Cách tải toàn bộ email trên Gmail về máy tính để lưu trữ an toàn

Bạn đang lo lắng về việc dung lượng Google Drive bị đầy hay muốn lưu trữ những dữ liệu quan trọng để phòng trường hợp mất tài khoản. Đừng lo, chỉ cần bạn biết cách tải toàn bộ email trên Gmail về máy tính là đảm bảo công việc sẽ không bao giờ bị gián đoạn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z cách thực hiện thao tác này, giúp sao lưu hàng nghìn email chỉ trong vài bước đơn giản. 

Tại sao nên tải email từ Gmail về máy tính?

Việc tải email từ Gmail về máy tính thường được gọi là sao lưu hoặc offline email. Đây là một biện pháp bảo mật dữ liệu quan trọng mang đến cho người dùng khá nhiều lợi ích, chẳng hạn như:

• Truy cập dữ liệu linh hoạt ở mọi lúc, mọi nơi

Khi bạn đã tải email về các phần mềm như Outlook, Thunderbird, hoặc Apple Mail, toàn bộ nội dung thư và tệp đính kèm sẽ nằm sẵn trên ổ cứng. Bạn có thể tìm kiếm thông tin, đọc lại các hợp đồng cũ hoặc soạn thảo thư mới ngay cả khi đang trên máy bay, ở vùng sâu xa hay gặp sự cố đứt cáp quang. 

• Bảo vệ dữ liệu trước nguy cơ mất tài khoản

Môi trường internet luôn tiềm ẩn những rủi ro về bảo mệt. Việc tải email về máy tính đóng vai trò như một bản sao lưu an toàn. Nếu tài khoản Gmail bị tấn công và kẻ xấu xóa sạch thư từ, bạn vẫn còn bản sao đầy đủ trên máy tính. Hay thi thoảng Google có những chính sách nghiêm ngặt, tài khoản của bạn bị khóa tạm thời hoặc vĩnh viễn do nhầm lẫn. Nếu không tải email về, bạn sẽ mất trắng mọi giao dịch và thông tin quan trọng.

• Giải phóng dung lượng lưu trữ trong Gmail

Mỗi tài khoản Google miễn phí chỉ có 15GB dùng chung cho Drive, Photos và Gmail. Email chứa nhiều tệp đính kèm lớn như PDF, video, ảnh sẽ nhanh chóng làm đầy bộ nhớ. Bằng cách tải email từ Gmail về máy tính và xóa bớt thư cũ trên đám mây, bạn có thể tiếp tục nhận thư mới mà không cần phải chi trả phí duy trì hàng tháng cho các gói nâng cấp Google One. 

• Quản lý email chuyên nghiệp và lưu trữ lâu dài

Đối với doanh nghiệp hoặc người làm việc tự do, email là bằng chứng pháp lý và lịch sử giao dịch. Các tổ chức thường có quy trình lưu trữ dữ liệu trong 5 đến 10 năm. Việc tải về máy tính hoặc ổ cứng ngoài giúp bạn lưu trữ thông tin lâu hơn giới hạn các dịch vụ trực tuyến. Ngoài ra, các phần phềm chuyên dụng trên máy tính thường có bộ lọc và công cụ tìm kiếm, giúp bạn truy xuất dữ liệu từ hàng chục hàng nghìn email trong vài giây. 

• Nâng cao tối đa quyền riêng tư và khả năng kiểm soát

Khi email nằm trên máy tính cá nhân, bạn là người duy nhất sở hữu chúng. Bạn có thể áp dụng các biện pháp mã hóa riêng hoặc lưu trữ trong các phân vùng bảo mật mà không phụ thuộc hoàn toàn vào hạ tầng của nhà cung cấp dịch vụ. Điều này cũng sẽ giúp giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin trong trường hợp các dịch vụ đám mây gặp sự cố kỹ thuật diện rộng. 

Điều kiện cần chuẩn bị trước khi thực hiện cách tải toàn bộ email trên Gmail về máy tính

Để quá trình sao lưu diễn ra mượt mà và không bị gián đoạn, bạn cần kiểm tra và chuẩn bị sẵn sàng các yếu tố dưới đây. 

