Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 07/09 – 12/09/2026

Tính năng mới của Google Workspace trong tuần 07/09 – 12/09/2026 tiếp tục tập trung vào AI, cộng tác và quản trị dữ liệu, giúp người dùng xử lý công việc nhanh chóng, linh hoạt hơn. Các cập nhật đáng chú ý trải rộng trên Gemini, Google Drive, Gmail, Google Meet cùng nhiều công cụ dành cho quản trị viên. Việc nắm bắt những thay đổi mới sẽ giúp doanh nghiệp khai thác hiệu quả hệ sinh thái Google Workspace và chủ động áp dụng các tính năng phù hợp vào quy trình làm việc.

1. Nhập nhóm và dữ liệu từ Microsoft sang Google Workspace

Google đã cung cấp rộng rãi công cụ giúp doanh nghiệp nhỏ và cơ sở giáo dục chuyển dữ liệu từ Microsoft sang Google Workspace ngay trong quá trình thiết lập. Tính năng này cho phép nhập người dùng cùng email, tệp OneDrive, lịch, danh bạ và tác vụ từ tài khoản Microsoft hiện có.

Quy trình thực hiện nhập nhóm và dữ liệu từ Microsoft sang Google Workspace khá đơn giản:

• Kết nối tài khoản Microsoft: Đăng nhập bằng tài khoản có quyền quản trị toàn cục (Global Admin).
• Chọn dữ liệu cần nhập: Có thể loại trừ những người dùng hoặc loại dữ liệu không muốn chuyển.
• Tự động nhập dữ liệu: Hệ thống xác định người dùng trong Microsoft và tiến hành chuyển dữ liệu sang tài khoản Google Workspace mới.

Hiện tại, tính năng hỗ trợ tự động nhập tối đa 10 người dùng. Quá trình nhập chỉ thực hiện sau khi hoàn tất xác minh tên miền và kích hoạt MX, đồng thời chạy nền để bạn vẫn có thể tiếp tục thiết lập Workspace.

**Lưu ý: Tính năng này áp dụng cho Flexible Plan. Nếu sử dụng Annual/Fixed-Term Plan, quản trị viên cần bổ sung giấy phép trước khi nhập thêm người dùng.

2. Ứng dụng Gemini cho máy tính đã có trên Windows

Google chính thức ra mắt ứng dụng Gemini dành cho máy tính trên Windows 10 và 11, giúp người dùng sử dụng AI trực tiếp trên máy tính mà không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng.

Một số điểm nổi bật trong tính năng này bao gồm:

• Truy cập nhanh: Nhấn Alt + Space để mở Gemini ngay trên cửa sổ đang làm việc, hỗ trợ kiểm tra thông tin hoặc lên ý tưởng.
• Kết nối Google Workspace: Gemini có thể sử dụng thông tin từ Gmail và Google Drive để hỗ trợ soạn tóm tắt dự án.
• Tạo hình ảnh: Người dùng có thể tạo hình ảnh bằng Nano Banana trực tiếp trên máy tính.

3. Gemini trong Google Sheets đã có trên Android

Google đã mở rộng Gemini trong Google Sheets cho các thiết bị Android, giúp người dùng phân tích và nắm bắt dữ liệu ngay trên điện thoại mà không cần sử dụng máy tính.

Khi mở Google Sheets trên Android, người dùng chỉ cần nhấn biểu tượng Gemini để đặt câu hỏi về dữ liệu, yêu cầu phân tích hoặc tạo biểu đồ. Ứng dụng cũng cung cấp một số prompt gợi ý như tóm tắt bảng dữ liệu hoặc phân tích thông tin nổi bật.

**Lưu ý: Hiện tại, Gemini trên Android tập trung vào phân tích và đưa ra thông tin chi tiết. Các tác vụ nâng cao như chỉnh sửa bảng tính phức tạp, định dạng hoặc tạo công thức vẫn cần thực hiện trên phiên bản Google Sheets dành cho web.

4. Quản lý chia sẻ Gemini Notebook bên ngoài

Google Workspace bổ sung các tùy chọn kiểm soát chia sẻ bên ngoài cho Gemini Notebook trong Admin console. Thay vì chỉ bật hoặc tắt Gemini Notebook cho toàn bộ tổ chức, quản trị viên giờ đây có thể thiết lập quyền chia sẻ linh hoạt hơn theo miền, đơn vị tổ chức (OU) hoặc nhóm người dùng.

Có 4 tùy chọn chia sẻ chính người dùng nên chú ý:

• Tắt (Off): Người dùng không thể chia sẻ notebook với bên ngoài miền. Đây là thiết lập mặc định.
• Miền tin cậy (Trusted Domains): Chỉ cho phép chia sẻ với các địa chỉ email thuộc danh sách miền được quản trị viên cho phép.
• Bật (On): Cho phép chia sẻ notebook với bất kỳ địa chỉ email bên ngoài nào.
• Bật chia sẻ công khai: Cho phép tạo notebook công khai và chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết mà không cần thêm từng địa chỉ email.

