Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 26/1- 31/1/2026

Tuần cuối tháng 1/2026, Google tiếp tục tung ra loạt tính năng mới của Google Workspace nhằm nâng cao trải nghiệm cộng tác, tăng cường bảo mật và tối ưu quy trình làm việc cho cá nhân lẫn doanh nghiệp. Cùng điểm qua những cập nhật quan trọng trong giai đoạn từ 26/1 đến 31/1/2026 để không bỏ lỡ các thay đổi đáng giá.

1 – Tất cả các biểu mẫu Google Forms giờ đây sẽ có các tùy chọn chi tiết hơn về người có thể trả lời

Google Forms chính thức nâng cấp quyền kiểm soát phản hồi chi tiết cho toàn bộ người dùng. Nó cho phép chủ sở hữu biểu mẫu chỉ định chính xác cá nhân hoặc nhóm được phép tham gia trả lời, tương tự như cơ chế chia sẻ tệp tin trên Google Docs hay Sheets.

Đây là một bước chuyển mình lớn từ mô hình chia sẻ theo liên kết truyền thống sang mô hình quản lý quyền truy cập theo định danh. Giờ đây, thay vì chỉ có các lựa chọn cơ bản như “Công khai” hoặc “Chỉ trong tổ chức”, chủ sở hữu biểu mẫu có thể giới hạn quyền phản hồi cho từng người dùng cụ thể, các nhóm (Google Groups) hoặc các đối tượng mục tiêu nhất định.

Điểm đáng chú ý của đợt cập nhật này là tính tự động và liền mạch. Google sẽ tiến hành nâng cấp toàn bộ các biểu mẫu đang hoạt động mà không yêu cầu bất kỳ thao tác thủ công nào từ phía người dùng. Trong quá trình nâng cấp, biểu mẫu vẫn sẽ duy trì trạng thái hoạt động bình thường, đảm bảo không làm gián đoạn việc thu thập dữ liệu. 

Tất cả những người đã có quyền phản hồi trước đó sẽ vẫn tiếp tục được truy cập vào biểu mẫu, đảm bảo tính nhất quán và không làm mất đi các dữ liệu đang chờ xử lý. Sau khi quá trình nâng cấp hoàn tất, các nhà sáng tạo có thể ngay lập tức tùy chỉnh lại danh sách người tham gia thông qua giao diện chia sẻ mới.

2 – Ghi âm, quay video và ghi lại màn hình trực tiếp trong Google Classroom

Google Classroom chính thức ra mắt tính năng ghi âm, quay video và quay màn hình (screencast) trực tiếp trên nền tảng. Chỉ với một nút “Ghi” (Record) mới, bạn có thể ngay lập tức thực hiện các bản tin thông báo bằng video, hướng dẫn bài tập bằng giọng nói hoặc quay màn hình để giải thích các bước thực hiện một bài toán phức tạp. Sự thay đổi này giúp cá nhân hóa quy trình học tập, biến Classroom thành một không gian giao tiếp thân thiện và hiệu quả hơn.

Hơn nữa, tính năng ghi hình mới này còn được áp dụng sâu rộng trong bốn khu vực trọng yếu là:

• Nhận xét riêng tư: Giáo viên có thể gửi phản hồi bằng âm thanh hoặc video cho từng bài nộp của học sinh. Điều này cực kỳ hữu ích trong việc dạy ngôn ngữ (sửa phát âm) hoặc các môn kỹ thuật (hướng dẫn từng dòng code qua quay màn hình).
• Thông báo và bài đăng: Tạo sự kết nối gần gũi hơn với lớp học thông qua các video thông báo ngắn, giúp học sinh cảm thấy được khích lệ và gắn kết hơn.
• Bài tập và học liệu: Thay vì viết những chỉ dẫn dài dòng, giáo viên có thể ghi lại video hướng dẫn đa phương thức. Nhờ đó, nó giúp học sinh dễ dàng nắm bắt yêu cầu bài học từ nhiều góc độ.
• Bài nộp của học sinh: Học sinh có cơ hội thể hiện sự hiểu biết của mình theo nhiều cách khác nhau. Từ việc thuyết trình qua video đến việc quay màn hình giải bài tập, giúp thu hẹp khoảng cách về khả năng tiếp đạt và kiểm tra mức độ hiểu bài một cách khách quan nhất.

