Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 30/3 – 3/4/2026

Trong tuần từ 30/3 đến 3/4/2026, Google Workspace tiếp tục mang đến hàng loạt cải tiến đáng chú ý nhằm nâng cao trải nghiệm người dùng và tối ưu hiệu suất làm việc nhóm. Những tính năng mới của Google Workspace không chỉ tập trung vào khả năng cộng tác thời gian thực mà còn tích hợp sâu hơn AI, bảo mật và quản trị doanh nghiệp. Hãy cùng khám phá chi tiết những cập nhật quan trọng trong tuần này để không bỏ lỡ các công cụ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

1. Google Meet hiện đã có mặt trên CarPlay

Google Meet hiện đã tích hợp Google Meet trên Apple CarPlay, giúp người dùng có thể tham gia cuộc họp ngay trên xe một cách an toàn và tiện lợi. Với cập nhật này, người dùng iPhone có thể truy cập Google Meet trực tiếp từ màn hình điều khiển trên xe mà không cần thao tác phức tạp. Hệ thống cho phép xem lịch họp sắp tới, tham gia cuộc họp chỉ với một lần chạm và sử dụng chế độ âm thanh để đảm bảo tập trung khi lái xe. 

Để đảm bảo an toàn, tính năng này chỉ hỗ trợ chế độ âm thanh, camera sẽ tự động tắt và người dùng không thể xem video từ cuộc họp. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể nghe đầy đủ nội dung và sử dụng micro để trao đổi như bình thường. 

*Lưu ý: Hiện tại, tính năng đã được triển khai trên Apple CarPlay và phiên bản dành cho Android Auto cũng sẽ sớm ra mắt trong thời gian tới. 

2. Xuất video Google trực tiếp lên YouTube

Trước đây, để đăng tải video lên YouTube, người dùng cần xuất file dưới dạng MP4 rồi thực hiện upload thủ công lên nền tảng. Giờ đây, bạn đã có thể xuất video trực tiếp từ Google Vids lên YouTube. Người dùng tiết kiệm thời gian và loại bỏ các bước thủ công không cần thiết. Với cải tiến mới, toàn bộ quy trình này được rút gọn chỉ còn vài thao tác ngay trong Google Vids. Người dùng chỉ cần chọn tùy chọn xuất video trực tiếp trong menu, hệ thống sẽ tự động chuyển nội dung sang YouTube mà không cần tải file về máy.

Tính năng này đặc biệt hữu ích trong các trường hợp như sản xuất video marketing, đào tạo nội bộ hoặc nội dung giáo dục, nơi tốc độ và sự tiện lợi đóng vai trò quan trọng. Đồng thời, để đảm bảo an toàn và kiểm soát nội dung, tất cả video sau khi xuất sẽ được đặt ở chế độ riêng tư. Người dùng có thể kiểm tra lại nội dung trong YouTube Studio trước khi quyết định chuyển sang chế độ công khai (Public) hoặc không công khai (Unlisted).

3. Ghi lại màn hình trực tiếp từ Chrome bằng tiện ích mở rộng Google Vids Screen Recorder 

Tính năng mới của Google Workspace này là tiện ích ghi màn hình trực tiếp trên trình duyệt với Google Vids. Thông qua extension trên Google Chrome, người dùng có thể quay màn hình nhanh chóng chỉ với một cú nhấp chuột mà không cần mở Vids như trước.

Cụ thể, tiện ích Google Vids Screen Recorder cho phép ghi lại mọi hoạt động trên trình duyệt từ bất kỳ tab nào, rất phù hợp để tạo video hướng dẫn, báo lỗi, thuyết trình hoặc chia sẻ quy trình làm việc. Người dùng có thể quay video lên đến 30 phút, đủ để thực hiện các nội dung chi tiết hoặc chuyên sâu. Sau khi hoàn tất, video có thể được xem lại ngay lập tức và chuyển sang Google Vids để chỉnh sửa, hoàn thiện và chia sẻ một cách liền mạch.

