Cách chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive từ A-Z

Việc chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive là giải pháp tối ưu giúp bạn sắp xếp, sao lưu và chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ cung cấp cho các bạn một cái nhìn toàn diện về mối quan hệ giữa hai công cụ Google Docs và Google Drive. Đồng thời, các phương pháp chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive nhanh chóng cũng sẽ được giới thiệu cách thực hiện chi tiết nhất.  

Google Docs và Google Drive có mối liên hệ như thế nào?

Để biết cách chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive, trước tiên bạn phải hiểu rõ được mối liên kết giữa hai công cụ này thì mới thực hiện được trơn tru hơn. 

Google Docs là gì?

Google Docs là nền tảng soạn thảo văn bản trực tuyến được Google xây dựng và cung cấp. Công cụ này cho phép tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu ngay trong trình duyệt web hoặc thiết bị di động. 

Một số điểm nổi bật của Google Docs bao gồm:

• Tương tác thời gian thực, giúp nhiều người có thể cùng chỉnh sửa nội dung trong cùng một tài liệu Google Docs. Đồng thời, mọi người đều thấy được ngay các thay đổi, thảo luận, bình luận, đề xuất sửa đổi trong tài liệu Docs.
• Lịch sử phiên bản và tự lưu giúp mỗi thay đổi được ghi lại, người dùng có thể xem lại bản trước đó nếu cần. Hơn nữa, Google Docs còn tự động lưu mọi điều chỉnh để tránh mất dữ liệu.
• Định dạng & tính năng đa dạng như hỗ trợ chèn bảng, hình ảnh, liên kết, tạo mục lục, điều chỉnh font,… Mặc dù các tính năng này không mạnh bằng Microsoft Word với các chức năng chuyên sâu nhưng đủ tốt cho nhu cầu dùng văn bản thông thường.
• Công cụ miễn phí và tích hợp với hệ sinh thái Google để sử dụng các tính năng cơ bản. Nếu muốn sử dụng các tính năng mở rộng nâng cao, bạn cần đăng ký dịch vụ Google Workspace để dùng công cụ Google Docs trả phí. 

Google Drive là gì?

Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây của Google, hay còn được gọi là cloud storage. Nơi đây mọi loại tệp tin, văn bản, hình ảnh, video, bảng tính, PDF, tệp nén đều được lưu lại, quản lý và chia sẻ. 

Tính năng nổi bật có ở Google Drive đó là:

• Dung lượng lưu trữ cho mỗi tài khoản được cấp ít nhất 15GB và nhiều hơn với các gói trả phí. Bạn có thể dùng để lưu trữ chung cho các dịch vụ Gmail, Drive, Photos và có thể nâng cấp thông qua gói Google One.
• Quản lý tệp đa dạng, hỗ trợ tạo thư mục, sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu nâng cao theo tên tệp, người sở hữu, loại tệp,… Do đó, khi thực hiện chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive, bạn cần đảm bảo sắp xếp tài liệu đặt đúng chỗ.
• Chia sẻ và phân quyền của Drive là tính năng nổi bật nhất mà ít công cụ nào có được. Tính năng này cho phép chia sẻ tệp hoặc thư mục với người khác. Sau đó, bạn phải cung cấp, phân quyền xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét cho người khác. Bạn vừa có thể kiểm soát được tài liệu của mình ai được phép truy cập, vừa chia sẻ đến nhiều đối tượng khác nhau.
• Tính năng bảo mật và đồng bộ hóa dữ liệu trong Drive có cơ chế xác thực 2 lớp an toàn. Đồng thời, Drive còn có ứng dụng (Drive for Desktop / Drive cho điện thoại) giúp truy cập và đồng bộ giữa các thiết bị.

Mối liên kết giữa Google Docs và Google Drive

Mối quan hệ giữa hai công cụ Google Docs và Google Drive được hình dung theo dạng cộng tác. Bạn sử dụng Google Docs để tạo ra các sản phẩm về tài liệu hay bảng tính. Còn Google Drive là nơi cất giữ, sắp xếp và quản lý chúng.

Khi hiểu rõ về mối liên hệ giữa hai công cụ, bạn sẽ dễ dàng thực hiện chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive chính xác hơn:

• Thứ nhất là tính năng tự động lưu

Mỗi tài liệu được tạo và sửa trong Google Docs mặc định được lưu vào Google Drive. Do đó, bạn không cần thao tác lưu tay thủ công vì Docs và Drive đã liên kết với nhau. 

• Thứ hai là truy cập và quản lý từ Drive

Các tài liệu Docs xuất hiện trong Drive dưới dạng các file riêng. Bạn có thể di chuyển giữa các thư mục, chia sẻ, tìm kiếm khi muốn chuyển cấu trúc lưu trữ. 

