Hướng dẫn cách gửi file dung lượng lớn qua email từ A-Z

Bạn đang loay hoay vì không thể đính kèm video hay file nặng qua email? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách gửi file dung lượng lớn qua email dành cho newbie. Hãy đón đọc ngay để quá trình thực hiện gửi file không ảnh hưởng và tránh được các lỗi không đáng có.

Giới hạn dung lượng file, video mà bạn có thể gửi qua Gmail là bao nhiêu?

Hiện nay, Gmail giới hạn dung lượng cho mỗi email gửi đi hoặc nhận về là 25MB. Con số này bao gồm tổng dung lượng của tất cả các tệp đính kèm với phần văn bản và định dạng trong email. Tuy nhiên, một điều ít người biết là khi bạn đính kèm một tệp tin, dung lượng thực tế có thể tăng thêm khoảng 33% do quá trình mã hóa MIME. Điều này có nghĩa là mỗi tệp 20MB cũng có thể khiến Gmail báo lỗi vượt quá giới hạn. Giới hạn này không chỉ áp dụng riêng cho Gmail mà còn là tiêu chuẩn chung của hầu hết các dịch vụ email phổ biến như Outlook.

Tại sao lại có giới hạn dung lượng file, video khi gửi và nhận qua Gmail?

Mục đích chính là để ngăn chặn việc hệ thống bị nghẽn mạch do các tệp tin quá nặng và bảo vệ hộp thư của người nhận không bị đầy một cách nhanh chóng. Nếu bạn cố tình gửi một video 4K dài 5 phút theo cách thông thường, hệ thống sẽ ngay lập tức chặn lại. 

Ngoài ra, Google cung cấp cho mỗi người dùng 15GB miễn phí dùng chung cho Gmail, Google Drive và Google Photos. Nếu bộ nhớ tổng này bị đầy, bạn thậm chí không thể nhận được cả những email văn bản đơn giản nhất.

Chính vì vậy, việc nắm rõ các giới hạn về dung lượng file và video giúp bạn chủ động hơn trong việc lựa chọn phương pháp gửi phù hợp. Bạn cũng tránh mất thời gian chờ tải lên rồi lại nhận thông báo lỗi. 

Lý do không thể đính kèm trực tiếp file dung lượng lớn vào email?

Khi tìm hiểu cách gửi file dung lượng lớn qua email, nhiều người thường thắc mắc “Vì sao không thể đính kèm trực tiếp file vài trăm MB hay 1GB cho nhanh?”. Thực tế, việc giới hạn dung lượng không phải ngẫu nhiên, mà xuất phát từ cấu trúc kỹ thuật và yếu tố bảo mật của hệ thống email:

• Giới hạn của giao thức SMTP  không tối ưu cho dữ liệu lớn

Email hoạt động dựa trên giao thức SMTP – được thiết kế để truyền tải thông điệp văn bản dung lượng nhỏ, không phải để gửi video, file media hay dữ liệu hàng GB. Khi bạn đính kèm file hệ thống sẽ chuyển file sang dạng mã hóa Base64 và dung lượng thực tế tăng thêm khoảng 30-33%. Ví dụ, file 20MB sau khi mã hóa có thể tăng lên gần 27MB, dễ dàng vượt giới hạn cho phép của nhà cung cấp email. Chính vì vậy, nếu bạn đang tìm cách gửi file ảnh dung lượng lớn qua email, việc cố gắng đính kèm trực tiếp thường sẽ thất bại hoặc báo lỗi vượt quá giới hạn.

• Bảo mật hệ thống và phòng chống mã độc

File dung lượng lớn, đặc biệt là file nén (.zip, .rar) hoặc file thực thi (.exe), thường dễ ẩn virus và mã độc. Các nhà cung cấp email như Google hay Microsoft đều phải quét virus tự động, ngăn chặn file nguy hiểm trước khi đến hộp thư người nhận. Do đó, nếu cho phép gửi file quá lớn, hệ thống quét bảo mật sẽ bị quá tải, làm tăng nguy cơ bỏ sót mã độc. Vì vậy, giới hạn dung lượng giúp đảm bảo an toàn cho cả người gửi lẫn người nhận.