Tính năng này hoàn toàn miễn phí và áp dụng cho cả người dùng Google Workspace và tài khoản Google cá nhân.

4. Điều khiển hình đại diện nói và hành động với khuôn mặt và giọng nói 

Google tiếp tục nâng cấp trải nghiệm sáng tạo video với khả năng điều khiển avatar AI trong Google Vids với hành động và bối cảnh linh hoạt nhưng vẫn giữ nguyên khuôn mặt và giọng nói nhất quán. Với cập nhật này, người dùng có thể đặt avatar vào nhiều bối cảnh khác nhau và yêu cầu họ tương tác trực tiếp với các đối tượng cụ thể như sản phẩm, thiết bị hoặc môi trường làm việc. 

Ví dụ, doanh nghiệp có thể tạo video đào tạo với avatar giải thích quy trình ngay trong bối cảnh thực tế, hoặc xây dựng video giới thiệu sản phẩm bằng cách cho avatar cầm và trình diễn sản phẩm đó. Điểm đặc biệt là dù thay đổi nhiều cảnh khác nhau, avatar vẫn giữ nguyên diện mạo và giọng nói, đảm bảo tính đồng nhất trong toàn bộ nội dung.

Ngoài ra, người dùng có thể điều khiển hành động của avatar chỉ bằng cách nhập mô tả đơn giản, như yêu cầu nói chuyện, di chuyển hoặc tương tác với vật thể. Tính năng cũng cho phép tải lên hình ảnh tham chiếu để tùy chỉnh bối cảnh hoặc đối tượng xuất hiện trong video, từ đó tạo ra nội dung sát với nhu cầu thực tế hơn. Người dùng còn có thể lựa chọn avatar phù hợp ngay từ đầu để duy trì sự nhất quán xuyên suốt các video.

*Lưu ý: Hiện tại, tính năng này hỗ trợ cho các tài khoản sử dụng tiếng Anh.

5. Tạo và tùy chỉnh hình đại diện trong Google Vids

Giờ đây, người dùng có thể tạo và tùy chỉnh avatar AI trong Google Vids, giúp người dùng sản xuất video chuyên nghiệp với hình đại diện mang tính cá nhân hóa cao. Nhờ công nghệ AI tiên tiến như Nano Banana 2, các avatar này được đánh giá có chất lượng cao và thu hút hơn so với nhiều nền tảng khác.

Với cập nhật này, người dùng có thể tạo avatar đại diện phù hợp với thương hiệu hoặc thông điệp truyền tải. Doanh nghiệp có thể xây dựng hình ảnh riêng biệt cho đội ngũ, từ phong cách trang phục đến bối cảnh, giúp video trở nên chuyên nghiệp và đồng nhất hơn. Ngoài ra, tính năng còn hỗ trợ điều chỉnh avatar theo từng khu vực địa lý, phù hợp với chiến lược nội dung toàn cầu.

6. Tạo điều kiện cho người dùng tự khởi xướng mua hàng, tăng cường quyền truy cập vào các tính năng AI nâng cao trong Workspace

Google cho phép người dùng tự mua các tiện ích bổ sung (add-on), bắt đầu với gói AI nâng cao. Cập nhật này giúp giải quyết nhu cầu ngày càng tăng về việc sử dụng các công cụ AI mạnh mẽ mà không còn phụ thuộc hoàn toàn vào quản trị viên hệ thống.

Trước đây, nếu người dùng muốn truy cập sâu hơn vào các tính năng AI như Gemini hoặc NotebookLM, họ cần phải chờ bộ phận IT cấp quyền hoặc mua license. Điều này đôi khi tạo ra sự chậm trễ và hạn chế khả năng tận dụng công nghệ của những người dùng chủ động. Với cập nhật mới, người dùng đủ điều kiện có thể tự mua gói “AI Expanded Access” bằng tài khoản thanh toán cá nhân, từ đó nhanh chóng tiếp cận các công cụ AI nâng cao như tạo video, avatar hoặc tăng giới hạn sử dụng.

