Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 15/9 – 19/9/2025

Google Workspace luôn không ngừng cải tiến để mang lại trải nghiệm tốt hơn cho người dùng cá nhân lẫn doanh nghiệp. Trong tuần từ 15/9 đến 19/9/2025, Google tiếp tục giới thiệu hàng loạt tính năng mới của Google Workspace nhằm tăng hiệu quả cộng tác, tối ưu hóa bảo mật và hỗ trợ người dùng quản lý công việc thông minh hơn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn cập nhật nhanh chóng và chi tiết những thay đổi quan trọng này.

1 – Nâng cao quyền riêng tư của cuộc họp cho các sự kiện Lịch đã sao chép

Google đang thực hiện một thay đổi quan trọng đối với Google Calendar và Google Meet nhằm tăng cường tính riêng tư và bảo mật cho các cuộc họp. Với tính năng này, khi bạn sao chép hoặc nhân bản một sự kiện trên Calendar, mã cuộc họp Google Meet sẽ không còn được sao chép theo. Nếu người dùng muốn tham gia cùng một cuộc họp, họ sẽ phải tự sao chép mã Meet đó một cách riêng biệt.

2 – Tham gia hội nghị Google Meet liền mạch từ bất kỳ ứng dụng lịch nào

Google đang triển khai một tính năng mới giúp người dùng có thể tham gia các cuộc họp Google Meet một cách liền mạch, ngay cả khi họ sử dụng các ứng dụng lịch khác như Microsoft Outlook.

Khi người dùng Google Calendar mời một người dùng sử dụng ứng dụng lịch khác (như Outlook) tham gia cuộc họp, liên kết Google Meet sẽ được tự động thêm vào trường “Địa điểm” (Location). Điều này đảm bảo rằng liên kết không bị ẩn trong phần mô tả sự kiện và người nhận có thể dễ dàng tìm thấy nó khi đến giờ họp.

Hơn nữa, Google Calendar giờ đây có thể tự động phát hiện các liên kết Google Meet trong phần mô tả hoặc địa điểm của các lời mời được gửi từ các ứng dụng lịch khác. Điều này giúp người dùng dễ dàng tham gia các cuộc họp, không còn phải sao chép hay tìm kiếm liên kết thủ công.

Ngoài ra, tính năng này còn mang tới nhiều lợi ích như là:

• Tính năng giúp xóa bỏ rào cản giữa các nền tảng, tạo điều kiện cho việc hợp tác và tham gia cuộc họp trở nên thuận lợi hơn.
• Người dùng sẽ không còn gặp khó khăn khi tìm kiếm liên kết cuộc họp, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sự phiền toái.

3 – Tự động cài đặt ứng dụng Chat vào cuộc trò chuyện của bạn

Google đang triển khai một cập nhật mới nhằm đơn giản hóa cách người dùng thêm ứng dụng vào các cuộc trò chuyện trong Google Chat. Thay vì phải cài đặt thủ công ứng dụng cho từng không gian, tin nhắn nhóm hay tin nhắn trực tiếp, giờ đây, ứng dụng sẽ được tự động thêm vào khi cần thiết.

Ví dụ: Lần đầu tiên bạn tạo một cuộc thăm dò ý kiến, Google Chat sẽ nhắc bạn cài đặt ứng dụng Poll. Từ lần sau, khi bạn cố gắng tạo một cuộc thăm dò ý kiến trong bất kỳ cuộc trò chuyện nào khác, ứng dụng Poll sẽ tự động được cài đặt và bạn có thể bắt đầu ngay lập tức.

4 – Hiện đã có sẵn rộng rãi: Chuyển đổi Google Trang tính được mã hóa phía máy khách sau khi xuất dữ liệu bằng Vault hoặc Takeout

Google vừa chính thức ra mắt một công cụ mới, cho phép các quản trị viên chuyển đổi các tệp Google Sheets đã được mã hóa phía máy khách sang định dạng Microsoft Excel (.xlsx) sau khi đã xuất và giải mã.

Mã hóa phía máy khách (Client-side encryption) là một tính năng bảo mật cao cấp, giúp các tổ chức có thể duy trì quyền kiểm soát và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của mình. Với sự ra mắt của công cụ chuyển đổi mới, quản trị viên giờ đây có thể dễ dàng chuyển đổi các tệp Google Sheets đã giải mã sang định dạng Excel, giúp dữ liệu trở nên dễ truy cập và phân tích hơn.

Hơn nữa, công cụ này cho phép các tổ chức duy trì quyền sở hữu hoàn toàn đối với dữ liệu nhạy cảm, ngay cả sau khi xuất khỏi Google Workspace. Việc chuyển đổi sang định dạng Excel phổ biến giúp dữ liệu có thể được sử dụng dễ dàng trên nhiều nền tảng và công cụ phân tích khác nhau. Hơn nữa, tính năng này còn giúp các doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu về khám phá điện tử (ediscovery) và tính di động của dữ liệu.

