Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 8/12 – 12/12/2025

Trong tuần từ 08/12 đến 12/12/2025, Google tiếp tục mang đến hàng loạt cải tiến và tiện ích giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Bài viết này sẽ tổng hợp chi tiết và dễ hiểu nhất các cập nhật quan trọng trên Gmail, Google Docs, Sheets, Meet và các ứng dụng khác. Đừng bỏ lỡ cơ hội làm chủ và khám phá những tính năng mới của Google Workspace vừa được tung ra để tăng cường hiệu suất làm việc nhé!

1 – Ứng dụng Meet hiện tự động mở chế độ hình trong hình khi chia sẻ màn hình

Google Meet vừa bổ sung một cải tiến về trải nghiệm người dùng, là một tính năng mới của Google Workspace giúp các buổi thuyết trình trở nên tương tác và hiệu quả hơn. Tính năng đó là tự động mở chế độ hình trong hình (Picture-in-Picture – PiP) khi người dùng bắt đầu chia sẻ màn hình.

Mục đích chính của tính năng này là giải quyết vấn đề người thuyết trình thường bị mất kết nối với khán giả khi tập trung vào nội dung trình bày:

• Người dùng có thể vừa tập trung vào nội dung trình bày trên màn hình chia sẻ, vừa quan sát được khuôn mặt và phản ứng của người tham dự thông qua cửa sổ PiP nhỏ gọn. Điều này giúp điều chỉnh tốc độ hoặc nội dung trình bày kịp thời.
• Nâng cấp này là một sự mở rộng của tính năng PiP tự động khi chuyển đổi tab, giúp duy trì sự hiện diện của cửa sổ cuộc họp ngay cả khi bạn thao tác trên các cửa sổ khác.

*Lưu ý:

Google cũng đã thêm các tùy chọn linh hoạt trong tab “Chung” (General) của Cài đặt (Settings) để người dùng có thể kiểm soát chính xác thời điểm chế độ PiP tự động mở:

• Không bao giờ: Không sử dụng PiP tự động.
• Chỉ khi Chuyển đổi tab: Chỉ bật PiP khi bạn chuyển sang tab trình duyệt khác.
• Chỉ khi Chia sẻ màn hình/cửa sổ: Chỉ bật PiP khi bạn bắt đầu chia sẻ màn hình hoặc cửa sổ (tùy chọn mới).
• Luôn luôn: Sử dụng PiP tự động cho cả chuyển đổi tab và chia sẻ màn hình/cửa sổ.

Tính năng này được bật mặc định trên các thiết bị được hỗ trợ, nhưng người dùng có thể dễ dàng thay đổi tùy chọn cá nhân trong menu Cài đặt của Meet.

2 – Mời khách bên ngoài tham gia các buổi phát trực tiếp trên Google Meet hoặc giới hạn quyền truy cập cho các buổi phát trực tiếp nội bộ có mục tiêu

Google Meet vừa bổ sung các kiểm soát truy cập nâng cao, một tính năng mới của Google Workspace, cho phép người chủ trì (host) quyết định chính xác ai có thể xem buổi phát trực tiếp của họ. Tính năng này mang lại sự linh hoạt cao hơn cho các sự kiện như hội nghị, webinar và các bài thuyết trình quy mô lớn.

Cập nhật này bao gồm hai khả năng chính, được mở khóa thông qua việc chọn loại cuộc họp “Thích ứng – Adaptive” (một cài đặt chọn tham gia mới):

• Live Stream cho khách bên ngoài:

Người chủ trì hiện có thể mời người dùng bên ngoài tên miền của tổ chức tham gia xem Live Stream. Còn người xem bên ngoài sẽ tham gia bằng Tài khoản Google đã được mời của họ, mở rộng phạm vi tiếp cận cho các sự kiện công cộng hoặc có đối tượng hỗn hợp (nội bộ/bên ngoài).

• Live Stream nội bộ có mục tiêu:

Người chủ trì giờ đây có thể giới hạn quyền truy cập Live Stream chỉ cho các người dùng hoặc nhóm cụ thể trong tên miền, thay vì toàn bộ miền. Điều này rất quan trọng để tổ chức các buổi phát sóng nội bộ bị giới hạn, đảm bảo tính bảo mật và chỉ những người có liên quan mới có thể theo dõi.

3 – Tính năng xếp hàng chờ cuộc gọi hiện đã có sẵn cho một số gói dịch vụ Google Voice nhất định

Google Voice vừa giới thiệu một tính năng mới của Google Workspace cực kỳ hữu ích cho các nhóm bán hàng và hỗ trợ. Đó là Xếp hàng Cuộc gọi (cho nhóm đổ chuông).

Trước đây, khi tất cả thành viên trong nhóm đổ chuông đều bận, cuộc gọi đến thường bị chuyển thẳng sang thư thoại hoặc thậm chí bị ngắt kết nối. Với tính năng mới này, khách hàng gọi đến nhóm đổ chuông sẽ tự động được giữ máy trong một hàng đợi để chờ người có sẵn tiếp theo.

