Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 12/5 – 16/5/2025

Tuần mới này, hàng loạt các tính năng mới của Google Workspace được cập nhật rất hữu ích và tiện lợi. Hãy cùng GCS Việt Nam điểm qua một vài tính năng quan trọng được cập nhật mới nhất ngay trong bài viết dưới đây nhé. 

1 – Những thay đổi sắp tới đối với việc di chuyển Microsoft Exchange

Google  sẽ ngừng hỗ trợ công cụ di chuyển dữ liệu cũ (Legacy Data Migration Service) cho việc chuyển email, lịch và danh bạ từ các máy chủ Microsoft Exchange on-premises. Kể từ ngày 31 tháng 5 năm 2025, Google khuyến nghị quản trị viên sử dụng công cụ Google Workspace Migration for Microsoft Exchange (GWMME) để thực hiện việc di chuyển này.

Những thay đổi chính mà người dùng nên lưu ý:

• Sau ngày 31/05/2025, quản trị viên sẽ không thể khởi tạo các tiến trình di chuyển mới sử dụng công cụ này. 
• Quản trị viên sẽ thấy các banner cảnh báo trong giao diện quản trị, thông báo sẽ ngừng hỗ trợ và khuyến nghị sử dụng GWMME.

*Lưu ý: Nếu bạn cần di chuyển dữ liệu từ các nguồn Microsoft Office 365 trực tuyến, có thể sử dụng công cụ Microsoft Exchange Online to Google Workspace. Công cụ này là một phần của Data Migration Service mới của Google.

Đối tượng bị ảnh hưởng khi tính năng này được triển khai:

• Quản trị viên Google Workspace: Đây là đối tượng chính cần nắm rõ thông tin này và thực hiện các thay đổi cần thiết trong quy trình di chuyển dữ liệu.
• Người dùng cuối: Không có tác động hoặc hành động nào yêu cầu từ phía người dùng cuối.

2 – Dễ dàng kết nối với dữ liệu BigQuery bằng cách sử dụng Saved Query trong Connected Sheets

Google Workspace vừa ra mắt tính năng mới, cho phép người dùng truy cập trực tiếp các truy vấn đã lưu (saved queries) của BigQuery ngay từ Connected Sheets. Giờ đây, bạn có thể tạo một Connected Sheet mới một cách nhanh chóng và dễ dàng bằng cách chọn một truy vấn đã lưu từ bất kỳ dự án nào bạn có quyền truy cập.

Đối tượng bị ảnh hưởng:

• Tất cả khách hàng Google Workspace.
• Người đăng ký Workspace Individual.
• Người dùng có tài khoản Google cá nhân.

3 – Quét tài liệu dễ dàng hơn bằng Google Drive trên thiết bị Android

Google đang cải thiện trải nghiệm quét tài liệu trong ứng dụng Google Drive trên thiết bị Android bằng các tăng kích thước và cập nhật kiểu dáng của các nút quét. Điều này giúp người dùng thao tác quét dễ dàng và trực quan hơn. 

Các thay đổi chính bao gồm:

• Các nút để bắt đầu và điều khiển quá trình quét tài liệu được làm lớn hơn, giúp người dùng dễ dàng nhìn thấy và thao tác trên màn hình nhỏ của thiết bị Android.
• Giao diện của các nút quét cũng được làm mới, mang đến vẻ ngoài hiện đại và dễ nhận diện hơn. 
• Quy trình quét tài liệu vẫn giữ nguyên: Mở ứng dụng Drive trên Android > quét tài liệu > chỉnh sửa (nếu cần) > tải lên Drive.

Đối tượng bị ảnh hưởng:

• Tất cả khách hàng Google Workspace.
• Người đăng ký Google Workspace Individual.
• Người dùng có tài khoản Google cá nhân.

4 – Các ứng dụng trò chuyện hiện có thể tạo không gian với danh tính riêng của chúng bằng cách sử dụng Google Chat API

Google Workspace vừa chính thức công bố tính năng mới nhất: cho phép các ứng dụng Chat tạo không gian và quản lý thành viên bằng danh tính ứng dụng thông qua Google Chat API. Điều này mở ra tiềm năng cho các ứng dụng Chat tự động và phức tạp hơn, nâng cao khả năng cộng tác thời gian thực mà không cần thao tác thay mặt người dùng.

Đối tượng bị ảnh hưởng:

• Tất cả khách hàng Google Workspace.
• Các nhà phát triển Google Workspace.

5 – Tạo các bài tập tương tác hơn trên YouTube trong Google Classroom

Google Classroom tiếp tục cải tiến với việc mở rộng bộ sưu tập video Youtube có sẵn các câu hỏi gợi ý từ AI. Nhờ sự hỗ trợ của Gemini, giáo viên giờ đây có thể tạo các bài tập YouTube tương tác một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, giúp học sinh chủ động hơn trong quá trình học tập.

