03 cách tạo bộ lọc trong Gmail chi tiết và dễ hiểu nhất

Hộp thư đến Gmail của bạn đang tràn ngập email quảng cáo, thông báo và thư rác? Bạn thường xuyên phải xóa thủ công từng email một. Lúc này, việc sử dụng tính năng tạo bộ lọc trong Gmail là giải pháp hữu ích nhất. Trong bài viết này, GCS Việt Nam sẽ bật mí cho bạn 03 cách tạo bộ lọc trong Gmail một cách dễ dàng nhất. 

Bộ lọc email trong Gmail là gì?

Bộ lọc email trong Gmail là một công cụ thông minh, cho phép bạn tự động hóa việc quản lý email dựa trên các tiêu chí cụ thể. Về cơ bản, bạn sẽ phải thiết lập một quy tắc để Gmail nhận diện các email nhất định và thực hiện một hành động tương ứng. 

Ví dụ, bạn có thể tạo một bộ lọc với quy tắc là “bất kỳ email nào đến từ người gửi A và có từ khóa B” thì sẽ được tự động “đánh dấu là đã đọc và chuyển vào thư mục C”. Mọi thao tác này đều diễn ra tự động ngay khi email đó vừa được gửi đến.

Tóm lại, cách tạo bộ lọc trong Gmail sẽ giúp bạn tận dụng tối đa sức mạnh trong công việc quản lý và sử dụng email. Thay vì phải làm thủ công từng thao tác như xóa, gắn nhãn hay chuyển thư, bạn chỉ cần thiết lập một lần duy nhất và bộ lọc sẽ xử lý mọi việc thay bạn.

Lợi ích của việc tạo bộ lọc trong Gmail

Việc thực hiện hành động tạo bộ lọc trong Gmail không chỉ giúp bạn sắp xếp email dễ dàng mà còn mang lại hàng loạt các lợi ích tuyệt vời khác. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà bạn sẽ nhận được khi sử dụng cách tạo bộ lọc trong Gmail. 

• Thứ nhất là dọn dẹp hộp thư đến một cách tự động

Các email quảng cáo, bản tin hoặc thông báo không quan trọng có thể được tự động lưu trữ, đánh dấu là đã đọc hoặc chuyển sang một nhãn riêng biệt ngay khi vừa đến. Nhờ đó, hộp thư đến của bạn sẽ luôn gọn gàng, chỉ hiển thị những email thực sự cần bạn chú ý. 

• Thứ hai là tiết kiệm thời gian một cách đáng kể

Với bộ lọc, tất cả các thao tác xoá, di chuyển hoặc gắn nhãn cho các email sẽ được tự động hoá. Bạn chỉ cần thiết lập quy tắc một lần duy nhất và Gmail sẽ xử lý mọi việc còn lại. Bạn có thể dùng thời gian tiết kiệm đó để làm các công việc khác, thay vì thực hiện các tác vụ quản lý email lặp đi lặp lại.

• Thứ ba là dễ dàng tìm kiếm và truy cập mọi thông tin

Khi bạn áp dụng các nhãn khác nhau cho từng loại email, ví dụ công việc, hóa đơn,  học tập,… riêng biệt. Lúc này, việc tìm kiếm thông tin sẽ trở nên cực kỳ nhanh chóng. Bởi thay vì phải cuộn qua hàng ngàn email, bạn chỉ cần nhấp vào nhãn tương ứng để xem tất cả các thư liên quan. 

• Thứ tư là tạo quy trình làm việc chuyên nghiệp

Bộ lọc cho phép bạn thiết lập một quy trình xử lý email nhất quán và tự động. Bạn có thể tự động chuyển tiếp email từ một người gửi cụ thể đến một người khác. Sau đó, nó sẽ đánh dấu các email khẩn cấp bằng một nhãn nổi bật hoặc tự động trả lời một số email nhất định. Từ đó, khi nhìn vào Gmail của bạn sẽ trông chuyên nghiệp hơn rất nhiều. 

