Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 1/12 – 6/12/2025

Tuần đầu tháng 12/2015 này, Google Workspace tiếp tục ra mắt nhiều cải tiến hấp dẫn. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ tổng hợp đầy đủ những tính năng mới của Google Workspace từ 1/12 – 6/12/2025. Từ đó sẽ giúp bạn nắm bắt nhanh các công cụ hỗ trợ hiệu quả cho công việc và cộng tác trực tuyến. 

1 – BYOD trên Google Meet trên phòng điều khiển cảm ứng Chrome OS

Google Meet vừa công bố một cải tiến đột phá, giải quyết triệt để sự phức tạp của việc thiết lập cuộc họp trong phòng hội nghị. Tính năng Bring Your Own Device (BYOD) cho các phòng họp sử dụng Google Meet trên Chrome OS Touch Controller giờ đây trở nên vô cùng đơn giản và hiệu quả.

Bản cập nhật này được kích hoạt nhờ sự tích hợp với bộ chuyển mạch thiết bị ngoại vi Lightware. Bao gồm các mẫu Lightware Taurus UCX 4×2 HC40 và 4×3 HC40.

Đặc biệt, tính năng BYOD mới này còn mang tới một loạt những điểm nổi bật như là:

• Người dùng chỉ cần cắm laptop cá nhân vào thiết bị phòng họp bằng cáp USB-C.
• Phòng họp sẽ tự động chuyển sang chế độ BYOD ngay lập tức, cho phép laptop của bạn chiếm quyền kiểm soát, sử dụng màn hình lớn, loa, micro và camera chất lượng cao của phòng cho bất kỳ nền tảng hội nghị truyền hình nào bạn đang sử dụng (Zoom, Webex, Teams, v.v.).
• Nếu phòng đang có cuộc họp Google Meet, cáp USB-C này sẽ tự động chuyển vai trò thành cáp chia sẻ màn hình, đảm bảo tính liên tục của cuộc gọi.

2 – Giao diện hiện đại hơn để xem tệp PDF, video, hình ảnh và âm thanh trong Google Drive trên web

Google Drive vừa công bố bản cập nhật giao diện người dùng lớn, tập trung vào việc hiện đại hóa trải nghiệm xem các định dạng tệp phổ biến không thuộc Google như PDF, video, hình ảnh và tệp âm thanh trực tiếp trên web. Mục tiêu là mang lại cảm giác trực quan, tốc độ và hiệu quả điều hướng tương đương với các ứng dụng xem tệp chuyên dụng.

Tính năng này còn tập trung vào các tài liệu nặng và phức tạp, giúp người dùng Google Workspace thao tác dễ dàng các tác vụ như là:

• Điều hướng PDF tối ưu

Giao diện xem PDF giờ đây được trang bị một thanh điều hướng bên trái hoàn toàn mới, tích hợp hiển thị Mục lục (Table of Contents) và hình thu nhỏ (Thumbnails) của các trang. 

• Xem video thông minh

Người dùng giờ đây có thể sử dụng tùy chọn “Tìm kiếm theo bản chép lời” khi xem video. Tính năng mạnh mẽ này cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy các khoảnh khắc cụ thể trong video bằng cách gõ từ khóa, tiết kiệm đáng kể thời gian xem lại.

• Giao diện tính năng được đồng bộ và thân thiện

Toàn bộ thanh công cụ, thanh ứng dụng và menu tệp đều được làm mới, mang lại cái nhìn hiện đại, sạch sẽ và đồng bộ hơn với thiết kế mới của Google Workspace.

3 – Hiện đã có: Tạo tác nhân AI để tự động hóa công việc với Google Workspace Studio

Google vừa ra mắt Google Workspace Studio, một trung tâm để người dùng tạo, quản lý và chia sẻ các tác nhân AI (AI agents) nhằm tự động hóa công việc trong Workspace mà không cần viết code.

Tính năng chính của Workspace Studio bao gồm:

• Thứ nhất là tự động hóa thông minh

Các tác nhân AI có khả năng lập luận, thích ứng với thông tin mới, giải quyết các quy trình phức tạp hơn tự động hóa dựa trên quy tắc đơn giản. Ví dụ, ưu tiên thông minh, phân loại vấn đề hỗ trợ, phê duyệt thông minh.

• Thứ hai là tạo tác nhân bằng AI

Người dùng có thể mô tả công việc muốn tự động hóa bằng ngôn ngữ tự nhiên (ví dụ: “mỗi thứ Sáu, nhắc tôi cập nhật bảng theo dõi”) và Gemini sẽ tạo tác nhân đó.

• Thứ ba là làm việc thông minh hơn với ngữ cảnh

Các tác nhân được tích hợp sâu với Gmail, Drive, Sheets, cho phép chúng tự động lấy ngữ cảnh từ tài liệu, email, web. Mục đích là để cung cấp câu trả lời cá nhân hóa và thực hiện hành động thông minh.

• Thứ tư là tích hợp liền mạch

Kết nối với ứng dụng bên thứ ba (Asana, Jira, Salesforce) và sử dụng Webhooks để kết nối với API bên ngoài/nội bộ (ví dụ: gửi thông báo Slack/Teams)..

