07 Cách giải phóng bộ nhớ Gmail đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả

Gmail đầy là nỗi ám ảnh của nhiều người dùng, đặc biệt khi bạn không thể nhận được những email quan trọng từ đối tác, khách hàng hay bạn bè. Tình trạng đầy dung lượng không chỉ gây cản trở công việc mà còn khiến bạn lo lắng sẽ bỏ lỡ những thông tin cần thiết. Đừng lo, bài viết này GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn cách giải phóng bộ nhớ Gmail một cách đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả nhất. 

Dung lượng Gmail đầy nghĩa là như thế nào?

Thông thường, giới hạn dung lượng Gmail thực tế được tính chung cho toàn bộ tài khoản Google tổng cộng 15GB miễn phí. Dung lượng này được chia sẻ cho 3 dịch vụ chính của Google là:

• Gmail: Lưu trữ tất cả các email, bao gồm cả thư đã gửi, thư nháp, thư rác, và các tệp đính kèm.
• Google Drive: Nơi bạn lưu trữ các tệp tin cá nhân, tài liệu công việc, video, hình ảnh…
• Google Photos: Mặc dù chính sách lưu trữ không giới hạn chất lượng cao đã thay đổi, nhưng tất cả các ảnh và video được tải lên với chất lượng gốc vẫn sẽ chiếm dung lượng này.

Nếu bạn lưu trữ nhiều ảnh trên Google Photos hay các tệp lớn trên Google Drive, dung lượng Gmail của bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng. Vấn đề ảnh hưởng lớn nhất là dung lượng Gmail bị đầy. 

Dung lượng Gmail đầy là khi tổng dung lượng các dữ liệu được lưu trữ trên tài khoản Google của bạn (bao gồm Gmail, Google Drive, Google Photos) vượt quá giới hạn cho phép. Khi dung lượng Gmail bị đầy không nhận được mail, hộp thư báo lỗi “mailbox full”, không gửi được email kèm file, ảnh và video không thể tiếp tục lưu lên Google Photos. Đồng thời, dữ liệu trong Google Drive cũng sẽ bị chặn tải lên mới. 

Khi Gmail bị gián đoạn đầy, công việc của người dùng bị ảnh hưởng trong công việc. Vì vậy, tìm cách giải phóng dung lượng Gmail là việc cấp thiết và khá quan trọng để công việc người dùng tránh được gián đoạn. 

Nguyên nhân chính khiến dung lượng Gmail đầy

Bạn có bao giờ tự hỏi “Tại sao dung lượng Gmail đầy?” và khi thực hiện xóa bớt email, ảnh hay tệp tin hàng ngày. Dưới đây là một số yếu tố, nguyên nhân khiến dung lượng Gmail bị đầy nhanh chóng.

Email kèm tệp lớn, quảng cáo, bản tin, thư cũ

Đây là nguyên nhân thường thấy nhất khi Gmail bị đầy. Bởi vì các email kèm tệp tin lớn chiếm dung lượng rất nhiều trong hòm thư của người dùng.

• Email kèm tệp lớn chẳng hạn như tài liệu PDF, video, hình ảnh chất lượng cao hoặc các file nén. Những tệp tin này có thể ngốn đến hàng trăm MB hoặc thậm chí vài GB. 
• Email từ quảng cáo và bản tin thường được người dùng không quan tâm. Nhưng việc mỗi ngày, hàng chục thậm chí hàng trăm email từ dung lượng nhỏ đến lớn tích tụ lại, chiếm một không gian đáng kể. 
• Email cũ từ vài năm trước mà bạn quên không xóa, hoặc bỏ quên cũng khiến cho dung lượng bị đầy nhanh chóng. 

