Cách làm mục lục trong Google Docs: Chi tiết từ A – Z

Muốn tài liệu của mình chuyên nghiệp và dễ dàng điều hướng thì bạn phải thực hiện tạo mục lục ngay cho nội dung Google Docs của mình. Nếu bạn vẫn chưa biết cách thực hiện như thế nào thì đừng lo lắng! Bài viết này sẽ hướng dẫn cách làm mục lục trong Google Docs chi tiết từ A – Z, cùng tham khảo ngay nhé!

Tại sao cần tạo mục lục trong Google Docs?

Truy cập vào một tài liệu trong Google Docs, bạn cảm thấy khó khăn và mệt mỏi khi cứ phải di chuột liên tục để tìm kiếm một phần cụ thể? Nhưng nếu trong quá trình sử dụng Google Docs bạn biết tới cách tạo mục lục thì điều này sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn với bạn. Ngoài ra, cách làm mục lục trong Google Docs còn mang lại nhiều lợi ích hữu ích hơn cho bạn, đó là:

Thứ nhất, tăng tính chuyên nghiệp và dễ đọc cho tài liệu

Một tài liệu có mục lục rõ ràng, được trình bày khoa học sẽ tạo ấn tượng tốt cho người đọc. Nó thể hiện sự đầu tư và chỉn chu của người soạn thảo, vừa giúp tài liệu trở nên chuyên nghiệp hơn. Đặc biệt đối với các tài liệu học thuật, báo cáo nghiên cứu, luận văn hay các tài liệu hướng dẫn chi tiết thì điều này rất quan trọng.  

Thứ hai, giúp người đọc dễ dàng điều hướng nội dung

Thay vì việc bạn phải mò mẫm từng trang, người đọc có thể nhanh chóng tìm đến phần thông tin mà họ quan tâm chỉ với một cú nhấp chuột vào mục lục. Cách làm mục lục trong Google Docs không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn mang lại trải nghiệm đọc tốt hơn. Nhất là những tài liệu có nội dung phức tạp và nhiều chương mục. 

Thứ ba, tăng hiệu suất làm việc nhóm trên Google Docs

Khi có nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu ở cùng một thời điểm thì việc tạo mục lục trong Google Docs rất hữu ích. Bởi cách làm mục lục trong Google Docs giúp mỗi thành viên dễ dàng điều hướng đến nội dung họ phụ trách thay vì tìm thủ công.

Ngoài ra, chèn mục lục trong Google Docs còn giúp người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ của tài liệu. Khi kiểm tra tài liệu, họ có thể nhanh chóng xem các mục chính để biết phần nào hoàn thiện, phần nào cần bổ sung,… 

Khi nào nên tạo mục lục cho tài liệu Google Docs của bạn?

Mục lục là một công cụ hữu ích giúp tổ chức nội dung tài liệu khoa học và dễ tra cứu. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng cần tạo mục lục. Việc thực hiện cách làm mục lục trong Google Docs chỉ phù hợp trong các trường hợp sau:

• Khi tài liệu có độ dài từ 5 trang trở lên

Nếu tài liệu Google Docs của bạn chỉ dài một hay hai trang thì chèn mục lục là không cần thiết. Tuy nhiên, khi tài liệu bắt đầu dài hơn 5 trang, việc tìm kiếm thông tin bằng cách cuộn trang thủ công sẽ mất nhiều thời gian. Do đó việc thêm mục lục trong Google Docs là cần thiết và giúp bạn nhanh chóng điều hướng đến phần cần tìm. 

• Khi làm báo cáo, luận văn hoặc tài liệu nghiên cứu

Các tài liệu mang tính học thuật hoặc chuyên môn thường yêu cầu có mục lục để dễ dàng kiểm tra và tra cứu nội dung. Ngoài ra, khi bạn nộp bài thì các giảng viên hoặc cấp trên sẽ theo dõi bài viết và nhanh chóng tìm đến phần họ quan tâm. 

Trong một số trường hợp với các bài luận văn hoặc báo cáo nghiên cứu thì yêu cầu định dạng chuẩn trong đó phần mục lục rất quan trọng. Nếu không có mục lục, bài viết có thể bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp và không đúng tiêu chuẩn học thuật. 

