7 tips sử dụng Google Workspace như một chuyên gia

Khi sử dụng gói Google Workspace dành cho doanh nghiệp, người dùng sẽ được tích hợp thêm nhiều tính năng nâng cao như email tên miền tùy chỉnh, bộ nhớ đám mây không giới hạn, hỗ trợ khách hàng và hàng loạt tiện ích bổ sung khác.

Đồng thời, có thể nói rằng hầu hết người dùng đều hài lòng với những tính năng phổ biến nhất mà chưa tận dụng được hết mọi thứ mà Google Workspace cung cấp. Thông thường, người dùng chỉ sử dụng các cài đặt mặc định và các tính năng cơ bản của Gmail, Google Docs, Sheets, Calendar và thỉnh thoảng có thể sẽ sử dụng thêm Google Slides và Forms.

Tuy nhiên, Google Workspace ngày càng mở rộng thêm nhiều tính năng thú vị và hữu ích. Dưới đây là 7 cách sử dụng Google Workspace thật chuyên nghiệp. 

Khai thác tối đa Google Gmail

Trung bình, một người dành tới ⅓ thời gian làm việc của họ để kiểm tra và trả lời Gmail, vì thế, chúng ta sẽ bắt đầu từ Gmail. Khi sử dụng Gmail, bạn sẽ không thực hiện liên tục nhưng thường sẽ bị gián đoạn bởi những thông báo email, điều này sẽ ảnh hưởng tới năng suất làm việc của bạn.

Gmail hiểu được điều đó và dần trở nên thân thiện với người dùng nhờ giao diện trực quan, nhưng nó có một số hạn chế cần được cải thiện. Tận dụng những mẹo dưới đây để giúp bạn dọn dẹp hộp thư để quản lý tốt hơn.

Di chuyển các email ưu tiên lên đầu

Theo mặc định của Gmail, các email được hiển thị theo thứ tự thời gian. Đó là cách tiếp cận trực quan, nhưng bạn cũng có thể ưu tiên các email quan trọng lên đầu.

Bạn có thể đánh dấu các thư là quan trọng bằng cách sử dụng dấu sao. Bên cạnh đó, Gmail cũng hỗ trợ với hộp thư ưu tiên. Để kích hoạt nó, chuyển tới phần cài đặt và chọn Important first thay vì Default. Khi đó, bạn sẽ thấy những email quan trọng được đánh dấu sao và email chưa đọc trước tiên.

Quản lý bộ lọc cẩn thận

Bộ lọc là một tính năng hữu ích khác nhằm cải thiện năng suất email trên Gmail. Mặc dù chúng tôi khuyên bạn không nên chỉ sử dụng các bộ lọc mặc định của Google, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là việc thêm quá nhiều bộ lọc sẽ có xu hướng làm chậm Gmail. Thay vào đó, từ góc độ năng suất, bạn nên thêm vào các bộ lọc phù hợp với mình và giữ số lượng nhỏ nhất có thể.

Chọn mật độ hiển thị phù hợp

Chọn mật độ hiển thị có vẻ là một tính năng ít người để ý đến, nhưng nó có thể cải thiện đáng kể khả năng tìm kiếm email. Gần đây, Gmail bắt đầu hiển thị tệp đính kèm trực tiếp trên hộp thư chính theo mặc định và bạn có thể thấy hữu ích nếu nhận được nhiều email có tệp đính kèm có giá trị. Mặt khác, nếu bạn thấy mất tập trung, bạn có thể chọn tùy chọn Comfortable trong cài đặt và nhận hộp thư rõ ràng hơn.

Hợp nhất tài khoản Google và tài khoản khác

Đôi khi, bạn cũng cần tích hợp những dịch vụ email khác tại nơi làm việc. Khi đó, bạn có thể hợp nhất chúng thành một và trả lời email từ bất kỳ địa chỉ nào bạn muốn. Khi đó, chỉ cần bạn chọn địa chỉ từ danh sách thả xuống trước khi gửi tin nhắn.

Tối ưu hóa Google Docs

Google Docs là một trong những ứng dụng được sử dụng nhiều nhất trong hệ sinh thái của Google. Nó là nơi để bạn có thể tạo và cộng tác làm việc một cách dễ dàng. Trình soạn thảo văn bản đơn giản nhưng mạnh mẽ này là một công cụ cần thiết cho người viết, người quản lý nội dung, người chỉnh sửa bản sao và tất cả những người làm việc với văn bản.

Trên hết, nó cũng được sử dụng rộng rãi để ghi chú, lập biên bản cuộc họp, danh sách việc cần làm, cộng tác trên tài liệu và rất nhiều tác vụ khác. Hầu hết mọi người sử dụng cài đặt mặc định của nó, ít ai có thể tận dụng hết tính năng của Google Docs.

Thực hiện nghiên cứu trong Google Docs

Khi viết, người dùng có nhu cầu tìm kiếm tài liệu ở những tab khác. Điều này nhìn có vẻ đơn giản nhưng trên mỗi tab đều chứa đầy nhiều tác nhận tiềm ẩn.

Không phải ai cũng biết rằng có một tính năng thông minh tên là Explore, nơi một tab nhỏ sẽ mở ra bên cạnh tài liệu và bạn có thể tìm kiếm, đọc và trích dẫn nguồn. Bạn sẽ không cần phải chuyển đi chuyển lại nhiều tab mà vẫn có thể tra cứu được tài liệu dễ dàng.