• Thứ ba là phiên bản và lịch sử thay đổi

Drive sẽ giữ các tài liệu Docs và lưu lịch sử phiên bản theo thời gian. Nếu có thay đổi trong Docs, Drive sẽ thể hiện lại phiên bản mới. 

• Thứ tư là hỗ trợ đa dạng định dạng

Trong Google Drive có thể chứa các tài liệu Docs, nhưng cũng chứa các định dạng khác như Word, PDF, ảnh, video,.. Việc chuyển dữ liệu có thể giúp xuất file Docs sang PDF hoặc Word sau đó lại lưu trữ vào Drive. 

Lợi ích khi lưu trữ tài liệu Docs trên Drive

Việc tận dụng Google Drive để quản lý tài liệu Docs mang lại rất nhiều lợi ích. Chẳng hạn như là:

• Thứ nhất là giúp bảo mật và sao lưu tự động

Tài liệu tạo trong Google Docs được Drive tự động lưu, giúp tránh rủi ro mất dữ liệu nếu máy tính, thiết bị gặp sự cố. Khi sao lưu liên tục, việc khôi phục phiên bản trước dễ dàng nếu lỡ xóa, chỉnh sửa sai.

• Thứ hai là giúp truy cập bất cứ nơi nào và mọi thiết bị

Lưu tài liệu Docs trong Drive giúp mở từ điện thoại, máy tính bảng, laptop chỉ cần bạn có kết nối internet. Nếu bật chế độ offline, bạn vẫn có thể xem và chỉnh sửa tài liệu khi không có mạng.

• Thứ ba là giúp quản lý, sắp xếp và tìm kiếm dễ dàng

Google Drive cho phép tạo thư mục, đặt tên hợp lý, sử dụng nhãn, lọc theo loại file, ngày sửa,… Khi chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive hợp lý, người dùng sẽ không còn gặp khó khăn khi tìm tài liệu cũ, báo cáo, hợp đồng,…

• Thứ tư là giúp chia sẻ và làm việc nhóm hiệu quả

Tài liệu Docs khi được lưu trong Drive dễ dàng chia sẻ quyền xem, nhận xét và chỉnh sửa. Các thành viên nhóm có thể làm việc cùng lúc, cùng xem cập nhật mới nhất, tránh sai sót do dùng nhiều phiên bản. 

• Thứ năm là giúp tiết kiệm dung lượng lưu trữ

Vì Google Docs thường không chiếm nhiều dung lượng như các file tải lên như Word hoặc PDF. Do đó, bạn không cần phải lo file Docs sau khi chuyển đổi sang Drive sẽ chiếm quá nhiều dung lượng. 

• Thứ sáu là tính linh hoạt khi sử dụng dữ liệu

Bạn có thể xuất tài liệu sang định dạng khác khi cần, đồng thời giữ bản gốc trong Drive để chỉnh sửa tiếp. Việc chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive theo các thư mục, cấu trúc rõ ràng còn giúp bạn dễ dàng tái sử dụng, chia sẻ hoặc di chuyển sang tài liệu khác nếu cần. 

Tại sao cần chuyển tài liệu từ Docs sang Drive?

Tuy rằng các tài liệu Google Docs được lưu tự động trên Google Drive. Nhưng đôi khi chúng ta cần thực hiện các thao tác chuyển đổi hoặc di chuyển để phục vụ cho các mục đích quản lý riêng.

Quản lý tập tin dễ dàng hơn

Bạn có thể sẽ tạo hàng trăm, thậm chí hàng ngàn tài liệu Google Docs mỗi năm. Nếu bạn không có một hệ thống quản lý khoa học, mọi thứ sẽ trở nên hỗn loạn. 

Mặc dù tất cả đều file Docs đều đã nằm trong Google Drive, nhưng nếu không sắp xếp chủ động, chúng sẽ nằm rải rác ở thư mục gốc My Drive. Khi tìm kiếm tài liệu cụ thể, bạn sẽ gặp khó khăn và tốn khá nhiều thời gian. 

Do đó, bạn nên di chuyển các tài liệu Docs vào các thư mục đã được phân loại sẵn trên Drive. Chẳng hạn như “Dự án A”, “Tài liệu marketing”, “Báo cáo quý”, để có cái nhìn tổng quan hơn về tất cả các tệp tin. 

Sao lưu dữ liệu, giảm rủi ro mất dữ liệu

Mặc dù Google đã có hệ thống sao lưu tự động, nhưng việc chủ động sao lưu tài liệu vẫn là một thói quen tốt, nhất là tài liệu quan trọng. Việc chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive như là một cách để bạn tạo các bản sao lưu độc lập. 