Tính năng này được thiết kế để giải quyết những vấn túng phổ biến cho cả doanh nghiệp và khách hàng:

• Bằng cách giữ khách hàng trong hàng đợi thay vì gửi đến thư thoại, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể số lượng cuộc gọi không được trả lời. Nhưng doanh nghiệp vẫn đảm bảo mọi yêu cầu đều đến được với nhân viên hỗ trợ.
• Đối với nhóm bán hàng, tính năng này đảm bảo không bỏ lỡ khách hàng tiềm năng nào vì đường dây bận. Còn đối với nhóm hỗ trợ, nó tạo ra một cơ chế xử lý có cấu trúc cho khối lượng cuộc gọi cao, đặc biệt trong giờ cao điểm.
• Ngăn chặn việc khách hàng bị ngắt kết nối đột ngột và giảm sự thất vọng, nâng cao sự hài lòng tổng thể.

4 – Triển khai tính năng ghi âm và sao chép tự động việc tuân thủ quy định cho người dùng Google Meet được chọn

Google vừa giới thiệu Google Meet Compliance Recording, một tính năng mới của Google Workspace được thiết kế đặc biệt nhằm giúp các tổ chức. Quản trị viên (Admin) có thể bật tính năng này để tự động ghi âm và ghi lại nội dung cuộc họp cho các người dùng hoặc nhóm cụ thể cần giám sát.

Mục tiêu chính của tính năng, đó là:

• Tuân thủ pháp lý: Giúp các công ty tài chính đáp ứng các quy tắc lưu giữ và giám sát truyền thông do các cơ quan như SEC, FINRA và CFTC quy định.
• Hỗ trợ ngành khác: Giải pháp này cũng có thể được áp dụng cho các chế độ tuân thủ tài chính toàn cầu khác và các ngành khác như y tế, khu vực công.

Khi tính năng này được bật cho một người dùng được quy định, các cuộc họp Meet của họ sẽ được ghi lại và ghi chép tự động:

• Bản ghi và bản ghi chép sẽ được lưu trữ trong một Google Cloud Storage bucket tuân thủ WORM (Write Once, Read Many – Ghi một lần, Đọc nhiều lần). Điều này đảm bảo các bản ghi không thể bị thay đổi, đáp ứng yêu cầu lưu trữ hồ sơ pháp lý.
• Tính năng này giải quyết vấn đề lịch sử là các tổ chức phải tắt nhiều tính năng cộng tác giá trị để tuân thủ quy tắc. Giờ đây, hồ sơ không thể thay đổi được tạo tự động, giúp bảo toàn trải nghiệm Meet tiêu chuẩn cho mọi người tham gia.
• Quá trình ghi âm tự động và không thể bị người tham gia tắt.

5 – Bảo vệ các thao tác nhạy cảm trong Google Vault được phê duyệt từ nhiều bên

Nhằm tăng cường bảo mật cho các hành động quản trị nhạy cảm, Google đang mở rộng tính năng phê duyệt đa bên vào Google Vault. Đây là một tính năng mới của Google Workspace giúp bảo vệ tổ chức khỏi các tác nhân độc hại hoặc sai sót vô tình khi xử lý dữ liệu.

Với tính năng này MPA yêu cầu một quản trị viên phải phê duyệt các hành động nhạy cảm do một quản trị viên khác khởi xướng. Với Google Vault, MPA sẽ được áp dụng cho hành động create export (Tạo xuất dữ liệu). Yêu cầu phê duyệt trước khi một truy vấn tìm kiếm có thể được xuất ra. Hành động này cực kỳ nhạy cảm vì quản trị viên Vault có quyền tìm kiếm và xuất dữ liệu người dùng cụ thể hoặc khối lượng lớn dữ liệu trên toàn tên miền.

Lợi ích nổi bật của tính năng này, người dùng cần chú ý như sau:

• MPA đảm bảo không có hành động nhạy cảm nào diễn ra chỉ bởi một cá nhân, giúp giảm đáng kể rủi ro rò rỉ thông tin mật hoặc xóa dữ liệu không được phép.
• Khi một quản trị viên cố gắng xuất dữ liệu, họ sẽ thấy thông báo “Multi-party approval required” (Cần phê duyệt đa bên). Hành động sẽ bị đình chỉ cho đến khi một quản trị viên được ủy quyền khác xem xét và chấp thuận.
• Quản trị viên có thể chọn chỉ bật MPA cho hành động của Vault mà không ảnh hưởng đến các cài đặt quản trị khác, mang lại sự linh hoạt cao.

6 – Cập nhật phân loại dữ liệu Gmail: bao gồm tiêu đề hoặc chân trang

Một tính năng mới của Google Workspace vừa được cập nhật cho Gmail nhằm nâng cao khả năng bảo vệ thông tin nhạy cảm. Gmail đã mở rộng tính năng nhãn phân loại dữ liệu. Nó cho phép quản trị viên cấu hình quy tắc Phòng ngừa Mất mát Dữ liệu (DLP) để tự động thêm tiêu đề hoặc chân trang vào email.