Tài khoản Gmail đang hoạt động

Điều kiện tiên quyết là bạn phải có quyền truy cập hoàn toàn vào tài khoản Gmail cần tải dữ liệu. Bạn cần đảm bảo bạn nhớ mật khẩu và có sẵn các thiết bị xác thực nếu tài khoản đang bật bảo mật 2 lớp (2FA). Google sẽ yêu cầu bạn xác minh danh tính một lần nữa ngay trước khi tải tệp xuống. Ngoài ra, tài khoản không được trong trạng thái bị khóa hoặc bị hạn chế tính năng do vi phạm chính sách của Google.

Dung lượng trống trên máy tính

Nhiều người dùng thường quên rằng dữ liệu email có thể chiếm dung lượng rất lớn. Bạn có thể xem mức dung lượng Gmail hiện tại ở cuối trang hộp thư hoặc trong Google One. Sau đó, bạn cần đảm bảo ổ cứng máy tính (thường là ổ C hoặc  ổ chứa thư mục Download) còn trống ít nhất gấp đôi kích thước của hộp thư. Ví dụ: Nếu Gmail của bạn chiếm 10GB, máy tính nên trống khoảng 20GB để đủ chỗ cho cả tệp nén (.zip) và tệp sau khi giải nén (.mbox).

Nếu bộ nhớ máy tính quá hạn hẹp, bạn có thể thiết lập lưu trực tiếp tệp tải về vào ổ cứng rời hoặc USB.

Kết nối internet ổn định

Thực hiện cách tải toàn bộ email trên Gmail về máy tính thành công hay không, phụ thuộc phần lớn vào mạng internet. Bởi vì, quá trình tải này là lưu trữ một tệp dữ liệu lớn từ máy chủ đám mây. 

Do đó, một kết nối mạng tốc độ cao sẽ giúp rút ngắn thời gian tải xuống đáng kể. Bạn nên tránh sử dụng mạng 4G có dung lượng giới hạn vì tệp email có thể ngốn sạch gói dữ liệu của bạn chỉ trong vài phút.

Trong trường hợp, mạng bị ngắt giữa chừng, tệp tải về có thể bị lỗi và bạn phải bắt đầu lại từ đầu. Tốt nhất là bạn nên sử dụng mạng dây hoặc ngồi gần bộ phát Wi-Fi nhất có thể trong suốt quá trình tải.

Cách tải toàn bộ email trên Gmail về máy tính bằng Google Takeout

Khuyến nghị đầu tiên là bạn nên thực hiện cách tải toàn bộ email trên Gmail về máy tính bằng Google Takeout. Nhưng trước khi biết cách tải bằng nền tảng này, bạn cần phải hiểu rõ Google Takeout.

Google Takeout là gì?

Google Takeout là một dịch vụ miễn phí được cung cấp bởi Google, cho phép người dùng xuất và tải xuống bản sao dữ liệu từ các dịch vụ trong hệ sinh thái Google (như Gmail, Drive, Ảnh, Lịch, YouTube…). Tức là thay vì phải lưu thủ công từng mục, Google Takeout sẽ gom tất cả email, tệp tin của bạn vào một hoặc nhiều tệp nén (.zip). Sau đó, bạn có thể lưu trữ ngoại tuyến trên máy tính, ổ cứng hoặc chuyển sang một dịch vụ lưu trữ khác. 

Hướng dẫn từng bước tải toàn bộ email Gmail

Để thực hiện cách tải toàn bộ email trên Gmail về máy tính bằng Google Takeout, bạn hãy làm theo các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây.

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở trình duyệt web và đi đến địa chỉ takeout.google.com.

Sau đó, bạn đăng nhập vào tài khoản Gmail muốn sao lưu.

– Bước 2: Ngay tại giao diện chính, bạn sẽ thấy danh sách rất nhiều dịch vụ. Bạn hãy nhấn vào dòng chữ Bỏ chọn tất cả (Deselect all) để tránh tải về những dữ liệu không cần thiết.

– Bước 3: Tiếp theo, bạn cần cuộn xuống tìm mục Mail (Thư) và đánh dấu tick vào ô vuông bên cạnh.

– Bước 4: Sau khi chọn xong Mail, hãy kéo xuống dưới cùng và nhấn Bước tiếp theo. 