Các mục Spam và Thùng Rác chưa được xóa vĩnh viễn

Khi bạn xóa một email, nó sẽ không biến mất hoàn toàn ngay lập tức. Thay vào đó, nó sẽ được chuyển vào thư mục Thùng rác và tồn tại ở đó trong 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn. Trong suốt 30 ngày này, dung lượng của những email đó vẫn được tính vào tổng dung lượng tài khoản của bạn.

Tương tự, các email được lọc vào Spam cũng sẽ bị xóa tự động sau 30 ngày. Nhưng trong khoảng thời gian đó, chúng vẫn chiếm dung lượng. Nếu bạn không dọn dẹp thủ công, những email này sẽ tiếp tục chiếm không gian lưu trữ Gmail. 

Lưu trữ nhiều ảnh/video gốc trong Google Photos và Drive

Dung lượng lưu trữ được cấp là 15GB miễn phí, dùng chung cho cả Gmail, Google Drive và Google Photos. 

• Google Photos: Tất cả ảnh và video tải lên ở chất lượng gốc đều sẽ được tính vào dung lượng lưu trữ. Nếu bạn thường xuyên chụp ảnh và quay video trên thiết bị, Google Photos sẽ nhanh chóng ngốn dung lượng của bạn. 
• Google Drive: Nơi đây lưu trữ các tài liệu công việc, tệp tin chia sẻ và các bản sao lưu. Các tệp lớn như video, bản thuyết trình, file nén có thể chiếm GB dung lượng lớn. Điều này trực tiếp dẫn đến việc dung lượng Drive nhanh chóng đầy. 

07 Cách giải phóng bộ nhớ Gmail đơn giản và nhanh chóng

Khi dung lượng Gmail đã đầy, việc dọn dẹp thủ công là phương pháp hiệu quả nhất. Dưới đây là 07 cách giải phóng bộ nhớ Gmail từ cơ bản đến nâng cao, các bạn có thể tham khảo ngay. 

Xóa bỏ những email đã lỗi thời và không còn giá trị sử dụng

Hộp thư đến Gmail của bạn chứa hàng ngàn email cũ từ nhiều năm trước. Chúng chính nguyên nhân làm ngốn dung lượng. 

Để dọn dẹp email cũ và không cần thiết, thay vì xóa từng cái một thì bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm thông minh của Gmail. Bạn có thể sử dụng các cú pháp tìm kiếm sau để lọc email một cách hiệu quả:

• older_than:1y: Lọc ra toàn bộ thư được gửi cách đây trên 1 năm.
• older_than:2y: Tìm tất cả email cũ hơn 2 năm.
• before:YYYY/MM/DD: Tìm tất cả email trước một ngày cụ thể.

Các bước thực hiện dọn dẹp email cũ nhanh chóng để giải phóng bộ nhớ Gmail như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập vào Gmail trên trình duyệt web thiết bị.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn cần nhấp vào cú pháp tìm kiếm vào thanh công cụ trên cùng (ví dụ: older_than:2y).

– Bước 3: Sau đó, bạn bấm vào Enter sẽ thấy Gmail hiển thị tất cả các email phù hợp với điều kiện tìm kiếm. 

– Bước 4: Bạn cần tích vào ô vuông ở góc trên cùng bên trái để chọn tất cả các email trên trang hiện tại. Nếu bạn muốn xóa tất cả email phù hợp với tìm kiếm, hãy nhấp vào dòng chữ Chọn tất cả các cuộc hội thoại phù hợp với tìm kiếm này xuất hiện phía trên danh sách email.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn chỉ cần nhất vào biểu tượng thùng rác để xóa là hoàn tất. 

Xóa tệp đính kèm và tệp dung lượng lớn

Xóa tệp đính kèm và tệp dung lượng lớn là cách nhanh nhất để giải phóng dung lượng. Bởi vì các tệp đính kèm thường chiếm không gian lớn nhất.

Bạn có thể sử dụng cú pháp tìm kiếm sau để tìm các email có tệp đính kèm lớn has:attachment larger:10M. Cú pháp này giúp tìm tất cả email có tệp đính kèm lớn hơn 10MB. Bạn có thể thay đổi số 10M thành các con số khác như 5M, 20M để tìm kiếm chính xác hơn.

