Hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheets| Hướng dẫn sử dụng từ A-Z

Hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheets là hai hàm dò tìm dữ liệu cực kỳ quan trọng, được sử dụng phổ biến trong học tập, công việc văn phòng và quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, không ít người mới vẫn gặp khó khăn khi áp dụng, đặc biệt là khi cần kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheets để xử lý các bảng dữ liệu phức tạp. Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết từ khái niệm, cách dùng, ví dụ thực tế cho đến các lỗi thường gặp từng bước rõ ràng.

Tổng quan chung hàm VLOOKUP trong Google Sheets 

Hàm VLOOKUP trong Google Sheets là hàm dò tìm dữ liệu theo chiều dọc. Nó cho phép bạn tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu và trả về thông tin tương ứng ở các cột bên phải. 

Về bản chất, hàm VLOOKUP giúp bạn tự động tra cứu thông tin trong bảng tính lớn thay vì phải dò thủ công từng dòng. Chỉ cần biết một giá trị như mã sản phẩm, mã nhân viên hay mã học sinh, Google Sheets sẽ trả về dữ liệu liên quan một cách nhanh chóng và chính xác.

Do đó, hàm VLOOKUP trong Google Sheets thường được sử dụng để:

• Tra cứu dữ liệu theo mã (mã đơn hàng, mã sản phẩm, mã nhân viên)
• Tự động hóa báo cáo và bảng tổng hợp
• Giảm sai sót khi làm việc với bảng dữ liệu lớn

Công thức chuẩn hàm VLOOKUP trong Google Sheets

Công thức chuẩn của hàm VLOOKUP trong Google Sheets như sau:

=VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])

Trong đó:

• search_key: Giá trị cần tìm (ví dụ: mã sản phẩm, mã nhân viên).
• range: Phạm vi ô bao gồm toàn bộ bảng dùng để tìm kiếm dữ liệu. Lưu ý: cột chứa search_key bắt buộc phải nằm ở cột đầu tiên bên trái của vùng này.
• index: Số thứ tự của cột chứa kết quả cần trả về, tính từ trái sang phải trong range.
• is_sorted (tùy chọn): FALSE hoặc 0 – Tìm chính xác tuyệt đối (khuyến nghị cho newbie). TRUE hoặc 1 –  Tìm gần đúng (chỉ dùng khi dữ liệu đã được sắp xếp).

Minh họa cách áp dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets

Giả sử bảng dữ liệu sản phẩm của bạn có cấu trúc như sau:

*Yêu cầu: Tìm giá của sản phẩm có mã SP02.

Công thức:

=VLOOKUP(“SP02”; A2:C4; 3; FALSE)

Trong đó:

• SP02: Xác định giá trị cần tìm
• A2:C4: Chọn vùng dữ liệu chứa bảng 
• 3: Cột cần trả về là cột Giá 
• FALSE: Chọn tìm chính xác

Kết quả: 

Tổng quan chung hàm HLOOKUP Trong Google Sheets?

Hàm HLOOKUP trong Google Sheets là hàm dùng để tra cứu dữ liệu theo chiều ngang. Hàm HLOOKUP sẽ tìm một giá trị trong hàng đầu tiên của bảng dữ liệu, sau đó trả về kết quả tương ứng ở các hàng bên dưới. 

Hàm HLOOKUP thường được sử dụng trong những bảng mà tiêu đề được bố trí theo hàng ngang. Chẳng hạn như bảng doanh thu theo tháng, bảng kế hoạch theo quý, bảng báo cáo thời gian hoặc các bảng so sánh dữ liệu theo mốc cố định. Trong các trường hợp này, việc dùng hàm HLOOKUP sẽ giúp bảng tính gọn gàng và logic hơn so với việc dùng VLOOKUP. 

Công thức chuẩn hàm HLOOKUP trong Google Sheets

Công thức chuẩn của hàm HLOOKUP trong Google Sheets như sau:

=HLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])

Trong đó:

• search_key: Giá trị cần tìm, nằm trong hàng đầu tiên của bảng (ví dụ: Tháng 1, Tháng 2, Quý 1…).
• range: Vùng dữ liệu chứa cả giá trị tìm kiếm và dữ liệu trả về.
• index: Số thứ tự của hàng chứa kết quả, tính từ trên xuống dưới trong range.
• is_sorted (tùy chọn): FALSE hoặc 0: Tìm chính xác tuyệt đối (nên dùng cho người mới). TRUE hoặc 1: Tìm gần đúng, chỉ dùng khi dữ liệu đã được sắp xếp.

