Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 19/5- 24/5/2025

Tuần mới này, GCS Việt Nam tiếp tục giúp các bạn cập nhật những tính năng mới của Google Workspace đầy đủ và chi tiết nhất ngay trong bài viết dưới đây. Hãy cùng đón đọc và cập nhật thêm nhiều điều mới mẻ thú vị cùng Google Workspace nhé. 

1 – Google Vault cải thiện tìm kiếm và xuất Google Drive hiện có ID tài liệu và nhiều tùy chọn ổ đĩa được chia sẻ hơn

Google Vault, công cụ quan trọng trong eDiscovery và quản trị thông tin của Google Workspace, vừa công bố những cải tiến đáng kể giúp việc tìm kiếm và xuất dữ liệu trên Google Drive trở nên mạnh mẽ và linh hoạt hơn. Các thay đổi này đặc biệt hữu ích cho các đội ngũ pháp lý và IT, giúp họ quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

• Tìm kiếm theo ID Tài liệu: Tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác

Với khả năng tìm kiếm và xuất dữ liệu trên Google Drive bằng ID tài liệu, bạn chỉ cần nhập tối đa 1000 ID tài liệu thông qua giao diện người dùng (UI) hoặc API để xuất các tệp tin được nhắm mục tiêu trong miền của mình.

• Tùy chọn Shared Drive được cải tiến: Kiểm soát dữ liệu linh hoạt hơn

Google Vault cũng bổ sung thêm các tùy chọn linh hoạt hơn cho việc bao gồm các mục từ Shared Drive (Drive được chia sẻ). Các quản trị viên Vault hiện có thể lựa chọn từ ba tùy chọn trong UI hoặc API:

• Không bao gồm: Tùy chọn mới này cho phép loại trừ bất kỳ mục nào trong Shared Drive.
• Chỉ bao gồm: Nếu tài liệu được phép chia sẻ trực tiếp (không phải với tư cách thành viên Shared Drive): Bao gồm toàn bộ các mục được chia sẻ với tài khoản khác, nhưng chỉ khi tài khoản đó không phải là thành viên của Shared Drive. (Tùy chọn này trước đây là “include items from shared drives” với tùy chọn TẮT).
• Bao gồm: Bao gồm tất cả các mục trong Shared Drive. (Tùy chọn này trước đây là “include items from shared drives” với tùy chọn BẬT).

Những cải tiến này sẽ tác động đến các quản trị viên Google Workspace.

2 – Có sẵn trong bản beta: Chỉnh sửa các tệp Microsoft Word được mã hóa ở phía máy khách bằng Google Docs

Google vừa công bố một bản thử nghiệm (beta) đầy hứa hẹn, cho phép người dùng xem và chỉnh sửa trực tiếp các tệp Microsoft Word được mã hóa phía máy khách ngay trong Google Docs. Đây là một bước tiến quan trọng, giúp các tổ chức có thể tận dụng tối đa Google Workspace trong khi vẫn đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư cho dữ liệu nhạy cảm của mình.

Những điểm cần lưu ý trong bản beta:

• Hiện tại, chỉ các tệp Word có định dạng .docx mới được hỗ trợ để xem và chỉnh sửa.
• Kích thước tệp tối đa được hỗ trợ là 20MB.
• Google đang tiếp tục cải thiện tính năng này, nhưng bạn có thể gặp phải một số trường hợp các tính năng đặc biệt của Word không hiển thị hoặc không thể chỉnh sửa trong Google Docs. Tuy nhiên, các tính năng này sẽ vẫn được bảo toàn trong tài liệu và hiển thị đầy đủ khi mở lại bằng Microsoft Office.
• Nếu việc chỉnh sửa trong Google Docs có thể làm mất hoặc thay đổi một số tính năng của tệp Word gốc, bạn sẽ nhận được thông báo trong tài liệu.

Các quản trị viên Google Workspace đủ điều kiện có thể sử dụng biểu mẫu này để yêu cầu quyền truy cập vào bản beta. Sau khi được chấp nhận, Google sẽ cung cấp hướng dẫn cụ thể.