*Lưu ý: Sau khi tìm kiếm, bạn sẽ thấy danh sách các email chứa tệp đính kèm dung lượng lớn. Bạn hãy xem xét kỹ lưỡng và xóa những email không còn cần thiết. Lưu ý, bạn nên tải các tệp quan trọng về máy tính hoặc chuyển lên một dịch vụ lưu trữ đám mây khác trước khi xóa.

Để thực hiện cách giải phóng bộ nhớ Gmail thông qua giải pháp xóa tệp đính kèm và tệp dung lượng lớn, bạn chỉ cần làm theo các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần vào Gmail của mình để thực hiện thao tác xóa tệp đính kèm.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấp vào cú pháp tìm kiếm trên thanh công cụ (ví dụ has:attachment larger:10M).

– Bước 3: Sau đó, bạn nhấp vào Enter để Gmail hiển thị tất cả các email có tệp đính kèm lớn. 

– Bước 4: Lúc này, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng các email muốn xóa. Nếu có tệp tin quan trọng, bạn hãy tải về máy tính hoặc lưu lên dịch vụ đám mây khác trước khi xóa. 

– Bước 5: Cuối cùng, bạn chỉ cần tích chọn các email không cần thiết và nhấn biểu tượng thùng rác để giải phóng. 

Dọn dẹp thư Spam và thùng rác

Khi bạn xóa một email, nó sẽ được chuyển vào thư mục Thùng rác và tồn tại ở đó trong 30 ngày. Tương tự, các email trong mục Spam cũng sẽ tự động xóa sau 30 ngày lưu trữ. Tuy nhiên, bạn không muốn chờ đến 30 ngày và muốn dọn dẹp chúng ngay lập tức thì hãy làm theo các bước cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng cần truy cập vào Gmail cá nhân của mình đang sử dụng.

– Bước 2: Tiếp theo, ở menu bên trái của Gmail, bạn hãy nhấp vào mục Thùng rác.

– Bước 3: Sau đó, bạn cần nhấp vào dòng chữ Dọn sạch Thùng rác ngay bây giờ ở phía trên danh sách email.

 – Bước 4: Bạn cần thực hiện thao tác Xóa và lặp lại tương tự với mục Spam. 

– Bước 5: Cuối cùng, bạn bấm vào mục Spam và chọn Xóa vĩnh viễn tất cả thư rác là hoàn tất. 

Tối ưu hóa file đính kèm trước khi gửi

Tối ưu hóa file đính kèm là mẹo nhỏ để tránh lãng phí dung lượng ngay từ đầu. Bởi thay vì đính kèm trực tiếp các tệp tin có dung lượng lớn thì bạn chỉ cần nén chúng lại hoặc sử dụng Google Drive. 

Cách giải phóng dung lượng Gmail bằng phương pháp tối ưu file đính kèm trước khi gửi như sau:

• Đối với ảnh: Trước khi đính kèm, bạn hãy sử dụng các công cụ nén ảnh trực tiếp miễn phí. Cụ thể như TinyPNG, Compressor.io…nhằm thu nhỏ kích thước tệp nhưng vẫn giữ chất lượng gần như nguyên vẹn.
• Đối với video hoặc tài liệu lớn: Thay vì đính kèm trực tiếp vào email, bạn hãy tải lên Google Drive. Sau đó, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng Google Drive khi soạn email và chèn tệp từ Drive. Lúc này, Gmail sẽ chỉ một liên kết đến tệp đó, giúp dung lượng video hoặc tài liệu lớn được nhẹ. 

Chuyển thư quan trọng sang email khác 

Nếu bạn có nhiều email quan trọng nhưng không muốn chúng chiếm dung lượng. Lúc này, bạn hãy tạo một tài khoản Gmail khác và chuyển các email đó sang. Cách giải phóng bộ nhớ Gmail này khá hữu ích để lưu trữ email lâu dài mà không ảnh hưởng đến dung lượng chính.