3 – Giờ đây, người dùng có quyền “Thực hiện thay đổi sự kiện” cũng có thể truy cập nhãn màu sự kiện trên lịch

Google Calendar từ lâu đã cung cấp tính năng nhãn màu (Color Labels) để giúp người dùng phân loại các cuộc họp (ví dụ: “Việc quan trọng”, “Họp khách hàng”, “Học tập”). Tuy nhiên, các nhãn tên này chỉ hiển thị với những người có quyền cao nhất (quản lý chia sẻ). 

Giờ đây, bất kỳ ai cũng được cấp quyền Thay đổi sự kiện. Tính năng này giúp việc phân loại dữ liệu và theo dõi hiệu suất làm việc qua Time Insights trở nên minh bạch và đồng bộ hơn trong toàn tổ chức.

Cập nhật này mang lại ba lợi ích chiến lược:

• Thống nhất quy trình: Đảm bảo mọi thành viên hỗ trợ quản lý lịch trình đều hiểu rõ mục đích của từng khung giờ mà không cần đoán mò qua màu sắc.
• Tối ưu hóa Time Insights: Giúp việc phân bổ thời gian được ghi nhận chính xác hơn, từ đó cung cấp dữ liệu báo cáo chất lượng cho các cấp quản lý.
• Cải thiện sự tập trung: Người dùng có thể nhanh chóng nhận diện mức độ ưu tiên của công việc ngay trên lịch trình của đồng nghiệp hoặc lịch chung của phòng ban.

4 – Nâng tầm khả năng ghi chú của bạn bằng cách thêm NotebookLM làm nguồn trong ứng dụng Gemini

Trước đây, NotebookLM nổi tiếng với khả năng tổng hợp thông tin từ những kho tài liệu khổng lồ như PDF, Google Docs với các trích dẫn minh bạch. Giờ đây, bằng cách đưa các sổ tay này làm nguồn dữ liệu trực tiếp vào Gemini, người dùng thuộc khối Doanh nghiệp và Giáo dục có thể tận dụng toàn bộ sức mạnh đối thoại và sáng tạo của Gemini trên nền tảng kiến thức chuyên biệt mà mình đã xây dựng.

Khả năng ứng dụng của sự tích hợp này là vô tận. Bạn có thể yêu cầu Gemini soạn thảo một chiến dịch marketing dựa trên các ghi chú nghiên cứu trong sổ tay, hoặc thêm một notebook cụ thể vào tính năng Gem để tạo ra một chuyên gia AI về một chủ đề nhất định.

Thậm chí, bạn có thể kết hợp dữ liệu từ sổ tay với các công cụ nâng cao khác như Canvas để biên tập văn bản, Veo để tạo video, hoặc Deep Research để thực hiện các cuộc khảo sát chuyên sâu dựa trên tài liệu gốc. Mọi thứ diễn ra liền mạch, giúp bạn chuyển từ bước thu thập thông tin sang bước tạo ra giá trị một cách nhanh chóng nhất.

Để bắt đầu, người dùng chỉ cần nhấn nút “+” trong khung nhập lệnh của Gemini và chọn NotebookLM làm nguồn. Một lưu ý quan trọng dành cho các quản trị viên: tính năng này sẽ hoạt động dựa trên việc kích hoạt dịch vụ NotebookLM trong Admin Console.

