Nhúng Google Drive vào Google Docs – Hướng dẫn cách làm từ A – Z

Bạn muốn hiển thị tệp từ Google Drive ngay trong Google Docs nhưng chưa biết cách thực hiện? Trong bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn nhúng Google Drive vào Google Docs một cách dễ dàng. Cùng tham khảo ngay nhé!

Lợi ích của việc nội dung được nhúng từ Google Drive vào Google Docs 

Google Drive và Google Docs là hai công cụ được rất nhiều người sử dụng và làm việc. Việc kết hợp sức mạnh của hai công cụ này vào với nhau, đặc biệt là nhúng Google Drive vào Google Docs sẽ giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc lên cao. Ngoài ra, việc nhúng nội dung từ Google Drive vào Google Docs không chỉ giúp tối ưu hoá quy trình làm việc mà còn mang lại rất nhiều lợi ích khác. Cụ thể như là:

Tiết kiệm thời gian và công sức

Thay vì phải chuyển đổi giữa các ứng dụng hoặc sao chép và dán nội dung thủ công. Bạn có thể trực tiếp sử dụng các tệp để nhúng Google Drive vào Google Docs. Điều này vừa giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức, đặc biệt khi làm việc với nhiều loại tài liệu khác nhau. Bạn không cần phải mở từng tệp riêng lẻ mà vẫn có thể tham khảo và trình bày chúng một cách liền 2609mạch trong cùng một văn bản.

Dễ dàng chia sẻ và cộng tác

Khi bạn nhúng Google Drive vào Google Docs, những người có quyền truy cập vào tài liệu Docs cũng có thể xem nội dung được nhúng (tùy thuộc vào quyền chia sẻ của tệp gốc trên Drive). Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin và cộng tác làm việc nhóm. Mọi người có thể cùng nhau xem xét, nhận xét và đưa ra phản hồi trực tiếp trên Google Docs, bao gồm cả nội dung được nhúng.

Đảm bảo tính cập nhật của thông tin

Khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tệp gốc trên Google Drive, những thay đổi này thường sẽ được đồng bộ ngay trong tài liệu Google Docs đã nhúng. Điều này đảm bảo rằng tất cả mọi người luôn làm việc với phiên bản thông tin mới nhất, tránh được những sai sót do sử dụng dữ liệu cũ.

Tiết kiệm dung lượng 

Thay vì sao chép toàn bộ nội dung của một tệp lớn (ví dụ: một bản trình bày nhiều slide, một bảng tính phức tạp, hoặc một video dung lượng cao) vào tài liệu Docs, bạn chỉ đơn giản tạo một liên kết hoặc một bản xem trước được nhúng Google Drive vào Google Docs. Điều này giúp kích thước của tệp Google Docs sẽ không tăng lên đáng kể, ngay cả khi bạn nhúng nhiều nội dung.

Hơn nữa, tất cả dữ liệu gốc vẫn được lưu trữ trên Google Drive. Bạn không cần phải tạo ra nhiều bản sao của cùng một tệp chỉ để sử dụng trong các tài liệu Docs khác nhau. Nhờ đó, không gian lưu trữ trên Google Drive được tận dụng tối đa và tránh tình trạng trùng lặp dữ liệu, gây khó khăn trong việc quản lý và cập nhật.

Các loại tệp có thể nhúng Google Drive vào Google Docs

Google Docs không hạn chế các loại tệp từ Google Drive. Bạn có thể nhúng đa dạng nhiều loại tệp khác nhau vào tài liệu của mình. Dưới đây là các loại tệp phổ biến mà bạn có thể nhúng Google Drive vào Google Docs:

• Google Slides: Bạn có thể dễ dàng nhúng toàn bộ bản trình bày Google Slides vào tài liệu Docs. Sau khi nhúng, bạn thường có thể xem trước các slide và thậm chí trình chiếu trực tiếp trong Docs.
• Video từ Google Drive: Bạn hoàn toàn có thể chèn liên kết đến video đó trong tài liệu Docs. Khi người đọc nhấp vào liên kết, họ sẽ được chuyển hướng đến video trên Google Drive.
• Các loại tệp Google khác (Docs, Sheets, Forms): Tương tự như video, việc nhúng trực tiếp các tệp Google Docs, Sheets hoặc Forms vào Google Docs khác thường không được hỗ trợ dưới dạng hiển thị nội dung đầy đủ. Thay vào đó, bạn có thể chèn liên kết đến các tệp này. Ví dụ, bạn có thể liên kết đến một bảng tính Google Sheets chứa dữ liệu hỗ trợ cho phân tích trong tài liệu Docs của mình.
• Tệp PDF: Bạn có thể chèn liên kết đến các tệp PDF được lưu trữ trên Google Drive vào tài liệu Docs. Khi nhấp vào liên kết, người đọc sẽ mở tệp PDF trong một tab trình duyệt mới.
• Hình ảnh: Hình ảnh được lưu trữ trên Google Drive có thể dễ dàng được chèn vào Google Docs thông qua nhiều phương pháp. Bao gồm cả việc sử dụng URL chia sẻ của hình ảnh. Việc chèn hình ảnh từ Drive giúp tài liệu của bạn trở nên trực quan hơn.
• Các loại tệp khác: Đối với các loại tệp khác được lưu trữ trên Google Drive (ví dụ: tệp âm thanh, tệp thiết kế). Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng phương pháp phổ biến nhất để tích hợp chúng vào Google Docs là chèn liên kết.

Hướng dẫn 02 phương pháp nhúng Google Drive vào Google Docs

Sau khi đã nắm rõ những lợi ích tuyệt vời mà việc nhúng nội dung từ Google Drive mang lại. Chúng ta hãy cùng nhau khám phá chi tiết các loại tệp Google Drive có thể nhúng vào Google Docs và cách thực hiện điều đó.

Nhúng tệp tài liệu Google Drive vào Google Docs gián tiếp 

Hiện tại, nhúng Google Drive vào Google Docs trực tiếp không được hỗ trợ, nhưng bạn có thể chèn nội dung từ các tệp được đồng bộ trong Drive vào tài liệu của mình.

Cách thức nhúng tệp Google Drive vào Google Docs như sau:

Nhúng hình ảnh từ phần mềm Google Drive

– Bước 1: Mở ứng dụng Google Docs trên thiết bị.

– Bước 2: Vào phần Chèn (Insert) >> chọn Hình ảnh (Image)  >> click vào Google Drive.

– Bước 3: Chọn hình ảnh từ Google Drive và nhấn Chèn.

Nhúng bảng từ Google Sheets

– Bước 1: Mở Google Sheets, chọn bảng muốn chèn.

– Bước 2: Sao chép bảng (Ctrl + C hoặc Cmd + C trên Mac).

– Bước 3: Chuyển sang Google Docs, dán vào (Ctrl + V hoặc Cmd + V).

– Bước 4: Chọn Liên kết đến bảng tính để giữ kết nối với Google Sheets và Dán.

Nhúng Google Slides vào Google Docs

– Bước 1: Vào trang chủ Google Slides, lựa chọn Slide cần nhúng và nhấn giữ phím Shift để chọn liên tục nhiều slide cùng lúc hoặc phím Ctrl để tiến hành lựa chọn riêng lẻ.

– Bước 2: Trên thanh công cụ Google Slides, nhấn vào Chỉnh sửa >> sau đó chọn Sao chép.

– Bước 3: Mở Google Docs trên ứng dụng.

– Bước 4: Trên menu thanh công cụ, nhấn vào Chỉnh sửa >> sau đó chọn Dán.

– Bước 5: Tích chọn vào Liên kết tới bản trình bày để bật liên kết giữa nguồn và tài liệu >> tiếp tục chọn Dán.

Sử dụng tiện ích mở rộng nhúng Google Drive vào Google Docs

Nếu bạn muốn có nhiều tùy chọn hơn, bạn có thể sử dụng tiện ích mở rộng trên Google Workspace Marketplace.