Tại bước này, bạn cần thiết lập các thông số sau:

+ Phương thức nhận: Chọn Gửi liên kết tải xuống qua email.

+ Tần suất: Chọn Xuất một lần.

+ Loại tệp & Kích thước: Nên chọn loại tệp là .zip để dễ mở trên mọi máy tính.

Chọn kích thước tệp (ví dụ 2GB). Nếu dữ liệu lớn hơn 2GB, Google sẽ tự động chia nhỏ thành nhiều tệp để việc tải về an toàn và ổn định hơn.

– Bước 5: Tiếp tục, bạn nhấn vào nút Tạo tệp xuất (Create export). 

Hệ thống của Google sẽ bắt đầu quá trình nén dữ liệu. Thời gian hoàn thành phụ thuộc vào dung lượng email của bạn, có thể từ vài phút đến vài giờ.

Khi quá trình hoàn tất, Google sẽ gửi một email có tiêu đề Google đang tạo bản sao của dữ liệu trong Mail.

 – Bước 6: Cuối cùng, sau khi tải về thành công thì bạn click chuột phải vào tệp .zip và chọn vào mục Extract All (Giải nén). Kết quả bạn nhận được là một tệp có định dạng .mbox. Để đọc nội dung bên trong tệp này, bạn có thể cài đặt các phần mềm quản lý email miễn phí như Mozilla Thunderbird, Outlook để nhập dữ liệu vào.

Hướng dẫn các mở và xem toàn bộ email trên Gmail đã tải về 

Sau khi hoàn tất việc tải dữ liệu từ Google Takeout, bạn sẽ nhận được một tệp tin có định dạng .mbox. Đây là định dạng lưu trữ email tiêu chuẩn nhưng không thể mở trực tiếp bằng các trình xem văn bản thông thường. Để tiết kiệm chi phí và đảm bảo tính chuyên nghiệp, Mozilla Thunderbird là giải pháp hoàn toàn miễn phí và tối ưu nhất hiện nay.

Dưới đây là các bước hướng dẫn cách mở và xem toàn bộ email trên Gmail đã tải về máy tính bằng công cụ Mozilla Thunderbird.

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập trang chủ để tải phần mềm https://www.thunderbird.net/.

Sau đó, tiến hành cài đặt tệp vừa tải về như các phần mềm thông thường.

– Bước 2: Sau khi cài đặt xong, bạn cần thực hiện một vài bước thiết lập cơ bản để bỏ qua các yêu cầu kết nối tài khoản trực tuyến.

Khi hộp thoại Set Up Your Existing Email Address hiện ra, hãy nhấn Hủy (Cancel).

Tích chọn Always perform this check when starting Thunderbird và nhấn Skip Integration (Bỏ qua tích hợp) nếu bạn không muốn đặt Thunderbird làm ứng dụng email mặc định.

Để xem được file MBOX, bạn cần một tài khoản nội bộ. Tại mục Choose What to Set Up >> chọn Feeds.

Sau đó, bạn cần thực hiện nhấn Next rồi Finish để hoàn tất.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn mở Menu (biểu tượng 3 gạch ngang) >> chọn Account Settings (Cài đặt tài khoản).

Trong danh sách bên trái, tìm đến mục Local Folders (Thư mục cục bộ). Tại phần Message Storage (Lưu trữ tin nhắn) >> nhấn vào nút Browse… bên cạnh dòng Local Directory.

Bạn hãy tìm đến thư mục chứa file MBOX của mình (Lưu ý: Chỉ chọn thư mục cha chứa file, không phải chọn trực tiếp file). Ví dụ: Nếu file MBOX nằm tại C:\Downloads\Takeout\Mail, bạn hãy chọn thư mục Mail. Sau đó, bạn nhấn Select Folder và chọn Restart để khởi động lại ứng dụng.

– Bước 4: Sau khi khởi động lại, toàn bộ dữ liệu email của bạn sẽ xuất hiện dưới mục Local Folders. Bạn sẽ thấy tên tệp MBOX hiện ra như một hộp thư thông thường. Bạn có thể nhấp vào từng email để xem nội dung, xem tệp đính kèm và tìm kiếm thông tin tương tự như khi đang sử dụng Gmail trực tuyến.

