Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 1/1- 10/1/2026

tính năng mới của Google Workspace

Trong tuần đầu năm 2026, từ 1/1 – 10/1 vừa qua, Google tiếp tục tung ra nhiều tính năng mới của Google Workspace. Mục đích chính vẫn là nhằm nâng cao trải nghiệm người dùng, tối ưu hiệu suất làm việc và tăng cường khả năng cộng tác trên các công cụ quen thuộc như Gmail, Google Drive, Docs, Sheets và Meet. Hãy cùng GCS Việt Nam điểm qua một số tính năng mới của Google Workspace trong tuần qua bài viết dưới đây.

1 – Chuyển đổi nguồn dữ liệu thành bảng dữ liệu có cấu trúc trong NotebookLM

Google vừa chính thức giới thiệu một tính năng mang tính đột phá cho “trợ lý nghiên cứu” NotebookLM: Data Tables (Bảng dữ liệu). Đây là công cụ giúp giải quyết bài toán nan giải trong nghiên cứu. Đó là tổng hợp các thông tin rải rác, không cấu trúc từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau thành định dạng bảng biểu ngăn nắp và khoa học.

Điểm nổi bật nhất của tính năng này là khả năng xuất trực tiếp sang Google Sheets, giúp người dùng tiếp tục xử lý dữ liệu chuyên sâu hơn một cách liền mạch. Do đó, tính năng có thể được ứng dụng thực tế trong nhiều lĩnh vực như là:

• Học tập & Giáo dục: Tự động tạo bảng ôn thi lịch sử với các cột về mốc thời gian, nhân vật chủ chốt và hệ quả. Giáo viên có thể lập sơ đồ chương trình học bằng cách đối chiếu tiêu chuẩn giáo dục với mục tiêu bài giảng.
• Kinh doanh & Quản lý: Chuyển đổi biên bản họp (transcripts) thành bảng hành động (Action items) với người phụ trách và mức độ ưu tiên. Bạn cũng có thể lập bảng so sánh giá cả và chiến lược của các đối thủ cạnh tranh một cách nhanh chóng.
• Nghiên cứu khoa học: Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nghiên cứu lâm sàng nhằm theo dõi thời gian nghiên cứu, cỡ mẫu và các chỉ số thống kê quan trọng.

2 – Quản lý các công cụ viết thông minh của Apple trong ứng dụng Google Workspace dành cho iOS

Google vừa ra mắt quyền kiểm soát quản trị mới, cho phép các tổ chức quản lý việc sử dụng Apple Intelligence Writing Tools trong các ứng dụng Google Workspace trên hệ điều hành iOS. 

Với sự ra đời của iOS 18.1, Apple đã tích hợp sâu trí tuệ nhân tạo vào hệ thống. Nó đã cung cấp các tính năng như kiểm tra lỗi chính tả, viết lại văn bản hoặc tóm tắt nội dung. Tuy nhiên, đối với các tổ chức yêu cầu tính bảo mật cao, việc dữ liệu doanh nghiệp được xử lý bởi một AI bên ngoài có thể gây ra rủi ro vi phạm chính sách Ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP).

Đặc biệt, các quyền kiểm soát mới trong Admin Console cho phép quản trị viên chủ động ẩn tùy chọn Writing Tools. Nhất là trong trường hợp khi người dùng chọn văn bản trong các ứng dụng Workspace, từ đó giảm thiểu nguy cơ rò rỉ dữ liệu nhạy cảm.

Tính năng này mang lại khả năng kiểm soát chi tiết trên cả các thiết bị được quản lý ở chế độ cơ bản và nâng cao. Các ứng dụng Google Workspace trên iOS (bao gồm cả iPadOS) sẽ chịu sự ảnh hưởng của cài đặt này bao gồm:

• Gmail và Chat: Bảo vệ nội dung giao tiếp nội bộ.
• Drive, Docs, Sheets, Slides: Kiểm soát dữ liệu trong các tệp tài liệu quan trọng.
• Meet: Bảo vệ các thông tin trao đổi trong cuộc họp.

3 – Hiện đã có sẵn cho người dùng: Di chuyển tập tin từ Dropbox sang Google Drive

Google đã chính thức công bố tính năng di chuyển tệp tin từ Dropbox sang Google Drive thông qua dịch vụ New Data Migration (dịch vụ di chuyển dữ liệu mới). Đây là giải pháp hoàn hảo giúp các tổ chức chuyển đổi hệ sinh thái làm việc sang Google Workspace một cách nhanh chóng, an toàn và toàn diện.

Tính năng này không chỉ dừng ở việc sao chép tệp tin mà cho phép quản trị viên di chuyển toàn bộ cấu trúc dữ liệu từ Dropbox Business sang Google Drive. Quá trình di chuyển vẫn giữ nguyên cấu trúc tệp và thư mục. Đồng thời chuyển đổi đầy đủ quyền truy cập, giúp công việc không bị gián đoạn và không cần thiết lập lại quyền chia sẻ.