Xóa các tệp tin không quan trọng nằm trong Google Drive

Vì dung lượng Gmail, Drive và Photos dùng chung, việc dọn dẹp Drive cũng rất quan trọng. Các tệp lớn như video, bản thuyết trình, file nén có thể chiếm hàng GB dung lượng mà bạn không hề hay biết.

Để dọn dẹp xóa các tệp tin không quan trọng nằm ở Google Drive, bạn chỉ cần làm theo các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập và mở Google Drive trên thiết bị của mình.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấp vào mục Bộ nhớ ở menu bên trái của giao diện.

– Bước 3: Lúc này, Google Drive sẽ hiển thị danh sách các tệp tin được sắp xếp theo dung lượng, từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Bạn cần xem xét kỹ lưỡng và xóa các tệp tin không còn cần thiết, đặc biệt là các video, file nén hoặc bản sao lưu cũ.

Nâng cấp gói dung lượng với tài khoản Google Workspace 

Nếu bạn đã áp dụng tất cả các cách dọn dẹp thủ công nhưng dung lượng Gmail vẫn không đủ. Bạn cần một giải pháp lâu dài và chuyên nghiệp hơn, việc nâng cấp lên Google Workspace là lựa chọn tối ưu. Cách này không chỉ giúp mở rộng bộ nhớ mà còn là một khoản đầu tư xứng đáng cho hiệu suất công việc, cũng như bảo mật dữ liệu an toàn. 

Có rất nhiều gói dịch vụ Google Workspace linh hoạt và phù hợp cho cả cá nhân, doanh nghiệp nhỏ đến tổ chức lớn. Bạn có thể tiến h lựa chọn một dịch vụ để tăng bộ nhớ Gmail lưu trữ.

Nâng cấp gói Google Workspace hiện tại

Đây là giải pháp dành cho những người dùng cá nhân hoặc doanh nghiệp đã sử dụng Google Workspace nhưng muốn có nhiều dung lượng hơn. Các gói Google Workspace có mức dung lượng khác nhau, từ 30GB đến 5TB mỗi người dùng.

Nếu hiện tại bạn dùng gói Business Starter (30GB/người dùng), hãy cân nhắc chuyển sang gói cao hơn để tối ưu hiệu suất làm việc lên gói Business Standard với dung lượng 2TB/người dùng hoặc gói Business Plus với 5TB/người dùng. Việc này không chỉ tăng dung lượng mà còn mở khóa nhiều tính năng cao cấp khác như ghi lại cuộc họp trên Google Meet, các công cụ bảo mật nâng cao và hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu hơn.

Tăng thêm không gian lưu trữ bằng cách mua Additional Storage

Trong trường hợp bạn không muốn nâng cấp toàn bộ gói dịch vụ nhưng vẫn vần thêm dung lượng, có thể liên hệ với các đối tác ủy quyền của Google Workspace để mua thêm bộ nhớ bổ sung. Đây là lựa chọn linh hoạt giúp bạn mở rộng không gian lưu trữ cho tài khoản mà không cần thay đổi gói cước.

Việc mua thêm dung lượng không chỉ giải quyết nỗi lo Gmail đầy mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội:

• Tăng dung lượng lưu trữ đáng kể: Thay vì 15GB miễn phí, bạn sẽ có từ 30GB đến 5TB, giúp bạn thoải mái lưu trữ email, tài liệu và hình ảnh mà không cần lo lắng về không gian.
• Tích hợp liền mạch: Dung lượng mới sẽ được tích hợp trực tiếp vào tài khoản Google của bạn, đồng bộ hóa trên Gmail, Google Drive và Google Photos một cách liền mạch.
• Bảo mật nâng cao: Các gói Google Workspace chuyên nghiệp đi kèm với các tính năng bảo mật hàng đầu, bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa trực tuyến.
• Hỗ trợ chuyên nghiệp: Bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và tận tình từ đội ngũ kỹ thuật của Google hoặc các đối tác ủy quyền.