Minh họa cách áp dụng hàm HLOOKUP trong Google Sheets

Giả sử bảng dữ liệu sản phẩm của bạn có cấu trúc như sau:

Yêu cầu: Tìm doanh thu của tháng T2.

Công thức:

=HLOOKUP(“T2”; A1:D2; 2; FALSE)

Trong đó:

• T2: Xác định giá trị cần tìm
• A1:D2: Chọn vùng dữ liệu chứa bảng
• 2: hàng thứ 2 – Dòng chứa kết quả là dòng Doanh thu
• FALSE: Chọn tìm chính xác

Kết quả: 

Nên sử dụng VLOOKUP hay HLOOKUP trong từng trường hợp?

Việc lựa chọn hàm VLOOKUP hay HLOOKUP trong Google Sheets phụ thuộc hoàn toàn vào cấu trúc bảng dữ liệu. Do đó, hiểu rõ khi nào nên dùng hàm VLOOKUP, khi nào nên dùng HLOOKUP sẽ giúp bạn tra cứu dữ liệu chính xác hơn, đồng thời làm việc với Google Sheets một cách logic và chuyên nghiệp. 

Trường hợp nên dùng hàm VLOOKUP trong Google Sheets

Bạn nên sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets khi bảng dữ liệu có các đặc điểm sau:

• Dữ liệu được tổ chức theo chiều dọc (Vertical)
• Cột đầu tiên chứa giá trị cần tìm (search_key)
• Các tiêu đề nằm ở hàng đầu tiên của bảng
• Mỗi dòng đại diện cho một đối tượng duy nhất (một sản phẩm, một nhân viên, một học sinh…)
• Bảng dữ liệu có dạng danh sách (list) và thường xuyên mở rộng theo chiều dọc

Ví dụ điển hình: danh sách nhân viên, bảng sản phẩm, bảng điểm, đơn hàng, khách hàng.

Trường hợp nên dùng hàm HLOOKUP trong Google Sheets

Ngược lại, hàm HLOOKUP trong Google Sheets phù hợp khi bảng dữ liệu có cấu trúc:

• Dữ liệu được tổ chức theo chiều ngang (Horizontal)
• Hàng đầu tiên chứa giá trị cần tìm (search_key)
• Các mốc dữ liệu trải dài theo chiều ngang
• Bảng thường mở rộng bằng cách thêm cột mới theo thời gian hoặc danh mục

Ví dụ phổ biến: bảng doanh thu theo tháng, kế hoạch theo quý, báo cáo theo năm, bảng so sánh chỉ số theo thời gian.

Cách kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheets

Khi dữ liệu trở nên phức tạp hơn, chỉ dùng một hàm VLOOKUP hoặc HLOOKUP là chưa đủ. Đây là lúc bạn cần kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheets để xử lý các bảng dữ liệu hai chiều. 

Tại sao cần kết hợp hai hàm này?

Trong thực tế, rất nhiều bảng dữ liệu không cố định ở một cột kết quả duy nhất. Ví dụ, bảng lương theo tháng, bảng điểm theo môn học, bảng giá theo khu vực, bảng KPI theo quý.

Việc kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheets mang lại các lợi ích rõ ràng như là:

• Tra cứu dữ liệu theo 2 điều kiện cùng lúc
• Xử lý hiệu quả bảng dữ liệu dạng ma trận
• Tự động hóa các báo cáo phức tạp, hạn chế chỉnh sửa thủ công
• Giảm sai sót do phải đếm cột và hàng bằng tay
• Linh hoạt khi bảng dữ liệu được mở rộng thêm cột, thêm hàng

Công thức kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP

Thông thường khi kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP, chúng ta sẽ làm theo các bước như sau:

• Dùng HLOOKUP để xác định vị trí cột cần lấy dữ liệu
• Sau đó dùng VLOOKUP để trả về giá trị cuối cùng

Công thức kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheets như sau:

=VLOOKUP(  HLOOKUP(khóa_tìm_kiếm, dải_ô_1, chỉ_mục_hàng, [được_sắp_xếp]),dải_ô_2,  chỉ_mục_cột,  [được_sắp_xếp])

Trong đó:

• HLOOKUP(khóa_tìm_kiếm, dải_ô_1, chỉ_mục_hàng, [được_sắp_xếp])

Hàm HLOOKUP có nhiệm vụ xác định giá trị trung gian (hoặc vị trí cần dò).

