Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 9/2 – 13/2/2026

Trong tuần 9/2 – 13/2/2026, Google tiếp tục tung ra nhiều tính năng mới của Google Workspace nhằm nâng cao trải nghiệm người dùng và tối ưu hiệu suất làm việc nhóm. Từ cải tiến bảo mật, nâng cấp AI hỗ trợ soạn thảo đến tối ưu giao diện quản trị, bản cập nhật lần này hứa hẹn mang lại nhiều thay đổi đáng chú ý cho doanh nghiệp và cá nhân sử dụng nền tảng.

1 – Nghe tóm tắt bằng âm thanh trong Google Docs

Google vừa chính thức triển khai Audio Summaries, một tính năng đột phá được vận hành bởi trí tuệ nhân tạo Gemini. Thay vì phải dành hàng giờ để đọc những bản báo cáo dài dằng dặc, giờ đây người dùng có thể nắm bắt toàn bộ ý chính chỉ thông qua việc lắng nghe. 

Khi kích hoạt, Gemini sẽ phân tích toàn bộ nội dung trong văn bản (bao gồm cả dữ liệu trên nhiều tab khác nhau) để tạo ra một bản tóm tắt bằng giọng nói tự nhiên. Bản tóm tắt này thường chỉ kéo dài vài phút, giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian chuẩn bị trước các cuộc họp quan trọng hoặc khi cần rà soát nhanh các tài liệu chuyên sâu.

Điểm đặc biệt của Audio Summaries nằm ở khả năng tùy biến linh hoạt:

• Đa dạng phong cách giọng đọc: Bạn có thể lựa chọn các tông giọng phù hợp với mục đích nghe như Narrator (Người kể chuyện), Persuader (Người thuyết phục), hay Coach (Huấn luyện viên).
• Kiểm soát tốc độ: Người dùng dễ dàng điều chỉnh tốc độ phát để phù hợp với khả năng tiếp nhận thông tin cá nhân.
• Thao tác đơn giản: Tính năng được tích hợp trực tiếp trong menu Tools (Công cụ), giúp việc tiếp cận trở nên nhanh chóng mà không cần cài đặt phức tạp.

2 – Giới thiệu Figma trong Google Chat

Google vừa công bố tích hợp Figma trực tiếp vào Google Chat. Đây là một phần của hệ sinh thái Figma for Google Workspace, nhằm mục đích giúp các đội ngũ thiết kế, phát triển và ý tưởng làm việc liền mạch hơn mà không cần phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng khác nhau. Sự kết hợp này đảm bảo mọi thành viên đều nắm bắt kịp thời các cập nhật mới nhất ngay trong luồng công việc của họ.

Việc mang Figma vào Google Chat mang lại những lợi ích thiết thực trong quy trình làm việc hàng ngày:

• Thông báo thông minh: Người dùng sẽ nhận được thông báo ngay tức thì khi được mời tham gia vào các file, dự án hoặc đội ngũ mới.
• Xem trước file (Previews): Tính năng xem trước các file Figma trực tiếp trong các đoạn chat nhóm hoặc thông báo, giúp hiểu bối cảnh nhanh chóng mà không cần mở file.
• Quản lý bình luận (Comments): Dễ dàng theo dõi các bình luận và thẻ mới trong các file bạn theo dõi, đồng thời có thể trả lời trực tiếp các bình luận đó ngay trong Google Chat.

3 – Kiểm soát xem phần cứng Meet mới có thể tham gia cuộc gọi hay không bằng cài đặt bật/tắt mới

Google vừa cập nhật khả năng quản lý linh hoạt cho hệ thống Google Meet Hardware, cho phép quản trị viên (Admin) kiểm soát quyền tham gia gọi video của từng thiết bị cụ thể. Thay đổi này mang lại sự bảo mật cao hơn và quy trình lắp đặt chuyên nghiệp hơn cho các tổ chức.

Trong bảng điều khiển Admin, mỗi thiết bị hiện có thêm tùy chọn “Video calling” với nút gạt Bật/Tắt (ON/OFF):

• Khi Tắt (OFF): Thiết bị sẽ không thể tham gia bất kỳ cuộc họp nào. Màn hình thiết bị sẽ chỉ hiển thị tên thiết bị, số seri và một đường dẫn URL ngắn.
• Tách biệt lịch biểu: Phần cài đặt Lịch (Calendar) hiện đã được tách thành một mục riêng, giúp việc quản lý hiển thị lịch họp độc lập với khả năng thực hiện cuộc gọi.

