Email Tracking là gì? Top 7 công cụ theo dõi Email hiệu quả

Bạn có bao giờ tự hỏi liệu email của mình có bị lạc trong hàng trăm, hàng nghìn hộp thư đến không? Email vẫn là một công cụ liên lạc quan trọng, nhưng với tình trạng hộp thư đến tràn ngập, thật khó để đánh giá xem thư của bạn có được xem hay không. Đây chính là lúc tính năng theo dõi email phát huy tác dụng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào Email Tracking là gì, cách thức hoạt động và nó có thể mang lại lợi ích cho bạn như thế nào. Khám phá ngay.

Email Tracking là gì?

Email tracking là công cụ cung cấp một giải pháp công nghệ cho phép người gửi theo dõi cách người nhận tương tác với email của họ. Điều này có thể bao gồm nhiều số liệu khác nhau, chẳng hạn như email có được mở hay không, ngày và giờ mở, thiết bị nào được sử dụng để mở và thậm chí cả vị trí của người nhận (mặc dù thông tin này thường kém chính xác hơn).

Cách thức hoạt động của Email Tracking

Vậy chính xác thì Email Tracking hoạt động như thế nào? Chúng ta cùng tìm câu trả lời trong phần này nhé.

Nền tảng của việc theo dõi email nằm ở sự khéo léo về mặt công nghệ – pixel theo dõi.

Hãy tưởng tượng một hình ảnh cực nhỏ, nhỏ hơn dấu chấm ở cuối câu này và hoàn toàn vô hình trước mắt mọi người. Đó chính là pixel theo dõi, được nhúng khéo léo vào nội dung email của bạn bằng phần mềm Email tracking. Khi bạn nhấn gửi, pixel nhỏ này sẽ đi cùng với tin nhắn

Bây giờ chính là lúc quá trình Email Tracking bắt đầu hoạt động.

• Khi người nhận mở email, chương trình email của họ sẽ tự động tìm nạp và hiển thị tất cả nội dung, bao gồm cả hình ảnh. Trong đó sẽ bao gồm pixel theo dõi được che giấu khéo léo.
• Khi chương trình cố gắng tải xuống pixel này từ máy chủ của phần mềm theo dõi email, phần mềm Email Tracking sẽ tiếp nhận.
• Phần mềm này sẽ ghi lại thông tin có thể xác định được bao gồm ngày giờ email được mở. Trong một số trường hợp, tùy thuộc vào cài đặt quyền riêng tư, phần mềm thậm chí có thể lấy địa chỉ IP của người nhận, cho biết vị trí gần đúng của họ.

Các Email Tracking thậm chí có thể vượt xa những lần mở và nhấp chuột cơ bản. Một số dịch vụ nâng cao cung cấp các tính năng theo dõi bổ sung, như:

• Nhận biết vị trí: Bằng cách phân tích địa chỉ IP của người nhận (nếu cài đặt quyền riêng tư cho phép), phần mềm có thể cung cấp vị trí ước tính về nơi email được mở. Điều này có thể hữu ích để hiểu được phạm vi địa lý của khán giả.
• Phát hiện thiết bị: Phần mềm có thể xác định loại thiết bị (máy tính để bàn, thiết bị di động, máy tính bảng) được sử dụng để mở email. Doanh nghiệp có thể tận dụng tính năng này để điều chỉnh các chiến dịch email trong tương lai cho phù hợp với các thiết bị cụ thể.

Tóm lại, khi được trang bị kiến thức về cách hoạt động của tính năng theo dõi email, bạn có thể tận dụng khả năng của nó để tạo các chiến dịch email có tác động mạnh mẽ đến khán giả của mình.

Lợi ích của Email Tracking

Bằng cách cung cấp những hiểu biết sâu sắc có giá trị về mức độ tương tác qua email, Email Tracking cho phép bạn tinh chỉnh cách tiếp cận của mình và đạt được kết quả tốt hơn. Dưới đây là cái nhìn chi tiết hơn về những lợi ích chính của việc theo dõi email:

Tăng hiệu suất chiến dịch

Theo dõi email cho phép bạn đo lường hiệu quả của các chiến dịch email của mình. Bạn có thể xem email nào có tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp cao hơn, từ đó tiết lộ những gì gây được ấn tượng với khán giả của bạn. Dữ liệu này cho phép bạn điều chỉnh các chiến dịch trong tương lai để có tác động tối đa.