Cách thực hiện  nhúng Google Drive vào Google Docs thông qua tiện ích mở rộng như sau:

– Bước 1: Mở Google Docs và vào mục tiện ích mở rộng.

– Bước 2: Trên Google Docs, vào Extensions (Tiện ích mở rộng) >> Add-ons (Tiện ích bổ sung) >> Get add-ons (Tải tiện ích bổ sung).

– Bước 3: Tìm kiếm và cài đặt tiện ích mở rộng hỗ trợ nhúng Google Drive. Ví dụ như tiện ích DocuTube Viewer – nhúng video trực tiếp vào tài liệu của mình từ các nền tảng như YouTube và có thể là Google Drive.

– Bước 4: Sử dụng một số những tiện ích mở rộng:

• Sau khi cài đặt, tiện ích sẽ xuất hiện trong menu Extensions (Tiện ích mở rộng).
• Làm theo hướng dẫn của từng tiện ích để nhúng tệp từ Drive vào Google Docs.

Lưu ý khi nhúng nội dung từ Google Drive vào Google Docs

Việc nhúng Google Drive vào Google Docs là một tính năng hữu ích. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và tài liệu có thể hiển thị đúng như mong đợi, bạn cần lưu ý một số yếu tố quan trọng sau:

Quyền truy cập của tệp Google Drive được nhúng

Tính năng này quyết định liệu người xem tài liệu Google Docs của bạn có thể thấy nội dung đã nhúng hay không.

• Để nội dung được nhúng Google Drive vào Google Docs có thể hiện thị, tệp gốc trên Google Drive phải được chia sẻ với quyền “Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem”. Hoặc chia sẻ trực tiếp với những người bạn muốn họ có quyền truy cập vào tài liệu Docs. Nếu quyền truy cập của tệp gốc bị giới hạn, những người khác xem Google Docs không thấy nội dung được nhúng hoặc sẽ nhận được thông báo yêu cầu quyền truy cập.
• Nếu bạn đang cộng tác trên tài liệu Google Docs với nhiều người. Bạn hãy đảm bảo rằng quyền truy cập của các tệp Google Drive được nhúng phù hợp với tất cả những người cộng tác.

Cập nhật nội dung trên Google Drive có ảnh hưởng đến bản nhúng trong Docs không?

Khả năng tự động cập nhật của nội dung nhúng phụ thuộc vào loại tệp và cách bạn nhúng nó:

• Khi bạn thực hiện các thay đổi đối với Google Slides gốc trên Google Drive. Những thay đổi này sẽ được phản ánh trong bản nhúng trên Google Docs. Tuy nhiên, quá trình thực hiện này có thể không diễn ra tức thì. Bạn có thể cần phải làm mới trang Google Docs để thấy các cập nhật mới nhất. 
• Khi bạn chèn liên kết đến các loại tệp (Docs, Sheets, Forms, PDFs, Video), Google Docs sẽ không hiển thị trực tiếp nội dung của chúng. Thay vào đó, người xem sẽ phải nhấp vào liên kết để mở phiên bản mới nhất của tệp trên Google Drive. 
• Nếu bạn chèn hình ảnh vào Google Docs bằng cách sử dụng URL chia sẻ từ Google Drive. Google Docs sẽ chỉ hiển thị phiên bản hình ảnh tại thời điểm bạn chèn URL. 

Vấn đề về định dạng và hiển thị khi nhúng

Khi nhúng Google Drive vào Google Docs, bạn cũng cần lưu ý đến các vấn đề liên quan đến định dạng và hiển thị:

• Đối với Google Slides đã nhúng, bạn có thể tùy chỉnh kích thước hiển thị ban đầu. 
• Định dạng phông chữ và kiểu dáng của nội dung được nhúng (ví dụ: từ Google Slides) sẽ được giữ nguyên theo tệp gốc.
• Một số tính năng tương tác của tệp gốc có thể không hoạt động đầy đủ trong bản nhúng. Ví dụ, các hiệu ứng chuyển tiếp phức tạp trong Google Slides có thể hiển thị khác đi hoặc không hoạt động trong bản nhúng.
• Các nội dung được nhúng hiển thị khác nhau trên các thiết bị và kích thước màn hình khác nhau (ví dụ: máy tính để bàn, máy tính bảng, điện thoại di động).

