Kiểm soát việc chia sẻ tệp trong Google Drive beta

Google Drive là nơi người dùng chia sẻ thông tin, dữ liệu với nhau. Tuy nhiên bạn cần có khả năng quản lý các tệp dữ liệu của mình một cách mạnh mẽ và chính xác nhất.

Bởi vì chia sẻ ý tưởng và thông tin là trọng tâm của sự cộng tác, khiến cho nó trở nên đáng tin cậy hơn. Tuy nhiên điều quan trọng là bạn phải có khả năng quản lý các tệp của mình một cách mạnh mẽ và chính xác. Đó là lý do tại sao bản beta cho các quy tắc tin cậy cho Google Drive. Quy tắc tin cậy là một tính năng bảo mật mới cho phép quản trị viên đặt các quy tắc chi tiết, nhằm xác định người dùng của họ có thể cộng tác trong Drive, cả trong và ngoài tổ chức.

Các quy tắc tin cậy sẽ thay thế “Tùy chọn chia sẻ” hiện có trong các kiểm soát của quản trị viên Google Drive. Quản trị viên sẽ có thể chọn cho phép, từ chối hoặc hiển thị cảnh báo cho người dùng cuối trong các đơn vị tổ chức (OU) hoặc nhóm cụ thể khi họ cố gắng: 

• Chia sẻ tệp Drive với người dùng bên ngoài hoặc miền bên ngoài.
• Nhận tệp Drive từ người dùng bên ngoài hoặc miền bên ngoài.
• Chia sẻ tệp Drive với các đơn vị tổ chức hoặc nhóm khác trong tổ chức.
• Nhận tệp Drive từ các đơn vị tổ chức hoặc nhóm khác trong tổ chức.

*Tìm hiểu thêm về bản beta Google Workspace

Bản beta cho các quy tắc tin cậy dành cho Google Drive sẽ được tung ra trong những tháng tới và sẽ có sẵn cho người dùng của Google Workspace Enterprise Plus và Education Plus. Các quy tắc tin cậy sẽ giúp quản trị viên tạo ra các chính sách truy cập tinh vi và an toàn hơn, giúp đảm bảo dữ liệu của họ được chia sẻ và truy cập bởi các bên mong muốn. 

Một số ví dụ về cách bạn có thể sử dụng các quy tắc tin cậy của Google Drive để kiểm soát cộng tác tốt hơn bao gồm:

• Chặn nhóm kiểm toán nội bộ của bạn chia sẻ tệp bên ngoài nhóm của họ. 
• Cảnh báo cho nhóm tài chính của bạn khi họ chia sẻ tệp với nhóm bán hàng để giúp đảm bảo rằng việc chia sẻ là có chủ ý và chu đáo.
• Cho phép nhóm pháp lý của bạn chia sẻ với một nhóm cố vấn bên ngoài cụ thể, nhưng không cho phép họ chia sẻ với người dùng bên ngoài nhóm đó.
• Ngăn bất kỳ người dùng nào trong tổ chức của bạn nhận tệp từ một miền bên ngoài cụ thể. 

Bản beta sẽ bắt đầu triển khai trong vài tháng tới, nhưng sau khi được bật, các quy tắc tin cậy có thể được áp dụng ở cấp miền, đơn vị tổ chức hoặc nhóm với phạm vi bao gồm cả My Drive và Shared Drives. Nếu bạn được chấp nhận tham gia chương trình beta, bạn sẽ nhận được nhiều tài liệu hơn về tính năng này. Đăng ký dùng bản beta, bạn sẽ nhận được thêm thông tin chi tiết qua email khi bản beta được ra mắt.

Tính năng cao cấp này khả dụng với người dùng Google Workspace Enterprise Plus và Education Plus.

Hãy tiếp tục theo dõi GCS để cập nhật những tin tức mới nhất từ Google Workspace và Google Workspace bản Beta tại Blog Tin Tức GCS nhé.