ sai hoặc màu sắc không chuẩn sẽ khiến bạn thấy khó chịu. Tình trạng này có thể là do:

• Lỗi sao chép và dán không đúng cách từ các ứng dụng khác. 

Khi bạn sao chép và dán trực tiếp nội dung vào khung tạo chữ ký trong Gmail hay Outlook, chương trình soạn thảo mang mã định dạng ẩn sẽ khiến cho kết quả tạo bị thay đổi. 

Để khắc phục tình trạng này, bạn nên soạn thảo và định dạng chữ ký trực tiếp trong trình soạn thảo. Nếu buộc phải sao chép và dán, thì bạn nên thử dán dưới dạng văn bản thuần trước rồi định dạng lại bằng công cụ có sẵn trong trình chỉnh sửa chữ ký email.

• Xung đột với một số các tiện ích mở rộng của trình duyệt

Một số tiện ích mở rộng được cài đặt trên trình duyệt có thể sẽ ảnh hưởng vào quá trình tạo chữ ký email. Để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần tắt tạm thời các tiện ích mở rộng của trình duyệt, xóa bộ nhớ cache và cookie, sau đó thử chỉnh sửa lại chữ ký.

Không thể thêm hình ảnh

Có ba lý do chính dẫn tới việc bạn không thể thêm hình ảnh hoặc hình ảnh bị lỗi, không hiển thị cho người nhận.

• Kích thước tệp hình ảnh quá lớn hoặc định dạng không phù hợp

Email có giới hạn về dung lượng và kích thước đối với các tệp ảnh trong chữ ký. Một hình ảnh có độ phân giải cao sẽ gây khó khăn cho việc tải lên, làm nặng email và không hiển thị được cho người nhận. 

Để khắc phục tình trạng này, bạn cần tối ưu hóa kích thước và dung lượng ảnh trước khi thêm vào chữ ký. Đối với logo, chiều rộng khoảng 100-200 pixel và dung lượng tệp nên dưới 50KB. Về định dạng, PNG là lựa chọn tốt nhất cho logo.

• Nguồn lưu trữ hình ảnh hoặc đường dẫn không hợp lệ

Khi bạn thêm hình ảnh vào chữ ký, nhất là khi sử dụng mã HTML hoặc các công cụ tạo chữ ký, hình ảnh đó cần được lưu trữ ở máy chủ công khai và truy cập được thông qua một URL hợp lệ. Tuy nhiên, nếu bạn nhúng một hình ảnh từ ổ đĩa, thư mục trên máy tính, hoặc từ một trang web mà không hiển thị. Bạn có thể khắc phục bằng cách tải hình ảnh lên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive…. Sau đó, bạn sẽ sử dụng đường dẫn URL trực tiếp của hình ảnh để chèn vào chữ ký.

Không hiển thị hết toàn bộ nội dung chữ ký

Khi gặp lỗi này, chữ ký email của bạn sẽ làm mất đi vẻ chuyên nghiệp. Tuy nhiên, lỗi này là do:

• Chữ ký quá dài hoặc quá phức tạp

Nếu chữ ký email có quá nhiều thông tin, nhiều liên kết sẽ khiến nội dung không thể hiển thị được. Để khắc phục, hãy giữ chữ ký ngắn gọn, súc tích và chỉ bao gồm những thông tin thực sự cần thiết.

• Thiết kế không thực sự tương thích với thiết bị di động

Thông thường, người dùng sẽ kiểm tra email trên điện thoại hoặc laptop. Do đó, nếu bạn tạo chữ ký cố định cho màn hình máy tính lớn, nó có thể bị vỡ bố cục, chữ bị tràn ra ngoài, hình ảnh bị biến dạng, hoặc các thành phần bị chồng chéo khi xem trên màn hình nhỏ.

Để giải quyết được vấn đề này, bạn chỉ cần ưu tiên sử dụng các công cụ tạo chữ ký email chuyên nghiệp trực tuyến cung cấp tính năng responsive design. Bởi các công cụ này sẽ giúp bạn tự động điều chỉnh bố cục và kích thước theo thiết bị của người nhận.

Lời kết 

Bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp. Hy vọng những hướng dẫn chi tiết về cách làm chữ ký email chuyên nghiệp này sẽ giúp bạn tự tin xây dựng cho mình một chữ ký ấn tượng. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác hoặc cần hỗ trợ thêm trong việc tạo chữ ký trong email công ty, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh hỗ trợ dưới đây để được hỗ trợ!

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777