Hãy tưởng tượng bạn gửi hai email tiếp thị: một email có dòng chủ đề hấp dẫn và email còn lại có dòng tiêu đề nhạt nhẽo. Theo dõi cho thấy dòng chủ đề hấp dẫn mang lại tỷ lệ mở cao hơn đáng kể. Điều này yêu cầu bạn ưu tiên tạo các dòng chủ đề rõ ràng và hấp dẫn trong các chiến dịch trong tương lai.

Nắm vững việc theo dõi

Theo dõi email giúp loại bỏ việc phỏng đoán tự hỏi liệu email của bạn có đạt được mục tiêu hay không. Bạn có thể xem liệu nó đã được mở hay chưa, cho phép bạn lập kế hoạch chiến lược tiếp theo của mình một cách chiến lược. Đối với các email chưa mở, việc theo dõi đúng lúc và được cá nhân hóa có thể cải thiện đáng kể mức độ tương tác.

Ngược lại, nếu một email đã được mở nhưng không có nhấp chuột nào được đăng ký, bạn có thể xem xét một cách tiếp cận khác trong quá trình theo dõi của mình, chẳng hạn như cung cấp thông tin chi tiết hơn hoặc nêu bật một lợi ích cụ thể.

Tối ưu hóa thời gian

Theo dõi email sẽ làm sáng tỏ thời điểm người nhận có nhiều khả năng mở email của bạn nhất. Bằng cách phân tích tỷ lệ mở vào các thời điểm khác nhau trong ngày hoặc các ngày trong tuần, bạn có thể xác định thời gian gửi tối ưu cho khán giả của mình. Điều này đảm bảo email của bạn sẽ đến hộp thư đến khi người nhận dễ tiếp nhận nhất, dẫn đến mức độ tương tác và chuyển đổi được cải thiện.

Tạo nội dung tốt hơn

Theo dõi email vượt xa tỷ lệ mở đơn giản. Tỷ lệ nhấp vào các liên kết cụ thể trong email của bạn sẽ tiết lộ nội dung nào thu hút sự quan tâm của khán giả. Phản hồi có giá trị này giúp bạn điều chỉnh nội dung trong tương lai để tạo được thông điệp tốt hơn với người nhận. Ví dụ: nếu bạn thấy tỷ lệ nhấp vào nút kêu gọi hành động thấp, bạn có thể sửa đổi văn bản hoặc vị trí của nút để làm cho nút đó hấp dẫn hơn.

Cải thiện doanh số bán hàng và tạo khách hàng tiềm năng

Trong thế giới bán hàng, giao tiếp kịp thời là chìa khóa. Tính năng theo dõi qua email cho phép nhân viên bán hàng xác định các khách hàng tiềm năng đã tương tác và ưu tiên các nỗ lực tiếp cận của họ. Bằng cách biết khách hàng tiềm năng nào đã mở email chứa đề xuất hoặc thông tin sản phẩm, nhân viên bán hàng có thể tập trung năng lượng vào những người dễ tiếp thu thông điệp của họ nhất, dẫn đến tỷ lệ chuyển đổi cao hơn.

Tóm lại, theo dõi email là một công cụ mạnh mẽ không chỉ đơn giản là biết liệu có ai đó đã mở email của bạn hay không. Nó cung cấp những hiểu biết có giá trị giúp bạn tạo ra các email hấp dẫn, có mục tiêu, gây được tiếng vang với khán giả và mang lại kết quả thực sự.

