Hướng dẫn cách sử dụng hàm IFS trong Google Sheets từ A-Z cho Newbie

Hàm IFS trong Google Sheets là một hàm khá được ưa chuộng trong bảng tính so với hàm IF. Bởi hàm này mang đến tính linh hoạt hơn rất nhiều. Nếu bạn là người mới bắt đầu hay đang tìm hiểu về cách sử dụng hàm IFS trong Google Sheets này thì đừng bỏ lỡ bài viết dưới đây mà GCS Việt Nam mang tới. Hãy cùng đón đọc bài viết này ngay nhé. 

Hàm IFS trong Google Sheets là gì?

Hàm IFS trong Google Sheets là phiên bản cải tiến của việc lồng hàm IF vào với nhau. Công thức của hàm này cũng ngắn gọn, dễ hiểu và khá rõ ràng. 

Hàm IFS cho phép bạn kiểm tra một loạt điều kiện theo thứ tự và trả về giá trị tương ứng với điều kiện TRUE đầu tiên. Hiểu đơn giản hơn là, hàm IFS hoạt động như một chuỗi kiểm tra điều kiện liên tục. Sau đó, Google Sheets sẽ lần lượt đánh giá từng điều kiện đưa vào đúng. Nó sẽ dừng lại và trả về giá trị tương ứng mà không cần phải kiểm tra các điều kiện sau nữa. Vì vậy, thứ tự sắp xếp điều kiện trong công thức hàm IFS rất quan trọng. Nếu điều kiện quan trọng nhất được đặt sau cùng, đôi khi nó sẽ không bao giờ được xét đến. 

Hiện nay, hàm IFS được ứng dụng rất linh hoạt trong nhiều lĩnh vực khi sử dụng trong Google Sheets. Như là: 

• Phân loại dữ liệu phức tạp: Ví dụ như xếp loại học sinh theo điểm số (giỏi, khá, trung bình,…) phân nhóm doanh thu hay xác định trạng thái đơn hàng,..
• Thay thế cho hàm IF lồng nhau: Ví dụ như bạn muốn kiểm tra nhiều điều kiện, thay vì viết một cấu trúc IF chồng chéo,..

Khi nào nên dùng IFS thay vì IF lồng nhau?

Tại sao nên dùng hàm IFS trong Google Sheets trong khi hàm IF cũng xử lý được điều kiện logic? Câu trả lời không nằm ở việc tính năng, chức năng hoạt động của các hàm. Mà nó chủ yếu phụ thuộc vào tính gọn gàng, rõ ràng của từng hàm. Đặc biệt khi bạn thường xuyên làm việc với các bảng tính lớn, chứa nhiều điều kiện phân loại khác nhau. Lúc này, bạn nên sử dụng hàm IFS để tối ưu hóa công thức, tiết kiệm thời gian tính toán.

Ngoài ra, việc sử dụng hàm IFS thay vì IF lồng nhau còn vì:

• Tránh công thức rối mắt, khó đọc

Khi bạn sử dụng hàm IF lồng nhau để xử lý nhiều điều kiện, công thức sẽ rất dài và khó nhìn, dễ nhầm dấu đóng mở ngoặc. 

Ví dụ:

Hàm IF lồng nhau: =IF(A1>=9, “Xuất sắc”, IF(A1>=8, “Giỏi”, IF(A1>=6.5, “Khá”, “Trung bình”)))

Hàm IFS: =IFS(A1>=9, “Xuất sắc”, A1>=8, “Giỏi”, A1>=6.5, “Khá”, TRUE, “Trung bình”)

Hơn nữa, cách sử dụng hàm IFS còn giúp tách bạch từng cặp điều kiện, giá trị. Công thức nhìn vào sẽ dễ hiểu và dễ kiểm soát hơn.

• Dễ chỉnh sửa

Khi các hàm IF lồng vào nhau sẽ tạo thành các chuỗi điều kiện. Khi có sự thay đổi gì trong một điều kiện, bạn phải trực tiếp chỉnh sửa cả chuỗi công thức. Nếu chỉnh sửa sai, bạn rất dễ gặp phải các lỗi.

Ngược lại, khi dùng hàm IFS, bạn chỉ cần thay đổi đúng cặp điều kiện hoặc giá trị đó. Sự thay đổi sẽ không ảnh hưởng đến các phần còn lại, sự logic trong công thức vẫn được an toàn.