• Khi viết sách, ebook hoặc tài liệu hướng dẫn

Một cuốn sách, dù là sách in hay sách điện tử đều cần có mục lục để giúp người đọc dễ dàng tra cứu và điều hướng chương, chủ để mà họ quan tâm. Cách tạo mục lục ngay trong tài liệu Docs đặc biệt quan trọng trước khi bạn xuất bản tài liệu dưới dạng PDF hoặc trên các nền tảng đọc trực tuyến khác. 

• Khi tài liệu được sử dụng trong nội bộ

Trong môi trường doanh nghiệp, các tài liệu nội bộ như sổ tay nhân viên, quy trình làm việc, tài liệu đào tạo thường rất dài và chứa nhiều thông tin quan trọng. Nếu tài liệu hướng dẫn nội bộ có mục lục, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm đến phần họ cần mà không mất quá nhiều thời gian. 

• Khi làm việc nhóm trong cùng một tài liệu trên Google Docs

Google Docs được xem là công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả. Nhưng khi nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu dài, việc sử dụng và thực hiện nội dung sẽ trở nên rất khó khăn. Cách làm mục lục trong Google Docs sẽ giúp làm việc nhóm trở nên mượt mà, giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin cũng như nâng cao hiệu suất cộng tác. 

Hướng dẫn cách làm mục lục trong Google Docs chi tiết từ A – Z

Để tạo mục lục tự động và chuyên nghiệp trong Google Docs, bạn cần thực hiện một số bước cơ bản liên quan đến việc định dạng tiêu đề và chèn mục lục. Quy trình này rất đơn giản và dễ thực hiện, hãy theo dõi hướng dẫn chi tiết từ A – Z dưới đây:

Cách định dạng tiêu đề (Heading) cho văn bản

Đây là bước quan trọng nhất để thực hiện cách làm mục lục trong Google Docs. Hệ thống sẽ dựa vào các kiểu tiêu đề (Heading 1, Heading 2, Heading 3,…) mà bạn áp dụng cho các phần nội dung chính của mình để xây dựng mục lục. Nếu bạn bỏ qua bước này hoặc định dạng tiêu đề một cách tùy tiện, Google Docs sẽ không thể nhận diện chúng là tiêu đề và do đó không thể đưa chúng vào mục lục. Dưới đây là cách định dạng tiêu đề đúng chuẩn:

– Bước 1: Bạn đặt con trỏ chuột vào dòng muốn thực hiện đặt tiêu đề >> sau đó chọn Văn bản thường ở trên thanh công cụ >> tiếp tục chọn các thể tiêu đề tương ứng. 

+ Tiêu đề 1 (Heading 1): đây là tiêu đề chính của các phần hoặc chương trong tài liệu.

+ Tiêu đề 2 (Heading 2): đây là tiêu đề phụ, các mục con của Tiêu đề 1.

+ Tiêu đề 3 (Heading 3): đây là tiêu đề con, các mục nhỏ hơn của Tiêu đề 2.

– Bước 2: Sau khi thực hiện xong chọn tiêu đề, bảng hiển thị bố cục ngay bên cạnh trái tài liệu sẽ xuất hiện.

Cách cập nhật, thay đổi định dạng cho tiêu đề (Heading) 

Sau khi áp dụng tiêu đề, bạn có thể thay đổi định dạng (cỡ chữ, màu sắc, phông chữ…) để phù hợp với phong cách tài liệu. Cách thay đổi định dạng các loại tiêu đề như sau:

– Bước 1: Đầu tiên bạn thực hiện bôi đen toàn bộ tiêu đề đã làm kiểu định dạng.

– Bước 2: Dùng thanh công cụ, bạn thực hiện thiết lập lại cỡ chữ, độ đậm, nghiêng và màu sắc cho tiêu đề.

– Bước 3: Tiếp tục, chọn Văn bản thường ở phần thanh công cụ >> tiếp tục chọn các phần cấp độ của tiêu đề và di chuột đến mục Cập nhật Tiêu đề “…” để khớp.  Ví dụ, bạn đang sửa tiêu đề 3, di chuột Tiêu đề 3 chọn Cập nhật “Tiêu đề 3” để khớp.