Ví dụ, bạn có thể tải các tệp Docs về máy tính ở định dạng .docx hoặc .pdf. Các tệp này là bản sao lưu độc lập, không bị ảnh hưởng nếu tài liệu gốc trên Drive của bạn gặp sự cố hoặc vô tình bị xóa. 

Tối ưu hóa tổ chức và chia sẻ tài liệu

Khi làm việc nhóm, việc chia sẻ tài liệu không chỉ đơn thuần là gửi link. Nó còn liên quan đến việc sắp xếp sao cho người nhận có thể dễ dàng tìm thấy và sử dụng tài liệu đó. Chuyển đổi và tổ chức tài liệu Docs trên Drive sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình này. 

Chẳng hạn, bạn có thể chuyển tất cả các tài liệu liên quan đến một dự án vào một thư mục trên Drive. Sau đó, bạn chỉ cần chia sẻ thư mục đó cho toàn bộ team. Mọi người sẽ có quyền truy cập vào các tệp mà không cần phải gửi email qua lại với hàng loạt đường link khác nhau. Thao tác này vừa giúp bạn có thể dễ dàng quản lý quyền truy cập cho từng người, vừa đảm bảo rằng chỉ những ai cần thiết mới có thể xem hoặc chỉnh sửa.

Các phương pháp chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive

Việc chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive không hề phức tạp như bạn nghĩ. Có khá nhiều cách để thực hiện, tùy thuộc vào mục đích của bạn là gì? Là di chuyển một file, chuyển đổi định dạng hay sao lưu toàn bộ dữ liệu. Dưới đây là 02 cách chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive hiệu quả, các bạn có thể áp dụng ngay.

Phương pháp 1: Chuyển trực tiếp từ Google Docs

Đây là cách đơn giản và nhanh nhất để di chuyển một hoặc một vài tài liệu Docs đã có sẵn về một thư mục cụ thể trên Drive. Thao tác này không tạo bản sao mới mà chỉ thay đổi vị trí lưu trữ của tài liệu gốc. 

Các bước thực hiện chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive ở vị trí phù hợp như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần thực hiện truy cập tài liệu bạn muốn di chuyển trên Google Docs. 

– Bước 2: Ngay bên cạnh tên tài liệu, bạn sẽ thấy một biểu tượng dấu ba chấm, chọn vào đó. Tiếp tục, bạn chọn vào Sắp xếp >> chọn vào Di chuyển có mũi tên và nhấn vào biểu tượng này.

– Bước 3: Một cửa sổ bật lên (pop-up) sẽ xuất hiện trên màn hình. Bạn có thể duyệt qua các thư mục đã có sẵn trong Google Drive của mình hoặc tạo một thư mục mới ngay tại đó.

– Bước 4: Sau khi đã chọn thư mục đích, bạn nhấn Di chuyển (Move). Tài liệu của bạn sẽ được chuyển đến vị trí mới và biến mất khỏi thư mục gốc.

Phương pháp 2: Tải xuống và Tải lên (Download & Upload)

Đây là phương pháp truyền thống nhưng khá hữu ích nếu bạn muốn tạo một bản sao của tài liệu ở một định dạng khác như (ví dụ: .docx, .pdf) hoặc chuyển tài liệu đó sang một tài khoản Google Drive khác.

Các bước thực hiện chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive theo phương pháp này như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở tài liệu Google Docs cần chuyển. Sau đó, vào menu Tệp (File) ở góc trên bên trái, chọn Tải xuống (Download). 

Một danh sách các định dạng tệp sẽ hiện ra, bao gồm Microsoft Word (.docx), PDF Document (.pdf), và nhiều tùy chọn khác. Bạn hãy chọn định dạng phù hợp với nhu cầu và tài liệu sẽ được tải về máy tính của bạn.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn cần truy cập vào Google Drive của bạn (bằng tài khoản cũ hoặc tài khoản mới). Ở góc trên bên trái, bạn hãy nhấn vào nút Mới (New), sau đó chọn Tải tệp lên (File upload).

– Bước 3: Duyệt đến tệp tin vừa tải về ở bước trên (nằm trong thư mục Downloads của máy tính) và chọn nó để tải lên. Tệp tin này là một bản sao mới, độc lập hoàn toàn với tệp gốc trên Google Docs.

Một số lưu ý khi thực hiện cách chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive

Khi thao tác chuyển đổi tài liệu giữa Google Docs và Google Drive, bạn nên lưu ý một số yếu tố quan trọng để quá trình được diễn ra mượt mà và đạt hiệu quả cao nhất.