• Cấu trúc rõ ràng

Hàm IFS được trình bày mạch lạc theo dạng danh sách. Cụ thể là điều kiện 1 đưa ra kết quả 1, điều kiện 2 đưa ra kết quả 2, điều kiện 3 đưa ra kết quả 3. Khi nhìn vào công thức, bạn sẽ thấy được ngay tính logic, dễ hiểu. 

Cú pháp cơ bản hàm IFS trong Google Sheets

Để sử dụng hàm IFS, bạn cần nắm rõ cú pháp cơ bản. Cú pháp của hàm IFS trong Google Sheets, cụ thể như sau:

=IFS(điều_kiện1, giá_trị1, [điều_kiện2, giá_trị2, …])

Trong đó: 

• điều_kiện1: Đây là biểu thức logic đầu tiên mà hàm sẽ kiểm tra. Biểu thức này phải trả về kết quả nhận được là TRUE hoặc FALSE.
• giá_trị1: Đây là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu điều_kiện1 được thỏa mãn (tức là trả về TRUE).
• [điều_kiện2, giá_trị2, …]: Đây là các cặp điều kiện và giá trị tùy chọn tiếp theo. Bạn có thể thêm bao nhiêu cặp tùy ý, mỗi cặp cách nhau bởi dấu phẩy.

Ví dụ minh họa cách dùng hàm IFS trong Google Sheets

Để giúp bạn dễ dàng hình dung về cách sử dụng hàm IFS, GCS Việt Nam đã mang tới một số ví dụ minh họa thực tế về cách dùng như sau. Các ví dụ này sẽ bao gồm cả những trường hợp đơn giản cho đến những trường hợp phức tạp hơn, kết hợp với các hàm logic khác.:

Ví dụ cơ bản

Dưới đây là hai ví dụ cơ bản về cách sử dụng hàm IFS trong Google Sheets

* Hàm IFS với một tiêu chí

Dưới đây là bảng dữ liệu phân loại kết quả học tập của học sinh:

Yêu cầu: Dựa vào cột Điểm tổng kết, hãy xếp loại học lực của học sinh theo các tiêu chí sau:

• Điểm >= 9.0: Giỏi
• Điểm >= 7.0: Khá
• Điểm >= 5.0: Trung bình
• Các trường hợp còn lại: Yếu

Công thức:

=IFS(B2>=9; “Giỏi”;B2>=7; “Khá”; B2>=5; “Trung bình”; TRUE; “Yếu”)

Trong đó:

• Hàm kiểm tra điểm ở ô B2.
• Điều kiện 1: B2>=9. Nếu đúng (như trường hợp của An), hàm trả về “Giỏi”.
• Điều kiện 2: B2>=7. Nếu điều kiện 1 sai, hàm tiếp tục kiểm tra điều kiện này. Nếu đúng, hàm trả về “Khá”.
• Điều kiện 3: B2>=5. Nếu các điều kiện trên sai, hàm kiểm tra điều kiện này. Nếu đúng, hàm trả về “Trung bình”.
• Giá trị mặc định: TRUE, “Yếu”. Nếu không có điều kiện nào đúng, hàm sẽ trả về “Yếu”. Điều kiện TRUE luôn đúng và được đặt ở cuối để xử lý tất cả các trường hợp còn lại.

Kết quả: 

*Hàm IFS với nhiều tiêu chí

Dưới đây là bảng dữ liệu phân loại kết quả học tập của học sinh và số buổi nghỉ học: 

Yêu cầu: Dựa vào cột “Điểm tổng kết” và cột “Số buổi nghỉ học”, hãy đưa ra nhận xét về tình hình học tập của học sinh theo các tiêu chí sau:

• Điểm >= 8.0 và Số buổi nghỉ học < 3: Xuất sắc
• Điểm >= 7.0 và Số buổi nghỉ học < 5: Khá
• Các trường hợp còn lại: Cần cố gắng

Công thức: 

=IFS(AND(B2>=8; C2<3); “Xuất sắc”; AND(B2>=7; C2<5); “Khá”;TRUE; “Cần cố gắng”)

Trong đó:

• Hàm AND(B2>=8, C2<3) kiểm tra xem cả hai điều kiện có cùng đúng không. Nếu đúng, hàm trả về “Xuất sắc”.
• Hàm AND(B2>=7, C2<5) kiểm tra điều kiện thứ hai. Nếu đúng, hàm trả về “Khá”.
• Cuối cùng, TRUE, “Cần cố gắng” là giá trị mặc định cho những trường hợp không thỏa mãn hai điều kiện trên.