Hạn chế của Email Tracking

Mặc dù việc theo dõi email cung cấp cái nhìn thoáng qua về hành vi của người nhận nhưng điều quan trọng là phải hiểu những hạn chế của nó. Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về các vết nứt trong bộ giáp theo dõi email:

Mối quan tâm về quyền riêng tư và Trình chặn

• Người nhận quan tâm đến quyền riêng tư: Những người nhận am hiểu công nghệ ưu tiên quyền riêng tư có thể sử dụng các chương trình email hiển thị email ở định dạng văn bản thuần túy. Điều này giúp loại bỏ việc tải hình ảnh, khiến pixel theo dõi trở nên vô dụng.
• Bảo vệ nhà cung cấp: Nhiều nhà cung cấp email, như Gmail và Outlook, cung cấp các tính năng bảo mật tích hợp chặn việc tự động tải xuống hình ảnh từ các nguồn bên ngoài. Điều này cản trở đáng kể chức năng của pixel theo dõi, có khả năng dẫn đến tỷ lệ mở không chính xác.

Độ chính xác và không nhất quán

• Nguy cơ tải trước: Một số chương trình email tải trước hình ảnh để mang lại trải nghiệm xem nhanh hơn. Điều này có thể dẫn đến kết quả sai, đăng ký mở ngay cả khi người nhận chỉ đọc lướt qua email hoặc không mở hết email.
• Bắt chước nhấp chuột: Mặc dù việc theo dõi các nhấp chuột vào liên kết có vẻ đơn giản nhưng không phải là không thể sai lầm. Một số người nhận có thể vô tình nhấp vào liên kết mà không có ý định thực sự, làm tăng tỷ lệ nhấp.

Thông tin chi tiết và bối cảnh hạn chế

• Tín hiệu mở mail không tương đương: Việc mở email không nhất thiết có nghĩa là người nhận đã đọc toàn bộ thư hoặc hiểu nội dung của nó. Theo dõi email thiếu khả năng đo lường mức độ hiểu hoặc mức độ tương tác thực sự.
• Không linh hoạt: Mặc dù việc theo dõi email có thể cung cấp một số dữ liệu trên các thiết bị được sử dụng để mở email nhưng nó có thể không hoàn toàn chính xác. Ngoài ra, nó không nắm bắt được cách người nhận tương tác với email trên thiết bị di động của họ, nơi họ có thể đọc lướt hoặc xóa chúng nhanh chóng.

Những cân nhắc về mặt đạo đức

Việc sử dụng tính năng theo dõi email có thể gây ra những lo ngại về mặt đạo đức, đặc biệt nếu người nhận không biết về điều đó. Điều quan trọng là bạn phải minh bạch về việc sử dụng công nghệ theo dõi và nhận được sự đồng ý bất cứ khi nào có thể.

Bằng cách hiểu được những hạn chế này, bạn có thể sử dụng tính năng theo dõi email hiệu quả hơn. Đây là một công cụ có giá trị để hiểu xu hướng tương tác, nhưng nó không phải là thước đo duy nhất để đánh giá sự thành công của hoạt động tiếp cận email của bạn.

Email tracking phù hợp với những đối tượng nào?

Theo dõi email có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi cho nhiều chuyên gia và tổ chức khác nhau bằng cách cung cấp dữ liệu có giá trị về cách người nhận tương tác với email của họ. Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về một số người hưởng lợi chính:

1. Đội ngũ Marketing và Sales

• Tối ưu hóa chiến dịch

Tiếp thị qua email xoay quanh việc tạo ra các thông điệp hấp dẫn gây được tiếng vang với đối tượng mục tiêu. Theo dõi tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp cho phép các nhà tiếp thị đánh giá hiệu quả của chiến dịch và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Bạn có thể biết dòng chủ đề nào thu hút người xem mở ra, nội dung nào thúc đẩy lượt nhấp chuột và phân khúc đối tượng nào của họ tương tác nhiều nhất.

• Xác định khách hàng mục tiêu

Hãy tưởng tượng bạn gửi một email quảng cáo và thấy nó vẫn chưa được mở. Theo dõi email trao quyền cho các nhóm bán hàng và tiếp thị ưu tiên các nỗ lực của họ. Nếu một email không được mở, họ có thể điều chỉnh cách tiếp cận của mình bằng email theo dõi vào thời điểm thích hợp phù hợp với nhu cầu cụ thể của người nhận.