– Bước 4: Cuối cùng tất cả các tiêu đề được định dạng theo kiểu mà bạn mong muốn. 

Cách tạo mục lục trong Google Docs

Bước tiếp theo là cách làm mục lục trong Google Docs cụ thể và chi tiết với các bước như sau:

– Bước 1: Tại vị trí muốn tạo mục lục, bạn thực hiện chọn Chèn trên thanh công cụ >> tiếp tục kéo xuống và chọn Mục lục >> lựa chọn kiểu mục lục muốn đặt. 

– Bước 2: Lúc này bảng mục lục được hiện ra, bạn có thể thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, màu nền,…. 

Cập nhật mục lục khi nội dung văn bản thay đổi

Google Docs không tự động cập nhật mục lục khi bạn thêm, sửa hoặc xóa tiêu đề trong tài liệu. Vì vậy, bạn cần làm mới mục lục thủ công. Cách làm mục lục trong Google Docs theo kiểu cập nhật lại như sau:

– Bước 1: Sau khi thực hiện thay đổi cập nhật mục lục như ý mong muốn.

– Bước 2: Tiếp tục, bạn kéo chuột đến phần Mục lục trong tài liệu Google Docs.

– Bước 3: Tại giao diện Mục lục >> chọn biểu tượng hình mũi tên tròn phía bên trái Mục lục.

– Bước 4: Cuối cùng , Google Docs tự động cập nhật nội dung mới nhất. 

Cách xóa mục lục 

Cách thức thực hiện xóa tự động không khó sau khi đã thực hiện cách làm mục lục trong Google Docs thành công. Bạn có tất cả 2 cách để xóa nhanh mục lục như sau:

– Cách 1: Đầu tiên bạn chọn mục Mục lục >> chọn vào biểu tượng dấu 3 chấm góc trái của phần mục lục >> click chọn Xoá mục lục.

– Cách 2: Thực hiện bôi đen toàn bộ phần mục lục và nhấn nút Delete trên bàn phím để hoàn tất.

Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục khi chèn mục lục trong Google Docs

Trong quá trình sử dụng và thực hiện cách làm mục lục trong Google Docs nhiều người gặp phải một số lỗi cơ bản. Cụ thể như là mục lục không hiển thị đúng tiêu đề, không cập nhật khi chỉnh sửa nội dung, hoặc bị lỗi định dạng.

Nhưng lỗi này khá phổ biến nên cách khắc phục cũng không quá khó khăn, bạn chỉ cần thực hiện một số thao tác như chúng tôi hướng dẫn sau đây:

Lỗi “mục lục không hiển thị đúng tiêu đề”

Lỗi này thường xảy ra khi một số tiêu đề trong văn bản của bạn không xuất hiện trong mục lục hoặc không hiển thị đúng thứ tự mong muốn. Một phần cũng là do, bạn chưa đặt đúng định dạng Heading cho nội dung cần hiển thị trong mục lục. Cũng như một số tiêu đề bị đặt ở cấp độ không phù hợp. 

Cách khắc phục lỗi này sau khi thực hiện cách làm mục lục trong Google Docs không thành công như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn bôi đen tiêu đề mình muốn hiển thị trong mục lục.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn vào thanh công cụ vào phần Văn bản thường >> chọn vào danh sách các tiêu đề.

– Bước 3: Bạn thực hiện nhấn vào Mục lục chọn biểu tượng hình mũi tên tròn và Cập nhật mục lục.

Lỗi “mục lục không cập nhật sau khi chỉnh sửa văn bản”

Bạn thực hiện cách làm mục lục trong Google Docs theo cụ thể từng bước. Tuy nhiên sau khi chỉnh sửa hoặc thêm nội dung vào tài liệu thì mục lục không cập nhật tự động. Nguyên nhân có thể là do Google Docs không hỗ trợ cập nhật mục lục tự động hoặc tiêu đề mới chưa định dạng đúng Heading. 

Cách để khắc phục nhanh chóng lỗi này cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần vào mục lục trong tài liệu Docs và chọn biểu tượng hình mũi tên tròn để Cập nhật mục lục.