Kết quả:

Ví dụ nâng cao với các hàm khác 

Khi làm việc với các yêu cầu phức tạp hơn, bạn có thể kết hợp hàm IFS với các hàm logic như AND và OR để tạo ra các công thức linh hoạt. 

Bảng dữ liệu phân loại kết quả học tập của học sinh:

Yêu cầu: Dựa vào “Điểm tổng kết” và “hạnh kiểm”, hãy đưa ra xếp loại khen thưởng cho học sinh theo các tiêu chí sau:

• Điểm >= 9.0 và hạnh kiểm tốt: Thưởng Học sinh Giỏi
• Điểm >= 8.0 hoặc hạnh kiểm tốt: Thưởng khuyến khích
• Các trường hợp còn lại: Không có thưởng

Công thức:

=IFS(AND(B2>=9; C2=”Tốt”); “Thưởng Học sinh Giỏi”; OR(B2>=8; C2=”Tốt”); “Thưởng khuyến khích”; TRUE;”Không có thưởng”)

Trong đó:

• Điều kiện 1: AND(B2>=9, C2=”Tốt”). Hàm kiểm tra xem cả hai điều kiện (điểm >= 9.0 VÀ hạnh kiểm Tốt) có đúng không. Nếu đúng, hàm trả về “Thưởng Học sinh Giỏi”.
• Điều kiện 2: OR(B2>=8, C2=”Tốt”). Nếu điều kiện 1 sai, hàm kiểm tra xem một trong hai điều kiện (điểm >= 8.0 HOẶC hạnh kiểm Tốt) có đúng không. Nếu đúng, hàm trả về “Thưởng khuyến khích”.
• Giá trị mặc định: TRUE, “Không có thưởng”. Nếu cả hai điều kiện trên đều sai, hàm sẽ trả về “Không có thưởng”.

Kết quả:

>>> Xem thêm: Hàm NETWORKDAYS INTL là gì

Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục khi sử dụng hàm IFS

Khi làm việc với hàm IFS trong Google Sheets, việc gặp lỗi là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, hầu hết các lỗi đều sẽ có thể xử lý được nếu bạn nắm rõ nguyên nhân. Dưới đây là một số lỗi khi sử dụng hàm IFS và cách khắc phục cụ thể nhất:

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A xuất hiện khi hàm IFS đã duyệt qua tất cả các cặp điều kiện giá trị mà bạn cung cấp. Nhưng không có bất kỳ điều kiện nào trả về TRUE, bởi dữ liệu đầu vào không khớp với bất kỳ tiêu chí nào đã thiết lập.

Nguyên nhân chính của vấn đề gây ra lỗi này là do:

• Bạn quên thêm một điều kiện mặc định cuối cùng để xử lý các trường hợp còn lại.
• Thứ tự các điều kiện bị sai, khiến một điều kiện tổng quát nằm trước một điều kiện cụ thể.

Cách khắc phục lỗi#N/A cụ thể như sau:

• Bạn có thể thêm một cặp TRUE, “Giá trị mặc định” vào cuối công thức. Vì TRUE là một giá trị logic luôn đúng, hàm sẽ luôn trả về giá trị này nếu các điều kiện phía trước đều sai. Ví dụ: … , TRUE, “Không xác định”.
• Bạn cần sắp xếp các điều kiện từ cụ thể nhất đến tổng quát nhất. Ví dụ, khi phân loại điểm, hãy kiểm tra Điểm > 9 trước khi kiểm tra Điểm > 7.

Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? xuất hiện khi Google Sheets không thể nhận diện được một tên hàm hoặc một dải ô mà bạn đã nhập. 

Lỗi này chỉ xảy ra khi dùng công thức hàm IFS:

• Bạn gõ sai tên IFSS hoặc IFs thay vì IFS.
• Lỗi chính tả trong tên dải ô. Ví dụ, bạn gõ A1:C10 thay vì A1:C10.

Khi gặp lỗi #NAME? này trong quá trình sử dụng hàm IFS trong Google Sheets, bạn chỉ cần:

• Bạn hãy rà soát lại tên hàm và tên các dải ô trong công thức. Bạn cần đảm bảo đã gõ đúng cú pháp IFS và các tham chiếu ô chính xác.
• Khi bạn bắt đầu gõ tên hàm, Google Sheets thường hiển thị một danh sách các hàm gợi ý. Bạn hãy tận dụng tính năng này để tránh sai sót.

