Hướng dẫn cách back up Gmail | Đơn giản, an toàn và hiệu quả

Việc back up Gmail là một trong những bước quan trọng để bảo mật thông tin cá nhân. Đồng thời, việc làm này cũng sẽ đảm bảo rằng bạn không bị mất quá nhiều dữ liệu quan trọng. Trong bài viết này, GCS Việt Nam sẽ cùng bạn tìm hiểu về cách back up Gmail hiệu quả, giúp bảo vệ tài khoản email an toàn nhất, cùng tham khảo ngay nhé. 

Back up Gmail là gì? 

Back up Gmail là quá trình sao lưu lại toàn bộ email, tệp đính kèm và dữ liệu quan trong tài khoản Gmail. Mục đích chính của việc back up Gmail là tránh rủi ro mất mát thông tin. Nói cách dễ hiểu hơn, đây là việc mà bạn tạo ra một bản sao an toàn của toàn bộ hộp thư. Sau đó, lưu trữ tệp tin ở một vị trí khác như máy tính cá nhân, ổ cứng ngoài, Google Drive hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây của bên thứ ba. 

Đối với nhiều người dùng cá nhân, việc back up Gmail là vô cùng quan trọng. Bởi chỉ cần điện thoại hay máy tính của bạn bị hỏng, dữ liệu có thể mất vĩnh viễn. Đặc biệt, trong trường hợp xấu nhất là tài khoản bị hack, vô tình xóa nhầm email quan trọng hay Google khóa tài khoản do vi phạm chính sách. Tất nhiên, khi gặp những trường hợp này thì bạn không thể lấy lại dữ liệu.

Đối với các doanh nghiệp thì việc back up Gmail còn quan trọng hơn nữa. Bởi lẽ, email không chỉ là công cụ giao tiếp, nó còn chứa nhiều tài liệu, hợp đồng, thông tin tài chính, hóa đơn online,… Khi mất toàn bộ chúng, đồng nghĩa việc ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của cả doanh nghiệp. 

Tóm lại, mất thông tin dữ liệu trong Gmail là điều không ai muốn. Nhưng nếu đã back up Gmail thì bạn hoàn toàn yên tâm khi sự cố xảy ra bất cứ lúc nào. Vì thế, các chuyên gia công nghệ đều khuyến nghị người dùng nên thực hiện sao lưu Gmail định kỳ. 

Tại sao cần back up Gmail?

Dù bạn sử dụng Gmail cho công việc, học tập hay mục đích cá nhân, việc sao lưu hộp thư định kỳ mang lại rất nhiều lợi ích vượt trội. Dưới đây là một số  lý do mà bạn nên thực hiện back up Gmail ngay lập tức.

Bảo vệ dữ liệu quan trọng

Hộp thư đến của email không chỉ là nơi để gửi và nhận tin nhắn. Nó còn là một kho lưu trữ khổng lồ chứa đựng các tài liệu quan trọng, từ hợp đồng công việc, hóa đơn điện tử, thông tin giao dịch ngân hàng cho đến những bức ảnh, video, kỷ niệm của cá nhân. 

Bất cứ lúc nào, những dữ liệu quan trọng trong Gmail đều có thể gặp rủi ro do nhiều nguyên nhân khác nhau. Tài khoản của bạn có thể bị tấn công bởi hacker, bị khóa đột ngột do vi phạm chính sách của Google, thậm chí là bị vô hiệu hóa vĩnh viễn mà không có một cảnh báo nào trước. 

Khi dữ liệu quan trọng trong Gmail gặp phải sự cố, toàn bộ thông tin đương nhiên sẽ biến mất trong tích tắc. Nhưng nếu bạn thực hiện cách back up Gmail bảo vệ dữ liệu khỏi mọi mối đe dọa không mong muốn. Lúc đó, bạn hoàn toàn kiểm soát được toàn bộ thông tin của mình. Dữ liệu dù có quan trọng trong công việc, học tập hay cuộc sống cũng sẽ không bị gián đoạn. 