Để hỗ trợ việc lắp đặt quy mô lớn hoặc thông qua bên thứ ba, Google bổ sung thiết lập mặc định ở cấp độ khách hàng:

• Quy trình 2 giai đoạn: Kỹ thuật viên lắp đặt (chỉ có quyền đăng ký thiết bị) có thể cài đặt thiết bị ở trạng thái Tắt gọi video trong môi trường chưa bảo mật. Sau đó, quản trị viên có quyền quản lý thiết bị sẽ Bật tính năng này lên khi thiết bị đã ở trong môi trường an toàn.
• Mặc định: Theo cấu hình tiêu chuẩn, các thiết bị mới đăng ký vẫn sẽ ở trạng thái Bật gọi video trừ khi có thay đổi từ Admin.

4 – Các chính sách ngăn ngừa mất dữ liệu cho Google Calendar hiện đã có sẵn ở phiên bản beta

Google vừa mở rộng hệ thống Ngăn ngừa mất mát dữ liệu (DLP) lên Google Calendar (phiên bản Beta). Trước đây, DLP chỉ bảo vệ các tệp đính kèm (Docs, Sheets, Slides) trong lời mời họp. Giờ đây, quản trị viên có thể kiểm soát và bảo vệ cả những thông tin nhạy cảm nằm trực tiếp trong nội dung văn bản của sự kiện.

Tính năng này cho phép quét toàn bộ các trường dữ liệu văn bản tự do để phát hiện thông tin nhạy cảm (như số thẻ tín dụng, mã dự án bí mật…):

• Phạm vi quét: Kiểm soát tiêu đề sự kiện (Title), địa điểm (Location) và mô tả chi tiết (Description).
• Hành động linh hoạt: Quản trị viên có thể thiết lập 3 cấp độ xử lý:
  • Kiểm tra (Audit): Lưu lại nhật ký khi phát hiện nội dung nhạy cảm.
  • Cảnh báo (Warn): Hiển thị thông báo nhắc nhở người dùng trước khi lưu.
  • Chặn (Block): Ngăn chặn hoàn toàn việc tạo hoặc cập nhật sự kiện nếu vi phạm chính sách.

*Lưu ý quan trọng: Cơ chế hoạt động và Thông báo người dùng

• Dựa trên chủ sở hữu: Các quy tắc bảo mật được áp dụng theo Đơn vị tổ chức (OU) của người tạo sự kiện, đảm bảo tính nhất quán với các cấu hình Workspace DLP khác.
• Phản hồi tức thì: 
  • Trên trình duyệt Web, người dùng sẽ thấy thông báo pop-up giải thích lý do vi phạm.
  • Trên ứng dụng di động (Android/iOS) hoặc thông qua API, người dùng sẽ nhận được email tự động giải thích tại sao thay đổi của họ không thành công.

5 – Di chuyển nội dung được chia sẻ trong Google Meet sang một cửa sổ riêng biệt bằng tùy chọn “Mở trong cửa sổ mới”.

Google vừa giới thiệu tính năng “Open in new window” (Mở trong cửa sổ mới) cho Google Meet. Tính năng này cho phép người tham gia tách nội dung đang được chia sẻ màn hình thành một cửa sổ độc lập. 

Ngoài ra, tính năng này còn mang đến các giải pháp hữu ích đa màn hình. Tức là thay vì bị bó buộc trong khung hình chung của cuộc họp, giờ đây bạn có thể phân tách nội dung trình bày (bản thuyết trình, bảng tính hoặc tài liệu) để:

• Di chuyển sang màn hình phụ: Giúp bạn quan sát nội dung chi tiết ở kích thước lớn hơn.

• Thay đổi kích thước độc lập: Bạn có thể vừa xem tài liệu, vừa quan sát biểu cảm của các thành viên khác trong cửa sổ cuộc họp chính, giúp tăng cường tính kết nối và tương tác.
• Tương thích mọi định dạng: Tính năng này hoạt động với tất cả các loại nội dung được chia sẻ màn hình.

Tính năng này hiện được thiết kế rất tối giản cho người dùng. Khi đang xem nội dung chia sẻ, bạn chỉ cần chọn tùy chọn “Open in new window” ngay trên giao diện để thực hiện việc tách cửa sổ. Tính năng sẽ được BẬT sẵn cho tất cả người dùng mà không cần sự can thiệp của quản trị viên (Admin).

Lời kết

Trên đây là tổng hợp tính năng mới của Google Workspace trong tuần 9/2 – 13/2/2026. Việc cập nhật thường xuyên các thay đổi sẽ giúp bạn tận dụng tối đa sức mạnh hệ sinh thái Google, nâng cao hiệu quả làm việc và quản lý.

Đừng quên theo dõi chuyên mục cập nhật để không bỏ lỡ những tính năng mới của Google Workspace trong các tuần tiếp theo qua các kênh dưới đây của GCS Việt Nam nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777