Cách chuyển dữ liệu từ mail này sang email khác| Hướng dẫn đầy đủ

Cách chuyển dữ liệu từ mail này sang email khác không hề phức tạp nếu bạn nắm rõ các bước thực hiện. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ bật mí cho các bạn những phương pháp chuyển toàn bộ email, danh bạ và dữ liệu quan trọng từ Gmail cũ sang Gmail mới một cách an toàn và nhanh chóng.

Tại sao cần chuyển dữ liệu từ Gmail cũ sang Gmail mới?

Chuyển đổi email thường phục vụ cho những mục đích nhất định. Vì vậy, trước khi thực hiện cách chuyển dữ liệu từ mail này sang email khác, bạn cần xác định rõ mục đích cụ thể, có cần thiết hay không? 

Tổ chức hộp thư cá nhân và công việc gọn gàng, hiệu quả

Việc sở hữu một địa chỉ email duy nhất cho mọi mục đích thường mang lại nhiều bất cập. Bởi khi một tài khoản vừa sử dụng cho công việc, học tập, vừa đăng ký các trang mạng xã hội, diễn đàn, hay các trang web mua sắm, …. dẫn tới sự hỗn loạn. Lúc này, bạn sẽ phải nhận hàng trăm, thậm chí hàng nghìn email không liên quan trộn lẫn với các email công việc quan trọng. Hậu quả, bạn phải mất nhiều thời gian để sàng lọc. Đặc biệt, bạn dễ bị phân tâm bởi các thông báo không cần thiết và có nguy cơ bỏ sót những thông tin quan trọng. 

Vì thế, giải pháp tốt nhất là thực hiện cách chuyển dữ liệu từ Gmail cũ sang Gmail mới để tạo ra một sự phân tách rõ ràng. Bạn có thể dành tài khoản mới cho các dự án, trao đổi với đồng nghiệp, đối tác. Còn tài khoản cũ vẫn dùng để nhận các bản tin, thông báo từ các trang web giải trí. Bạn sẽ tập trung hơn cho công việc, tránh bị làm phiền bởi những email quảng cáo.

Hơn nữa, với một hộp thư được tổ chức khoa học, bạn cũng sẽ dễ dàng tìm kiếm và xử lý công việc nhanh chóng. Từ đó, công việc của bạn sẽ đạt năng suất cao hơn, hiệu quả hơn. 

Thay đổi thông tin tên và xây dựng lại thương hiệu cá nhân

Địa chỉ email thường gắn liền với tên tuổi và hình ảnh cá nhân của bạn trên không gian mạng. Có thể bạn đã tạo tài khoản Gmail cũ từ khi còn là học sinh, sinh viên và cái tên không còn phù hợp nữa. Ví dụ như otboy_ngauvl@gmail.com có thể gây thiếu chuyên nghiệp khi bạn bắt đầu đi làm. Khi trường thành và đi làm, việc sở hữu một địa chỉ email như huy.nguyen01@gmail.com sẽ giúp bạn xây dựng hình ảnh đáng tin cậy hơn. 

Khi chuyển dữ liệu từ mail này sang email khác, bạn không chỉ có một địa chỉ email chuyên nghiệp mà còn đảm bảo toàn bộ lịch sử liên lạc quan trọng từ tài khoản cũ vẫn bảo toàn. Bạn hoàn toàn không phải lo lắng rằng mất đi các email, danh bạ hay tài liệu quan trọng. 

Tối ưu hóa dung lượng để bảo mật an toàn

Qua nhiều năm sử dụng, tài khoản Gmail cũ của bạn có thể đã chứa hàng chục gigabyte dữ liệu. Từ những email quan trọng đến hàng nghìn email quảng cáo không cần thiết sẽ chiếm dung lượng. Bởi dung lượng lưu trữ miễn phí của Google chỉ có 15GB (bao gồm cả Gmail, Drive và Photos). Khi đạt đến giới hạn, bạn sẽ không thể nhận thêm email mới, gây gián đoạn công việc. 

Do đó, khi thực hiện cách chuyển dữ liệu từ mail này sang email khác, bạn có thể chọn lọc chỉ chuyển email cần thiết, loại bỏ email rác và file đính kèm không có giá trị. Việc làm này cũng phần nào giúp giải phóng dung lượng cho tài khoản mới có đủ không gian cho các email trong tương lai. 