5 – Thay đổi đối với quyền quản lý phần cứng và lịch của phần mềm Google Meet

Google đang thực hiện một thay đổi quan trọng để tăng cường bảo mật và làm rõ các đặc quyền quản trị viên trong Google Workspace. Từ ngày 15 tháng 10 năm 2025, đặc quyền “Manage Google Meet hardware and calendars” (Quản lý phần cứng Google Meet và lịch) sẽ không còn cấp quyền truy cập rộng rãi vào tất cả lịch trong tổ chức của bạn.

Đặc biệt, tính năng này cho phép bạn cấp quyền truy cập lịch độc lập với đặc quyền quản lý phần cứng Meet. Điều này đảm bảo rằng các quản trị viên chỉ có nhiệm vụ quản lý thiết bị sẽ không còn quyền truy cập vào dữ liệu lịch nhạy cảm của toàn tổ chức, từ đó giảm thiểu rủi ro bảo mật.

*Lưu ý của quản trị viên về tính năng:

• Nếu quản trị viên phần cứng Meet của bạn không cần truy cập vào tất cả lịch, bạn không cần thực hiện hành động nào. Từ ngày 15/10/2025, họ sẽ tự động mất quyền truy cập vào lịch nhưng vẫn có thể gán lịch cho thiết bị.
• Nếu quản trị viên của bạn vẫn cần quyền kiểm soát lịch như trước, bạn phải cấp cho họ đặc quyền “Manage Calendars” (Quản lý lịch) trước ngày 15 tháng 10 năm 2025. Đặc quyền mới này sẽ cung cấp quyền đọc/ghi đầy đủ vào tất cả các lịch trong tổ chức.

6 – Google Workspace cập nhật hàng loạt tính năng mới cho Gemini

Trong đợt cập nhật lần này, Google đặc biệt tập trung mở rộng khả năng của Gemini – trợ lý AI thông minh tích hợp trong hệ sinh thái Google Workspace. Hàng loạt tính năng mới của Google Workspace không chỉ giúp người dùng khai thác AI hiệu quả hơn, mà còn nâng cao trải nghiệm học tập, làm việc và cộng tác trực tuyến.

Bài kiểm tra trong ứng dụng Gemini hiện đã có sẵn cho người dùng dưới 18 tuổi

Trước đây, Gemini đã cho phép người dùng tạo các câu đố về bất kỳ chủ đề nào bằng cách sử dụng Canvas trong ứng dụng. Người dùng có thể tải lên tài liệu liên quan hoặc nhập một lời nhắc đơn giản, chẳng hạn như “Tạo một bài kiểm tra thực hành về hệ thần kinh.” Giờ đây, tính năng này đã được mở rộng cho người dùng dưới 18 tuổi, đặc biệt hữu ích cho học sinh, sinh viên.

Lợi ích nổi trội về tính năng này cho giáo dục như sau:

• Học sinh: Có thể tự tạo các câu đố cá nhân hóa để ôn tập và chuẩn bị cho các kỳ thi.
• Giáo viên: Có thể tạo câu đố và chia sẻ với cả lớp, giúp việc kiểm tra kiến thức trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Hỏi Gemini trong Meet: Trợ lý họp cá nhân của bạn

Google đang giới thiệu “Ask Gemini in Meet,” một trợ lý cuộc họp cá nhân được tích hợp trực tiếp vào Google Meet. Tính năng này sẽ sớm ra mắt cho một số khách hàng Google Workspace, giúp nâng cao trải nghiệm cuộc họp bằng cách sử dụng AI. 

Khi sử dụng tính năng Ask Gemini, bạn sẽ nhận được những lợi ích như sau:

• Tóm tắt cuộc họp: Bạn có thể yêu cầu Gemini tóm tắt các cuộc thảo luận đang diễn ra hoặc tóm tắt lại những gì một người vừa nói.
• Xác định điểm mấu chốt: Gemini sẽ giúp bạn nhận diện các quyết định quan trọng, điểm cần ghi nhớ và các mục hành động cụ thể.
• Bắt kịp nội dung: Nếu bạn tham gia cuộc họp muộn, Gemini có thể giúp bạn nắm bắt những gì đã bỏ lỡ, với điều kiện tính năng “Take Notes for Me” (Ghi chú hộ tôi) đã được bật trước đó.