7. Thay đổi cài đặt mặc định tải xuống bản ghi Google Meet

Google vừa công bố tính năng mới về thay đổi mặc định về quyền tải xuống bản ghi trên Google Meet. Cập nhật này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách người dùng quản lý và phân phối video cuộc họp trong doanh nghiệp.

Trước đây, các bản ghi Google Meet mặc định không cho phép người xem tải xuống hoặc sao chép, trừ khi chủ sở hữu chủ động bật quyền này. Tuy nhiên, bắt đầu từ ngày 30/4/2026, mặc định mới sẽ được thay đổi, người xem có thể tải xuống và sao chép bản ghi, trừ khi chủ sở hữu hoặc quản trị viên chủ động hạn chế lại. Điều này giúp việc chia sẻ nội dung trở nên linh hoạt và thuận tiện hơn, đặc biệt trong các môi trường làm việc cần phân phối tài liệu nhanh chóng.

Thay đổi này chỉ áp dụng cho các bản ghi được tạo sau thời điểm cập nhật và không ảnh hưởng đến dữ liệu cũ. Đồng thời, việc cho phép tải xuống cũng giúp kích hoạt các tính năng liên quan như “Ask Gemini” trong trình xem Drive, hỗ trợ người dùng khai thác nội dung video hiệu quả hơn.

8. Công cụ tạo biểu mẫu Gemini và nhiều tính năng khác hiện đã có sẵn 

Google vừa mở rộng khả năng tạo biểu mẫu bằng Gemini trên Google Forms ra nhiều ngôn ngữ hơn, giúp người dùng toàn cầu dễ dàng tiếp cận và sử dụng. Tính năng “Help me create” cho phép tạo nhanh nội dung biểu mẫu chỉ bằng một đoạn mô tả, giúp tiết kiệm thời gian gấp nhiều lần so với cách làm thủ công.

Người dùng chỉ cần nhập yêu cầu về biểu mẫu mong muốn hoặc tham chiếu đến các tài liệu như Docs, Sheets, Slides hay PDF, hệ thống sẽ tự động phân tích và tạo ra bản nháp hoàn chỉnh. Biểu mẫu này có thể sử dụng ngay hoặc tiếp tục chỉnh sửa theo nhu cầu thực tế. Nhờ khả năng hiểu ngữ cảnh và nội dung tài liệu, Gemini giúp tạo ra các câu hỏi phù hợp, logic và sát với mục đích sử dụng.

Đặc biệt, tính năng này hiện đã hỗ trợ thêm hơn 20 ngôn ngữ, bao gồm cả tiếng Việt, giúp người dùng tại nhiều quốc gia dễ dàng khai thác sức mạnh AI. Bên cạnh đó, tính năng gợi ý câu hỏi bằng AI cũng được mở rộng, hỗ trợ thêm nhiều ngôn ngữ phổ biến, từ đó nâng cao chất lượng biểu mẫu và trải nghiệm người dùng.

9. Tạo các slide đẹp mắt và dễ chỉnh sửa một cách dễ dàng trong Google Slides

Google vừa cung cấp tính năng mới về khả năng tạo slide tự động bằng AI trong Google Slides. Tính năng này giúp người dùng thiết kế bài thuyết trình nhanh chóng, chuyên nghiệp và đồng bộ thương hiệu. Với sự hỗ trợ của Gemini, người dùng có thể tạo ra các slide hoàn chỉnh với bố cục linh hoạt, phù hợp với nội dung chỉ trong vài thao tác.

Tính năng này giúp phân tích nội dung và phong cách từ các file hiện có trong Google Drive để tạo slide phù hợp với nhận diện thương hiệu. Người dùng cũng có thể chủ động chọn tài liệu tham chiếu để Gemini áp dụng đúng phong cách mong muốn, hoặc để hệ thống tự động đề xuất các file liên quan. Nhờ đó, các slide được tạo ra không chỉ đẹp mắt mà còn đảm bảo tính nhất quán về thiết kế trong toàn bộ bài trình bày.