Khôi phục email khi bị mất hoặc xóa nhầm

Giả sử bạn xóa nhầm một thư quan trọng, và sau thời hạn 30 ngày, thư đó đã bị xóa vĩnh viễn khỏi thùng rác. Mặc dù Gmail có tính năng khôi phục email trong một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, nếu bạn phát hiện ra quá muộn thì dữ liệu sẽ biến mất vĩnh viễn. Vấn đề này tiềm ẩn nguy cơ gây ra thiệt hại đáng kể. 

Tuy nhiên, nếu bạn đã thực hiện sao lưu dữ liệu từ trước, việc khôi phục email sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn chỉ cần truy cập vào tệp sao lưu đã tạo và khôi phục những email cần thiết vào tài khoản của mình.

Bạn hoàn toàn kiểm soát được dữ liệu mà không phục thuộc vào các chính sách của Google. Hơn nữa, việc back up Gmail định kỳ còn giúp chủ động giải quyết mọi rủi ro mất dữ liệu. Bạn hoàn toàn có sự an tâm tuyệt đối trong quá trình sử dụng. 

Giải phóng dung lượng hộp thư

Dung lượng lưu trữ miễn phí của Gmail là 15GB. Do đó, nếu bạn sử dụng quá nhiều sẽ nhanh chóng đầy lên. Khi dung lượng này hết, bạn sẽ không thể nhận thêm email mới, gây ảnh hưởng trực tiếp đến công việc và liên lạc cá nhân. 

Back up Gmail là giải pháp hiệu quả để giải quyết tình trạng hết dung lượng. Bạn vừa giữ được những email quan trọng trong bản sao lưu, vừa giải phóng không gian để nhận email mới. Không gian lưu trữ của hộp thư gọn gàng và hoạt động hiệu quả hơn.

Ngoài ra, việc sao lưu dữ liệu còn giúp cải thiện tốc độ tải trang của Gmail. Bởi vì khi hộp thư quá nặng, việc tìm kiếm và truy cập email có thể trở nên chậm chạp. Nếu đã sao lưu dữ liệu, bạn có thể xóa bớt những mail đã cũ, giảm gánh nặng cho tài khoản Gmail. 

Các phương pháp back up Gmail phổ biến nhất

Để back up Gmail, bạn có nhiều phương pháp khác nhau. Mỗi cách làm đều có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với nhu cầu và trình độ của từng người dùng. 

Sao lưu bằng Google Takeout

Google Takeout được Google phát triển và cung cấp chính thức. Công cụ này giúp bạn tải xuống toàn bộ dữ liệu từ các dịch vụ Google, trong đó có Gmail.

Để thực hiện sao lưu dữ liệu bằng Google Takeout, bạn chỉ cần làm theo các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở trình duyệt và truy cập vào trang web https://takeout.google.com/. Đăng nhập bằng tài khoản Gmail mà bạn muốn sao lưu.

– Bước 2: Tại trang Tạo tệp xuất mới, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các dịch vụ của Google. Bạn hãy kéo xuống và bỏ chọn tất cả các dịch vụ, sau đó chỉ chọn ô Mail.

– Bước 3: Sau khi chọn Mail, bạn hãy nhấn vào Tất cả dữ liệu thư đã được đưa vào để tùy chỉnh. Tại đây, bạn có thể chọn sao lưu toàn bộ hộp thư hoặc chỉ một số nhãn (labels) email cụ thể mà bạn muốn.

– Bước 4: Tiếp theo, bạn hãy kéo xuống phía dưới, nhấn Bước tiếp theo.

