Giải đáp thắc mắc “Chế độ đồng hành trên Google Meet là gì?”

Google Meet ngày càng được sử dụng rộng rãi trong học tập, làm việc và hội họp trực tuyến, nhờ vào rất nhiều tính năng nổi bật. Một trong số những tính năng mà ít người biết tới, đó là chế độ đồng hành? Vậy chế độ đồng hành trên Google Meet là gì và tại sao nên sử dụng nó? Hãy cùng khám phá ngay câu trả lời cùng GCS Việt Nam qua bài viết dưới đây.

Tổng quan về chế độ đồng hành trên Google Meet

Chế độ đồng hành trên Google Meet là gì? Hay Companion Mode Google Meet là gì?

Chế độ đồng hành trên Google Meet hay còn được biết tới với cái tên là Companion Mode của Google Meet. Nó cho phép người dùng tham gia cuộc họp, điều chỉnh mọi thao tác từ thiết bị thứ hai mà không cần bật micro và camera. Đồng thời, khi sử dụng chế độ đồng hành, người dùng vẫn có thể trò chuyện, giơ tay, gửi biểu tượng cảm xúc, tham gia khảo sát, dùng bảng trắng,… như những người tham gia bình thường. 

Lợi ích khi sử dụng chế độ đồng hành

Khi sử dụng chế đồng hành trên Google Meet, người dùng sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực cụ thể như là:

• Thứ nhất, tăng cường khả năng cộng tác

Trong một cuộc họp, việc chia sẻ màn hình thường yêu cầu người trình bày phải chuyển đổi liên tục giữa cửa sổ trình bày và cửa sổ xem người tham gia. Điều này thường gây gián đoạn luồng thảo luận giữa người tổ chức và người tham gia.

Với chế độ đồng hành trên Google Meet, tình trạng này sẽ được khắc phục hoàn toàn. Bởi bạn có thể sử dụng thiết bị chính là màn hình máy tính để xem tất cả những người tham gia cuộc họp một cách rõ rệt. Còn thiết bị thứ hai khi chạy ở chế độ đồng hành, bạn sẽ dùng để chia sẻ màn hình, tài liệu,… 

• Thứ hai, hạn chế hiện tượng tiếng vọng âm thanh

Hiện tượng có tiếng vọng âm thanh thường xảy ra khi có nhiều thiết bị phát và thu âm thanh cùng lúc trong một không gian. Khi sử dụng chế độ đồng hành, bạn sẽ giải quyết được triệt để vấn đề này. Vì bạn sẽ tắt được microphone và loa ở thiết bị phụ khi tham gia cuộc họp. Bạn chỉ tiếp nhận được một nguồn âm thanh từ thiết bị chính được kích hoạt, đảm bảo không bị nhiễu loạn bởi tiếng vọng hay tiếng ồn.

• Thứ ba, tối ưu hóa băng thông và tài nguyên máy:

Vì không truyền video/audio khi người dùng tham gia cuộc họp, chế độ đồng hành sẽ tối ít băng thông và tài nguyên sử dụng rất nhẹ. Điều này rất phù hợp với máy yếu hoặc khi mạng không ổn định.

Khi nào nên sử dụng chế độ đồng hành?

Bạn nên sử dụng chế độ đồng hành trong Google Meet trong những trường hợp nào để tối ưu trải nghiệm? Dưới đây là một số những câu trả lời mà bạn có thể tham khảo ngay:

• Trong lớp học hoặc buổi đào tạo

Giáo viên hoặc trainer có thể dùng laptop để trình chiếu nội dung và dùng tablet hoặc điện thoại để giám sát phần trò chuyện phản ứng từ học viên. 

• Trong cuộc họp kết hợp

Khi bạn đang có mặt tại phòng họp và sử dụng phần cứng Google Meet từ thiết bị Nest Hub Max. Bạn có thể dùng phần cứng để nghe và phát biểu. Sau đó, bạn sử dụng chế độ đồng hành để chia sẻ tài liệu, giơ tay hoặc trả lời khảo sát. 

• Khi cần chia sẻ màn hình từ thiết bị khác

Khi bạn tham gia họp từ máy tính để bàn nhưng muốn trình chiếu nội dung từ tablet. Bạn có thể dùng chế độ đồng hành trên tablet để chia sẻ nội dung mà không phải rời thiết bị chính. 

• Khi tham gia cuộc họp từ xa và cần tương tác

Ngay cả khi bạn không có mặt trong phòng họp, bạn vẫn có thể bật chế độ đồng hành từ thiết bị phụ để điều khiển thăm dò, theo dõi câu hỏi từ người tham dự. 

• Khi cần xác nhận có mặt trong phòng họp

Với tính năng Xác nhận có mặt trong phòng, bạn có thể xuất hiện rõ ràng trong danh sách tham gia bằng tên và vị trí. Tính năng này đặc biệt hữu ích để giúp người quản lý dễ dàng điểm danh số lượng người tham gia. 