Các tiêu chí quan trọng cần nắm khi thiết lập bộ lọc email trong Gmail

Để tạo một bộ lọc hiệu quả trong Gmail, bạn cần hiểu rõ ba thành phần cốt lõi. Đó là các trường lọc, các hành động và tùy chọn áp dụng thư cũ trước khi bạn thực hiện cách tạo bộ lọc trong Gmail. Đây cũng là những yếu tố quan trọng giúp bạn thiết lập các quy tắc chính xác, tận dụng tối đa sức mạnh của bộ lọc email trong Gmail. 

Các trường lọc 

Các trường lọc là những điều kiện mà bạn đặt ra để Gmail nhận diện các email. Bạn có thể kết hợp nhiều tiêu chí khác nhau để tạo ra những quy tắc phức tạp và chính xác. 

• Từ (From): Tiêu chí này cho phép bạn lọc email dựa trên địa chỉ của người gửi. Bạn có thể nhập một địa chỉ email cụ thể (ví dụ: nguyenvana@gmail.com). Hoặc thậm chí là một tên miền (ví dụ: @google.com)  để lọc tất cả email từ tên miền đó.
• Đến (To): Sử dụng khi bạn có nhiều địa chỉ alias (bí danh) hoặc muốn lọc các email được gửi đến một địa chỉ cụ thể.
• Chủ đề (Subject): Lọc email dựa trên từ khóa trong tiêu đề, ví dụ nhập “Hóa đơn thanh toán” để tìm tất cả các email có tiêu đề này.
• Có các từ (Has the words): Tiêu chí này cho phép bạn lọc email dựa trên các từ khóa cụ thể trong nội dung thư.
• Không có (Doesn’t have): Ngược lại với tiêu chí trên, bạn có thể lọc những email không chứa một từ khóa nào đó.
• Có tệp đính kèm (Has attachment): Khi bạn muốn lọc ra tất cả các email có file đính kèm, nó giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các tài liệu quan trọng.

Các hành động thực hiện

Sau khi đã xác định được email bằng các tiêu chí trên, bạn sẽ chọn hành động mà Gmail sẽ thực hiện với những email đó. Bạn có thể thực hiện chọn nhiều hành động cùng một lực như sau:

• Bỏ qua Hộp thư đến (Lưu trữ): Hành động này giúp dọn dẹp Hộp thư đến. Email sẽ không xuất hiện ở Hộp thư đến mà được tự động chuyển vào mục Lưu trữ (Archive), bạn vẫn có thể tìm thấy chúng sau này.
• Đánh dấu là đã đọc: Hành động giúp các email không quan trọng không hiển thị dưới dạng chưa đọc nữa, giảm bớt sự lộn xộn trong hộp thư.
• Áp dụng nhãn (Apply the label): Tự động gán một nhãn cụ thể cho email. Ví dụ gán nhãn “Hóa đơn” cho tất cả các email thanh toán. 
• Xóa (Delete it): Tất cả các email phù hợp với tiêu chí sẽ bị xóa vĩnh viễn, không thể khôi phục.
• Không bao giờ gửi đến Spam (Never send it to Spam): Đảm bảo các email quan trọng từ một người gửi cụ thể sẽ không bao giờ bị rơi vào thư mục Spam.
• Chuyển tiếp đến (Forward it): Hành động này tự động chuyển tiếp email đến một địa chỉ khác. 

Áp dụng bộ lọc cho thư cũ và thư mới

Khi thực hiện cách tạo bộ lọc trong Gmail, bạn cần lưu ý một tùy chọn là “Áp dụng bộ lọc cho các cuộc trò chuyện phù hợp”. Nếu bạn tích vào tùy chọn này, bộ lọc sẽ không chỉ xử lý các email mới đến, mà còn rà soát và áp dụng các quy tắc cho tất cả các email cũ đã tồn tại trong hộp thư đến của bạn. Nếu không tích chọn, bộ lọc sẽ chỉ có tác dụng với các email đến kể từ thời điểm tạo.

Hướng dẫn 03 cách tạo bộ lọc trong Gmail chi tiết

Để tạo bộ lọc, bạn có thể chọn một trong ba cách dưới đây. Tùy tình huống, từng cách đều phát huy hiệu quả riêng.

