Cách dùng Hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets

Trong quá trình làm việc với Google Sheets, rất nhiều người gặp khó khăn khi cần tra cứu dữ liệu theo nhiều điều kiện cùng lúc. Trong khi đó, hàm VLOOKUP truyền thống chỉ hỗ trợ tra cứu theo một điều kiện duy nhất. Vậy làm thế nào để áp dụng hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets một cách hiệu quả? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z cách xử lý hàm VLOOKUP nhiều điều kiện đơn giản nhất. 

Hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets là gì?

Hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets không phải là một hàm độc lập hay một tính năng được Google cung cấp sẵn. Thực chất, nó là một cách mở rộng logic của hàm VLOOKUP để tra cứu dữ liệu dựa trên từ hai điều kiện trở lên. Điều này xuất phát từ nhu cầu thực tế khi người dùng làm việc với bảng dữ liệu phức tạp, nơi mà chỉ một điều kiện là không đủ để xác định chính xác kết quả cần tìm.

Về bản chất, hàm VLOOKUP trong Google Sheets chỉ cho phép tìm kiếm giá trị dựa trên một khóa duy nhất ở cột đầu tiên của vùng dữ liệu. Tuy nhiên, trong nhiều tình huống thực tế như quản lý nhân sự, bán hàng, kho vận hoặc kế toán, dữ liệu thường được phân loại theo nhiều tiêu chí cùng lúc. 

Chính vì vậy, khái niệm VLOOKUP nhiều điều kiện được hình thành để tập hợp các tính năng giúp hàm xử lý được nhiều điều kiện, bao gồm:

• Tạo cột phụ để gộp điều kiện
• Sử dụng mảng ảo với dấu {}
• Kết hợp với các hàm khác khác như ARRAYFORMULA, FILTER, INDEX và MATCH

Tóm lại, hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets là giải pháp giúp bạn vượt qua giới hạn mặc định của hàm. Nó cho phép tra cứu dữ liệu chính xác hơn trong các bảng tính thực tế và phức tạp hơn. 

Hàm VLOOKUP trong Google Sheets hoạt động như thế nào?

Trước khi tìm hiểu các cách sử dụng hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets, bạn cần nắm vững cơ chế hoạt động cốt lõi của hàm. 

Cú pháp chuẩn của hàm VLOOKUP trong Google Sheets chi tiết

Cú pháp chuẩn của hàm VLOOKUP trong Google Sheets chính xác như sau:

=VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])

Trong đó:

• search_key (giá trị tìm kiếm): Là dữ liệu bạn muốn tra cứu, có thể là số, văn bản hoặc tham chiếu ô.
• range (vùng dữ liệu): Là toàn bộ bảng dữ liệu chứa cả cột tìm kiếm và cột kết quả.
• index (chỉ số cột): Là số thứ tự của cột chứa giá trị cần trả về, tính từ trái sang phải trong range.
• is_sorted: Thường đặt là FALSE hoặc 0 để đảm bảo tìm kiếm chính xác tuyệt đối.

Cơ chế hoạt động cốt lõi của hàm VLOOKUP

Về bản chất, hàm VLOOKUP hoạt động theo 2 nguyên tắc cố định. 

• Thứ nhất, quét dữ liệu từ trên xuống dưới

Hàm sẽ bắt đầu tìm kiếm search_key từ dòng đầu tiên của cột đầu tiên trong range, sau đó lần lượt kiểm tra từng dòng cho đến khi tìm thấy giá trị khớp.

• Thứ hai, dừng lại ngay tại kết quả khớp đầu tiên.

Ngay khi gặp dòng đầu tiên có giá trị trùng với search_key, VLOOKUP sẽ dừng việc tìm kiếm đến cột có chỉ số index để lấy kết quả trả về.