3 – Sử dụng Google Classroom bằng nhiều ngôn ngữ hơn

Mới đây, Google đã công bố việc mở rộng khả năng  hỗ trợ ngôn ngữ cho Google Classroom trên cả nền tảng web và di động, bổ sung thêm nhiều ngôn ngữ mới vào danh sách.

• Tiếng Albania
• Tiếng Armenia
• Tiếng Azerbaijan
• Tiếng Myanmar (Burmese)
• Tiếng Georgia
• Tiếng Ireland
• Tiếng Macedonia
• Tiếng Nepal
• Tiếng Sinhala
• Tiếng Uzbek

Việc bổ sung các ngôn ngữ này sẽ giúp hàng triệu học sinh, giáo viên và quản trị viên trên khắp thế giới dễ dàng sử dụng Google Classroom bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của họ, qua đó nâng cao hiệu quả học tập và giảng dạy.

4 – Có sẵn trong Open Beta: Di chuyển tệp từ Microsoft SharePoint Online sang Google Drive

Google vừa công bố một bước tiến quan trọng giúp các tổ chức chuyển đổi dữ liệu từ Microsoft SharePoint Online sang Google Workspace một cách hiệu quả hơn. Bắt đầu từ hôm nay, dịch vụ Di chuyển Dữ liệu mới đã được mở ở chế độ beta công khai, cho phép quản trị viên di chuyển tệp từ SharePoint Online sang Google Drive.

Di chuyển dữ liệu SharePoint Online nhanh chóng và đơn giản:

Tính năng mới này cho phép quản trị viên di chuyển toàn bộ dữ liệu từ các trang SharePoint Online, bao gồm:

• Thư viện tài liệu 
• Thư mục 
• Tệp 
• Các quyền liên quan 

Quá trình di chuyển được thiết kế để diễn ra trong vài bước đơn giản:

• Kết nối với tài khoản SharePoint Online mà bạn muốn sao chép dữ liệu.
• Chỉ định các trang (sites) bạn muốn sao chép dữ liệu và thư mục Drive nào sẽ chứa dữ liệu được sao chép.
• Chỉ định người dùng và nhóm mà quyền của họ nên được sao chép.

5 – Sử dụng NotebookLM khi đang di chuyển với ứng dụng di động mới

Google vừa mang đến một tin vui cho người dùng NotebookLM với việc ra mắt ứng dụng di động NotebookLM trên cả thiết bị Android và iOS. Điều này có nghĩa là bạn có thể tận dụng tối đa khả năng của NotebookLM, đặc biệt là tính năng tổng quan âm thanh (audio overviews), ngay cả khi đang di chuyển.

Với ứng dụng di động NotebookLM mới, tất cả người dùng NotebookLM giờ đây có thể:

• Nghe và tương tác với các tổng quan âm thanh.
• Sử dụng các chức năng khác của NotebookLM khi đang di chuyển.

Ngoài ra, Google cũng đang giới thiệu khả năng cho phép người dùng chỉ định độ dài của các tổng quan âm thanh trên phiên bản web. Tính năng này hiện tại chỉ có trên web nhưng sẽ được mở rộng sang di động trong tương lai.

6 – Giới thiệu trang Bắt đầu mới giúp bạn tạo Google Vids dễ dàng hơn

Google Vids, công cụ tạo video mạnh mẽ tích hợp AI của Google Workspace, vừa được nâng cấp với việc ra mắt một trang “Bắt đầu” hoàn toàn mới. Trang này được thiết kế để đơn giản hóa quá trình sáng tạo video, mang đến nhiều lựa chọn linh hoạt cho người dùng, phù hợp với mọi nhu cầu và cấp độ kỹ năng.