– Bước 2: Định dạng mới chứ đúng kiểu, bạn vào lại thanh công cụ chọn phần Văn bản thường và chọn lại các tiêu đề phù hợp theo mức độ

– Bước 3: Sau khi chỉnh sửa, bạn nhấp vào phần Cập nhật mục lục để công cụ điều chỉnh lại.

Lỗi “định dạng mục lục”

Lỗi định dạng mục lục khá phổ biến khi bạn thực hiện cách làm mục lục trong Google Docs thủ công. Lỗi này sẽ bao gồm:

• Phông chữ, màu sắc, kích thước mục lục không đồng nhất với phần còn lại của tài liệu
• Khoảng cách giữa các dòng quá lớn hoặc quá nhỏ
• Mục lục hiển thị sai cấp độ của tiêu đề

Cách khắc phục lỗi định dạng mục lục này như sau:

*Thay đổi kiểu chữ và kích thước mục lục 

– Bước 1: Đầu tiên, bạn nhấp vào một mục trong mục lục.

– Bước 2: Tiếp tục vào thanh công cụ và chỉnh sửa kiểu chữ, kích thước, màu sắc theo ý muốn.

– Bước 3: Cuối cùng, sau khi chỉnh sửa xong bạn thoát ra và công cụ tự động lưu thay đổi.

*Chỉnh sửa khoảng cách dòng

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng cần chọn toàn bộ mục lục.

– Bước 2: Bạn thực hiện click vào thanh công cụ, chọn Khoảng cách dòng >> sau đó Chỉnh lại khoảng cách mong muốn.

*Sửa lại cấp độ của tiêu đề

Nếu các tiêu đề hiển thị không đúng cấp độ, bạn có thể sửa bằng các cách sau đây:

• Kiểm tra lại định dạng của tiêu đề trong văn bản với từng heading 1, heading 2, heading 3.
• Cập nhật lại mục lục để thông tin được hiển thị đúng nhất. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp về cách tạo mục lục trong GG Docs

Trong quá trình thực hiện cách làm mục lục trong Google Docs, nếu bạn thấy khó khăn cũng như có những câu hỏi thắc mắc thì hãy xem ngay các giải đáp dưới đây để xử lý nhanh chóng nhé.

Làm thế nào để thay đổi kiểu chữ cho mục lục?

Bạn có thể thay đổi phông chữ, cỡ chữ, màu sắc, kiểu in đậm/ngang,.. của phần mục lục trên Google Docs rất đơn giản:

• Đầu tiên, bạn vào phần mục lục đã tạo cho tài liệu.
• Tiếp theo, trên thanh công cụ bạn vào tab Văn bản thường và điều chỉnh lại phông chữ, cỡ chữ, màu sắc, kiểu chữ.
• Cuối cùng, sau khi chỉnh sửa xong cần nhấn vào Enter để lưu thay đổi.

Mục lục có tự động cập nhật khi tôi thêm tiêu đề mới không?

Không, Google Docs không tự động cập nhật mục lục khi bạn thêm hoặc chỉnh sửa lại tiêu đề trong tài liệu. Bạn cần phải thực hiện thao tác thủ công bằng cách vào biểu tượng hình mũi tên tròn để Làm mới lại mục lục. 

Tôi có thể tùy chỉnh số cấp độ tiêu đề hiển thị trong mục lục không?

Có, Google Docs cho phép bạn tùy chỉnh số cấp độ tiêu đề xuất hiện trong mục lục. Ví dụ như chỉ hiển thị Tiêu đề 1 và Tiêu đề 2 và bỏ qua Tiêu đề 3.

Tại sao mục lục của tôi bị lỗi font chữ?

Mục lục trong tài liệu Google Docs bị lỗi font chữ là do Google Docs tự động đặt lại phông chữ mặc định sau khi cập nhật. Hoặc phông chữ trong tài liệu không đồng bộ với phông chữ mục lục. Có thể cũng là do bạn đã sao chép nội dung từ tài liệu khác dẫn đến lỗi font chữ không tương thích. 

Lời kết

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách làm mục lục trong Google Docs, giúp bạn dễ dàng tạo và chỉnh sửa tài liệu trở nên chuyên nghiệp. Nếu còn bất cứ câu hỏi nào trong quá trình thực hiện, các bạn đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam để được hỗ trợ qua các kênh sau đây. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777