5 – Ứng dụng Gemini trong Google Calendar cung cấp các gợi ý thời gian họp tốt hơn

Việc sắp xếp một cuộc họp có sự tham gia của nhiều thành viên, đặc biệt là các nhóm làm việc từ xa ở các múi giờ khác nhau, vốn là thách thức tốn nhiều thời gian. Giờ đây, Gemini trong Google Calendar đã đơn giản hóa quy trình này bằng tính năng gợi ý thời gian thông minh. Thay vì phải kiểm tra thủ công lịch trình của từng người, bạn chỉ cần nhấn vào mục  “Gợi ý thời gian” (Suggested times) khi tạo hoặc chỉnh sửa sự kiện.

Khi đó, Gemini sẽ tiến hành phân tích sâu rộng dữ liệu sẵn có từ lịch trình của các đồng nghiệp mà bạn có quyền truy cập. Bao gồm múi giờ địa phương, khung giờ làm việc chính thức và các cuộc hẹn đã có sẵn để đề xuất những phương án tối ưu nhất cho tất cả mọi người. 

Điểm đột phá của bản cập nhật này còn nằm ở khả năng hỗ trợ tái cấu trúc lịch trình khi có sự thay đổi bất ngờ. Trường hợp bạn đã gửi lời mời nhưng có nhiều thành viên từ chối tham gia, Google Calendar sẽ không để bạn phải tự tìm kiếm lại từ đầu.

Thay vào đó, một thanh biểu ngữ (banner) sẽ tự động xuất hiện ngay trong sự kiện, hiển thị một khung giờ mới mà toàn bộ khách mời đều đang rảnh. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể cập nhật lại lời mời họp, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian điều phối và đảm bảo sự hiện diện đầy đủ của các thành phần quan trọng.

6 – Các tùy chọn quản trị mới cho cài đặt chia sẻ “Take notes for me” trong Google Meet

Google nâng cấp quyền quản trị cho tính năng “Ghi chú cho tôi” (Take notes for me) trong Google Meet. Tính năng này cho phép các tổ chức thiết lập chính sách chia sẻ tài liệu AI mặc định và kiểm soát chặt chẽ quyền hạn của chủ trì cuộc họp để bảo vệ dữ liệu nội bộ. 

Hai cài đặt quản trị mới dành riêng cho tính năng ghi chú bằng AI trên Google Meet, đó là:

• Thiết lập giá trị chia sẻ mặc định

Với cài đặt đầu tiên, quản trị viên có thể chọn nhóm đối tượng mặc định được quyền truy cập vào tài liệu ghi chú và email tóm tắt ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Ví dụ chỉ khách mời trong tổ chức, tất cả khách mời hoặc chỉ dành riêng cho chủ trì. 

• Hạn chế quyền ghi đè của chủ trì

Với cài đặt thứ hai, nếu quản trị viên tắt quyền Cho phép chủ trì thay đổi, mọi thiết lập chia sẻ mặc định sẽ được thực thi nghiêm ngặt và người chủ trì cuộc họp sẽ không thể tự ý thay đổi đối tượng nhận ghi chú trong quá trình diễn ra cuộc gọi. 

*Lưu ý: Theo mặc định ban đầu, hệ thống sẽ ưu tiên chia sẻ cho Khách mời được mời trong tổ chức của bạn và vẫn cho phép chủ trì linh hoạt thay đổi. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp có quy định khắt khe về bảo mật, việc khóa các cài đặt này sẽ giúp ngăn ngừa rủi ro rò rỉ thông tin ra bên ngoài một cách vô ý.

Lời kết

Nhìn chung, các tính năng mới của Google Workspace được cập nhật trong tuần 26/1–31/1/2026 cho thấy Google ngày càng tập trung vào trải nghiệm người dùng, khả năng cộng tác thông minh và quản trị linh hoạt hơn cho doanh nghiệp.

Việc nắm bắt kịp thời các cập nhật này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa hệ sinh thái Google Workspace và nâng cao hiệu quả làm việc trong năm 2026. Tuy nhiên, để nắm thêm nhiều thông tin về Google Workspace, đừng quên theo dõi các trang chính thức của GCS Việt Nam nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777