Nhờ đó, quản trị viên có thể cân bằng giữa nhu cầu cộng tác bên ngoài và yêu cầu kiểm soát dữ liệu của tổ chức.

5. Tăng gấp đôi giới hạn ô trong Google Sheets

Google Sheets đã tăng giới hạn từ 10 triệu lên 20 triệu ô cho mỗi bảng tính, giúp người dùng làm việc với các tập dữ liệu lớn hơn mà không cần chia nhỏ thành nhiều file.

Giới hạn mới áp dụng cho bảng tính mới, file hiện có và dữ liệu được nhập từ Excel (.xlsx) hoặc CSV. Google cũng cho biết sẽ tiếp tục tăng giới hạn dung lượng tệp khi nhập bảng tính trong thời gian tới.

6. Tạo và chỉnh sửa trường tính toán trong bảng tổng hợp Sheets

Google Sheets cải tiến trình chỉnh sửa trường tính toán (calculated fields) trong bảng tổng hợp (pivot table), giúp người dùng tạo và quản lý các công thức tùy chỉnh dễ dàng hơn.

Với trình chỉnh sửa mới, người dùng có thể chọn trực tiếp tên trường dữ liệu thay vì nhập thủ công, đồng thời hệ thống kiểm tra cú pháp và công thức ngay trong quá trình nhập. Nhờ đó, việc tạo các chỉ số tính toán trở nên nhanh chóng, chính xác và hạn chế lỗi.

7. Tự động tham gia phòng họp Google Meet trên di động

Google Meet đang triển khai tính năng tự động nhận diện và tham gia phòng họp cho người dùng trên thiết bị di động. Khi sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng ở chế độ đồng hành (Companion mode) trong phòng họp có thiết bị Google Meet, hệ thống có thể tự động xác nhận người dùng nhờ tín hiệu siêu âm từ thiết bị phòng họp. Điện thoại hoặc máy tính bảng sẽ sử dụng micro để phát hiện tín hiệu này, giúp giảm các bước thao tác khi tham gia cuộc họp. 

**Lưu ý: Yêu cầu phiên bản ứng dụng tối thiểu

Trên Android:

• Google Meet: Phiên bản 367.0 trở lên. Kiểm tra tại Cài đặt > Ứng dụng > Meet > Thông tin ứng dụng > Phiên bản.
• Gmail: Phiên bản từ 29/06/2026 trở lên. Kiểm tra tại Cài đặt > Ứng dụng > Gmail > Thông tin ứng dụng > Phiên bản.

Trên iOS:

• Google Meet: Phiên bản 374.0 trở lên. Kiểm tra tại Meet > Cài đặt > Giới thiệu, điều khoản và quyền riêng tư > Phiên bản.
• Gmail: Phiên bản 6.0.260824 trở lên. Kiểm tra tại Cài đặt > Giới thiệu về Gmail > Phiên bản.

8. Tạo nội dung, lên lịch và điều phối công việc trên Workspace

Google đang mở rộng khả năng của Gemini trên Google Workspace, cho phép AI hỗ trợ xử lý nhiều công việc liên ứng dụng mà không cần người dùng liên tục chuyển đổi giữa Gmail, Drive, Docs, Slides hay Chat. Nhờ khả năng điều phối thông minh của Workspace Intelligence, Gemini có thể thực hiện các tác vụ phức tạp ở phía sau và giúp người dùng duy trì quy trình làm việc liền mạch.

• Tạo nội dung trực tiếp từ ứng dụng đang sử dụng: Người dùng có thể yêu cầu Gemini tạo tài liệu Google Docs, bảng tính Google Sheets hoặc bản trình chiếu Google Slides ngay từ ứng dụng hiện tại. Chẳng hạn, từ Gmail, Gemini có thể tạo bản tóm tắt chiến lược hoặc bảng theo dõi dự án và tự động lưu kết quả vào Google Drive.
• Nghiên cứu và xử lý thông tin: Gemini có thể tổng hợp dữ liệu từ nhiều tệp, thư mục hoặc chuỗi trao đổi dài để tạo báo cáo tóm tắt, đồng thời cung cấp nguồn tham chiếu rõ ràng. Người dùng cũng có thể yêu cầu AI chuyển nội dung trong Docs thành bản trình chiếu hoặc tổng hợp thông tin từ các tệp dự án trên Drive.
• Hỗ trợ email, lịch và công việc: Gemini có thể soạn email dựa trên nội dung tài liệu hoặc ghi chú cuộc họp, tìm thời gian phù hợp để lên lịch họp và xử lý các xung đột lịch. Ngoài ra, người dùng có thể tạo lời nhắc hoặc danh sách việc cần làm và đồng bộ trực tiếp với Google Tasks.

Các tính năng này vẫn được bảo vệ bởi cơ chế bảo mật và phân quyền của Google Workspace. Gemini chỉ truy cập những dữ liệu mà người dùng có quyền xem và không sử dụng dữ liệu để huấn luyện mô hình. Với những hành động quan trọng như gửi email hoặc đặt lịch họp, Gemini sẽ hiển thị bản xem trước để người dùng kiểm tra, chỉnh sửa và xác nhận trước khi thực hiện.