Các phương pháp thực hiện cách chuyển dữ liệu từ mail này sang email khác

Để thực hiện quá trình chuyển đổi email một cách hiệu quả, bạn có thể lựa chọn một trong các phương pháp dưới đây. Mỗi cách đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, vì vậy hãy đọc kỹ để chọn phương án phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Cách 1 – Sử dụng tính năng Nhập thư và danh bạ của Gmail

Tính năng này cho phép bạn chuyển dữ liệu từ Gmail cũ sang Gmail mới một cách tự động, bao gồm tất cả email và danh bạ liên lạc. Tính năng này không chỉ hoạt động với các tài khoản Gmail mà còn hỗ trợ cả với những dịch vụ email khác như Yahoo, Outlook hay Hotmail.

Bạn chỉ cần thực hiện vài bước thiết lập ban đầu, sau đó quá trình chuyển đổi sẽ diễn ra tự động trong nền. Tất cả email và danh bạ của bạn sẽ được sao chép sang tài khoản mới, đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng. Đặc biệt, sau khi quá trình nhập ban đầu hoàn tất, mọi email mới gửi đến tài khoản cũ trong 30 ngày tiếp theo vẫn sẽ được tự động chuyển tiếp sang tài khoản mới.

Các bước để thực hiện cách chuyển dữ liệu từ mail này sang email khác qua phương pháp này cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở trình duyệt và đăng nhập vào tài khoản Gmail mà bạn muốn chuyển dữ liệu đến.

– Bước 2: Sau đó, bạn hãy bấm vào biểu tượng bánh răng Cài đặt ở góc trên bên phải, rồi chọn mục Xem tất cả chế độ cài đặt.

– Bước 3: Trong trang Cài đặt, bạn chọn tab Tài khoản và Nhập. Bạn cần tìm mục Nhập thư và danh bạ và nhấp vào đường link bên cạnh.

– Bước 4: Một cửa sổ pop-up sẽ hiện ra, bạn nhập địa chỉ email cũ mà bạn muốn lấy dữ liệu vào ô trống và nhấp Tiếp tục.

Google sẽ yêu cầu bạn đăng nhập vào tài khoản email cũ để xác nhận và cấp quyền truy cập. Bạn hãy làm theo hướng dẫn trên màn hình để xác thực.

– Bước 5: Sau khi xác thực thành công, bạn sẽ thấy các tùy chọn. Bạn hãy tích chọn vào mục Nhập danh bạ và Nhập thư (nếu bạn muốn chuyển cả email và danh bạ). Bạn cũng có thể chọn Thêm nhãn (labels) cho thư đã nhập để dễ dàng phân biệt các email đã chuyển.

– Bước 6: Cuối cùng, bạn nhấp vào Bắt đầu nhập. Bây giờ bạn có thể đóng cửa sổ và sử dụng Gmail bình thường. Google sẽ tự động thực hiện quá trình chuyển dữ liệu trong nền. Tùy thuộc vào số lượng email, quá trình này có thể mất từ vài giờ đến vài ngày để hoàn tất.

Cách 2 – Chuyển tiếp email tự động 

Cách chuyển dữ liệu từ mail này sang email khác này chỉ dùng để chuyển tiếp các email mới. Nếu bạn chỉ muốn nhận email từ địa chỉ cũ mà không cần chuyển toàn bộ lịch sử email đã có sẵn. 

Khi sử dụng phương thức này, mọi email gửi đến địa chỉ cũ sẽ được chuyển ngay lập tức sang địa chỉ mới, giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào. Tuy nhiên, bạn không thể chuyển email cũ và danh bạ. Do đó, bạn sẽ phải tự sao chép danh bạ một cách thủ công.

Cách chuyển dữ liệu bằng phương pháp này cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở trình duyệt và đăng nhập vào tài khoản Gmail mà bạn muốn chuyển tiếp email đi.

– Bước 2: Bạn cần nhấp vào biểu tượng Cài đặt (hình bánh răng) ở góc trên bên phải, sau đó chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

– Bước 3: Lúc này, bạn cần chọn tab Chuyển tiếp và POP/IMAP. Tại mục Chuyển tiếp, bạn hãy nhấp vào Thêm địa chỉ chuyển tiếp.