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng chế độ đồng hành trên Google Meet

Để tận dụng tối đa tiện ích của chế độ đồng hành trên Google Meet, người dùng cần biết cách kích hoạt và sử dụng đúng cách. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách bật và tắt chế độ đồng hành trong Google Meet, các bạn có thể tham khảo:

Cách bật và sử dụng chế độ đồng hành trên Google Meet

Bạn có thể bật chế độ đồng hành trên Google Meet bằng nhiều cách khác nhau, tùy vào từng thiết bị. Cách bật giữa các thiết bị máy tính bảng, điện thoại, thiết bị gập, và máy tính để bàn đều có thao tác đơn giản và giống nhau.

*Cách bật chế độ đồng hành trên trình duyệt máy tính

– Bước 1: Đầu tiên, Mở trình duyệt web trên thiết bị thứ hai của bạn (laptop, máy tính bảng). Bạn truy cập link https://g.co/companion
– Bước 2: Bạn sẽ được yêu cầu nhập mã cuộc họp hoặc chọn cuộc họp đang diễn ra mà bạn muốn tham gia. Sau khi kết nối, thiết bị của bạn sẽ tự động vào cuộc họp ở chế độ đồng hành.

– Bước 3: Nhấn Bắt đầu chế độ đồng hành để vào họp ở chế độ đồng hành.
Sau khi bạn đã vào tham dự cuộc họp, bạn hoàn toàn có thể:

+ Chat với mọi người.
+ Dùng biểu tượng cảm xúc hoặc tính năng giơ tay.
+ Tham gia thăm dò ý kiến, hỏi đáp (Q&A).
+ Chia sẻ màn hình thiết bị hoặc bảng trắng.

*Cách bật chế độ đồng hành trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android

– Bước 1: Mở ứng dụng Google Meet trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn..

– Bước 2: Tìm và nhấn vào một cuộc họp video trong phần Bắt đầu cuộc họp. 

– Bước 3: Trong chế độ xem chính mình, bạn sẽ thấy biểu tượng Sử dụng Chế độ đồng hành (thường là biểu tượng hai màn hình hoặc một biểu tượng tương tự). Nhấn vào đó để tham gia.

Hoặc bạn có thể tham gia bằng mã hoặc biệt hiệu:

+ Trong ứng dụng Meet, nhấn vào Tham gia bằng mã.

+ Nhập mã cuộc họp hoặc biệt hiệu, sau đó nhấn vào biểu tượng Sử dụng Chế độ đồng hành trong chế độ xem trước.

*Lưu ý: Micrô và camera sẽ bị tắt tự động khi bạn tham gia ở chế độ đồng hành để tránh phản hồi âm thanh.

Cách tắt chế độ đồng hành trên Google Meet

Mặc dù chế độ đồng hành mang lại nhiều tiện ích, sẽ có lúc bạn cần tắt nó đi để quay lại trải nghiệm cuộc họp thông thường với đầy đủ âm thanh và video. Để thoát khỏi chế độ đồng hành và tham gia lại cuộc học. Bạn chỉ cần thực hiện với một vài những thao tác như sau:

– Bước 1: Trên giao diện của thiết bị đang ở Chế độ đồng hành, bạn hãy tìm nút Rời khỏi cuộc gọi (thường là biểu tượng điện thoại màu đỏ) và nhấn vào đó. Thao tác này sẽ ngắt kết nối thiết bị của bạn khỏi phiên đồng hành.

– Bước 2: Sau khi đã thoát hoàn toàn, bạn có thể quay lại lời mời cuộc họp hoặc đường dẫn Google Meet ban đầu. Chọn Tham gia lại như bình thường. Khi tham gia lại theo cách này, hệ thống sẽ mặc định kích hoạt micro và camera của bạn (nếu được cấp quyền), đưa bạn vào chế độ họp đầy đủ với âm thanh và hình ảnh, giống như một người tham gia thông thường. 

Một số lưu ý khi sử dụng chế động đồng hành trong Meet

Để tận dụng tối đa lợi ích của Chế độ đồng hành trong Meet và tránh những hiểu lầm không đáng có, có một vài lưu ý quan trọng mà bạn nên ghi nhớ. Cụ thể như sau

• Luôn nhớ: Micro và Video tự động tắt trên thiết bị đồng hành

Khi bạn tham gia cuộc họp bằng thiết bị phụ ở chế độ đồng hành, micro và camera của thiết bị đó sẽ tự động tắt. Tức là bạn sẽ không thể nói hay nghe âm thanh cũng như không thể hiển thị hình ảnh của mình từ thiết bị phụ. Mục đích của tính năng này là ngăn chặn hiện tượng tiếng vọng (audio feedback) thường xảy ra khi có nhiều thiết bị âm thanh hoạt động gần nhau trong cùng một không gian.

• Đảm bảo không bỏ lỡ tin nhắn trò chuyện

Tính năng trò chuyện trong Google Meet là một kênh tương tác quan trọng. Chế độ đồng hành là cách tuyệt vời để tham gia vào tính năng này. Tuy nhiên, để đảm bảo bạn nhận được đầy đủ các tin nhắn thì hãy cố gắng kết nối bằng Chế độ đồng hành ngay từ khi cuộc họp bắt đầu. 