Các cách tải email trên Gmail về máy tính khác

Bên cạnh việc sử dụng Google Takeout để sao lưu hàng loạt, bạn có thể linh hoạt sử dụng các phương thức khác tùy theo nhu cầu thực tế như sau:

Cách 1 – Sử dụng tính năng “Tải thư xuống” cho từng email riêng lẻ

Cách này thực hiện rất nhanh, nó chỉ phù hợp khi bạn chỉ muốn lưu trữ một vài email quan trọng làm tài liệu đính kèm. Cách thực hiện tải từng email trên Gmail về máy tính như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở email bạn muốn tải trong Gmail. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào biểu tượng ba dấu chấm dọc (Thêm) ở góc phải của thư. 

– Bước 3: Cuối cùng, bạn chọn dòng Tải thư xuống (Download message) và hoàn tất.

Cách 2 – Cài đặt Gmail Offline trên trình duyệt Chrome

Nếu bạn thường xuyên phải làm việc ở những nơi không có mạng và muốn đọc hoặc soạn thảo thư, bạn hãy thử sử dụng tính năng Gmail ngoại tuyến. Cách thức cài đặt Gmail Offline trên trình duyệt Chrome như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập Gmail, nhấn vào biểu tượng Cài đặt (hình bánh răng) >> chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

– Bước 2: Tiếp tục, bạn vào chuyển sang tab Ngoại tuyến (Offline) >> Tích chọn vào ô Bật thư ngoại tuyến >> Tùy chỉnh cài đặt lưu trữ (ví dụ: lưu email của 30 hoặc 90 ngày gần nhất).

– Bước 3: Cuối cùng, bạn bấm vào Lưu thay đổi và hoàn tất. 

Dữ liệu sẽ tự động đồng bộ về bộ nhớ đệm của trình duyệt Chrome, giúp bạn truy cập nhanh mà không cần thao tác tải thủ công.

Các lỗi và cách khắc phục khi tải email trên Gmail về máy tính

Trong quá trình thực hiện việc tải toàn bộ email từ Gmail về máy tính, người dùng thường gặp phải một số trở ngại kỹ thuật. Dưới đây là tổng hợp các lỗi phổ biến và giải pháp xử lý triệt để giúp bạn bảo vệ dữ liệu thành công.

File quá lớn không tải được

Lỗi này thường xảy ra khi tài khoản Gmail của bạn có dung lượng lên đến hàng chục GB, dẫn đến tệp nén vượt quá khả năng xử lý của trình duyệt hoặc tốc độ mạng. Bạn hãy thử xem trình duyệt có bị crash hoặc kết nối mạng bị ngắt quãng khi tải một tệp tin duy nhất quá nặng. 

Khi gặp vấn đề này, bạn chỉ cần khắc phục bằng cách như sau:

• Thứ nhất là chia nhỏ tệp xuất

Khi thiết lập trong Google Takeout, tại mục Kích thước tệp, thay vì chọn 10GB hay 50GB, bạn hãy chọn mức 2GB. Google sẽ tự động chia nhỏ dữ liệu thành nhiều tệp (Part 1, Part 2…). Việc tải nhiều tệp nhỏ sẽ ổn định và ít lỗi hơn rất nhiều.

• Thứ hai là có thể sử dụng trình quản lý tải xuống

Sử dụng các công cụ như IDM để hỗ trợ bắt link và tải tệp liên tục nếu mạng không ổn định.

Không mở được file MBOX

Sau khi tải về thành công, nhiều người dùng lúng túng vì không thể xem nội dung bên trong tệp. Nguyên nhân chính là do Windows và macOS không có ứng dụng mặc định để đọc định dạng tệp chuyên biệt này.

Để khắc phục vấn đề này, thì bạn có thể tham khảo các cách như sau:

• Thứ nhất là sử dụng Mozilla Thunderbird

Như đã hướng dẫn ở phần trước, đây là phần mềm miễn phí tốt nhất để quản lý file MBOX. Bạn chỉ cần cài đặt và liên kết thư mục chứa file vào mục Local Folders.

• Thứ hai, thực hiện chuyển đổi định dạng

Nếu bạn bắt buộc phải mở bằng Outlook, hãy sử dụng các công cụ chuyển đổi (MBOX to PST Converter). Tuy nhiên, hãy ưu tiên Thunderbird để giữ nguyên cấu trúc email gốc mà không tốn phí.