Ngoài ra, Gemini còn hỗ trợ chỉnh sửa các slide hiện có. Người dùng chỉ cần chọn “Create” hoặc “Enhance this slide” để thay đổi bố cục, thiết kế hoặc nội dung một cách nhanh chóng. Tùy chọn làm đẹp slide dưới dạng hình ảnh vẫn được giữ lại, nhưng đã được chuyển vào menu riêng.

10. Thông tin cập nhật về những thay đổi trong vòng đời của lịch phụ và API mới

Google mới chính thức ra mắt tính năng cập nhật về vòng đời của lịch phụ (secondary calendar) trên Google Calendar, kèm theo việc bổ sung API mới giúp quản lý linh hoạt hơn. Thay đổi này nhằm cải thiện khả năng kiểm soát dữ liệu và đảm bảo tính nhất quán trong doanh nghiệp.

Theo cập nhật mới, Google sẽ ra mắt một API vào khoảng tháng 6/2026 cho phép quản trị viên và lập trình viên chuyển quyền sở hữu lịch phụ một cách tự động trong nội bộ tổ chức. API này yêu cầu quyền quản trị Calendar và có khả năng hoạt động tương tự như trên Admin console, nhưng linh hoạt hơn khi có thể xử lý từng lịch riêng lẻ mà không cần xác nhận từ người nhận. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động quản lý dữ liệu lịch khi có thay đổi nhân sự.

*Lưu ý:

• Thời hạn áp dụng chính sách mới về vòng đời lịch phụ cũng được lùi đến ngày 5/10/2026 đối với tài khoản Workspace doanh nghiệp. 

Theo chính sách này, khi tài khoản chủ sở hữu bị xóa, các lịch phụ liên quan cũng sẽ bị xóa vĩnh viễn. Trong thời gian chuyển tiếp, hệ thống vẫn tự động gán lại quyền sở hữu cho người có quyền quản lý phù hợp, nhưng cơ chế này sẽ dừng khi chính sách mới có hiệu lực.

• Đối với người dùng cá nhân, thay đổi vẫn bắt đầu từ ngày 27/4/2026. 

Vì vậy, doanh nghiệp được khuyến nghị chủ động chuyển quyền sở hữu lịch quan trọng trước khi nhân sự rời đi hoặc sử dụng Admin console và API mới để đảm bảo dữ liệu không bị mất. 

11. Tải xuống báo cáo của bên thứ ba cho các khu vực dữ liệu

Tính năng mới này liên quan đến bảo mật và tuân thủ, đó là khả năng tải xuống báo cáo đánh giá độc lập về data regions trực tiếp trong Admin console. Cập nhật này mang đến sự minh bạch cao hơn cho doanh nghiệp, đặc biệt với các tổ chức có yêu cầu nghiêm ngặt về lưu trữ và xử lý dữ liệu theo khu vực địa lý.

Cụ thể, quản trị viên giờ đây có thể truy cập và tải về báo cáo đánh giá từ bên thứ ba – được thực hiện bởi Coalfire. Báo cáo này cung cấp cái nhìn khách quan về cách Google triển khai các kiểm soát lưu trữ dữ liệu trong Workspace. Nó giúp xác nhận rằng dữ liệu của doanh nghiệp thực sự được lưu trữ và xử lý trong đúng khu vực đã chỉ định. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp cần tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế hoặc quy định nội bộ về dữ liệu.

Tính năng này cũng không ảnh hưởng đến người dùng cuối mà tập trung hoàn toàn vào quản trị viên hệ thống. Thông qua các báo cáo chi tiết, admin có thể dễ dàng chứng minh mức độ tuân thủ khi cần kiểm toán hoặc đánh giá bảo mật. 