4 – Nhận thông tin chi tiết nhanh về các thư mục Google Drive của bạn với Gemini

Google Drive đang chấm dứt sự lãng phí thời gian đó bằng cách tích hợp sâu hơn trí tuệ nhân tạo Gemini vào hệ thống quản lý tệp. Tính năng mới này đưa Google Drive lên một tầm cao mới về năng suất. Bằng cách cung cấp Thông tin chi tiết nhanh do Gemini tạo ra, hiển thị ngay trên đầu giao diện của mỗi thư mục.

Tính năng này cũng mang đến cho người dùng một loại những ưu điểm như là:

• Quản lý tệp thông minh hơn với AI

Thay vì chỉ đưa ra những gợi ý đơn giản, Gemini giờ đây chủ động phân tích nội dung của tất cả các tệp trong thư mục và tạo ra một bản tóm tắt ngắn gọn. Bạn chỉ cần một cái nhìn lướt qua, bạn sẽ hiểu ngay mục đích, chủ đề chính và các tệp quan trọng nhất trong thư mục mà không cần phải mở bất kỳ thứ gì. 

Hay nếu thông tin nhanh chưa đủ, bạn có thể nhấp vào “Explore with Gemini” để mở bảng điều khiển bên. Tại đây, bạn sẽ nhận được bản tóm tắt chi tiết hơn và có thể đặt các câu hỏi bổ sung để Gemini đào sâu vào nội dung. 

• Tiết kiệm thời gian và sắp xếp hiệu quả

Tính năng Gemini trong Drive này là một công cụ  giúp người dùng tiết kiệm thời gian đáng kể, tăng cường khả năng tổ chức và giữ vững sự tập trung. 

5 – Tham gia cuộc họp liền mạch trên phần cứng Google Meet với “Connect room”

Google Meet đang giới thiệu tính năng “Connect room” (Kết nối phòng). Tính năng mới giúp người dùng khởi động cuộc họp liền mạch trên thiết bị Google Meet Hardware ngay từ thiết bị cá nhân của họ. 

Với “Connect room”, quy trình tham gia họp được đơn giản hóa triệt để:

• Phát hiện tự động: Khi bạn bước vào phòng họp và mở giao diện phòng chờ Google Meet trên laptop, hệ thống sẽ tự động nhận diện thiết bị Meet Hardware trong phòng.
• Một cú nhấp chuột: Tùy chọn “Connect room” sẽ xuất hiện. Chỉ cần nhấp vào, cuộc họp sẽ ngay lập tức được khởi động trên màn hình lớn của phòng họp.
• Chế độ đồng hành: Laptop của bạn sẽ tự động chuyển sang Chế độ đồng hành, cho phép bạn tiếp tục sử dụng các tính năng cá nhân mà không làm phiền màn hình chính.

Ngoài ra, tính năng mới này cũng sẽ giải quyết được các vấn đề thường gặp như là:

• Đơn giản hóa cuộc họp kín: Tham gia các cuộc họp cá nhân hoặc cuộc họp không có trong lịch phòng họp dễ dàng chỉ bằng cách mở lời mời trên thiết bị cá nhân
• Đặt phòng thông minh: Nếu phòng trống, tính năng không chỉ khởi động cuộc họp mà còn tự động đặt phòng cho thời gian bạn sử dụng.
• Chiếm dụng phòng trống: Cho phép bạn ngay lập tức chiếm quyền và sử dụng phòng đã được đặt nhưng không có ai sử dụng.

6 –  Giao diện người dùng được làm mới cho bộ điều khiển cảm ứng phần cứng Google Meet

Google Meet đang triển khai một giao diện người dùng (UI) được làm mới và tinh gọn cho các bộ điều khiển cảm ứng của Google Meet Hardware. Áp dụng cho các thiết bị như Mimo Vue HD, Logitech Tap, Lenovo Series One, v.v..

Tính năng này mang lại trải nghiệm quản lý cuộc họp trực quan và hiệu quả hơn:

• • Truy cập kiểm soát đơn giản hóa: Các chức năng được sử dụng thường xuyên nhất trong cuộc họp (như tắt tiếng/Mute, giơ tay/Hand Raise) sẽ được đặt ở vị trí nổi bật và dễ truy cập hơn.

• Tính năng mới này được tổ chức trực quan:

• • Trong cuộc họp: Các tính năng nâng cao hơn (như điều khiển camera, bố cục cuộc họp) được gom lại dưới menu More actions, giữ cho giao diện chính sạch sẽ và gọn gàng.
  • Trước cuộc họp: Thiết kế mới làm nổi bật tùy chọn nhập mã cuộc họp và có menu thả xuống rõ ràng để tham gia các cuộc họp Webex hoặc Zoom.

• Giao diện quen thuộc: Giao diện điều khiển cảm ứng mới sẽ có cảm giác và hình thức tương tự với giao diện Google Meet trên web, giúp người dùng chuyển đổi sử dụng dễ dàng hơn.