Đối tượng bị ảnh hưởng:

• Người dùng Google Workspace Education Plus.
• Người dùng có tiện ích bổ sung Teaching and Learning.

 6 – Gemini cập nhật hàng loạt tính năng mới

Trong tuần mới này, Google Workspace cũng không ngừng nỗ lực mang đến những trải nghiệm làm việc thông minh và hiệu quả cho ứng dụng Gemini. Với hàng loạt các tính năng mới được cải thiện, ứng dụng Gemini AI càng trở lên hữu ích cho người sử dụng. Nó không chỉ giúp tối ưu quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu suất cộng tác cùng các công cụ trong hệ sinh thái Google.

Sử dụng Gemini trong Drive để tương tác với các thư mục bằng hơn 20 ngôn ngữ khác

Tin tức mới nhất, Google đã mở rộng khả năng hỗ trợ ngôn ngữ cho tính năng Gemini AI trong Google Drive. Tính năng sẽ cho phép người dùng tương tác với thư mục bằng hơn 20 ngôn ngữ khác nhau. Nhờ đó, người dùng dễ dàng đặt câu hỏi và nhận thông tin tóm tắt về nội dung thư mục, bất kể ngôn ngữ của tài liệu nào.

Các thay đổi chính sau khi tính năng được cập nhật:

• Gemini trong Google Drive nay đã hỗ trợ các ngôn ngữ sau: Ả Rập, Catalan Valencian, Trung tâm Thụy Điển tiêu chuẩn, Czech thông dụng, Hà Lan, Phần Lan, Pháp, Đức, Hy Lạp, Hungary, Indonesia, Ý, Nhật Bản, Hàn Quốc, Malay, Quan Thoại, Do Thái hiện đại, Na Uy, Ba Lan, Bồ Đào Nha, Rumani, Nga, Tây Ban Nha, Đan Mạch tiêu chuẩn, Thái Lan, Thổ Nhĩ Kỳ, Ukraina, Việt Nam.
• Bạn có thể sử dụng Gemini để đặt câu hỏi về thư mục bằng ngôn ngữ của mình. Ví dụ “Ngày đến hạn dựa trên các tệp trong @-folder là khi nào?”

*Lưu ý: Gemini chỉ có thể trả lời các câu hỏi về tài liệu văn bản, PDF, bảng tính và bản trình bày.

Đối tượng ảnh hưởng:

• Quản trị viên: Đảm bảo tính năng thông minh và cá nhân hóa được bật cho người dùng trong Admin console.
• Người dùng cuối: Điều hướng đến một thư mục, nhấn chuột vào một thư mục trong danh sách tài liệu và nhập Hỏi Gemini trong menu ngữ cảnh để sử dụng khi Gemini trong thanh bên đang đóng. Nếu Gemini trong thanh bên đang mở thì kéo và thả một thư mục từ danh sách tài liệu vào thanh bên hoặc @-đề cập.

Sử dụng Gemini trong Google Trang tính để nhanh chóng thêm danh sách thả xuống, bảng tổng hợp, bộ lọc và nhiều hơn nữa

Google tiếp tục mang đến tính năng mới đầy mạnh mẽ cho Gemini. Tức là tích hợp Gemini trực tiếp vào Google Trang tính. Với tính năng này, người dùng có thể sử dụng ngôn ngữ một cách tự nhiên. Đồng thời còn giúp nhanh chóng tạo danh sách thả xuống, bảng tổng hợp, bộ lọc, áp dụng định dạng có điều kiện. Hơn nữa tính năng còn giúp sắp xếp dữ liệu một cách trực quan, tiết kiệm thời gian và đáng kể công sức.

Những thay đổi chính cần chú ý trong tính năng này:

• Gemini trong Trang tính cho phép bạn thực hiện các tác vụ chỉnh sửa phức tạp chỉ bằng cách mô tả những gì bạn muốn. Không cần nhớ tên tính năng hay tìm kiếm trong menu, bạn chỉ cần nói với Trang tính.
• Dễ dàng thêm các tùy chọn lựa chọn dữ liệu vào trang tính. Ví dụ tạo danh sách thả xuống cho danh mục sản phẩm ở cột B.
• Làm nổi bật các điểm dữ liệu quan trọng với các quy tắc tùy chỉnh. Ví dụ tô màu xanh các doanh số trên 1000 đô la.
• Phân tích và tóm tắt các bộ dữ liệu lớn với các bảng tổng hợp đã được tạo sẵn tự động. Ví dụ tạo bảng tổng hợp hiển thị tổng doanh số theo khu vực.
• Thu hẹp phạm vi xem dữ liệu một cách đơn giản. Ví dụ lọc trang tính chỉ hiển thị các đơn hàng được đặt trong tháng Năm.
• Sau khi Gemini tạo chỉnh sửa, một thẻ xem trước sẽ hiển thị chi tiết các thay đổi. Bạn có thể nhấp vào “Áp dụng” hoặc “Hoàn tác”, và biểu tượng cài đặt cho phép bạn tinh chỉnh chỉnh sửa theo nhu cầu cụ thể.