*Lưu ý quan trọng:

• Mỗi lần chỉ được di chuyển tối đa 150 người dùng hoặc thư mục nhóm.
• Dữ liệu có thể chuyển vào My Drive cá nhân hoặc Shared Drives của tổ chức.
• Hệ thống cung cấp báo cáo chi tiết về tiến độ, số tệp đã chuyển hoặc bị bỏ qua, hỗ trợ xuất báo cáo để xử lý lỗi.
• Tính năng Delta update chỉ đồng bộ các tệp mới hoặc đã thay đổi, giúp tiết kiệm thời gian cho các lần đồng bộ tiếp theo.

4 – Tạo bài học âm thanh dạng podcast trong Google Classroom bằng Gemini

Google vừa chính thức nâng cấp hệ sinh thái giáo dục khi cho phép các nhà giáo dục tạo ra các bài giảng âm thanh dạng podcast trực tiếp trong Google Classroom thông qua trí tuệ nhân tạo Gemini. Đây là một bước tiến lớn nhằm đa dạng hóa phương thức truyền tải kiến thức, giúp học sinh tiếp cận nội dung bài học một cách sinh động và lôi cuốn hơn.

Điểm nổi bật của tính năng này là khả năng tùy biến sâu. Giáo viên không chỉ đơn thuần tạo ra âm thanh mà còn có thể định hình toàn bộ cấu trúc bài giảng để phù hợp với từng đối tượng. Cụ thể là:

• Lựa chọn khối lớp, chủ đề và mục tiêu học tập cụ thể để đảm bảo nội dung sát với chương trình giảng dạy.
• Giáo viên có thể quy định số lượng người nói trong tệp âm thanh, lựa chọn phong cách trò chuyện như dạng phỏng vấn hoặc thảo luận tự nhiên.
• Các đoạn podcast này đóng vai trò hỗ trợ đắc lực cho các tài liệu đọc và bài giảng trực tiếp, giúp học sinh có thể học mọi lúc, mọi nơi.

5 – Kiểm soát tính năng dịch giọng nói trong Google Meet dành cho người dùng

Google vừa công bố một bước tiến quan trọng trong việc kết nối toàn cầu với tính năng Dịch giọng nói (Speech-to-Speech Translation) trên Google Meet. Được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo Gemini, tính năng này cho phép dịch lời nói gần như tức thời. Nó giúp các cuộc họp đa quốc gia trở nên mượt mà và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Tính năng này chính thức sẽ bước vào giai đoạn Beta rộng rãi vào ngày 27 tháng 1 năm 2026. Để chuẩn bị cho việc triển khai diện rộng, từ ngày 7 tháng 1 năm 2026, các quản trị viên hệ thống đã có thể thiết lập quyền sử dụng tính năng này trong Bảng điều khiển quản trị (Admin console).

• Vị trí cài đặt: Mục Cài đặt dịch vụ Meet >> Cài đặt Gemini.
• Trạng thái mặc định: Tính năng được BẬT (ON) theo mặc định.

Quản trị viên có thể tắt tính năng này ở cấp độ đơn vị tổ chức (OU) hoặc nhóm cụ thể để phù hợp với chính sách bảo mật của doanh nghiệp.

6 – Người dùng có thể tùy chỉnh nhiều hơn cho tính năng “Take notes for me” trong Google Meet

Google vừa công bố một cập nhật quan trọng cho tính năng “Take notes for me” (Ghi chép hộ tôi) trên Google Meet. Thay vì phải thao tác thủ công cho từng cuộc họp, giờ đây người chủ trì có thể thiết lập để AI tự động thực hiện việc ghi chép ngay khi cuộc họp bắt đầu.

Với tính năng mới này, người dùng có thể kích hoạt tùy chọn tự động bắt đầu ghi chép cho mọi cuộc họp mà mình làm chủ. Nhờ đó giúp loại bỏ các thao tác lặp đi lặp lại. Đồng thời, mọi nội dung thảo luận cũng đều được ghi lại từ đầu đến cuối mà không bị bỏ sót. 

*Lưu ý quan trọng:

• Tính năng này sẽ ở chế độ Tắt (OFF) theo mặc định. Người dùng cần chủ động bật trong phần cài đặt của Google Meet nếu muốn sử dụng.
• Chủ phòng hoặc những người tham gia có quyền vẫn có thể tắt tính năng ghi chép bất kỳ lúc nào trong khi cuộc họp đang diễn ra.
• Quản trị viên (Admins) có toàn quyền bật hoặc tắt khả năng ghi chép bằng AI cho toàn bộ người dùng trong tổ chức của mình.

Lời kết

Trên đây là bản cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 1/1 – 10/1/2026. Với nhiều thay đổi đáng chú ý, mong rằng giúp người dùng làm việc thông minh, nhanh chóng và linh hoạt hơn. Đừng quên theo dõi các bản cập nhật tiếp theo của GCS Việt Nam qua các kênh chính thức để không bỏ lỡ những cải tiến quan trọng từ Google Workspace.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777