• Tránh quá tải máy chủ và đảm bảo tốc độ truyền tải

Email được thiết kế để truyền thông tin nhanh, gọn, nhẹ, nếu hàng triệu người cùng gửi file vài trăm MB mỗi ngày. Lúc này, máy chủ email sẽ bị quá tải, tốc độ gửi – nhận bị chậm và hộp thư dễ bị treo hoặc lỗi đồng bộ. Giới hạn dung lượng giúp hệ thống duy trì hiệu suất ổn định, đảm bảo mọi email quan trọng vẫn được gửi đi nhanh chóng.

Tổng hợp các cách gửi video dung lượng lớn qua Gmail nhanh nhất

Do giới hạn dung lượng tệp đính kèm là 25MB, bạn không thể gửi trực tiếp video nặng qua Gmail. Vì vậy, để áp dụng đúng cách gửi file dung lượng lớn qua email, bạn cần sử dụng giải pháp trung gian như lưu trữ đám mây trên Google Drive. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng thiết bị, giúp bạn gửi video nhanh chóng và chuyên nghiệp. 

Cách gửi video trên máy tính

Đây là phương pháp tối ưu nhất khi video có dung lượng lớn tầm 100MB – vài GB.

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần thực hiện truy cập Gmail trên trình duyệt và chọn Soạn thư.

– Bước 2: Bạn hãy nhấn vào biểu tượng Google Drive trong thanh công cụ soạn thư. 

Sau đó, bạn chỉ cần chọn tab Tải lên nếu video chưa có sẵn trên Drive.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn hãy nhấn Chọn tệp từ thiết bị của bạn và chọn video cần gửi. Lúc này, bạn chỉ cần đợi hệ thống tải lên hoàn tất. 

– Bước 4: Sau khi tải xong, bạn chọn video và nhấn Chèn. Gmail sẽ tự động tạo một liên kết Drive trong nội dung email. 

– Bước 5: Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấn Gửi và hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận quyền truy cập chọn quyền và nhấn Gửi lần nữa để hoàn tất.

Cách gửi video trên điện thoại

Hiện nay, việc sử dụng điện thoại để gửi file trong công việc và học tập rất phổ biến. Tuy nhiên, do giới hạn dung lượng tệp đính kèm của Gmail, bạn cần chọn lựa phương pháp phù hợp để tránh lỗi khi gửi. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách gửi file dung lượng lớn qua email ngay trên smartphone một cách nhanh chóng và hiệu quả.

*Trường hợp 1: Video dưới 25MB (đính kèm trực tiếp trong Gmail)

Nếu video có dung lượng nhỏ (thường dưới 25MB), bạn có thể gửi trực tiếp trong email mà không cần sử dụng thêm dịch vụ lưu trữ.

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập ứng dụng Gmail để cài đặt trên điện thoại Android hoặc iPhone. Bạn hãy đăng nhập tài khoản email nếu chưa kết nối.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn vào biểu tượng cây bút Soạn thư ở góc dưới hoặc góc trên màn hình.

Sau đó, bạn hãy nhập địa chỉ email người nhận và điền tên tiêu đề email cho người nhận dễ nhận biết nội dung.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn nhấn vào biểu tượng ghim kẹp ở góc phải màn hình và chọn Đính kèm tệp. Gmail sẽ mở trình quản lý tệp trên điện thoại.

Bạn chỉ cần truy cập vào thư mục Video hoặc Thư viện, chọn video muốn gửi. Lúc này, Gmail sẽ tự động tải video lên nội dung email. 

– Bước 4: Cuối cùng, bạn chỉ cần kiểm tra và gửi email nhấn nút Gửi là hoàn tất.

*Trường hợp 2: Video dung lượng lớn (khuyến nghị sử dụng)

Đây là phương pháp phổ biến nhất khi bạn cần gửi video vài trăm MB hoặc vài GB. Ngoài ra, cách này cũng được áp dụng khi thực hiện cách gửi file ảnh dung lượng lớn qua email. 

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đưa video lên nền tảng lưu trữ đám mây bằng cách mở ứng dụng Google Drive trên điện thoại.

Sau đó, bạn nhấn vào biểu tượng + (Thêm) ở góc màn hình >> chọn Tải tệp lên. 

Bạn chỉ cần chọn video từ Thư viện hoặc File Manager của điện thoại và chờ quá trình tải lên hoàn tất. 

– Bước 2: Sau khi video đã được tải lên Google Drive, bạn hãy nhấn vào biểu tượng ba chấm (…) bên cạnh tệp và chọn Sao chép đường liên kết.