Lỗi #ERROR

Lỗi #ERROR là một lỗi chung, thường chỉ ra một vấn đề về cú pháp trong công thức của bạn. Điều này có thể do một lỗi nhỏ nhưng lại khiến toàn bộ công thức không thể thực thi.

Ngoài ra còn có một số những nguyên nhân như sau:

• Các cặp điều kiện và giá trị không được phân tách bằng dấu phẩy.
• Thiếu dấu ngoặc đơn ) ở cuối công thức.
• Một điều kiện không có giá trị trả về tương ứng hoặc ngược lại.
• Sử dụng dấu ngoặc kép không đúng cách. Ví dụ, bạn dùng ’text’ thay vì “text”.

Để khắc phục lỗi #ERROR khi sử dụng hàm IFS trong Google Sheets, bạn cần:

• Rà soát từng phần của công thức và bạn cần đảm bảo mỗi điều kiện đều đi kèm với một giá trị và được ngăn cách bằng dấu phẩy.
• Bạn nên sử dụng trình soạn thảo áp dụng công thức. Vì Google Sheets sẽ tự động bôi màu các cặp dấu ngoặc đơn để giúp bạn dễ dàng nhận biết lỗi cú pháp.

Lỗi #DIV/0!

Lỗi #DIV/0! là lỗi của một trong các biểu thức bạn sử dụng bên trong hàm IFS. Lỗi này xảy ra khi bạn cố gắng chia một số cho 0, một phép toán không hợp lệ trong toán học.

Để khắc phục lỗi #DIV/0! này trong quá trình sử dụng hàm IFS, chỉ cần:

• Bạn có thể thêm một điều kiện trong hàm IFS để kiểm tra trước khi thực hiện phép chia, ví dụ: … , B2<>0, A2/B2, ….
• Bạn hãy đảm bảo rằng các ô dữ liệu được sử dụng làm số chia không bao giờ có giá trị bằng 0.

Một số lưu ý khi sử dụng hàm IFS trong Google Sheets

Để sử dụng hàm IFS một cách hiệu quả, bạn cần ghi nhớ một vài lưu ý quan trọng như sau:

• Thứ nhất là các điều kiện 

Hàm IFS kiểm tra các điều kiện theo thứ tự từ trái sang phải và trả về kết quả ngay khi tìm thấy điều kiện đúng đầu tiên. Do đó, bạn nên sắp xếp các điều kiện từ cụ thể nhất đến tổng quát nhất, hoặc từ lớn đến nhỏ. 

Ví dụ, trong bài toán xếp loại điểm số, bạn nên kiểm tra điều kiện điểm cao nhất trước (ví dụ: Điểm > 90) rồi mới đến các điều kiện thấp hơn (ví dụ: Điểm > 70). Nếu bạn đảo ngược thứ tự, chẳng hạn kiểm tra Điểm > 50 trước, thì tất cả những học sinh có điểm 70, 80 hay 90 đều sẽ bị xếp vào loại “Trung bình”, vì điều kiện Điểm > 50 đã đúng ngay từ đầu.

• Thứ hai là luôn sử dụng một điều kiện mặc định ở cuối công thức

Nếu không có điều kiện nào được thỏa mãn, hàm sẽ báo lỗi #N/A. Để tránh điều này, bạn hãy kết thúc công thức bằng một cặp điều kiện và giá trị mặc định

Ví dụ: TRUE, “Không xác định”. Công thức sẽ luôn trả về một kết quả, ngay cả khi dữ liệu đầu vào không khớp với bất kỳ điều kiện nào bạn đã thiết lập.

• Thứ ba là tận dụng các hàm kết hợp

Hàm IFS có thể kết hợp với các hàm logic khác như AND, OR. Do đó, bạn hãy chủ động kết hợp các hàm lại  để xử lý các yêu cầu phức tạp hơn. 

Lời kết

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã có cái nhìn rõ ràng và chi tiết về hàm IFS trong Google Sheets. Hàm IFS không chỉ giúp công thức của bạn gọn gàng, dễ đọc hơn mà còn giúp xử lý linh hoạt nhiều bài toán trên Google Sheets.

Để sử dụng phiên bản Google Sheets cao cấp nhất, người dùng nên nhanh tay đăng ký gói Google Workspace trả phí 

Và nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến vấn đề sử dụng hàm IFS, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ từ các chuyên gia. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777