12. Tính năng phát hiện ransomware và khôi phục tập tin cho Google Drive hiện đã được phát hành rộng rãi

Google chính thức phát hành khả năng phát hiện ransomware và khôi phục tệp trên Google Drive, giúp doanh nghiệp tăng cường bảo vệ dữ liệu trước các cuộc tấn công mã độc. Sau giai đoạn thử nghiệm từ năm 2025, tính năng này được cải tiến đáng kể, đặc biệt nhờ ứng dụng AI giúp phát hiện ransomware nhanh hơn và hiệu quả hơn, với khả năng nhận diện số lượng mối đe dọa cao gấp 14 lần so với trước. 

• Tính năng phát hiện ransomware:

Khi phát hiện dấu hiệu ransomware trên máy tính có cài Drive for desktop, hệ thống sẽ tự động tạm dừng đồng bộ hóa để ngăn chặn lây lan. Đồng thời, người dùng sẽ nhận được thông báo trực tiếp trên thiết bị, còn quản trị viên sẽ được cảnh báo qua Admin Console và email. Nhờ tính năng này, doanh nghiệp kịp thời phát hiện và xử lý các rủi ro bảo mật trước khi dữ liệu bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

• Tính năng khôi phục tập tin:

Tính năng khôi phục tệp cho phép người dùng dễ dàng phục hồi hàng loạt dữ liệu về trạng thái trước khi bị mã hóa. Thay vì phải trả tiền chuộc, người dùng có thể chọn nhiều tệp và khôi phục nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí. Tính năng này đã được kiểm chứng với quy mô lớn, đảm bảo tính ổn định và đáng tin cậy trong thực tế.

*Lưu ý: Quản trị viên có thể bật hoặc tắt các tính năng này trong Admin Console và thiết lập theo từng nhóm người dùng. Trong khi đó, người dùng cuối chỉ cần sử dụng phiên bản Drive mới nhất để nhận cảnh báo và thao tác khôi phục khi cần.

13. Guest Accounts: Cộng tác an toàn và giao tiếp với người dùng không thuộc Workspace trong Google Chat

Google chính thức ra mắt Guest Accounts trên Google Chat. Tính năng cho phép doanh nghiệp cộng tác an toàn với người dùng bên ngoài không sử dụng Workspace. Với cập nhật này, tổ chức còn có thể dễ dàng làm việc với khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp thông qua Chat, đảm bảo các tiêu chuẩn bảo mật và kiểm soát dữ liệu nội bộ.

Cụ thể, khi người dùng trong doanh nghiệp mời một người ngoài qua tin nhắn trực tiếp hoặc phòng Chat, hệ thống sẽ tự động tạo một tài khoản khách trong domain với định danh riêng. Các tài khoản này được đưa vào nhóm quản lý riêng trong Admin Console và áp dụng các chính sách bảo mật mặc định.

Trong quá trình trao đổi, người dùng có thể nhận biết tài khoản ngoài thông qua nhãn “external”. Đồng thời, bạn vẫn có thể @mention và cộng tác liền mạch trên nhiều ứng dụng như Drive, Docs, Sheets, Slides hay Meet.

Điểm nổi bật của tính năng Guest Accounts như sau:

• Khả năng kiểm soát linh hoạt dành cho quản trị viên. Admin có thể quyết định ai được phép mời thành viên khác, theo dõi vòng đời tài khoản, cũng như thiết lập các chính sách bảo mật riêng như xác minh hai bước hoặc kiểm soát truy cập theo ngữ cảnh.
• Toàn bộ dữ liệu được tạo và chia sẻ trong quá trình cộng tác vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Trong khi người dùng khách chỉ có thể chỉnh sửa tài liệu được chia sẻ mà không thể tạo hoặc sở hữu tệp mới.

Lời kết

Trên đây là tổng hợp những tính năng mới của Google Workspace trong tuần 30/3 – 3/4/2026 mà bạn không nên bỏ qua. Việc liên tục cập nhật và tận dụng các cải tiến này sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và tăng khả năng cộng tác. Đừng quên theo dõi các bản tin tiếp theo trên các kênh của GCS Việt Nam để tận dụng tối đa sức mạnh của nền tảng này trong công việc hàng ngày.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777