Đối tượng bị ảnh hưởng

• Người dùng cuối: Tất cả người dùng Google Trang tính thuộc các gói dịch vụ được hỗ trợ sẽ có thể trải nghiệm tính năng mới này.

Cách ứng dụng Google Workspace dành cho Gmail, Google Drive, Google Docs, Calendar, Keep và Tasks hiện đã có sẵn cho ứng dụng Gemini

Google chính thức ra mắt khả năng kết nối các ứng dụng Google Workspace. Bao gồm Gmail, Google Drive, Google Docs, Calendar, Keep và Tasks vào ứng dụng Gemini, sau giai đoạn thử nghiệm beta thành công. 

Các tính năng mới nhất này sẽ giúp cho ứng dụng Gemini truy cập và sử dụng dữ liệu từ những công cụ quen thuộc. Từ đó, thực hiện các tác vụ một cách liền mạch, nâng cao đáng kể hiệu suất làm việc hàng ngày. 

Những thay đổi chính mà bạn cần phải lưu ý:

• Các tiện ích mở rộng cho phép Gemini tương tác với dữ liệu từ Gmail, Drive, Docs, Calendar, Keep và Tasks đã chính thức được cung cấp rộng rãi (General Availability – GA).
• Khi các tính năng này được bật, Gemini có thể tham khảo các kết hợp dữ liệu từ các ứng dụng Workspace để tạo phản hồi thông tin và liên quan hơn. Từ đó, giúp tích hợp Gemini vào quy trình làm việc một cách tự nhiên.
• Gemini không chỉ cung cấp thông tin mà còn có thể thực hiện một số hành động trực tiếp trên các ứng dụng Workspace được kết nối.

Đối tượng bị ảnh hưởng:

• Quản trị viên: Có quyền kiểm soát việc bật/tắt tính năng kết nối Workspace Apps cho người dùng trong tổ chức.
• Người dùng cuối: Nếu được quản trị viên cho phép, người dùng có thể kết nối tài khoản Google Workspace của mình với Gemini để tận dụng các khả năng mới

Trích xuất và phân loại dữ liệu trong AppSheet với sức mạnh của Gemini

Google Cloud Next 2025 đã giới thiệu tính năng mới đột phá, tích hợp Gemini vào App Sheet dành cho người dùng App Sheet Enterprise Plus. Với tính năng này, bạn có thể tự động trích xuất thông tin quan trọng từ ảnh, xử lý các tệp PDF phức tạp, phân loại và định tuyến yêu cầu một cách thông minh. Tất cả các dữ liệu đều diễn ra mượt mà trong ứng dụng AppSheet hiện có, nhờ tính năng AI task được hỗ trợ bởi Gemini.

Thay đổi chính cần nắm rõ:

• Tính năng mới AI Task cho phép tự động hóa các tác vụ phức tạp như trích xuất và phân loại dữ liệu trực tiếp trong AppSheet.
• Gemini có thể tự động trích xuất thông tin then chốt từ nhiều định dạng khác nhau. 
• Gemini có thể tự động phân loại dữ liệu dựa trên nội dung. 
• Tính năng AI Task Step Testing hiện đã khả dụng rộng rãi và cho phép bạn kiểm tra từng bước trong quy trình tự động hóa AI một cách nhanh chóng. 
• Tính năng AI Task, khả năng trích xuất và phân loại hiện đang ở giải đoạn bản xém trước dành cho tất cả người dùng AppSheet Enterprise Plus.

Đối tượng bị ảnh hưởng:

• Quản trị viên: Có khả năng thiết lập các chính sách quản trị để kiểm soát hoặc vô hiệu hóa việc sử dụng AI Task do Gemini hỗ trợ.
• Người dùng cuối (App Creators): Cần kích hoạt tính năng xem trước cho ứng dụng của họ để sử dụng các tính năng AI mới này.

Lời kết

Bài viết trên GCS Việt Nam cung cấp, cập nhật chi tiết về cách tính năng mới của Google Workspace trong tuần 12/5- 16/5/2025 đầy đủ. Hy vọng với những nội dung trong bài viết sẽ giúp các bạn tiếp cận gần hơn với nền tảng Google Workspace. Đồng thời, trong quá trình sử dụng sẽ tối ưu các tác vụ thực hiện và làm việc. Hãy tiếp tục theo dõi nền tảng GCS Việt Nam chúng tôi để cập nhật thêm nhiều tính năng mới của Google Workspace trong khoảng thời gian sắp tới đây nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777