Giá trị trả về của HLOOKUP sẽ được dùng làm search_key cho VLOOKUP.

• • khóa_tìm_kiếm: Điều kiện dò theo chiều ngang (ví dụ: mã sản phẩm, tháng, môn học).
  • dải_ô_1: Bảng dữ liệu chứa tiêu đề nằm ngang.
  • chỉ_mục_hàng: Hàng chứa kết quả cần trả về trong HLOOKUP.

• [được_sắp_xếp]:

• • 0 hoặc FALSE: Dò tìm chính xác
  • 1 hoặc TRUE: Dò tìm gần đúng
• dải_ô_2: Bảng dữ liệu chính để VLOOKUP dò theo chiều dọc.
• chỉ_mục_cột: Cột chứa kết quả cuối cùng cần trả về.

Ví dụ cụ thể khi kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP

Bảng đơn hàng – Đây là bảng dữ liệu người dùng thao tác hằng ngày.

Trong bảng này:

• Cột B – Mã SP: dữ liệu đầu vào
• Cột E – Giá bán: cần được tự động dò, không nhập tay

Bảng quy đổi mã → tên sản phẩm (dò ngang):

Bảng giá bán theo Tên SP (dò dọc)

*Yêu cầu bài toán:

Tự động xác định Giá bán trong bảng đơn hàng dựa trên Mã SP, với các điều kiện:

• Không nhập giá thủ công
• Không sửa công thức khi thay đổi mã sản phẩm
• Công thức áp dụng được cho toàn bộ danh sách 

*Công thức:

Tại ô E2 (Giá bán), nhập công thức:

=VLOOKUP(HLOOKUP(B2;$B$14:$D$15;2;0);$H$2:$I$4;2;0)

*Giải thích từng thành phần nằm trong công thức:

Công thức hoạt động theo nguyên tắc dò từ trong ra ngoài, gồm 2 bước:

Bước 1: HLOOKUP – dò theo chiều ngang

HLOOKUP(B2;$B$14:$D$15;2;0)

• B2: Mã sản phẩm cần dò (ví dụ: 9898)
• $B$14:$D$15: Bảng quy đổi Mã SP → Tên SP
• 2: Lấy dữ liệu ở hàng thứ 2 (Tên SP)
• 0: Dò chính xác

--> Kết quả trả về: Tên sản phẩm (Teddy / Hamster / QooBee)

Bước 2: VLOOKUP – dò theo chiều dọc

VLOOKUP(tên_sản_phẩm;$H$2:$I$4;2;0)

• tên_sản_phẩm: kết quả từ HLOOKUP
• $H$2:$I$4: Bảng giá bán
• 2: Cột Giá bán
• 0: Dò chính xác

--> Kết quả trả về: Giá bán tương ứng

*Kết quả: 

Lỗi và cách khắc phục khi kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP

Khi kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheets, người dùng rất dễ gặp lỗi nếu chỉ cần sai một số đối số nhỏ. Dưới đây là một số những lỗi phổ biến nhất cùng nguyên nhân và cách khắc phục.

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A xuất hiện khi Google Sheets không tìm thấy giá trị cần dò tìm trong bảng dữ liệu. Khi sử dụng hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheet, lỗi này thường đến từ các nguyên nhân sau:

• Giá trị dò tìm (mã sản phẩm, tên sản phẩm,…) không tồn tại trong bảng dò
• Dữ liệu bị thừa khoảng trắng, khác kiểu dữ liệu (số và văn bản)
• Sử dụng dò tìm tương đối trong khi dữ liệu chưa được sắp xếp
• Hàm HLOOKUP trả về kết quả sai nên VLOOKUP không thể dò tiếp. 

Cách khắc phục lỗi #N/A xuất hiện trong Google Sheets như sau:

• Kiểm tra lại giá trị dò tìm có tồn tại trong bảng dò hay không.
• Đảm bảo dữ liệu có cùng định dạng (số ↔ số, text ↔ text).
• Ưu tiên dùng dò tìm chính xác bằng cách đặt đối số cuối là 0.
• Kiểm tra riêng kết quả của HLOOKUP trước khi đưa vào VLOOKUP.