7 – Phụ đề được dịch của Google Meet hiện có sẵn bằng tiếng Quảng Đông

Google Meet đang mở rộng tính năng phụ đề dịch thuật bằng cách thêm hỗ trợ tiếng Quảng Đông (Cantonese).

Cập nhật này nhằm mục đích cải thiện khả năng giao tiếp và cộng tác đa ngôn ngữ. Nếu người tham gia cuộc họp nói tiếng Quảng Đông (hoặc bất kỳ ngôn ngữ được hỗ trợ nào khác), Meet giờ đây có thể hiển thị phụ đề dịch thuật theo thời gian thực sang ngôn ngữ mà người xem lựa chọn. 

Ngoài ra, tính năng này đặc biệt hữu ích cho các tổ chức hoặc cơ sở giáo dục toàn cầu lớn. Nơi các thành viên nói nhiều ngôn ngữ mẹ đẻ khác nhau, đảm bảo giao tiếp trôi chảy hơn và sự tham gia toàn diện hơn.

8 – Chọn ngôn ngữ phụ đề ưa thích của bạn cho luồng trực tiếp Meet trên thiết bị di động

Google Meet đã cập nhật tính năng cho phép người xem Live Stream trên thiết bị di động. Đặc biệt trong cập nhật này, người dùng có thể chọn ngôn ngữ phụ đề dịch thuật theo sở thích cá nhân của họ.

Thay đổi này giúp khắc phục rào cản ngôn ngữ, tối đa hóa khả năng hiểu và tương tác với nội dung được chia sẻ. Nếu như trước đây, phụ đề dịch thuật trên Live Stream chỉ hiển thị một ngôn ngữ đích duy nhất do người chủ trì chọn. Thì hiện tại, mỗi người xem Live Stream trên di động có thể tự chọn ngôn ngữ phụ đề dịch thuật ưu tiên của riêng mình và thay đổi cài đặt này bất cứ lúc nào trong khi xem. 

9 – Mới sử dụng Gmail: chia sẻ email trong Google Chat

Google đang ra mắt tích hợp mới giữa Gmail và Google Chat. Tính năng này cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ một cuộc hội thoại email trực tiếp từ hộp thư đến Gmail sang một tin nhắn trực tiếp (DM) hoặc không gian (Space) trong Chat.

Ngoài ra, tính năng này còn giúp cải thiện khả năng cộng tác nhóm và năng suất:

• Chia sẻ dễ dàng: Bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện mới từ một chuỗi email, chọn người nhận là những người đã có trong email hoặc một nhóm mới
• Giữ ngữ cảnh: Email sẽ được tự động chuyển tiếp và người nhận có thể mở email gốc trực tiếp từ liên kết trong Chat. Liên kết hai chiều này giúp mọi người có đầy đủ ngữ cảnh mà không cần chuyển đổi nhiều tab.
• Ứng dụng thực tế: Hữu ích cho việc giải quyết vấn đề theo thời gian thực, thảo luận riêng với một nhóm nhỏ, bàn bạc email khách hàng, hoặc chia sẻ thông báo quan trọng.

10 – Giáo viên hiện có thể chỉ định sổ ghi chép công khai trong Google Classroom

Google Classroom đã cập nhật, cho phép giáo viên gán các sổ tay công khai của NotebookLM vào bài tập trong Google Classroom. Thay đổi này giúp mở rộng đáng kể nội dung giáo dục mà giáo viên có thể sử dụng. Bo gồm cả các tài liệu được chia sẻ công khai, ví dụ như các sổ tay từ quan hệ đối tác với OpenStax.

*Lưu ý:

• Dành cho Admin: Đội ngũ này cần đảm bảo NotebookLM được bật (On) cho nhóm hoặc Đơn vị tổ chức (OU) của giáo viên và học sinh.
• Dành cho Người dùng cuối (Giáo viên): Tính năng này sẽ tự động khả dụng nếu NotebookLM đã được quản trị viên bật.

11 – Kiểm soát xem người dùng yêu cầu tham gia một không gian trong Google Chat

Google Chat đang triển khai một cài đặt mới cho phép chủ sở hữu (owner) và người quản lý (manager) của một không gian (space) kiểm soát việc người dùng có thể yêu cầu tham gia không gian đó hay không. Với tính năng mới này, chủ sở hữu và người quản lý có thể vô hiệu hóa hoàn toàn tùy chọn “yêu cầu tham gia”. Nếu người dùng không được mời cố gắng truy cập bằng liên kết, họ sẽ không thể gửi yêu cầu.

*Lưu ý:

• Dành cho Admin: Không có quyền kiểm soát.
• Dành cho Người dùng cuối: Truy cập cài đặt không gian và tắt/bật nút gạt “Allow requests to join”.

Lời kết

Việc cập nhật liên tục các tính năng mới của Google Workspace sẽ giúp bạn và đội ngũ làm việc hiệu quả hơn, tối ưu hóa quy trình công việc. Nếu còn thắc mắc về các tính năng hoặc cần hỗ trợ triển khai, hãy liên hệ GCS Việt Nam qua các kênh tư vấn dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777