Cách 1: Tạo bộ lọc từ thanh tìm kiếm

Đây là cách tạo bộ lọc trong Gmail cho phép bạn thiết lập các tiêu chí phức tạp ngay từ đầu. Để thực hiện cách tạo bộ lọc Gmail bằng cách này, bạn hãy làm theo các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập Gmail bằng tài khoản Google của mình.

Sau đó, bạn nhấp vào biểu tượng ở cuối thanh tìm kiếm ở đầu trang. Lúc này, một hộp thoại tìm kiếm nâng cao sẽ hiện ra.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn cần điền thông tin vào các trường tương ứng như: Từ, Đến, Chủ đề, Có các từ,…

Ví dụ, nếu bạn muốn lọc tất cả các email từ một người gửi cụ thể và có từ khóa “báo cáo hàng tháng”, hãy điền địa chỉ email của người đó vào ô Từ và từ khóa “báo cáo hàng tháng” vào ô Có các từ.

– Bước 3: Sau khi điền xong các tiêu chí, thay vì nhấp vào Tìm kiếm, bạn hãy nhấp vào Tạo bộ lọc ở góc dưới cùng bên phải của hộp thoại.

– Bước 4: Một hộp thoại mới sẽ hiện ra, liệt kê tất cả các hành động bạn có thể áp dụng cho bộ lọc này.

Bạn cần tích chọn các hành động bạn muốn. Ví dụ: Bỏ qua Hộp thư đến (Lưu trữ) và Áp dụng nhãn: Báo cáo hàng tháng. Nếu muốn bộ lọc này áp dụng cho các email cũ đã có sẵn, hãy tích thêm vào ô Áp dụng bộ lọc cho các cuộc trò chuyện phù hợp.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn nhấp vào Tạo bộ lọc một lần nữa để hoàn thành.

Cách 2: Tạo bộ lọc từ một email cụ thể

Cách này rất nhanh chóng và tiện lợi khi bạn muốn tạo bộ lọc dựa trên một email bạn vừa nhận được. Để thực hiện cách tạo bộ lọc trong Gmail bằng cách này, bạn làm như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở một email bất kỳ mà bạn muốn tạo bộ lọc.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấp vào biểu tượng ba chấm dọc (⋮) ở góc trên cùng bên phải của email.

– Bước 3: Bạn cần chọn Lọc thư dựa trên những thư này (Filter messages like these).

Gmail sẽ tự động điền địa chỉ email của người gửi vào trường Từ trong hộp thoại tìm kiếm nâng cao.

– Bước 4: Bây giờ, bạn có thể thêm các tiêu chí khác (nếu cần) và chọn các hành động tương tự như trong Cách 1.

Cách 3: Tạo bộ lọc từ menu Cài đặt

Đây là cách để tạo và quản lý tất cả các bộ lọc của bạn tại một nơi duy nhất. Để thực hiện tạo bộ lọc Gmail bằng cách này, bạn cần làm theo các thao tác như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa (⚙️) ở góc trên cùng bên phải và chọn Xem tất cả tùy chọn cài đặt.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện thao tác chuyển đến tab Bộ lọc và địa chỉ bị chặn (Filters and blocked addresses).

Sau đó, bạn nhấp vào Tạo bộ lọc mới (Create a new filter) và bạn sẽ thấy hộp thoại tìm kiếm nâng cao tương tự như Cách 1.

Tiếp tục điền các tiêu chí và chọn hành động để hoàn tất bộ lọc.

Cách quản lý bộ lọc Gmail đã được tạo hiệu quả

Để đảm bảo hộp thư của bạn luôn gọn gàng và bộ lọc hoạt động hiệu quả, bạn cần biết cách quản lý chúng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách truy cập, chỉnh sửa và xóa bộ lọc khi không còn cần thiết. 

Điều hướng tới trang quản lý bộ lọc

Tất cả các bộ lọc bạn đã tạo đều được liệt kê và quản lý tại một nơi duy nhất. Bạn có thể dễ dàng truy cập bằng các bước cơ bản sau đây để quản lý bộ lọc trên Gmail của mình.

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa (⚙️) ở góc trên cùng bên phải của màn hình Gmail.

– Bước 2: Trong menu thả xuống,  bạn hãy chọn Xem tất cả tùy chọn cài đặt.