Email chứa đính kèm lớn

Khi bạn mở tệp MBOX bằng các phần mềm trên máy tính, ứng dụng có thể bị Not Responding nếu gặp các email có tệp đính kèm dung lượng khủng. Nguyên nhân chính là do phần mềm cố gắng tải toàn bộ dữ liệu email về bộ nhớ RAM cùng lúc. 

Bạn có thể áp dụng xử lý tình trạng này bằng cách sau:

• Thứ nhất là tăng dung lượng RAM ảo

Bạn cần đảm bảo rằng máy tính không chạy quá nhiều ứng dụng nặng cùng lúc khi đang đọc tệp MBOX.

• Thứ hai là dọn dẹp trước khi tải

Trước khi dùng Google Takeout, bạn nên vào Gmail, gõ lệnh tìm kiếm has:attachment larger:10M để tìm các email có đính kèm trên 10MB. Hãy xóa những email không cần thiết hoặc tải riêng các tệp đính kèm đó về trước để giảm nhẹ gánh nặng cho file MBOX tổng.

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện cách tải email trên Gmail

Để quá trình thực hiện cách tải toàn bộ email từ Gmail về máy tính diễn ra an toàn và dữ liệu không bị lỗi, bạn cần đặc biệt lưu ý những điểm quan trọng sau đây:

• Về thời gian tạo tệp lưu trữ của Google

Quá trình xử lý của Google Takeout không diễn ra ngay lập tức. Tùy thuộc vào dung lượng hộp thư, Google có thể mất vài giờ hoặc vài ngày để nén xong dữ liệu. Sau khi nhận được email thông báo tệp đã sẵn sàng, bạn thường chỉ có khoảng 7 ngày để tải xuống. Sau thời gian này, liên kết sẽ hết hạn và bạn phải thực hiện lại từ đầu.

• Về định dạng tệp và phần mềm hỗ trợ

Tệp xuất ra từ Google Takeout có định dạng là .mbox. Bạn không thể xem nội dung email bằng các phần mềm văn bản thông thường. Hãy chắc chắn bạn đã cài đặt sẵn các trình đọc như Mozilla Thunderbird, Outlook hoặc MBOX Viewer. 

• Về vấn đề bảo mật dữ liệu sau khi tải

Khi email đã nằm trên máy tính, chúng không còn được bảo vệ bởi lớp bảo mật 2 lớp của Google. Tức là, bất kỳ ai có quyền truy cập vào máy tính của bạn đều có thể đọc được các tệp .mbox này. Do đó, bạn nên lưu trữ tệp ở các phân vùng được đặt mật khẩu hoặc lưu trong ổ cứng gắn ngoài và cất giữ ở nơi an toàn.

• Về kết nối mạng và nguồn điện

Nếu tệp dữ liệu của bạn nặng (ví dụ 10GB) mà kết nối mạng bị ngắt giữa chừng, tệp tải về có thể bị lỗi cấu trúc và không thể giải nén. Nếu sử dụng laptop, bạn hãy cắm sạc trong suốt quá trình tải xuống để tránh máy bị sập nguồn đột ngột.

• Về giới hạn số lần xuất dữ liệu

Google có giới hạn về số lần bạn có thể yêu cầu xuất dữ liệu trong một khoảng thời gian ngắn (thường là vài lần mỗi ngày/tuần). Nếu bạn yêu cầu quá nhiều lần liên tục, tài khoản có thể bị tạm khóa tính năng Takeout để ngăn chặn hành vi bất thường.

Lời kết 

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ cách tải toàn bộ email trên Gmail về máy tính cũng như các cách tải email trên Gmail về máy tính phù hợp với từng nhu cầu. Nếu bạn thường xuyên làm việc với email thì sao lưu email không chỉ giúp bảo vệ dữ liệu mà còn mang lại sự chủ động và yên tâm trong quá trình sử dụng Gmail lâu dài.

Hãy thử thực hiện ngay, nếu còn gặp khó khăn, bạn có thể liên hệ GCS Việt Nam qua các kênh bên dưới để được hỗ trợ.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: tel:02499997777