Trước đây, nhãn phân loại chỉ hiển thị cho người nhận trong cùng một tên miền. Cập nhật này mang lại một bước đột phá quan trọng. Đó là:

• Cảnh báo người nhận ngoài tên miền: Tiêu đề hoặc chân trang do quy tắc DLP tạo ra sẽ hiển thị cho người dùng bên ngoài tên miền của bạn. Điều này đảm bảo rằng người nhận bên ngoài biết được mức độ nhạy cảm của thông điệp và các yêu cầu xử lý tương ứng.

• Tăng cường tuân thủ: Quản trị viên có thể tùy chỉnh thông tin hiển thị trong tiêu đề/chân trang, bao gồm cả các liên kết đến hướng dẫn xử lý thông tin nội bộ.
• Áp dụng linh hoạt: Các quy tắc DLP sẽ được áp dụng cho các email gửi đi dựa trên phạm vi và điều kiện mà quản trị viên đã cấu hình.

*Lưu ý: Dù tiêu đề/chân trang hiển thị cho bên ngoài, nhãn phân loại thực tế vẫn chỉ hiển thị cho người nhận bên trong tên miền của tổ chức bạn.

7 – Địa chỉ web mới cho Google Chat

Google đang triển khai một trải nghiệm Google Chat trên web nhanh hơn và đáng tin cậy hơn. Bằng cách đó là chuyển ứng dụng sang một địa chỉ web độc lập chat.google.com.

Mục tiêu cốt lõi của việc chuyển đổi này là tối ưu hóa hiệu suất. Trước đây, Google Chat thường được phục vụ từ địa chỉ mail.google.com/chat (tức là tích hợp trong giao diện Gmail). Việc chuyển sang chat.google.com độc lập sẽ mang lại lợi ích rõ rệt:

• Giảm thời gian tải (Loading Time): Ứng dụng sẽ mở nhanh hơn, giúp người dùng bắt đầu công việc và phản hồi tin nhắn tức thì hơn.
• Tăng tính ổn định: Cải thiện độ tin cậy của ứng dụng Chat trên trình duyệt web.
• Giữ nguyên giao diện: Người dùng sẽ không cần học cách sử dụng mới vì giao diện Google Chat vẫn được giữ nguyên.

8 – Hẹn giờ gửi tin nhắn vào thời điểm khác trong Google Chat

Google Chat vừa ra mắt một tính năng mới đó là hẹn giờ gửi tin nhắn (Schedule Send). Đây là một phần trong cam kết của Google nhằm mang lại trải nghiệm giao tiếp năng suất và liền mạch hơn.

Bởi trong môi trường làm việc toàn cầu, việc giao tiếp thường xuyên bị ảnh hưởng bởi múi giờ khác biệt. Việc gửi tin nhắn quá khuya hoặc quá sớm có thể làm phiền đồng nghiệp và khiến họ cảm thấy áp lực phải phản hồi ngay lập tức.

Tính năng Hẹn giờ gửi tin nhắn giải quyết triệt để vấn đề này, giúp người dùng tôn trọng thời gian cá nhân của đồng nghiệp. Bạn có thể soạn thảo tin nhắn bất cứ lúc nào và thiết lập thời gian gửi vào giờ hành chính, đảm bảo thông điệp được truyền tải một cách chuyên nghiệp và chu đáo nhất.

*Lưu ý về cách thức hoạt động của tính năng này như sau:

• Khi soạn thảo tin nhắn trong bất kỳ cuộc hội thoại Chat nào nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh thanh soạn thảo.
• Bạn nên chọn thời điểm cụ thể để gửi tin nhắn. Bạn có thể hẹn giờ tối đa 120 ngày trong tương lai.

Nếu bạn có tin nhắn đang chờ gửi, một biểu ngữ sẽ xuất hiện phía trên hộp soạn thảo. Đặc biệt, Google còn bổ sung một phím tắt “Drafts” (Tin nháp) mới ở bảng điều khiển bên trái. Nhấp vào đây sẽ mở ra khu vực quản lý riêng, cho phép bạn:

• Chỉnh sửa nội dung tin nhắn.
• Thay đổi thời gian gửi.
• Hủy tin nhắn đã hẹn giờ.

Phím tắt “Drafts” này sẽ chỉ hiển thị khi bạn có tin nhắn đang chờ gửi.

Lời kết

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau điểm qua tất cả những tính năng mới của Google Workspace nổi bật nhất được Google triển khai trong tuần 08/12 – 12/12/2025. Từ các cải tiến nhỏ giúp tiết kiệm thời gian đến những tính năng lớn thúc đẩy sự cộng tác, Google Workspace không ngừng phát triển để trở thành nền tảng làm việc hiệu quả nhất.

Đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo trên các trang web hoặc các kênh chính thức của GCS Việt Nam để không bỏ lỡ bất kỳ tính năng mới của Google Workspace nào nhé!

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777