Cách kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets nhanh

Bạn đang cần đếm dữ liệu sau khi lọc theo điều kiện trong Google Sheets nhưng chưa biết cách tối ưu công thức? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets để xử lý các bài toán phức tạp này, cùng tham khảo ngay nhé. 

Tổng quan về hàm FILTER trong Google Sheets

Hàm FILTER trong Google Sheets là một hàm dùng để lọc và trích xuất dữ liệu theo điều kiện. Hàm này giúp lấy ra những dòng dữ liệu thỏa mãn tiêu chí xác định mà không cần sử dụng bộ lọc thủ công trên thanh công cụ. 

Hàm FILTER hoạt động hoàn toàn tự động. Khi dữ liệu nguồn thay đổi, kết quả lọc cũng cập nhật theo thời gian thực. Đặc biệt, hàm có thể áp dụng một hoặc nhiều kiều kiện cùng lúc và trả về kết quả dưới dạng mảng dữ liệu. Hàm có thể lồng vào các hàm khác như COUNTA, SUM, AVERAGE để phục vụ mục đích thống kê.

Cú pháp hàm FILTER

Công thức tổng quát của hàm FILTER trong Google Sheets:

=FILTER(range, condition1, [condition2, …])

Trong đó:

• range: Vùng dữ liệu cần lọc. Đây có thể là một cột, nhiều cột hoặc toàn bộ bảng dữ liệu.
• condition1: Điều kiện bắt buộc. Điều kiện này phải có cùng số dòng hoặc số cột với range.
• [condition2, …]: Điều kiện không bắt buộc. Khi bạn thêm nhiều điều kiện, Google Sheets sẽ áp dụng logic AND.

Ví dụ minh họa

Để bạn dễ hình dung, chúng ta sẽ đi vào ví dụ tham khảo sau đây.

Giả sử bạn có một bảng doanh số nhân viên và bạn muốn:

• Lọc ra danh sách nhân viên có doanh số lớn hơn 10 triệu.
• Đếm xem có bao nhiêu nhân viên đạt điều kiện đó.

*Yêu cầu:

• Lọc danh sách nhân viên có doanh số lớn hơn 10.000.000.
• Đếm số lượng nhân viên đạt điều kiện.

Công thức:

=FILTER(A2:A6; B2:B6>10000000)

Trong đó:

• A2:A6 là cột chứa tên nhân viên cần lọc.
• B2:B6>10000000 là điều kiện lọc doanh số lớn hơn 10 triệu.
• Hàm FILTER sẽ kiểm tra từng dòng. Nếu điều kiện đúng, Google Sheets sẽ trả về tên nhân viên tương ứng.

Kết quả: 

Tổng quan về hàm COUNTA trong Google Sheets 

Hàm COUNTA trong Google Sheets là hàm dùng để đếm số ô không trống trong một vùng dữ liệu. Đây là điểm khác biệt quan trọng giữa hàm COUNTA và hàm COUNT.

• Hàm COUNT được dùng để thống kê những ô có giá trị dạng số.
• Hàm COUNTA đếm tất cả các ô có dữ liệu, bao gồm văn bản, số, ngày tháng, giá trị logic, ô chứa lỗi, ô chứa công thức. 

Khi sử dụng hàm COUNTA, bạn cần lưu ý rằng hàm COUNTA không đếm ô trống hoàn toàn, hàm vẫn đếm ô có công thức trả về “” vì ô đó vẫn chứa công thức. 

Trong thực tế, hàm COUNTA thường được sử dụng để:

• Tính tổng số nhân viên trong bảng dữ liệu
• Đếm số khách hàng đã điền thông tin
• Xem xét dữ liệu có bị thiếu sót hay không
• Thống kê số dòng có dữ liệu trong báo cáo

Cú pháp hàm FILTER

Cú pháp chuẩn của hàm COUNTA trong Google Sheets:

=COUNTA(value1, [value2, …])

Trong đó:

• value1: Vùng dữ liệu hoặc giá trị cần đếm (bắt buộc).
• [value2, …]: Các vùng hoặc giá trị bổ sung (không bắt buộc).

Ví dụ minh họa

Để hiểu rõ hơn về cách hoạt động của hàm COUNTA, bạn có thể tham khảo ví dụ sau đây.  Giả sử bạn có một danh sách nhân viên và doanh số bán hàng trong tháng. 

*Yêu cầu: Đếm tổng số nhân viên

Công thức:

=COUNTA(A2:A6)

Trong đó:

• A2:A6 là vùng chứa tên nhân viên.
• Hàm COUNTA sẽ kiểm tra từng ô.

Kết quả: 

Vì sao nên kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets?

Kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets không đơn thuần là đếm dữ liệu theo điều kiện, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực khác như là:

• Xử lý được nhiều điều kiện phức tạp hơn COUNTIF

Hàm COUNTIF chỉ đếm theo một điều kiện đơn giản. Hàm COUNTIFS có thể đếm theo nhiều điều kiện nhưng cú pháp vẫn bị giới hạn. Trong khi đó, khi bạn kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets, bạn có thể lọc nhiều cột cùng lúc, áp dụng nhiều điều kiện AND chỉ bằng cách thêm đối số, hoặc tạo điều kiện OR và lồng thêm các hàm khác. 

• Có thể kiểm tra kết quả lọc trước khi đếm

Thông thường, hàm FILTER sẽ lọc danh sách xem kết quả có đúng không, nếu chính xác thì hàm COUNTA sẽ đếm. Cách làm này giúp người mới dễ sửa lỗi. Nếu FILTER đúng, thì COUNTA chắc chắn sẽ cho kết quả chính xác.

• Phù hợp cho báo cáo và dashboard động

Khi bạn xây dựng báo cáo động, bạn thường cần thống kê theo khu vực, thống kê theo thời gian, thống kê theo phòng ban,… Khi bạn hiểu rõ việc kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA có thể liên kết điều kiện với một ô chọn. Đồng thời, khi thay đổi giá trị trong ô thì kết quả cũng sẽ tự động cập nhật.

• Có thể mở rộng với nhiều hàm khác

Ngoài việc đếm thông thường, bạn có thể mở rộng công thức. Chẳng hạn, bằng cách kết hợp hàm UNIQUE để đếm giá trị duy nhất, kết hợp hàm SORT để sắp xếp dữ liệu.

Ứng dụng thực tế khi kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets

Dưới đây là những ứng dụng phổ biến mà khi kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets, bạn sẽ xử lý được những bài toán phức tạp nhất.

• Báo cáo KPI nhân sự theo tháng

Trong quản lý nhân sự, bạn thường cần đếm số nhân viên đạt chỉ tiêu doanh số trong từng tháng. Bạn có thể sử dụng hàm FILTER kết hợp hàm COUNTA để lọc danh sách và đếm số nhân viên được chính xác nhất.

• Thống kê đơn hàng theo trạng thái xử lý

Trong quản lý bán hàng hoặc vận hành, bạn thường cần biết có bao nhiêu đơn hàng đã giao, bao nhiêu đơn đang xử lý và đơn đã hủy. Khi kết hợp hàm, bạn chỉ cần thay đổi điều kiện trong FILTER. Việc này giúp bạn tạo bảng thống kê nhanh mà không cần dùng bộ lọc thủ công.

• Tổng hợp số lượng khách hàng theo từng khu vực

Trong marketing hoặc kinh doanh, bạn thường phải phân tích dữ liệu theo khu vực. Việc kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets sẽ phần nào giúp bạn linh hoạt hơn so với hàm COUNTIF thông thường.

• Tạo Dashboard động theo bộ lọc

Ứng dụng mạnh nhất của cách kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets là tạo dashboard động. Khi sử dụng hai hàm này kết hợp, bạn sẽ trở nên nhàn hơn rất nhiều khi thực hiện các báo cáo. Bởi, bạn chỉ cần thay đổi giá trị và toàn bộ số liệu sẽ tự động cập nhật theo tháng mới. Bạn sẽ không cần phải chỉnh sửa mất thời gian. 

Cú pháp kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets chuẩn

Để thực hiện đúng cách kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets, bạn chỉ cần ghi nhớ cấu trúc lồng hàm sau:

=COUNTA(FILTER(dãy_dữ_liệu, điều_kiện1, [điều_kiện2, …]))

Trong đó:

• dãy_dữ_liệu: Là vùng dữ liệu bạn muốn đếm sau khi lọc (thường là cột tên, mã đơn hàng, mã nhân viên…).
  điều_kiện1: Là điều kiện bắt buộc để lọc dữ liệu.
• [điều_kiện2, …]: Là các điều kiện không bắt buộc. Nếu có nhiều điều kiện, Google Sheets sẽ hiểu theo logic “VÀ”, nghĩa là tất cả điều kiện đều phải đúng.
• FILTER(…): Có nhiệm vụ lọc ra các giá trị thỏa mãn điều kiện.
  COUNTA(…): Có nhiệm vụ đếm số ô không trống trong kết quả mà FILTER trả về.

Nguyên tắc hoạt động của hàm FILTER khi kết hợp COUNTA đó là:

• Hàm FILTER sẽ chạy trước để lọc dữ liệu theo điều kiện.
• Hàm COUNTA sẽ bao bên ngoài để đếm số ô không trống trong kết quả đã lọc.