– Bước 3: Bạn cần chọn tab Bộ lọc và địa chỉ bị chặn (Filters and blocked addresses).

Tại đây, bạn sẽ thấy một danh sách đầy đủ tất cả các bộ lọc đã được tạo, cùng với các hành động tương ứng của chúng.

Chỉnh sửa bộ lọc đã tạo

Nếu bạn muốn thay đổi tiêu chí hoặc hành động của một bộ lọc, bạn không cần phải tạo lại từ đầu. Thay vào đó, bạn có thể chỉnh sửa bộ lọc hiện có:

– Bước 1: Đầu tiên, tại trang Bộ lọc và địa chỉ bị chặn, bạn hãy tìm bộ lọc bạn muốn thay đổi.

– Bước 2: Bạn hãy nhấp vào liên kết chỉnh sửa ở bên cạnh bộ lọc đó.

Thao tác này sẽ đưa bạn trở lại hộp thoại Tạo bộ lọc, cho phép bạn thay đổi mọi thứ, từ tiêu chí lọc cho đến các hành động.

– Bước 3: Sau khi chỉnh sửa xong, bạn nhấp vào Cập nhật bộ lọc để lưu thay đổi.

Xóa bộ lọc không còn cần thiết

Khi một bộ lọc không còn hữu ích hoặc không còn chính xác, bạn nên xóa nó để tránh gây nhầm lẫn. Việc xóa bộ lọc rất đơn giản và nhanh chóng, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác cơ bản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, tại trang Bộ lọc và địa chỉ bị chặn, bạn cần tìm bộ lọc bạn muốn xóa.

– Bước 2: Bạn nhấp vào liên kết xóa ở bên cạnh bộ lọc đó.

– Bước 3: Gmail sẽ yêu cầu bạn xác nhận lại, bạn nhấp vào OK để hoàn tất.

Mẹo sử dụng và quản lý bộ lọc email trong Gmail hiệu quả

Để tận dụng tối đa sức mạnh của bộ lọc Gmail và đảm bảo hộp thư của bạn luôn gọn gàng. Bạn nên áp dụng một vài mẹo nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích được giới thiệu dưới đây.

Kết hợp nhiều tiêu chí để lọc chính xác hơn

Thay vì chỉ lọc theo người gửi, bạn nên kết hợp nhiều tiêu chí để đảm bảo bộ lọc hoạt động chính xác hơn. 

Ví dụ:

Thay vì tạo một bộ lọc chỉ với tiêu chí “Từ: ngan_hang@example.com”, bạn nên kết hợp thêm các từ khóa cụ thể.

Tiêu chí kết hợp “Từ: ngan_hang@example.com” và “Có các từ: sao kê OR hóa đơn”.

Ngoài ra, thao tác này còn giúp bạn tránh việc bộ lọc xử lý nhầm các email không liên quan từ cùng một người gửi.

Áp dụng bộ lọc cho những email đã có trong hộp thư.

Khi tạo một bộ lọc mới, bạn hãy tích vào “Áp dụng bộ lọc cho các cuộc trò chuyện phù hợp”. Thao tác này sẽ ngay lập tức dọn dẹp các email cũ đã tồn tại trong hộp thư của bạn. Bạn sẽ thấy hiệu quả tức thì thay vì phải chờ đợi các email mới đến.

Ví dụ: Nếu bạn tạo một bộ lọc để lưu trữ tất cả các email quảng cáo cũ từ một công ty, chỉ cần tích vào tùy chọn này. Lúc này, Gmail sẽ tự động thực hiện thao tác xử lý hàng trăm email đó chỉ trong vài giây.

Lời kết

Như vậy, bài viết này đã cung cấp cho bạn toàn bộ những hướng dẫn chi tiết về cách tạo bộ lọc trong Gmail, từ những khái niệm cơ bản đến các mẹo nâng cao để quản lý hộp thư hiệu quả. Hy vọng rằng, với những kiến thức này, bạn sẽ làm chủ được hộp thư của mình.

Đồng thời từ đó, bạn sẽ biến một Hộp thư đến lộn xộn thành một không gian làm việc gọn gàng, có tổ chức. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ GCS Việt Nam qua các kênh hỗ trợ chính thức để được giải đáp.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777