– Bước 4: Ngay sau đó, cửa sổ pop-up hiển thị để bạn tiếp tục thao tác. Bạn nhập địa chỉ email mới mà bạn muốn chuyển đến và nhấp Tiếp tục.

Google sẽ gửi một email xác nhận đến tài khoản mới của bạn. Bạn hãy mở email đó, nhấp vào liên kết xác nhận và làm theo hướng dẫn.

– Bước 5: Quay lại mục cài đặt ở tài khoản cũ, bạn chọn Chuyển tiếp bản sao của thư đến địa chỉ mới và chọn tùy chọn Giữ bản sao của thư trong Hộp thư đến nếu bạn muốn giữ lại email ở tài khoản cũ. Cuối cùng, bạn nhấp Lưu thay đổi là hoàn tất. 

Để tắt tính năng tự động chuyển tiếp email này sang Gmail khác, bạn chỉ cần thực hiện vài bước đơn giản trong phần cài đặt của Gmail.

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng cần mở trình duyệt web trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản Gmail mà bạn muốn tắt tính năng chuyển tiếp.

– Bước 2: Bạn hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt (hình bánh răng cưa) ở góc trên bên phải màn hình. Tiếp theo, hãy nhấn vào tùy chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

– Bước 3: Tại trang cài đặt, bạn tìm và nhấp vào tab Chuyển tiếp và POP/IMAP.

– Bước 4: Trong mục Chuyển tiếp, bạn sẽ thấy dòng Chuyển tiếp bản sao của thư đến…. chỉ cần chọn mục Tắt tính năng chuyển tiếp ở ngay phía trên.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn cuộn xuống dưới cùng của trang và nhấp vào nút Lưu thay đổi.

Sau khi hoàn tất, email gửi đến tài khoản này sẽ không còn được tự động chuyển tiếp sang địa chỉ khác nữa.

Cách 3 – Sử dụng công cụ Google Takeout

Google Takeout là một công cụ mạnh mẽ do chính Google cung cấp. Nó cho phép bạn xuất toàn bộ dữ liệu từ các dịch vụ của Google (bao gồm Gmail, Google Drive, Google Photos, Google Contacts…) về máy tính của mình. Phương pháp rất toàn diện, vì bạn có thể sao lưu và di chuyển dữ liệu hàng loạt. Đặc biệt hơn, bạn có toàn quyền quản lý dữ liệu sau khi tải về, có thể lưu trữ offline hoặc nhập vào một dịch vụ khác.  

Cách thức để chuyển và xuất dữ liệu qua Google Takeout như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Gmail cũ và truy cập trang https://takeout.google.com/.

– Bước 2: Trang sẽ hiển thị danh sách tất cả các dịch vụ của Google. Theo cài đặt mặc định, mọi dịch vụ đều được chọn. Bạn có thể nhấp vào Bỏ chọn tất cả, sau đó chỉ tích chọn Gmail (và các dịch vụ khác nếu cần, như Contacts, Drive).

– Bước 3: Bạn hãy cuộn xuống dưới cùng và chọn Bước tiếp theo. Ở bước này, bạn có thể tùy chọn định dạng tệp (.zip hoặc .tgz), thiết lập tần suất xuất (một lần hoặc định kỳ) và giới hạn dung lượng tối đa cho mỗi tệp.

– Bước 4: Bạn cần nhấp vào Tạo tệp xuất. Google sẽ tiến hành xử lý và chuẩn bị dữ liệu cho bạn. Quá trình này có thể mất rất lâu tùy thuộc vào dung lượng.

Khi tệp đã sẵn sàng, Google sẽ gửi email thông báo cho bạn. Bạn chỉ cần nhấp vào liên kết trong email để tải tệp về máy tính và lưu trữ an toàn.

Những lưu ý quan trọng khi chuyển dữ liệu từ mail sang email khác

Quá trình chuyển đổi dữ liệu, dù bằng phương pháp nào cũng cần cẩn trọng và diễn ra suôn sẻ và không có bất kỳ rủi ro nào. Bạn cần phải ghi nhớ một số lưu ý quan trọng khi thực hiện cách chuyển dữ liệu từ mail sang email khác như sau: 

Hãy tạo bản sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện các bước

Việc sao lưu dữ liệu trước khi bắt đầu chuyển đổi là rất cần thiết. Nó không chỉ giúp bảo vệ thông tin của bạn mà còn giúp tránh khỏi những rủi ro không mong muốn. Chẳng hạn như, có những sự cố về kỹ thuật trong quá trình chuyển đổi sẽ khiến cho quá trình thực hiện làm mất dữ liệu. 