FAQ – Câu hỏi thường gặp khi nhúng Google Drive vào Google Docs

Trong quá trình nhúng Google Drive vào Google Docs, người dùng thường gặp một số thắc mắc. Dưới đây là giải đáp cho những câu hỏi thường gặp nhất:

Tại sao tôi không thể nhúng được tệp Google Drive này?

Có một vài lý do phổ biến khiến bạn gặp khó khăn khi nhúng tệp Google Drive vào Google Docs:

• Tính năng nhúng trực tiếp thường được hỗ trợ tốt nhất cho Google Slides (thông qua mã nhúng iframe). Đối với các loại tệp khác như Google Docs, Sheets, Forms, video, PDF, bạn thường cần chèn liên kết.
• Nếu tệp Google Drive bạn muốn nhúng không được chia sẻ với quyền “Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem” hoặc không được chia sẻ trực tiếp. Google Docs sẽ không thể truy cập và hiển thị nội dung. 
• Khi nhúng Google Slides, bạn cần sao chép chính xác toàn bộ đoạn mã nhúng (iframe) được cung cấp. Nếu bạn chỉ sao chép một phần của mã hoặc bỏ sót ký tự nào đó, quá trình nhúng có thể không thành công. 

Làm cách nào để chỉnh sửa bản nhúng? 

Cách tốt nhất để chỉnh sửa nội dung đã nhúng trong Google Docs là chỉnh sửa trực tiếp tệp gốc trên Google Drive.

• Khi bạn nhúng một tệp, Google Docs sẽ hiển thị một bản xem trước hoặc một phiên bản trực tiếp của tệp đó từ Google Drive. Mọi thay đổi bạn muốn thực hiện đều phải được thực hiện trên tệp gốc nằm trên Google Drive.
• Google Docs không cung cấp khả năng chỉnh sửa trực tiếp nội dung của các tệp Google Drive đã nhúng. Bản nhúng chỉ hiển thị nội dung từ tệp gốc.

Có giới hạn về kích thước hoặc loại tệp có thể nhúng không?

Mặc dù Google không công bố các giới hạn cụ thể về kích thước tệp cho việc nhúng, bạn nên lưu ý một số điều:

• Việc nhúng các tệp quá lớn có thể ảnh hưởng đến hiệu suất tải và hiển thị của tài liệu Google Docs.
• Việc nhúng các tệp quá lớn hoặc phức tạp đôi khi có thể dẫn đến các vấn đề về hiển thị hoặc tính ổn định của tài liệu Docs.

Cách xóa bản nhúng khỏi Google Docs

Việc xóa một bản nhúng hoặc một liên kết khỏi Google Docs rất đơn giản:

• Xóa bản nhúng (Slides): Nhấp chuột vào bản xem trước của bản trình bày đã nhúng trong Google Docs. Bạn sẽ thấy một đường viền bao quanh nó và bạn cần phải nhấn phím Delete hoặc Backspace trên bàn phím. Bản nhúng sẽ bị xóa khỏi tài liệu.
• Xóa liên kết: Chọn đoạn văn bản hoặc hình ảnh đã được liên kết. Bạn sẽ thấy một hộp thoại nhỏ xuất hiện với thông tin về liên kết. Nhấp vào biểu tượng Xóa trong hộp thoại này. Liên kết sẽ bị xóa, nhưng văn bản hoặc hình ảnh vẫn sẽ còn trong tài liệu. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào văn bản/hình ảnh đã liên kết và chọn Xóa liên kết.

Lời kết

Tóm lại, việc nhúng Google Drive vào Google Docs mang lại sự tiện lợi rất lớn cho người dùng. Hy vọng rằng, với hướng dẫn chi tiết từ A-Z trong bài viết này, bạn đã nắm vững các bước thực hiện việc tích hợp này. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác về nhúng Google Drive vào Google Docs hoặc cần hỗ trợ sâu hơn về các công cụ Google Workspace, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777