Tùy thuộc vào phiên bản Workspace mà bạn đăng ký sử dụng, trang “Bắt đầu” mới sẽ cung cấp các tùy chọn đa dạng để bạn nhanh chóng khởi tạo video của mình, bao gồm:

• Lên kế hoạch câu chuyện video 
• Tạo video clip 
• Quay video chính mình
• Chọn một mẫu
• Tải lên clip hoặc hình ảnh
• Bắt đầu với một video trống 

7 – Nhiều cách hơn để sáng tạo với Canvas

Google vừa công bố những nâng cấp đáng kể cho Canvas, không gian sáng tạo được tích hợp trong ứng dụng Gemini. Với sức mạnh của các mô hình Gemini 2.5, Canvas giờ đây trở nên trực quan và mạnh mẽ hơn, mở ra nhiều cách thức mới để biến ý tưởng thành hiện thực chỉ bằng cách mô tả.

Canvas giờ đây có thể giúp bạn tạo ra:

• Tạo và lập trình ứng dụng: Biến các ý tưởng phức tạp thành mã nguồn hoạt động với tốc độ và độ chính xác đáng kinh ngạc, chỉ dựa trên những mô tả đơn giản. Khả năng “vibe coding” này giúp giảm rào cản trong việc phát triển phần mềm và đẩy nhanh quá trình tạo mẫu ý tưởng mới.
• Trang web: Dễ dàng tạo các trang web với nhiều yếu tố hấp dẫn như thẻ thông tin, biểu đồ và nhiều nội dung tương tác khác.
• Infographic: Tổ chức thông tin phức tạp thành các định dạng cấu trúc, dễ điều hướng và dễ hiểu hơn, với các “khối” thông tin dễ tiêu hóa, danh sách, hình ảnh minh họa và nhiều hơn nữa.
• Tổng quan âm thanh (Audio overviews): Biến nội dung thành các cuộc thảo luận hấp dẫn do AI dẫn dắt, hỗ trợ hơn 45 ngôn ngữ, giúp việc tiếp nhận thông tin phức tạp trở nên dễ dàng, đặc biệt khi bạn đang làm nhiều việc cùng lúc hoặc đang di chuyển.

Ngoài ra, Canvas còn được tích hợp với Deep Research, cho phép bạn nhập, chỉnh sửa và tinh chỉnh các báo cáo Deep Research trực tiếp trong Canvas trước khi xuất sang Google Docs để cộng tác thêm.

Quản trị viên không có tùy chọn cho tính năng này. Còn người dùng cuối từ ứng dụng Gemini ( gemini.google.com ), chọn “Canvas” từ thanh nhập liệu hoặc nhảy trực tiếp vào Canvas bằng cách truy cập gemini.google.com/canvas .

8 – Gemini cập nhật nhiều tính năng mới mẻ

Trong tuần này, Google Workspace cũng có thêm nhiều cập nhật mới mẻ cho công cụ AI Gemini. Trong số đó, chúng ta không thể không kể đến các tính năng mới của Gemini như là:

Những cập nhật mới nhất cho Nghiên cứu sâu trong Gemini

Google vừa công bố hàng loạt cải tiến quan trọng cho tính năng Deep Research trong Gemini, một công cụ mạnh mẽ có khả năng tóm tắt hàng giờ nghiên cứu phức tạp chỉ trong vài phút, trình bày các phát hiện trong một báo cáo chi tiết và dễ đọc. Những nâng cấp này, được giới thiệu tại Google I/O, hứa hẹn sẽ đưa khả năng nghiên cứu chuyên sâu lên một tầm cao mới.

Những cải tiến đáng chú ý của tính năng này là:

• Deep Research giờ đây có thể sử dụng mô hình 2.5 Flash (thử nghiệm). Người dùng Gemini Advanced tiếp tục có quyền truy cập vào 2.5 Pro (thử nghiệm), mô hình thông minh nhất của Google cho khả năng suy luận toàn diện.
• Bạn có thể tải lên trực tiếp các tệp PDF và hình ảnh vào Deep Research. Điều này cho phép báo cáo nghiên cứu của bạn kết hợp thông tin công khai với các chi tiết do chính bạn cung cấp, mang lại cái nhìn sâu sắc và cá nhân hóa hơn. Ngoài ra, Gemini có thẻ trích xuất thông tin theo yêu cầu dựa trên dữ liệu liên kết với Google Drive.
• Gemini sẽ chủ động đề xuất các tài nguyên liên quan trong báo cáo của bạn để làm sâu sắc thêm kiến thức, chẳng hạn như biểu đồ tương tác, công cụ mô phỏng lập kế hoạch và các nghiên cứu chuyên sâu bổ sung về các chủ đề liên quan.
• Bạn có thể nhập, chỉnh sửa và tinh chỉnh các báo cáo Deep Research trực tiếp vào Canvas trước khi xuất sang Google Docs để tiếp tục cộng tác. Điều này tạo ra một quy trình làm việc trọn vẹn từ nghiên cứu đến sáng tạo và chia sẻ.

Yêu cầu Gemini trong Gmail trên thiết bị di động thực hiện hành động liên quan đến Google Calendar

Google vừa thông báo về việc mở rộng khả năng tích hợp Gemini vào Gmail trên các thiết bị di động Android và iOS. 

Với phiên bản cập nhật này, bạn hoàn toàn có thể:

• Tạo, xóa hoặc chỉnh sửa sự kiện: Dễ dàng thêm sự kiện mới, xóa bỏ các sự kiện không cần thiết hoặc thay đổi thông tin chi tiết của sự kiện (thời gian, địa điểm, v.v.) trực tiếp từ Gmail.
• Xem lịch trình hàng ngày: Hỏi Gemini về lịch trình của bạn để nắm bắt nhanh chóng các sự kiện trong ngày.

Tại sao người dùng nên sử dụng tính năng này?

• Tiết kiệm thời gian: Không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng Gmail và Lịch Google.
• Tiện lợi: Quản lý lịch trình mọi lúc mọi nơi, ngay trên thiết bị di động của bạn.
• Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, dễ dàng làm quen và thao tác.

Cá nhân hóa việc học với Quizzes có sẵn thông qua Canvas trong ứng dụng Gemini

Google tiếp tục nâng cao trải nghiệm học tập và làm việc với sự ra mắt tính năng tạo bài kiểm tra (Quizzes) trong Canvas của ứng dụng Gemini. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng tạo ra các bài kiểm tra tùy chỉnh cho bất kỳ chủ đề nào, giúp cá nhân hóa quá trình học tập và củng cố kiến thức.

• Biến tài liệu thành bài kiểm tra tương tác:

Bạn có thể tạo quiz theo nhiều cách như tải lên tài liệu hay nhập câu lệnh. Dựa trên các tệp đã tải lên hoặc câu lệnh của bạn, Gemini sẽ tự động tạo ra các bài kiểm tra tương tác, bao gồm các câu hỏi trắc nghiệm hoặc đúng/sai. 

Tính năng này không chỉ hữu ích cho học sinh, sinh viên mà còn cả người dùng doanh nghiệp – ví dụ, bạn có thể tạo quiz để ôn lại kiến thức trước cuộc họp với khách hàng. Thậm chí, bạn có thể yêu cầu Gemini tạo quiz dựa trên nội dung đã được tạo trong Canvas, bao gồm cả các báo cáo Deep Research.

• Hỗ trợ học tập với phản hồi tức thì:

Nếu bạn gặp khó khăn với một câu hỏi, Gemini có thể cung cấp các gợi ý hữu ích để hướng dẫn bạn đến câu trả lời đúng. Sau khi hoàn thành bài kiểm tra, bạn sẽ nhận được điểm tổng thể, phân tích độ chính xác, thông tin chi tiết về các lĩnh vực cần cải thiện.

Lời kết

Như vậy, bài viết trên đây đã giúp các bạn cập nhật đầy đủ và chi tiết tất tần tật các tính năng mới của Google Workspace trong tuần 19/5- 24/5/2025. Nếu còn bất cứ băn khoăn và thắc mắc gì, các bạn đừng ngần ngại liên hệ ngay với đội ngũ của GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ tức thì.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777