Trước khi chuyển đổi dữ liệu, bạn có thể sử dụng Google Takeout để sao lưu toàn bộ thông tin của mình. Google Takeout cho phép bạn xuất tất cả email, tệp đính kèm, danh bạ và các dữ liệu khác từ tài khoản cũ. Sau khi quá trình xuất hoàn tất, bạn sẽ nhận được một tệp nén chứa toàn bộ thông tin của mình. Sau đó, bạn hãy tải tệp này về và lưu trữ an toàn trên máy tính hoặc ổ cứng ngoài.

Kiểm tra dung lượng tài khoản mới

Một trong những vấn đề thường gặp khi thực hiện cách chuyển dữ liệu từ mail này sang email khác là dung lượng lưu trữ của tài khoản mới không đủ để chứa toàn bộ dữ liệu từ tài khoản cũ. Thông thường, tài khoản Gmail chỉ miễn phí có giới hạn dung lượng là 15GB, bao gồm cả Gmail, Google Drive và Google Photos. Nếu lượng email và dữ liệu trong tài khoản sắp chuyển của bạn đã vượt quá con số này, việc nhập dữ liệu sẽ bị gián đoạn hoặc không thành công.

Lúc này, bạn có thể thực hiện thao tác dọn dẹp tài khoản bằng cách xóa bớt các email không cần thiết, các tệp đính kèm lớn hoặc các email quảng cáo đã cũ. Hoặc là bạn hãy nâng cấp dung lượng lưu trữ cho tài khoản mới bằng cách mua thêm gói lưu trữ của Google One.

Thời gian chuyển dữ liệu có thể lâu 

Thực tế, quá trình chuyển dữ liệu có thể mất rất nhiều thời gian. Thời gian chuyển đổi hoàn toàn phụ thuộc vào số lượng email, dung lượng dữ liệu và các tệp đính kèm mà bạn cần di chuyển. Với một tài khoản có hàng nghìn email và nhiều gigabyte dữ liệu, quá trình này có thể kéo dài từ vài giờ đến vài ngày.

Khi quá trình chuyển đổi đã hoàn tất, Google sẽ thông báo cho bạn qua email. Trong thời gian chờ đợi, bạn vẫn có thể sử dụng cả hai tài khoản bình thường. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi thực hiện quá trình chuyển dữ liệu từ email này sang email khác, đặc biệt là khi bạn thực hiện cách chuyển dữ liệu từ Gmail cũ sang Gmail mới.

1- Chuyển dữ liệu có mất email không?

Không. Quá trình chuyển dữ liệu bằng các phương pháp chính thức của Google như Nhập thư và danh bạ hoặc Google Takeout được thiết kế để đảm bảo không mất mát dữ liệu.

2 – Có chuyển được toàn bộ các mục như Drive, Contacts không?

Tính năng Nhập thư và danh bạ của Gmail chỉ giúp bạn chuyển email và danh bạ. Để chuyển toàn bộ các dữ liệu khác như Google Drive, Google Photos, Google Calendar, Google Keep…, bạn phải sử dụng công cụ Google Takeout.

3 – Cách chuyển dữ liệu từ các dịch vụ email khác sang Gmail?

Tính năng Nhập thư và danh bạ của Gmail hỗ trợ nhập dữ liệu từ nhiều dịch vụ email phổ biến khác như Yahoo, Outlook, Hotmail. Bạn chỉ cần chọn tùy chọn tương ứng khi bắt đầu quá trình và làm theo hướng dẫn.

Lời kết

Bài viết này đã cung cấp một hướng dẫn chi tiết về cách chuyển dữ liệu từ mail này sang email khác, giúp bạn thực hiện quá trình này một cách hiệu quả và an toàn. Hy vọng, bạn đã có đủ thông tin để tự tin thực hiện cách chuyển dữ liệu từ Gmail cũ sang Gmail mới một cách suôn sẻ. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ GCS Việt Nam qua các kênh hỗ trợ chính thức để được giải đáp kịp thời.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777