Cách kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets| Ví dụ cơ bản

Để hiểu rõ hơn về hàm FILTER kết hợp với hàm COUNTA trong Google Sheets, các bạn có thể tham khảo các ví dụ dưới đây.

Ví dụ 1 – Đếm với một điều kiện đơn giản

Bạn có danh sách nhân viên và trạng thái công việc của họ. Bạn muốn đếm xem có bao nhiêu nhân viên đã hoàn thành nhiệm vụ.

*Yêu cầu: Đếm số nhân viên có trạng thái là “Hoàn thành”.

Công thức:

=COUNTA(FILTER(A2:A6; B2:B6 = “Hoàn thành”))

Trong đó:

• Hàm FILTER sẽ lọc ra các tên nhân viên ở cột A thỏa mãn điều kiện cột B bằng “Hoàn thành”.
• Kết quả của FILTER sẽ là danh sách gồm: An, Cường, Hạnh.
• Hàm COUNTA sẽ đếm số ô không trống trong danh sách vừa lọc.

Kết quả:

Ví dụ 2 – Đếm với nhiều điều kiện đồng thời

Bạn có danh sách sản phẩm, loại sản phẩm và giá bán. Bạn muốn đếm số sản phẩm thuộc loại “Điện tử” và có giá lớn hơn 500.

*Yêu cầu: Đếm số sản phẩm thuộc loại “Điện tử” và có giá lớn hơn 500.

Công thức:

=COUNTA(FILTER(A2:A6; B2:B6 = “Điện tử”; C2:C6 > 500))

Trong đó:

• Điều kiện thứ nhất lọc các sản phẩm có loại là “Điện tử”.
• Điều kiện thứ hai lọc các sản phẩm có giá lớn hơn 500.
• Hàm FILTER sẽ trả về: Tivi, Laptop.
• Hàm COUNTA sẽ đếm số lượng sản phẩm trong danh sách này.

Kết quả:

Ví dụ 3 – Đếm với điều kiện “Hoặc” (OR logic)

Trong một số trường hợp, bạn cần đếm dữ liệu thỏa mãn một trong hai điều kiện. Bạn muốn đếm số sản phẩm là “Sản phẩm A” hoặc “Sản phẩm B”. Đây là điểm mạnh khi bạn áp dụng đúng cách kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets. 

*Yêu cầu: Đếm số dòng có loại là “Sản phẩm A” hoặc “Sản phẩm B”.

Công thức:

=COUNTA(FILTER(A2:A6; (B2:B6 = “Sản phẩm A”) + (B2:B6 = “Sản phẩm B”)))

Trong đó:

• Trong hàm FILTER, dấu cộng (+) đại diện cho logic “Hoặc”.
• Nếu một trong hai điều kiện đúng, dòng dữ liệu sẽ được giữ lại.
• Hàm FILTER sẽ trả về: SP01, SP02, SP04, SP05.
• Hàm COUNTA sẽ đếm số dòng này.

Kết quả:

Ví dụ 4 – Đếm giá trị duy nhất sau khi lọc (Kết hợp UNIQUE)

Bạn có danh sách sản phẩm và trạng thái bán hàng. Bạn muốn kiểm tra có bao nhiêu loại sản phẩm đã được bán trên thực tế.

*Yêu cầu: Đếm số loại sản phẩm khác nhau có trạng thái là “Đã bán”.

Công thức:

=COUNTA(UNIQUE(FILTER(A2:A6;B2:B6 = “Đã bán”)))

Trong đó:

• Hàm FILTER sẽ lọc ra các sản phẩm có trạng thái “Đã bán”.
• Hàm UNIQUE sẽ loại bỏ các giá trị trùng lặp trong danh sách đó.
• Hàm COUNTA sẽ đếm số sản phẩm còn lại.

Kết quả:

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA

Trong quá trình thực hiện kết hợp hàm FILTER và hàm COUNTA trong Google Sheets, bạn cũng rất dễ gặp phải lỗi sai cú pháp, sai tên hàm hoặc các trường hợp khác. Dưới đây là một số lỗi và cách khắc phục hiệu quả, bạn có thể tham khảo.

Lỗi #NAME

Lỗi #NAME xuất hiện khi Google Sheets không nhận diện được tên hàm trong công thức. Nguyên nhân phổ biến là bạn đã nhập sai chính tả tên hàm. Để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần kiểm tra lại tên hàm và sửa đúng chính tả. Khi bạn viết đúng tên hàm FILTER và COUNTA, lỗi #NAME sẽ được khắc phục ngay lập tức.

Lỗi #ERROR!