Quyền sử dụng và quyền sở hữu đối với tệp tin

Khi bạn chia sẻ một tài liệu Google Docs, bạn có thể thiết lập quyền truy cập cho người khác như chỉ xem, bình luận hoặc chỉnh sửa. Tuy nhiên, khi bạn di chuyển tài liệu đó sang một thư mục mà bạn đã chia sẻ với một nhóm người khác, quyền truy cập của họ vẫn giữ nguyên. 

Còn nếu bạn chuyên tài liệu Docs sang một tài liệu Google Drive khác, quyền sở hữu sẽ thay đổi. Tài khoản nhận tài liệu sẽ trở thành chủ sở hữu mới và bạn sẽ mất đi quyền kiểm soát nếu không được chia sẻ lại. 

Đồng bộ hóa vs thay đổi phiên bản

Hệ thống của Google Docs và Drive có một cơ chế đồng bộ hóa. Khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào trên tài liệu Google Docs, những thay đổi đó sẽ tự động được lưu và đồng bộ với Google Drive. Vì vậy, bạn có thể yên tâm rằng dữ liệu của mình sẽ luôn được bảo toàn.

Tuy nhiên, nếu bạn tải tài liệu Docs về máy tính và chỉnh sửa nó ở một định dạng khác, rồi lại tải lên Drive, sẽ tạo ra một phiên bản độc lập, hoàn toàn mới. Hai phiên bản này sẽ không đồng bộ với nhau. Vì vậy, hãy luôn đặt tên tệp tin một cách rõ ràng để tránh nhầm lẫn.

Vấn đề dung lượng, định dạng tập tin

Khi bạn tạo tài liệu Google Docs, Google Sheets, hay Google Slides, các tệp tin này không chiếm dung lượng lưu trữ trên Google Drive của bạn. Tuy nhiên, khi bạn tải chúng về và lưu lại dưới định dạng khác (ví dụ: .docx, .pdf) hoặc tải lên các tệp tin từ máy tính (như hình ảnh, video), các tệp này sẽ bắt đầu chiếm dung lượng 15GB miễn phí của bạn.

Do đó, bạn hãy cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chuyển đổi định dạng. Nếu bạn chỉ cần lưu trữ tài liệu để truy cập trực tuyến, hãy để chúng ở định dạng gốc để tiết kiệm dung lượng. Còn nếu bạn cần in ấn hoặc gửi cho người khác không dùng Google Docs, việc tải xuống dưới dạng PDF hoặc DOCX là lựa chọn hợp lý hơn.

Khi nào nên sử dụng chức năng xuất hoặc tải xuống

Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, bạn sẽ chọn các chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive phù hợp.

• Sử dụng chức năng di chuyển trực tiếp

Khi bạn muốn sắp xếp tài liệu một cách khoa học trên Google Drive. Bạn muốn di chuyển từ thư mục này sang thư mục khác hoặc đưa một tệp Docs mới vào một thư mục dự án đã có. 

• Sử dụng chức năng tải xuống

Khi bạn cần một bản sao của tài liệu để lưu trữ ngoại tuyến, gửi cho người khác qua email, hoặc chỉnh sửa bằng các phần mềm khác (như Microsoft Word). Chức năng này cũng hữu ích khi bạn muốn chuyển tài liệu sang một tài khoản Drive khác.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1 – Dung lượng Google Docs có chiếm dung lượng Drive không?

Các tệp tin được tạo bằng Google Docs, Sheets, Slides và Forms không chiếm dung lượng lưu trữ trên Google Drive của bạn. Chỉ khi bạn tải các tệp tin từ bên ngoài lên (như hình ảnh, video, file Word, Excel, PDF, v.v.) thì chúng mới chiếm dung lượng.

2 – Tệp sau khi chuyển có mất định dạng gốc không?

Nếu bạn sử dụng tính năng Di chuyển trực tiếp trên Google Drive, tệp tin sẽ không mất định dạng gốc. Nó vẫn sẽ là một tệp Google Docs. 

Tuy nhiên, nếu bạn tải xuống ở một định dạng khác (như .docx hoặc .pdf) và tải lên lại, một số định dạng phức tạp có thể bị thay đổi. Bởi vì nó còn phải tùy thuộc vào sự tương thích giữa các phần mềm.

4 – Có cách nào tự động chuyển tất cả tài liệu cũ sang thư mục trên Drive không?

Hiện tại, Google không cung cấp một công cụ tự động để di chuyển tất cả các tài liệu cũ sang một thư mục cụ thể. Bạn sẽ phải thực hiện thủ công để di chuyển dữ liệu. 

Lời kết

Bài viết đã hướng dẫn chi tiết cho các bạn về cách chuyển dữ liệu từ Google Docs sang Google Drive. Từ đó giúp bạn dễ dàng quản lý và sao lưu tài liệu một cách hiệu quả. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777