Sau đó, bạn thực hiện thao tác trong phần Chọn loại tệp, tần suất và vị trí xuất

• Phương án gửi: Gửi đường link tải trực tiếp đến email của bạn.
• Tần suất: Chọn Xuất 1 lần (chỉ sao lưu một lần) hoặc Xuất theo lịch trình (định kỳ).
• Loại tệp và kích thước: Giữ nguyên định dạng .zip hoặc .tgz. Nếu bạn có nhiều dữ liệu, hãy chọn kích thước tệp lớn hơn (ví dụ: 10 GB) để tránh phải tải xuống nhiều tệp nhỏ.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn hãy nhấn vào nút Tạo tệp xuất. Google sẽ bắt đầu quá trình nén và tạo bản sao lưu. Thời gian hoàn thành có thể mất từ vài giờ đến vài ngày, tùy thuộc vào dung lượng dữ liệu của bạn. Khi quá trình hoàn tất, Google sẽ gửi một email chứa đường link để bạn tải xuống tệp sao lưu.

Đồng bộ và lưu thư qua phần mềm quản lý email bên thứ ba

Phương pháp này sử dụng các phần mềm quản lý email trên máy tính như Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird hoặc Apple Mail. Mục đích chính là để tải và lưu trữ toàn bộ email từ Gmail về máy tính.

Cách thức để thực hiện back up Gmail qua phương thức này như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tải xuống và cài đặt phần mềm Mozilla Thunderbird từ trang web chính thức.

– Bước 2: Mở Thunderbird, bạn chọn Cài đặt tài khoản >> chọn Thêm tài khoản thư. Sau đó, bạn cần nhập tên, địa chỉ email và mật khẩu của bạn. Thunderbird sẽ tự động cấu hình các thông số cần thiết.

– Bước 3: Trước khi đồng bộ, bạn hãy đảm bảo bạn đã bật tính năng IMAP trong cài đặt Gmail. Bạn chỉ cần vào Cài đặt >> chọn Xem tất cả chế độ cài đặt >> chọn Chuyển tiếp và POP/IMAP và chọn Bật IMAP.

– Bước 4: Sau khi kết nối thành công, Thunderbird sẽ bắt đầu tải toàn bộ email và tệp đính kèm về máy tính của bạn. Quá trình này có thể mất nhiều thời gian tùy thuộc vào dung lượng hộp thư của bạn.

– Bước 5: Các email đã đồng bộ sẽ được lưu trong một thư mục cụ thể trên máy tính. Để sao lưu, bạn chỉ cần sao chép toàn bộ thư mục này và lưu trữ ở một nơi an toàn khác.

Sao lưu thủ công bằng cách chuyển tiếp email

Đây là phương pháp đơn giản nhưng chỉ phù hợp để sao lưu email mới. Với cách này, bạn sẽ thiết lập Gmail để tự động gửi một bản sao của mỗi tin nhắn mới nhận được đến một tài khoản email khác.

Các bước sao lưu thủ công bằng cách chuyển tiếp email như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở tài khoản Gmail của bạn trên máy tính. Ở góc trên bên phải, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (Cài đặt) và chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn tab Chuyển tiếp và POP/IMAP.

Trong phần Chuyển tiếp, bạn nhấp vào Thêm địa chỉ chuyển tiếp.

Một cửa sổ pop-up sẽ hiện ra, bạn hãy nhập địa chỉ email của tài khoản phụ mà bạn muốn chuyển tiếp tin nhắn đến. Sau đó, bạn nhấp vào Tiếp theo rồi Tiếp tục.

– Bước 3: Gmail sẽ gửi một email xác minh đến địa chỉ email phụ mà bạn vừa thêm. Mở hộp thư của tài khoản phụ, bạn hãy tìm email xác minh từ Gmail và làm theo hướng dẫn trong email để xác nhận.

– Bước 4: Quay lại tab Chuyển tiếp và POP/IMAP trong tài khoản Gmail chính của bạn và làm mới trang. Trong phần Chuyển tiếp, bạn hãy chọn tùy chọn Chuyển tiếp bản sao của thư đến tới.