Lỗi #ERROR! xuất hiện khi công thức có sai sót về cú pháp. Lỗi này thường xảy ra khi bạn:

• Nhập sai dấu phân tách giữa các đối số (dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy).
• Thiếu hoặc thừa dấu ngoặc.
• Viết sai cấu trúc điều kiện trong hàm FILTER.

Cách khắc phục lỗi #ERROR! xuất hiện khi kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets như sau:

• Bạn cần kiểm tra lại dấu phân cách theo đúng cài đặt ngôn ngữ của Google Sheets
• Số lượng dấu ngoặc mở và đóng
• Cấu trúc điều kiện có đúng định dạng hay không

Lỗi #DIV/0!

Lỗi #DIV/0! xuất hiện khi khi công thức thực hiện phép chia với mẫu số bằng 0. Lỗi này thường xảy ra khi bạn dùng kết quả của COUNTA để chia cho một giá trị bằng 0 hoặc một ô trống. Để khắc phục lỗi này, bạn nên sử dụng hàm IFERROR để xử lý lỗi và giúp công thức hiển thị kết quả rõ ràng hơn.

Một số lưu ý khi kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets

Khi bạn thực hiện kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets, cần nắm rõ một số nguyên tắc quan trọng sau đây:

• Thứ nhất, hàm không phân biệt chữ hoa và chữ thường

Google Sheets không phân biệt chữ hoa và chữ thường trong tên hàm. Do đó, bạn có thể viết COUNTA hay counta đều được. Hai phương pháp này đều mang lại cùng một kết quả. Tuy nhiên, bạn nên viết đúng chuẩn chữ in hoa để công thức dễ đọc và chuyên nghiệp hơn.

• Thứ hai, hàm FILTER chỉ lọc theo hàng hoặc theo cột tại một thời điểm

Hàm FILTER chỉ có thể lọc dữ liệu theo một chiều, nghĩa là lọc theo hàng hoặc theo cột. Nếu bạn muốn xử lý cả hàng và cột phức tạp hơn, cần dùng kết quả của hàm FILTER làm đầu vào cho một hàm khác hoặc lồng nhiều hàm để xử lý từng bước.

• Thứ ba, hàm FILTER có thể trả về lỗi #N/A nếu không có dữ liệu phù hợp

Nếu không có dòng nào thỏa mãn điều kiện, hàm FILTER sẽ trả về lỗi #N/A. Khi đó, hàm COUNTA bên ngoài cũng sẽ báo lỗi. 

• Thứ tư, hàm COUNTA có thể đếm nhiều loại dữ liệu

Hàm COUNTA không chỉ đếm số mà còn đếm văn bản, ngày tháng, giá trị logic, công thức, giá trị lỗi. Vì vậy, khi áp dụng kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets, bạn cần đảm bảo vùng dữ liệu không chứa các giá trị không mong muốn nếu bạn chỉ muốn đếm số bản ghi thực tế. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1 – Khi nào nên dùng hàm FILTER + COUNTA thay vì hàm COUNTIF?

Bạn nên dùng kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets khi:

• Cần lọc dữ liệu trước khi đếm
• Có nhiều điều kiện AND / OR phức tạp
• Muốn kết hợp thêm UNIQUE để đếm giá trị không trùng
• Cần xử lý dữ liệu dạng mảng động

Hàm COUNTIF phù hợp với điều kiện đơn giản. Nhưng nếu cần tính linh hoạt cao hơn, FILTER + COUNTA là lựa chọn tối ưu hơn.

2 – Vì sao công thức hàm FILTER kết hợp hàm COUNTA báo lỗi #N/A?

Lỗi #N/A xảy ra khi hàm FILTER không tìm thấy dữ liệu thỏa mãn điều kiện. Vì FILTER trả về lỗi trước, nên COUNTA không thể xử lý tiếp.

3 – Kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA có làm chậm file Google Sheets không?

Trong đa số trường hợp, công thức này hoạt động mượt mà. Tuy nhiên, nếu:

• Tập dữ liệu có quy mô lớn với hàng chục nghìn dòng thông tin.
• Công thức được lồng ghép nhiều tầng, gây phức tạp trong quá trình xử lý.
• Áp dụng nhiều điều kiện phức tạp trong cùng một phép tính.

Lúc này, Google Sheets sẽ làm chậm file tính toán. 

Lời kết

Hy vọng rằng qua bài viết này sẽ giúp bạn tự tin sử dụng kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA trong Google Sheets trong các bài toán phúc tạp. Khi sử dụng hai hàm này sẽ phần nào giúp bạn xử lý được các dữ liệu chuyên nghiệp hơn.

Ngoài ra, nếu bạn còn muốn biết thêm nhiều thông tin khác về các hàm của Google Sheets, đừng bỏ lỡ những bài viết tiếp theo của GCS Việt Nam nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777