Do chỉ tìm theo một cột duy nhất và chỉ trả về kết quả đầu tiên, nên hàm VLOOKUP không thể xử lý trực tiếp các trường hợp dữ liệu có:

• Nhiều dòng trùng khóa tìm kiếm
• Các điều kiện phụ nằm ở những cột khác nhau
• Nhu cầu lọc theo 2 điều kiện hoặc nhiều điều kiện cùng lúc

Đây là một trong những lý do mà nguyên tắc xử lý của hàm VLOOKUP nhiều điều kiện sẽ khác và thường theo các phương pháp phổ biến như sau:

• Nối nhiều cột điều kiện
• Tạo cột phụ
• Sử dụng mảng ảo
• Hoặc kết hợp VLOOKUP với các hàm khác

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets, bạn đừng bỏ lỡ những nội dung ở phần tiếp theo của bài viết. 

Cách dùng hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets

Để hiểu rõ hơn về các cách áp dụng hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets, bạn có thể tham khảo những ví dụ sử dụng dưới đây.

Cách 1: Sử dụng cột phụ

Đây là cách đơn giản và trực quan nhất để triển khai hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với người mới vì dễ kiểm tra dữ liệu và hạn chế lỗi. 

Ví dụ, bảng dữ liệu sau:

*Yêu cầu: Tìm lương của Nguyễn Văn A sinh năm 1995.

Đầu tiên, bạn cần tạo một cột phụ mới ở bên trái bảng dữ liệu. Tại ô A2 của cột phụ nhập công thức:

=B2&C2

Kéo công thức xuống toàn bộ bảng để nối Họ tên và Năm sinh cho từng dòng.

Lúc này, mỗi dòng dữ liệu sẽ có một khóa tìm kiếm duy nhất, ví dụ:

• Nguyễn Văn A1995
• Nguyễn Văn A1998

Công thức:

=VLOOKUP(“Nguyễn Văn A”&1995; A2:D3; 4; FALSE)

Trong đó:

• Giá trị dò “Nguyễn Văn A”&1995 tồn tại trong cột A
• VLOOKUP trả về cột 4 (Lương
• Dò chính xác (FALSE)

Kết quả: 

Cách 2: VLOOKUP 2 điều kiện bằng mảng ảo { } và ARRAYFORMULA

Nếu bạn không muốn thêm cột phụ vào bảng dữ liệu, phương pháp dùng mảng ảo là lựa chọn nâng cao hơn nhưng rất linh hoạt. Phương pháp này tạo ra một bảng dữ liệu tạm thời trong bộ nhớ, nơi các điều kiện được nối lại với nhau mà không làm thay đổi bảng gốc. 

Ví dụ, bảng dữ liệu sau:

*Yêu cầu: Tìm giá của Táo loại 1.

Công thức:

=VLOOKUP(  “Táo1”; {ARRAYFORMULA(A2:A3 & B2:B3) \C2:C3 }; 2;FALSE

Trong đó:

• ARRAYFORMULA(A2:A3 & B2:B3) → Nối Sản phẩm + Loại theo từng dòng để tạo khóa: Táo1, Táo2.

• { … \ C2:C3 } → Tạo mảng ảo 2 cột trong bộ nhớ:

Cột 1: Khóa tra cứu (Táo1, Táo2)

Cột 2: Giá

• “Táo1” → Giá trị cần tìm (đúng 2 điều kiện).

• 2→ Lấy dữ liệu ở cột Giá.

• FALSE → Chỉ tìm khớp chính xác.

Kết quả:

Cách 3: Sử dụng hàm FILTER – Thay thế hàm VLOOKUP

Trong nhiều trường hợp, hàm FILTER còn hiệu quả hơn hàm VLOOKUP khi làm việc với nhiều điều kiện trong Google Sheets. Bởi hàm FILTER lọc trực tiếp các dòng dữ liệu thỏa mãn tất cả điều kiện bạn đưa ra, thay vì giả lập nhiều điều kiện như VLOOKUP.

Ví dụ, bảng dữ liệu sau:

*Yêu cầu:  Lấy giá của Táo – Loại 1.