Lỗi #REF

Lỗi #REF xảy ra khi chỉ số cột hoặc hàng vượt quá phạm vi bảng dò. Đây là lỗi rất phổ biến với người mới khi kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheets. Nguyên nhân gây ra lỗi #REF phổ biến là do:

• Tham số chỉ mục cột của VLOOKUP lớn hơn số cột trong dải dò.
• Tham số chỉ mục hàng của HLOOKUP lớn hơn số hàng của bảng.
• Xóa hoặc thay đổi cấu trúc bảng nhưng không cập nhật lại công thức

Cách khắc phục lỗi #REF xảy ra trong hàm như sau:

• Đếm lại số cột trong bảng VLOOKUP và đảm bảo chỉ số cột ≤ số cột thực tế.
• Đếm lại số hàng trong bảng HLOOKUP trước khi nhập chỉ mục hàng.
• Cố định vùng dữ liệu bằng $ để tránh lệch vùng khi sao chép công thức.

Lỗi #ERROR

Lỗi #ERROR xuất hiện khi cú pháp công thức sai. Đây là lỗi thường gặp nhất với newbie khi viết công thức kết hợp hàm. Nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi #ERROR khi kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheets cụ thể như sau:

• Sai dấu phân cách đối số (; hoặc ,) tùy ngôn ngữ Google Sheets.
• Thiếu hoặc dư dấu ngoặc ( ).
• Nhập sai thứ tự đối số trong hàm VLOOKUP hoặc HLOOKUP.

Cách khắc phục lỗi #ERROR khi kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP hiệu quả như sau:

• Kiểm tra lại dấu phân cách (Google Sheets tiếng Việt dùng ;).
• Đếm lại số dấu ngoặc mở – đóng cho từng hàm.
• Viết từng hàm riêng lẻ (HLOOKUP trước, VLOOKUP sau) để kiểm tra.

Lỗi #VALUE

Lỗi #VALUE xảy ra khi đối số không hợp lệ hoặc sai kiểu dữ liệu. Khi kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheet, lỗi này thường do:

• Chỉ số cột hoặc hàng nhỏ hơn 1.
• Dữ liệu dò tìm là văn bản nhưng bảng là số (hoặc ngược lại).
• Hàm HLOOKUP trả về giá trị không phù hợp để VLOOKUP sử dụng.

Cách khắc phục lỗi #VALUE khi kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheet như sau:

• Đảm bảo chỉ số hàng/cột ≥ 1.
• Kiểm tra kiểu dữ liệu giữa giá trị dò tìm và bảng dò.

Một số lưu ý khi hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheets

Khi làm việc với hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheets, bạn cũng cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng. Những nguyên tắc này cũng sẽ giúp bạn tránh được những lỗi sai phổ biến và tối ưu hiệu suất bảng tính.

• Thứ nhất, luôn ưu tiên dò tìm chính xác bằng FALSE (hoặc 0).

Việc sử dụng FALSE giúp Google Sheets chỉ trả về kết quả khi tìm thấy giá trị khớp hoàn toàn, hạn chế tối đa lỗi sai do dữ liệu gần giống.

• Thứ hai, cố định vùng dữ liệu bằng ký hiệu $

Khi sao chép hoặc kéo công thức xuống nhiều dòng, nếu không cố định dải ô, kết quả dò tìm sẽ bị lệch. Đây là lỗi rất phổ biến khi kết hợp hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheet.

• Thứ ba, kiểm tra kỹ dữ liệu đầu vào

Hãy đảm bảo giá trị dò tìm không bị thừa khoảng trắng, sai kiểu dữ liệu (số – văn bản) hoặc khác định dạng so với bảng tra cứu.

• Thứ tư, giữ cấu trúc bảng dữ liệu rõ ràng và nhất quán

Tiêu đề hàng và cột nên cố định, không trộn lẫn nhiều kiểu dữ liệu trong cùng một cột.

Lời kết

Tóm lại, bạn cần nắm vững cách sử dụng riêng lẻ cũng như cách hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Google Sheets. Có như thế, dù gặp các bảng dữ liệu phức tạp, bạn cũng sẽ dễ dàng giải quyết nó trở nên đơn giản.

Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng các hàm ở Google Sheets, bạn vẫn còn gặp khó khăn. Đừng ngần ngại, liên hệ ngay với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777