– Bước 3: Bạn cần thực hiện điều chỉnh quyền truy cập như:

• Người xem (Viewer) – chỉ xem và tải xuống
• Người nhận xét (Commenter) – có thể bình luận
• Người chỉnh sửa (Editor) – có thể chỉnh sửa nội dung

Đối với việc gửi file qua email, bạn nên chọn Người xem để đảm bảo an toàn dữ liệu.

– Bước 4: Sau khi có liên kết chia sẻ, bạn hãy mở ứng dụng Gmail chọn Soạn thử, nhập email người nhận và dán link Google Drive vào nội dung email. Cuối cùng, bạn chỉ cần chọn Gửi để hoàn tất quy trình.

05 Mẹo giúp gửi file dung lượng lớn dễ dàng và chuyên nghiệp

Trong quá trình làm việc, việc gửi ảnh, video hay tài liệu dung lượng lớn qua email là nhu cầu rất phổ biến. Tuy nhiên, nếu chỉ đính kèm trực tiếp, bạn rất dễ gặp lỗi vượt quá giới hạn tệp. Vì vậy, để thực hiện cách gửi file dung lượng lớn qua email hiệu quả và chuyên nghiệp hơn, bạn nên áp dụng một số mẹo tối ưu dưới đây. 

Chia sẻ link Google Drive

Sử dụng Google Drive là giải pháp ổn định nhất khi cần gửi file lớn qua email. Thay vì đính kèm từng tệp riêng lẻ, bạn chỉ cần tải dữ liệu lên Drive và gửi liên kết truy cập cho người nhận. 

Phương pháp này giúp email trở nên gọn gàng hơn vì bạn chỉ cần gửi một đường link thay vì nhiều tệp đính kèm. Người nhận có thể xem trước ảnh hoặc video trực tiếp trên trình duyệt mà không cần tải về thiết bị. Ngoài ra, Google Drive còn cho phép quản lý quyền truy cập như chỉ xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa, giúp bạn kiểm soát dữ liệu dễ dàng hơn. Đây cũng được xem là cách gửi file ảnh dung lượng lớn qua email phổ biến nhất hiện nay vì hình ảnh được giữ nguyên chất lượng và không bị nén như khi gửi trực tiếp. 

Nén file và video

Nén file là một phương pháp truyền thống nhưng vẫn rất hiệu quả khi cần giảm dung lượng trước khi gửi email. Việc nén giúp gom nhiều file vào một tệp duy nhất có định dạng như ZIP hoặc RAR, từ đó giảm kích thước tổng thể của dữ liệu. 

Bạn có thể sử dụng các phần mềm nén phổ biến như WinRAR hoặc 7-Zip để thực hiện việc này. Ngoài việc giảm dung lượng, file nén còn giúp giữ nguyên cấu trúc thư mục và sắp xếp dữ liệu gọn gàng hơn khi gửi cho người khác.

Một lợi ích khác là bạn có thể đặt mật khẩu cho file nén để tăng mức độ bảo mật. Điều này đặc biệt hữu ích khi cần gửi tài liệu quan trọng hoặc dữ liệu nhạy cảm qua email.

Sử dụng các dịch vụ Cloud Drive thay thế (Dropbox, OneDrive)

Trong trường hợp bộ nhớ Google Drive đã đầy hoặc bạn cần sử dụng hệ sinh thái khác, các dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox hoặc Microsoft OneDrive cũng là lựa chọn rất hiệu quả. Các nền tảng này hoạt động tương tự Google Drive, cho phép bạn tải file lên hệ thống và chia sẻ dữ liệu thông qua đường link. Người nhận chỉ cần nhấp vào liên kết là có thể xem hoặc tải file về thiết bị của mình.

Đặc biệt, OneDrive thường được sử dụng nhiều trong môi trường doanh nghiệp vì khả năng tích hợp tốt với các ứng dụng văn phòng như Word, Excel và PowerPoint. Trong khi đó, Dropbox nổi bật với tốc độ đồng bộ nhanh và khả năng quản lý file linh hoạt.

Tóm lại, việc sử dụng nhiều nền tảng lưu trữ khác nhau cũng giúp bạn dễ dàng phân loại dữ liệu và quản lý dung lượng hiệu quả hơn.