Công thức:

=FILTER(C2:C3, A2:A3=”Táo”, B2:B3=1)

Trong đó:

• C2:C3 → Cột Giá cần lấy
• A2:A3=”Táo” → Chỉ lấy những dòng có Sản phẩm là Táo
• B2:B3=1 → Và Loại bằng 1

Kết quả: 

Cách 4: Kết hợp INDEX và MATCH cho nhiều điều kiện – Giải pháp thay thế

Khi làm việc với dữ liệu phức tạp, nhiều người không sử dụng hàm VLOOKUP mà chuyển sang kết hợp hàm INDEX và MATCH. Đây là cách xử lý các bài toán hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets. Đặc biệt, phương pháp này không bị giới hạn bởi cột đầu tiên, không cần tạo cột phụ và có thể xử lý 2 điều kiện hoặc nhiều điều kiện một cách hiệu quả. 

Ví dụ, bảng dữ liệu sau:

*Yêu cầu: Xác định mức lương của Nguyễn Thị Nhung thuộc phòng Kinh doanh.

Bài toán này không thể xử lý chính xác bằng VLOOKUP thông thường do cột “Họ tên” bị trùng dữ liệu, vì vậy cần áp dụng INDEX + MATCH với nhiều điều kiện.

Công thức:

=INDEX(C2:C4; MATCH(1; (A2:A4=”Nguyễn Thị Nhung”)*(B2:B4=”Kinh doanh”); 0))

Trong đó:

• (A2:A4=”Nguyễn Thị Nhung”) tạo ra một mảng giá trị logic, trong đó dòng thỏa điều kiện sẽ trả về 1, dòng không thỏa trả về 0.
• (B2:B4=”Kinh doanh”) cũng tạo ra một mảng logic tương tự cho điều kiện thứ hai.
• Phép nhân * giữa hai mảng đảm bảo rằng chỉ dòng thỏa cả hai điều kiện cùng lúc mới có giá trị bằng 1.
• Hàm MATCH(1, …, 0) sẽ tìm vị trí của dòng có giá trị 1 đầu tiên.
• Hàm INDEX(C2:C4, …) sử dụng vị trí đó để trả về giá trị tương ứng trong cột Lương.

Kết quả: 

Lỗi và cách khắc phục khi sử dụng hàm VLOOKUP nhiều điều kiện

Khi áp dụng hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets, đặc biệt là các cách nâng cao như cột phụ, mảng ảo hoặc kết hợp các hàm khác, việc phát sinh lỗi là điều rất dễ gặp. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất khi dùng hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets và cách khắc phục chi tiết.

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A là lỗi xuất hiện thường xuyên nhất khi sử dụng hàm VLOOKUP nhiều điều kiện. Lỗi này có nghĩa là Google Sheets không tìm thấy bất kỳ dòng dữ liệu nào khớp với giá trị tra cứu. 

Nguyên nhân chủ yếu gây ra lỗi #N/A khi sử dụng hàm VLOOKUP nhiều điều kiện đó là:

• Giá trị tìm kiếm có khoảng trắng thừa ở đầu hoặc cuối, ví dụ “Táo ” khác với “Táo”.
• Cặp điều kiện bạn tìm kiếm không tồn tại trong bảng dữ liệu
• Dữ liệu giữa vùng tìm kiếm và giá trị tra cứu khác định dạng, ví dụ một bên là số (Number) và một bên là văn bản (Text)

Để khắc phục lỗi #N/A khi sử dụng hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets, bạn hãy tham khảo các cách sau đây:

• Kiểm tra lại dữ liệu gốc để đảm bảo các điều kiện thực sự tồn tại trong bảng.
• Đồng nhất định dạng dữ liệu giữa vùng tra cứu và giá trị tìm kiếm (cùng là số hoặc cùng là văn bản).

Lỗi #VALUE!

Lỗi #VALUE! thường xuất hiện khi bạn áp dụng VLOOKUP 2 điều kiện bằng mảng ảo { } & ARRAYFORMULA hoặc khi kết hợp nhiều mảng trong một công thức.

Nguyên nhân chủ yếu khi xảy ra lỗi #VALUE! khi sử dụng hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets là:

• Các vùng dữ liệu trong mảng không có cùng số dòng. Ví dụ, Cột A chọn từ A2:A10, Cột B lại chọn từ B2:B11
• Công thức mảng xử lý dữ liệu không đồng bộ, dẫn đến xung đột giá trị.