9. Tiếp tục cuộc trò chuyện với bản nháp trong Google Chat

Google Chat bổ sung tính năng lưu bản nháp tự động, giúp người dùng có thể tiếp tục soạn và gửi tin nhắn vào thời điểm thuận tiện mà không lo mất nội dung chưa hoàn thành.

Khi bắt đầu nhập tin nhắn nhưng chưa gửi, nội dung sẽ được tự động lưu theo từng cuộc trò chuyện, bao gồm tin nhắn trực tiếp (DM), nhóm DM và Spaces. Bản nháp vẫn được giữ lại ngay cả khi người dùng đóng Google Chat hoặc khởi động lại thiết bị.

Đặc biệt, các bản nháp được đồng bộ trên nhiều thiết bị. Người dùng có thể bắt đầu soạn tin nhắn trên máy tính, sau đó mở Google Chat trên điện thoại hoặc máy tính bảng để tiếp tục chỉnh sửa và gửi. Bản nháp có thể được tìm thấy ngay trong ô soạn tin của cuộc trò chuyện hoặc tại mục Drafts để xem nhanh tất cả nội dung chưa gửi.

Google Chat lưu các bản nháp chưa gửi trong tối đa 30 ngày, giúp người dùng dễ dàng quay lại những cuộc trò chuyện đang xử lý mà không phải soạn lại từ đầu.

10. Kiểm soát truy cập theo ngữ cảnh cho Gemini Enterprise

Google bổ sung Context-Aware Access (CAA) cho Gemini Enterprise trong Admin console, giúp quản trị viên kiểm soát quyền truy cập dựa trên các điều kiện bảo mật cụ thể. Doanh nghiệp có thể thiết lập chính sách dựa trên mức độ bảo mật của thiết bị và vị trí truy cập, áp dụng cho cả thiết bị cá nhân và thiết bị được quản lý.

Ví dụ, quản trị viên có thể giới hạn quyền truy cập Gemini Enterprise từ một số khu vực địa lý nhất định. Ngoài ra, các chính sách CAA đang áp dụng cho những ứng dụng Google Workspace cũng có thể được sử dụng lại cho Gemini Enterprise, giúp doanh nghiệp quản lý bảo mật thống nhất và thuận tiện hơn.

11. Ứng dụng 1Password mới dành cho Google Chat

Google Chat tích hợp 1Password SaaS Manager, giúp doanh nghiệp đưa các thông báo, yêu cầu và quy trình phê duyệt liên quan đến quyền truy cập trực tiếp vào Chat. Nhờ đó, đội ngũ IT và HR có thể quản lý việc cấp hoặc thu hồi quyền tham gia các Space theo quy trình tự động.

Quản lý và người phê duyệt cũng có thể xem xét yêu cầu, thực hiện thao tác ngay trên tin nhắn tương tác của Google Chat mà không cần chuyển sang công cụ khác. Điều này giúp rút ngắn thời gian xử lý và hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quyền truy cập nhân sự thuận tiện hơn.

12. Dùng phông chữ web tùy chỉnh trong biểu đồ Google Sheets

Google Sheets bổ sung khả năng sử dụng toàn bộ thư viện Google Fonts trực tiếp trong biểu đồ, giúp người dùng dễ dàng tùy chỉnh giao diện và đồng bộ nhận diện thương hiệu. Khi chỉnh sửa biểu đồ, người dùng chỉ cần mở danh sách phông chữ, chọn “More fonts” để tìm kiếm và thêm phông chữ mong muốn.

Phông chữ tùy chỉnh có thể áp dụng cho nhiều thành phần như tiêu đề, phụ đề biểu đồ, tên và nhãn trục ngang/dọc, nhãn dữ liệu và chú giải. Nhờ đó, biểu đồ có thể được trình bày nhất quán và chuyên nghiệp hơn.

Bên cạnh đó, Google cũng cải thiện khả năng nhập và xuất tệp Microsoft Excel. Các phông chữ được hỗ trợ trên cả Excel và Google Sheets có thể được giữ nguyên khi chuyển đổi tệp, hạn chế tình trạng phông chữ bị thay thế hoặc hiển thị không đúng như trước.

Lời kết

Những tính năng mới của Google Workspace trong tuần 07/09 – 12/09/2026 cho thấy Google tiếp tục đẩy mạnh AI, nâng cao khả năng cộng tác và tối ưu trải nghiệm quản lý dữ liệu. Từ các cải tiến liên quan đến Gemini đến những thay đổi trên Drive, Gmail, Meet và công cụ quản trị, các cập nhật này mang lại nhiều giá trị thiết thực cho cá nhân và doanh nghiệp.

Theo dõi thường xuyên các bản cập nhật giúp người dùng kịp thời khai thác tính năng mới và tối ưu hiệu suất làm việc trên Google Workspace. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn, triển khai hoặc quản lý Google Workspace chuyên nghiệp, GCS Việt Nam có thể hỗ trợ từ khâu lựa chọn giải pháp đến vận hành và hỗ trợ trong quá trình sử dụng.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777