Chỉnh sửa hình ảnh bằng Google Docs

Một tính năng khác giúp bạn ở bên trong tài liệu trong toàn bộ quá trình tạo nội dung là chỉnh sửa hình ảnh mà không cần rời khỏi Google Docs. Tính năng tiện dụng này không được nhiều người biết đến.

Cách thức hoạt động rất đơn giản. Sau khi nhập hình ảnh, bạn có thể nhấp vào hình ảnh đó để bật menu bổ sung. Tất nhiên, nó không phải là phần mềm chỉnh sửa hình ảnh nâng cao, nhưng nó có thể là đủ cho một số ứng dụng cơ bản.

Biến Google Sheets trở nên hữu hiệu

Google Sheets không chỉ dành cho các chuyên gia làm việc với dữ liệu và con số. Họ cũng có thể giúp bạn thực hiện được nhiều nhiệm vụ ở mọi nơi. Mặc dù bảng tính nổi tiếng là một công cụ chuyên nghiệp và phức tạp, nhưng những tính năng cơ bản thì chúng ta có thể tiếp cận một cách khá đơn giản cùng với những mẹo và thủ thuật để tận dụng tối đa chúng.

Đừng sợ macro

Các macro để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Thay vì thực hiện những công việc đều đều, bạn nên ghi lại một macro sẽ lặp lại nó cho bạn. Nhờ đó, bạn có nhiều thời gian hơn để làm những công việc phức tạp hơn.

Khám phá các tiện ích bổ sung

Mặc dù Google Sheets là một công cụ toàn diện, tuy nhiên, nếu biết cài đặt thêm những tiện ích bổ sung khác, nó sẽ trở nên mạnh mẽ hơn nhiều.

Bạn có thể làm điều đó trực tiếp bằng cách từ công cụ – mở một tệp, nhấp vào Tiện ích bổ sung > Tải tiện ích bổ sung.

Cách khác, bạn có thể tải các tiện ích bổ sung của bên thứ ba tích hợp tốt với Google Sheets. Một trong những Tiện ích bổ sung phổ biến và có giá trị là Power tools. Sử dụng tiện ích này, bạn có thể tách văn bản, so sánh dữ liệu, loại bỏ các khoảng trống không cần thiết, khớp và hợp nhất dữ liệu,…

Hãy để Google Calendar trở thành trợ lý của bạn

Calendar là một công cụ tuyệt vời giúp bạn lập kế hoạch cho mình. Bạn có đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành tất cả các nhiệm vụ và cuộc họp của mình, và có thể bạn cảm thấy mình cần thuê một trợ lý?

Có lẽ bạn thực sự nên làm, nhưng nếu bạn chỉ cần ai đó nhắc nhở bạn về lịch trình hàng ngày và danh sách việc cần làm, bạn không cần phải thuê tới trợ lý. Google Calendar có thể làm tất cả những điều đó cho bạn.

Chuyển đổi Google Calendar thành một công cụ năng suất

Google đã giới thiệu một công cụ tiện dụng mới giúp cải thiện năng suất hàng ngày – Tasks. Nó cho phép tạo danh sách việc cần làm đơn giản, bao gồm các nhiệm vụ nhỏ và nhiệm vụ định kỳ. Sau khi bạn lưu tác vụ và kết nối các tác vụ với lịch của mình (từ menu bên trái), lịch của bạn cũng trở thành một công cụ năng suất đơn giản nhưng hiệu quả.

Tích hợp các tiện ích

Chúng tôi đã đề cập đến các tiện ích bổ sung của Google Sheets, nhưng chúng mới chỉ là bước khởi đầu về cách các tích hợp bên thứ ba khác nhau có thể nâng cao Google Workspace. Danh sách liên hệ được chia sẻ cho Gmail là một ví dụ tuyệt vời về tích hợp Gmail cho phép người dùng thêm và cập nhật các địa chỉ liên hệ được chia sẻ và làm cho thời gian sử dụng email hiệu quả hơn đáng kể.

Chia sẻ Google Contacts của bạn

Gmail hiện chưa cho phép người dùng chia sẻ danh bạ với nhau. Đó cùng là một điểm khó đối với nhiều nhóm dựa vào Gmail để gửi email cho khách hàng tiềm năng, khách hàng hoặc người dùng mà không thể sử dụng một cơ sở dữ liệu danh bạ Gmail được đồng bộ hóa.

Google Contacts giải quyết được vấn đề này bằng cách giúp bạn có thể chia sẻ, cập nhật danh bạ và quản lý quyền với các thành viên trong nhóm. Bạn có thể dễ dàng tải xuống ứng dụng từ Google Workspace Marketplace chính thức và được tích hợp liền mạch với Gmail.

Sổ địa chỉ dùng chung mới được cập nhật trên Google Contacts. Nếu bạn là người dùng Google Workspace, bạn biết chắc rằng đó là một giải pháp toàn diện cho phép quản lý các hộp thư khác nhau, tạo và chia sẻ các loại tệp khác nhau, làm việc với văn bản và nội dung trực quan. Nó cho phép bạn cập nhật lịch của mình và hơn thế nữa.

Tổng kết

Trên đây là chia sẻ của GCS Technology Vietnam về 7 tips hiệu quả nhất giúp bạn sử dụng Google Workspace hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn đang quan tâm tới gói giải pháp Google Workspace, hãy nhấc máy và gọi ngay tới số Hotline: 024.9999.7777 hoặc nhắn trực tiếp ở phần Chatbox để được tư vấn gói dịch vụ tối ưu cho doanh nghiệp. Chúng tôi tự hào là đối tác hàng đầu của Google tại Việt Nam.