Sử dụng WeTransfer & Smash

Nếu bạn cần gửi file dung lượng lớn nhanh chóng mà không muốn tạo tài khoản lưu trữ đám mây, các dịch vụ chuyển file trực tuyến là một giải pháp rất tiện lợi. Hai công cụ được nhiều người sử dụng hiện nay là WeTransfer và Smash. Những nền tảng này cho phép tải file trực tiếp lên hệ thống và gửi link tải về cho người nhận.

Ưu điểm của các dịch vụ này là thao tác đơn giản, không cần đăng nhập tài khoản và có thể gửi file dung lượng lớn chỉ trong vài phút. Người nhận sẽ nhận được email chứa liên kết tải xuống và có thể truy cập file ngay lập tức. Phương án này thích hợp để truyền tải video, file đồ họa hoặc dữ liệu lớn trong thời gian ngắn mà không chiếm dung lượng cá nhân.

Chuyển đổi định dạng video

Trong nhiều trường hợp, video có dung lượng lớn chỉ vì sử dụng định dạng chưa tối ưu. Ví dụ, video quay từ điện thoại hoặc máy ảnh thường ở định dạng MOV với dung lượng rất cao. Khi chuyển sang định dạng MP4 với chuẩn nén H.264 hoặc H.265, dung lượng video có thể giảm đáng kể mà chất lượng vẫn được giữ ở mức tốt.

Bạn có thể sử dụng các phần mềm chuyển đổi video như HandBrake để tối ưu tệp trước khi gửi. Sau khi chuyển đổi định dạng hoặc giảm bitrate, dung lượng video có thể giảm từ hàng trăm MB xuống chỉ còn vài chục MB.

Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng đính kèm trực tiếp vào email mà không cần sử dụng liên kết chia sẻ. Đây là một mẹo rất hữu ích khi cần gửi video thuyết trình, video marketing hoặc thực hiện Cách gửi file dung lượng lớn qua email một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Một số lưu ý quan trọng khi gửi file dung lượng lớn qua email

Khi áp dụng các cách gửi file dung lượng lớn qua email, có 3 sai lầm người dùng thường mắc phải và cần phải lưu ý, đó là:

• Thứ nhất là quên cấp quyền truy cập

Có rất nhiều trường hợp người nhận nhấn vào link Drive nhưng lại thông báo Bạn cần có quyền truy cập. Để tránh điều này thì sau khi lấy link, bạn nên mở một tab ẩn danh trên trình duyệt và dán link vào để kiểm tra xem người lạ có xem được không?

• Thứ hai là vấn đề về tên tệp tin

Bạn hãy đặt tên file rõ ràng, không dấu, dùng dấu gạch ngang thay cho khoảng trắng. Ví dụ huong-dan-gui-file-2026.pdf. Việc đặt tên tệp quá dài hoặc chứa ký tự đặc biệt có thể khiến một số hệ điều hành của người nhận không mở được tệp hoặc bị lỗi font. Đối với ảnh, nếu bạn gửi hàng loạt hãy đánh số thứ tự để người nhận dễ theo dõi. 

• Thứ ba là về bảo mật

Nếu bạn gửi các thông tin mật của công ty qua các dịch vụ như WeTransfer, hãy nhớ rằng dữ liệu đó được lưu trữ tạm thời trên máy chủ của bên thứ ba. Do đó, bạn phải luôn luôn đặt mật khẩu cho file nén trước khi tải lên. Đồng thời, bạn cũng phải nhắc nhở người nhận tải file sớm trước khi link hết hạn.

Nếu bạn gửi file ảnh dung lượng lớn thì hãy lưu ý một số dịch vụ nén ảnh tự động có thể làm mất dữ liệu. Vì vậy, nếu bạn cần gửi ảnh gốc để in ấn, hãy chọn chế độ Gửi tệp tin thay vì Gửi ảnh nhanh. 

Lời kết

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã hiểu rõ cách gửi file dung lượng lớn qua email từ A-Z. Dù lựa chọn phương pháp nào, bạn cũng cần có những nguyên tắc và lưu ý chung. Tóm lại, nếu bạn là cá nhân, Google Drive là giải pháp đơn giản nhất. Còn là doanh nghiệp, nên triển khai hệ thống email và lưu trữ chuyên nghiệp để tối ưu bảo mật và hiệu suất làm việc.

Ngoài ra, trong quá trình thực hiện gửi file hoặc sử dụng Gmail gặp vấn đề. Lúc này, bạn hãy liên hệ với GCS Việt Nam để nhận được sự hỗ trợ kịp thời nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777