Cách khắc phục lỗi #VALUE! khi sử dụng hàm VLOOKUP nhiều điều kiện như sau:

• Luôn đảm bảo các vùng dữ liệu trong mảng có cùng kích thước và cùng số hàng.
• Tránh chọn thừa hoặc thiếu dòng khi mở rộng vùng dữ liệu.

Lỗi #REF!

Lỗi #REF! xảy ra khi Google Sheets không thể xác định được cột cần trả về kết quả.

Nguyên nhân thường gặp của lỗi #REF! khi dùng hàm VLOOKUP đó là:

• Chỉ số cột (index) trong hàm VLOOKUP lớn hơn số cột thực tế của vùng dữ liệu.
• Khi dùng mảng ảo, bạn nhầm lẫn số thứ tự cột trong mảng tạm thời.

Để khắc phục lỗi #REF! khi dùng hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets như sau:

• Kiểm tra lại số lượng cột trong range hoặc mảng ảo.
• Đảm bảo chỉ số cột index không vượt quá số cột có trong vùng dữ liệu.
• Với mảng ảo {Cột_điều_kiện, Cột_kết_quả}, chỉ số cột trả về thường là 2, không phải số cột gốc trong bảng ban đầu.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1: Tại sao hàm XLOOKUP thường được khuyên dùng thay thế VLOOKUP nhiều điều kiện?

Từ khi Google Sheets cập nhật hàm XLOOKUP, việc tìm kiếm nhiều điều kiện đã trở nên dễ hơn rất nhiều. Thay vì phải dùng ARRAYFORMULA hay nối chuỗi phức tạp trong {}, XLOOKUP cho phép bạn nối trực tiếp các dải ô bằng dấu & ngay trong tham số.

2: VLOOKUP nhiều điều kiện có thay thế được INDEX MATCH không?

Có thể thay thế trong hầu hết các trường hợp cơ bản. Tuy nhiên, hàm INDEX MATCH vẫn được ưu tiên hơn vì nó linh hoạt hơn (không quan trọng thứ tự cột) và tiêu tốn ít tài nguyên xử lý hơn đối với các file Google Sheets cực lớn.

3: Có giới hạn số điều kiện khi dùng VLOOKUP không?

Không. Bạn có thể nối 10 hay 20 điều kiện bằng dấu & đều được. Tuy nhiên, càng nhiều điều kiện thì công thức càng dài và khó kiểm soát. Nếu cần đến hơn 3 điều kiện, lời khuyên là bạn nên sử dụng hàm QUERY – một hàm cực mạnh sử dụng ngôn ngữ giống SQL trong Google Sheets.

4: Hàm VLOOKUP nhiều điều kiện có phân biệt chữ hoa và chữ thường không?

Không. Theo mặc định, VLOOKUP (và cả MATCH hay XLOOKUP) trong Google Sheets không phân biệt “Táo” và “táo”.

5: Sử dụng quá nhiều hàm VLOOKUP nhiều điều kiện có làm file Google Sheets bị chậm không?

Có. Khi bạn dùng ARRAYFORMULA kết hợp với VLOOKUP trên hàng ngàn dòng dữ liệu, Google Sheets phải tính toán hàng triệu phép tính nối chuỗi trong bộ nhớ ảo.

Nếu file quá nặng, hãy cân nhắc sử dụng hàm QUERY. Hàm QUERY hoạt động giống như một công cụ truy vấn dữ liệu chuyên nghiệp, giúp giảm tải đáng kể cho trình duyệt của bạn.

Lời kết 

Hy vọng rằng những chia sẻ chi tiết trên đây đã giúp bạn làm chủ được kỹ thuật sử dụng hàm VLOOKUP nhiều điều kiện trong Google Sheets. Nếu bạn còn thắc mắc về cách triển khai thực tế, đừng ngần ngại liên hệ GCS Việt Nam. Chúng tôi sẽ luôn sẵn sàng đồng hành và đưa ra những giải pháp công nghệ tối ưu nhất cho bạn. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777