– Bước 5: Tiếp theo, ở phần Giữ bản sao của Gmail trong Hộp thư đến, bạn có thể chọn giữ hoặc xóa bản sao tin nhắn sau khi chuyển tiếp. Nên chọn Giữ bản sao của Gmail trong Hộp thư đến để đảm bảo bạn vẫn có email trong tài khoản chính.

– Bước 6: Cuối cùng, bạn cuộn xuống cuối trang và nhấp vào nút Lưu thay đổi.

>>> Xem thêm: Tài khoản Gmail bị người khác đăng nhập

Lưu ý quan trọng khi thực hiện back up Gmail

Dù bạn chọn phương pháp nào để back up Gmail, việc nắm rõ các lưu ý sau sẽ giúp đảm bảo quá trình sao lưu diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, an toàn. 

Tần suất sao lưu hợp lý

Tần suất sao lưu dữ liệu nên được điều chỉnh dựa trên mức độ quan trọng và tần suất cập nhật của thông tin trong hộp thư. 

• Đối với tài khoản cá nhân: Nếu bạn chủ yếu sử dụng Gmail để liên lạc cá nhân, nhận thông báo hoặc email không quá quan trọng. Bạn có thể sao lưu định kỳ 3 đến 6 tháng một lần.
• Đối với tài khoản công việc hoặc kinh doanh: Hộp thư email chứa các hợp đồng, tài liệu, thông tin khách hàng quan trọng. Do đó, dữ liệu nên cần được cập nhật thường xuyên. Bạn nên sao lưu ít nhất 1 tháng một lần, hoặc thường xuyên hơn nếu dữ liệu thay đổi liên tục.

Bảo mật dữ liệu sao lưu

Bản  sao lưu thường chứa tất cả các thông tin cá nhân và nhạy cảm, vì vậy việc bảo mật chúng là rất quan trọng. 

• Nếu bạn lưu tệp sao lưu trên ổ cứng ngoài như USB, hãy đảm bảo thiết bị được bảo vệ bằng mật khẩu mạnh. 
• Nếu bạn chọn lưu trữ bản sao trên các dịch vụ đám mây như Google Drive, Dropbox, hay Microsoft OneDrive, hãy kích hoạt bảo mật hai lớp cho tài khoản. 

Lựa chọn định dạng tệp sao lưu phù hợp 

Việc chọn đúng định dạng tệp sẽ giúp bạn dễ dàng khôi phục và truy cập email khi cần.

• MBOX: Đây là định dạng chuẩn được Google Takeout sử dụng. Nó tương thích với hầu hết các ứng dụng email phổ biến như Mozilla Thunderbird. 
• PST: Định dạng này được sử dụng bởi Microsoft Outlook. Nếu bạn là người dùng Outlook thường xuyên, đây sẽ là định dạng lý tưởng để khôi phục dữ liệu một cách nhanh chóng.
• EML: Mỗi email sẽ được lưu dưới dạng một tệp .eml rất tiện lợi nếu bạn chỉ muốn khôi phục một vài email cụ thể thay vì toàn bộ hộp thư.

Theo dõi hạn mức sử dụng trong tài khoản Workspace

Trong trường hợp bạn dùng Gmail for Business (Google Workspace), cần xem lại các quy định và hạn mức sao lưu mà quản trị viên đã thiết lập. Một số tổ chức đã có giải pháp back up Gmail tự động.

Do đó, việc tự ý sao lưu bằng công cụ không được phê duyệt có thể vi phạm chính sách bảo mật của công ty. Bạn cần phải liên hệ với bộ phận kỹ thuật để hỗ trợ phương pháp sao lưu phù hợp. 

Lời kết

Như vậy, bài viết đã cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan và hướng dẫn chi tiết về cách back up Gmail một cách an toàn và hiệu quả. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về các phương pháp sao lưu hay cần hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu, đừng ngần ngại liên hệ GCS Việt Nam để được tư vấn và giải đáp chi tiết.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777