Bởi vì, các tin nhắn được gửi trước khi bạn kết nối sẽ không hiển thị trong chuỗi trò chuyện trên thiết bị đồng hành. Tức là, nếu bạn vào sau thì chỉ có thể xem được lịch sử trò chuyện từ thời điểm tham gia vào chế độ này trở đi. 

• Khuyến khích mọi người sử dụng Chế độ đồng hành để tương tác văn bản hiệu quả

Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, hãy chủ động nhắc nhở những người tham gia có mặt trong phòng cũng nên kết nối chế độ đồng hành trên thiết bị của họ. Bởi vì, chỉ những người tham gia bằng thiết bị phần cứng của phòng họp thường không thể truy cập vào được nhiều tính năng. Như là trò chuyện, hỏi đáp hay thăm dò ý kiến một cách dễ dàng. Chỉ khi họ kết nối ở chế độ đồng hành trên thiết bị, mới có thể dễ dàng gửi và đọc tin nhắn chat, đặt câu hỏi trong mục Q&A, tham gia bình chọn trong các cuộc thăm dò ý kiến. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp mà nhiều người thắc mắc khi tìm hiểu về chế độ đồng hành trên Google Meet là gì? Hãy cùng tham khảo nhé.

1- Companion Mode có tốn băng thông không?

Chế độ đồng hành không truyền âm thanh hoặc video. Do đó, chế độ này sẽ tiêu tốn rất ít băng thông so với chế độ họp thông thường. Đây cũng là một trong những lý do Google khuyến nghị sử dụng tính năng chế độ đồng hành trong các cuộc họp có nhiều người. Nhằm mục đích là giảm thiểu hiện tượng dội âm thanh, nhiễu âm và tiết kiệm băng thông.

2 – Có thể tham gia chế độ đồng hành từ nhiều thiết bị không?

Có. Người dùng có thể tham gia cùng một cuộc họp từ nhiều thiết bị bằng cách sử dụng Chế độ đồng hành cho thiết bị phụ. Ví dụ, bạn có thể đang dùng máy tính để truyền âm thanh và video. Đồng thời, bạn dùng điện thoại hoặc máy tính để chat, giơ tay, tương tác,…

3 – Trường hợp không thấy chế độ đồng hành?

Có một số lý do phổ biến khiến bạn không thấy tùy chọn Chế độ đồng hành trên Google Meet, bao gồm:

• Không sử dụng đúng tài khoản Google Workspace

Chế độ đồng hành hiện chỉ hỗ trợ người dùng Google Workspace (tài khoản cơ quan, tổ chức hoặc trường học). Nếu bạn đang dùng tài khoản Gmail cá nhân, tính năng này có thể không khả dụng.

• Thiết bị hoặc ứng dụng sử dụng đang không được hỗ trợ

Nếu bạn đang sử dụng thiết bị quá cũ, hoặc ứng dụng Google Meet chưa cập nhật phiên bản mới nhất, tùy chọn Chế độ đồng hành có thể không hiển thị.

• Truy cập bằng nền tảng trình duyệt và đảm bảo không tương thích

Tính năng Chế độ đồng hành hoạt động tốt nhất trên Google Chrome hoặc trình duyệt hiện đại. Nếu bạn truy cập Google Meet bằng các trình duyệt cũ hoặc trình duyệt không hỗ trợ đầy đủ, tùy chọn này có thể không xuất hiện.

• Tính năng bị tắt bởi quản trị viên

Với người dùng tổ chức, quản trị viên Google Workspace có thể đã vô hiệu hóa tính năng chế độ đồng hành trong bảng điều khiển quản trị. Nếu nghi ngờ đây là nguyên nhân, bạn hãy liên hệ ngay với bộ phận kỹ thuật thông tin để xác nhận và nhờ họ cấp quyền lại quyền truy cập vào tính năng.

4 – Có thể chuyển từ chế độ thường sang chế độ đồng hành khi đang trong cuộc họp không?

Hiện tại Google Meet không hỗ trợ chuyển trực tiếp từ chế độ thường sang Chế độ đồng hành trong một phiên họp đang diễn ra. Để chuyển, bạn phải rời cuộc họp và tham gia lại như bình thường. 

>>> Xem thêm: Cách chèn ảnh vào tiêu đề Google Forms

Kết luận

Chế độ đồng hành trên Google Meet là gì? Đây là một giải pháp tiện ích giúp người dùng tham gia cuộc họp linh hoạt, tránh được các xung đột về âm thanh, hình ảnh và hỗ trợ tốt việc trình bày nội dung. Do đó, bạn hãy thử sử dụng chế độ này ngay trong cuộc họp tiếp theo để cảm nhận sự tiện lợi của nó nhé!

Bên cạnh đó, người dùng nên sử dụng Google Meet bản quyền với những tính năng cao cấp nhất bằng cách mua ngay gói Google Workspace chính hãng.  Và nếu trong quá trình sử dụng gặp bất cứ khó khăn gì, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ của GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được các chuyên gia hỗ trợ. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777