Hạn chế của tính năng Ask Gemini cụ thể như sau:

• Hiện tại, tính năng chỉ hỗ trợ các cuộc họp bằng tiếng Anh và chỉ có trên máy tính để bàn.
• Không hoạt động trong các phòng họp nhóm nhỏ (breakout rooms).
• Gemini có thể mắc lỗi, vì vậy người dùng nên xem lại kết quả đầu ra.
• Không thể trả lời các câu hỏi về những cuộc thảo luận diễn ra trước khi bạn tham gia, trừ khi tính năng “Take Notes for Me” đã được bật từ trước.

Nhận tóm tắt chủ động về các phản hồi văn bản trong Biểu mẫu

Google đang nâng cấp tính năng Gemini trong Google Forms, giúp người dùng nhận được các bản tóm tắt phản hồi một cách tự động và chủ động. Đặc biệt giờ đây, khi xem xét các phản hồi, người dùng sẽ thấy các thông tin chuyên sâu (insights) do Gemini tạo ra một cách chủ động cho các câu hỏi dạng trả lời ngắn hoặc đoạn văn.

Hơn nữa, Gemini giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt ý chính, phân tích cảm xúc hoặc rút ra các thông tin chi tiết từ các phản hồi mà không cần phải đọc chi tiết toàn bộ lượng văn bản lớn. Cũng như tính năng này đặc biệt hữu ích khi xử lý các khảo sát, biểu mẫu phản hồi hoặc các câu hỏi mở có nhiều câu trả lời dài.

Giới thiệu tính năng chia sẻ Gems trong ứng dụng Gemini, bao gồm cả quyền kiểm soát của quản trị viên

Google đã chính thức ra mắt tính năng chia sẻ Gems trong ứng dụng Gemini. Tính năng này cho phép người dùng trao đổi các phiên bản Gemini tùy chỉnh được gọi là “Gems” với đồng nghiệp và các đối tượng khác trong và ngoài tổ chức.

Gems là gì?

Gems là các phiên bản Gemini tùy chỉnh, hoạt động như những “chuyên gia AI” mà bạn có thể cá nhân hóa để giải quyết các chủ đề hoặc công việc cụ thể. Chúng giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ, quy trình làm việc và giảm bớt việc phải nhập lại các lời nhắc (prompts) lặp đi lặp lại.

Tính năng chia sẻ Gems mang lại lợi ích gì?

• Tăng tốc độ ứng dụng AI: Thay vì mỗi người dùng phải tự tạo Gems từ đầu, họ có thể sử dụng ngay các Gems đã được tối ưu hóa bởi đồng nghiệp.
• Cải thiện hiệu suất: Các nhóm có thể phát triển và tinh chỉnh Gems cho các phòng ban cụ thể (ví dụ: Marketing, Tài chính), đảm bảo sự nhất quán trong công việc.
• Thúc đẩy đổi mới: Việc chia sẻ Gems giúp lan tỏa kiến thức và phương pháp làm việc hiệu quả trong toàn tổ chức. Ví dụ, trưởng nhóm Marketing có thể tạo một Gem về “Giọng văn thương hiệu” và chia sẻ cho cả bộ phận để đảm bảo nội dung đồng nhất trên mọi kênh.

Cách thức hoạt động và kiểm soát của quản trị viên

Quá trình chia sẻ Gems tương tự như chia sẻ Google Docs hoặc các tệp khác trong Google Drive. Bạn có thể chọn người nhận, cấp quyền xem (Viewer) hoặc chỉnh sửa (Editor).  Sau khi được chia sẻ, Gems sẽ được lưu trữ trong Google Drive. Điều này có nghĩa là các cài đặt chia sẻ của Drive trong tổ chức của bạn cũng sẽ áp dụng cho Gems.

Gemini trong Chrome sẽ sớm có sẵn rộng rãi, cấu hình trước quyền truy cập cho người dùng cuối

Google đang chuẩn bị ra mắt tính năng Gemini trong Chrome, một trợ lý AI giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn ngay trên trình duyệt. Tính năng này sẽ được triển khai cho tất cả người dùng Google Workspace có quyền truy cập ứng dụng Gemini.

Đây cũng là một trợ lý AI tích hợp trực tiếp vào trình duyệt Chrome trên các thiết bị Mac và Windows. Gemini trong Chrome sắp tới sẽ giúp bạn:

• Nhận các câu trả lời và thông tin chuyên sâu.
• Trò chuyện tương tác hai chiều với Gemini Live.
• Sử dụng ngữ cảnh từ tối đa 10 tab trình duyệt đang mở và các ứng dụng Google Workspace để hỗ trợ công việc.

Lời kết

Như vậy, bài viết đã giúp bạn cập nhật đầy đủ những tính năng mới của Google Workspace trong tuần 15/9 – 19/9/2025. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh hỗ trợ để được tư vấn chi tiết và giải đáp nhanh chóng.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777