2. Chuyên gia phát triển kinh doanh

• Đo lường sự quan tâm

Đối với các chuyên gia tiếp cận khách hàng hoặc đối tác tiềm năng, việc theo dõi email cung cấp cái nhìn thoáng qua về mức độ quan tâm của họ. Việc thấy một email được mở có thể cho biết đối tượng dễ tiếp thu, nhắc nhở bạn gửi một email tiếp theo hoặc lời kêu gọi hành động được chuẩn bị kỹ lưỡng. Ngược lại, việc thiếu lượt mở có thể gợi ý một cách tiếp cận khác hoặc nhắm mục tiêu đến đối tượng phù hợp hơn.

• Xây dựng mối quan hệ

Giao tiếp hiệu quả là điều tối quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ. Theo dõi email có thể cho biết liệu các email tiếp cận của bạn có được gửi đến hộp thư đến và được nhìn thấy hay không. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tinh chỉnh phong cách và nội dung giao tiếp của mình để thúc đẩy các kết nối mạnh mẽ hơn.

3. Người tổ chức sự kiện

• Theo dõi RSVP

Lời mời sự kiện thường dựa vào phản hồi qua email. Theo dõi mở ra và nhấp chuột vào liên kết RSVP cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về khả năng tham dự. Điều này cho phép người tổ chức điều chỉnh hậu cần, phục vụ ăn uống hoặc nhân sự dựa trên số lượng khách dự kiến.

• Đo lường mức độ tương tác

Đối với các sự kiện có thông tin tiếp theo hoặc tài liệu bổ sung, việc theo dõi email có thể tiết lộ số lượng người nhận đã truy cập nội dung sau sự kiện này. Ứng dụng này cung cấp thước đo về sự quan tâm của người tham dự và tính hiệu quả của trải nghiệm sự kiện tổng thể.

Về bản chất, việc theo dõi email hỗ trợ các chuyên gia dựa vào giao tiếp qua email để đánh giá tính hiệu quả của nó và điều chỉnh chiến lược của họ để có kết quả tốt hơn. Mặc dù nó không đảm bảo người nhận đã đọc toàn bộ email nhưng nó cung cấp những hiểu biết có giá trị về mức độ tương tác của họ, cho phép giao tiếp có tính chiến lược hơn.

Top 7 công cụ theo dõi email phổ biến hiện nay

Dưới đây là những thông tin tổng quan về 7 công cụ theo dõi email phổ biến hàng đầu cần cân nhắc vào năm 2024, mỗi công cụ đáp ứng các nhu cầu và ngân sách khác nhau:

1. Right Inbox

Công cụ thân thiện với người dùng này tích hợp liền mạch với Gmail doanh nghiệp, cung cấp một bộ tính năng ngoài tính năng theo dõi email cơ bản. Right Inbox tự hào có các chức năng như tổng hợp thư để gửi email được cá nhân hóa một cách hiệu quả, lên lịch gửi email để có thời gian gửi tối ưu và thậm chí theo dõi số lần nhấp vào liên kết trong thư của bạn. Nó phục vụ tốt cho các cá nhân và nhóm nhỏ đang tìm kiếm giải pháp quản lý email toàn diện với khả năng theo dõi tích hợp.

2. Saleshandy

Công cụ mạnh mẽ này phục vụ riêng cho các nhóm bán hàng. Saleshandy vượt xa tính năng theo dõi lần nhấp và mở cơ bản, cung cấp các tính năng như trình tự tự động gửi email theo dõi nếu người nhận không phản hồi, các công cụ tìm kiếm xã hội để xác định khách hàng tiềm năng trên các nền tảng truyền thông xã hội như LinkedIn và các mẫu email để đảm bảo nhắn tin nhất quán.

Đây là một lựa chọn tuyệt vời cho các chuyên gia bán hàng đang tìm kiếm một nền tảng tất cả trong một để hợp lý hóa các nỗ lực tiếp cận và thu được những hiểu biết có giá trị về mức độ tương tác với khách hàng tiềm năng.

3. Mailtrack

Được biết đến vì tính đơn giản, Mailtrack là lựa chọn phổ biến cho những ai đang tìm kiếm giải pháp theo dõi email không phức tạp. Tiện ích mở rộng miễn phí này của Chrome cung cấp tính năng theo dõi nhấp chuột và tính năng thông báo thư đã được mở hay chưa – hệ thống thông báo dấu kiểm kép xuất hiện bên cạnh email đã gửi của bạn.

Một dấu kiểm cho biết đã gửi và hai dấu kiểm xác nhận người nhận đã mở tin nhắn của bạn. Mặc dù có ít tính năng nhưng tính dễ sử dụng và gói cơ bản miễn phí của Mailtrack khiến nó trở thành một lựa chọn tốt cho người dùng thông thường hoặc những người có ngân sách eo hẹp.

4. Yesware

Là “chuyên gia” kỳ cựu trong lĩnh vực theo dõi email, Yesware cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ cho cả người dùng cá nhân và nhóm. Ngoài việc theo dõi lượt mở và lượt nhấp, Yesware còn cung cấp báo cáo chi tiết về số liệu tương tác email, chức năng lập lịch cuộc họp và tích hợp với các nền tảng CRM phổ biến.

Đó là giải pháp toàn diện lý tưởng cho các chuyên gia bán hàng và doanh nghiệp đang tìm kiếm khả năng theo dõi nâng cao và thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa khả năng tiếp cận email của họ.

5. Streak CRM

Công cụ theo dõi email độc đáo này kết hợp chức năng của nền tảng CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) với tính năng theo dõi email tích hợp. Streak tích hợp hoàn hảo với Gmail, cho phép bạn quản lý khách hàng tiềm năng, liên hệ và giao dịch trực tiếp trong giao diện email của mình.

Nó cung cấp khả năng theo dõi lượt mở và lượt nhấp cùng với các tính năng như đường dẫn email, quản lý tác vụ và công cụ báo cáo, khiến nó trở thành một lựa chọn có giá trị cho các nhóm bán hàng và doanh nghiệp đang tìm kiếm một quy trình làm việc hợp lý.

6. Vocus.io

Vocus.io được nghiên cứu để phục vụ riêng cho người dùng Gmail và cung cấp nhiều chức năng ngoài tính năng theo dõi cơ bản. Vocus.io tự hào có các chức năng như sắp xếp thứ tự email, theo dõi tự động, báo cáo mạnh mẽ với bản đồ nhiệt để trực quan hóa nơi người nhận nhấp vào trong email của bạn và thử nghiệm A/B để tối ưu hóa dòng chủ đề và nội dung email.

Giải pháp này lý tưởng cho các nhóm tiếp thị và doanh nghiệp đang tìm kiếm khả năng theo dõi nâng cao và thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để cải thiện hiệu suất chiến dịch.

7. Mailshak

Nền tảng tiếp cận email tất cả trong một này được thiết kế dành riêng cho các nhóm bán hàng. Mailshake cung cấp một bộ tính năng toàn diện, bao gồm theo dõi mở và nhấp chuột, trình tự email, theo dõi tự động, tích hợp email video và tính điểm khách hàng tiềm năng để ưu tiên các khách hàng tiềm năng hấp dẫn.

Việc chọn công cụ theo dõi email phù hợp tùy thuộc vào nhu cầu và ngân sách cụ thể của bạn. Hãy xem xét các yếu tố như quy mô nhóm, chức năng mong muốn, hạn chế về ngân sách và khả năng tương thích nền tảng email trước khi đưa ra quyết định.

**Lưu ý: Nếu bạn hiện đang dùng gmail thường chưa phải là email doanh nghiệp, thì việc gửi thư đi rất dễ dính spam. Từ đó tránh được tình trạng chưa kịp thu dữ liệu tracking thì bị rơi vào email spam. Để giải quyết điều đó bạn có thể đăng ký ngay Email tên miền doanh nghiệp tại GCS Vietnam ngay hôm nay. Liên hệ chúng tôi để đăng ký ngay.

LIÊN HỆ GCS VIETNAM

Lời kết

Qua bài viết này, GCS luôn luôn mong rằng bạn đọc đã hiểu được trọn vẹn toàn bộ về Email Tracking là gì. Bằng cách tận dụng kiến thức này, bạn có thể chuyển công cụ giao tiếp bằng email của mình thành một công cụ chiến lược hiệu quả. Ngoài ra, nếu có thêm bất kỳ thắc mắc nào về bài viết, các bạn có thể liên hệ qua LiveChat hoặc bình luận ngay dưới bài viết này để được tư vấn chi tiết.