Để mua thêm bộ nhớ Gmail, bạn có thể liên hệ với GCS Việt Nam – đối tác ủy quyền của Google thông qua Hotline: 024.9999.7777. Đội ngũ chuyên viên của GCS sẽ hỗ trợ, tư vấn giúp bạn lựa chọn, nâng cấp gói dịch vụ tối ưu nhất. 

Lợi ích khi dọn dẹp giải phóng dung lượng Gmail

Việc thực hiện các bước để giải phóng dung lượng Gmail không chỉ đơn giản là để có thêm không gian trống. Hành động này mang lại nhiều lợi ích thiết thực, như là:  

Tăng hiệu suất mở/đọc email

Khi hộp thư đến bị đầy, Gmail có thể hoạt động chậm chạp hơn. Bởi có quá nhiều email, đặc biệt là các email có tệp đính kèm lớn sẽ làm tăng thời gian tải trang và xử lý thông tin. Đồng thời, nó cũng dẫn đến sự trì hoãn không mong muốn, gây khó khăn cho bạn khi cần truy cập nhanh vào các email quan trọng. 

Bằng cách dọn dẹp và giải phóng bộ nhớ Gmail, bạn sẽ thấy tốc độ tải email, tìm kiếm và chuyển đổi các tab nhanh chóng hơn. Cũng như, hộp thư đến Gmail sẽ gọn gàng, hoạt động mượt mà hơn khi sử dụng. 

Bảo mật dữ liệu tốt hơn

Hộp thư đến chứa đầy email cũ, đặc biệt là những email không rõ nguồn gốc hoặc email spam có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro về bảo mật. Các email này có thể chứa mã độc, link phishing hoặc các tệp tin nguy hiểm. Khi bạn thực hiện cách giải phóng dung lượng Gmail bằng cách xóa các email này, không chỉ tiết kiệm không gian mà còn giảm thiểu nguy cơ bị tấn công mạng. 

Quản lý dễ dàng, giảm rối loạn inbox

Tình trạng dung lượng Gmail bị đầy thường đi kèm với một hộp thư đến lộn xộn, tràn ngập các email quảng cáo, bản tin và thư rác. Khi bạn tìm kiếm các email quan trọng, nguy cơ bỏ lỡ thông tin cần thiết rất dễ dàng. 

Do đó, việc áp dụng cách giải phóng dung lượng email sẽ giúp sắp xếp lại hòm thư, xóa bỏ các email không liên quan. Đồng thời, Gmail của bạn sẽ có một không gian làm việc gọn gàng và khoa học. 

Tăng được không gian lưu trữ để nhận email mới và lưu trữ dữ liệu

Khi Gmail bị đầy không nhận được mail, bạn có thể bỏ lỡ những thông tin quan trọng từ đồng nghiệp, đối tác hoặc người thân. Sau khi bạn đã giải phóng bộ nhớ Gmail, sẽ có đủ không gian để nhận các email mới mà không gặp bất kỳ trở ngại nào. Không những thế, dung lượng được giải phóng còn có thể được dùng để lưu trữ các tệp tin quan trọng trên Google Drive hoặc các hình ảnh, video trên Google Photos. 

Khả năng tích hợp sâu với nhiều công cụ Google, hỗ trợ công việc hiệu quả hơn

Khi bạn giải phóng bộ nhớ Gmail, đồng nghĩa với giải phóng dung lượng lưu trữ cho các dịch vụ khác như Google Photos, Google Drive. Một tài khoản Google gọn gàng với dung lượng trống sẽ giúp bạn sử dụng các ứng dụng như Google Docs, Google Sheets, Google Photos… một cách hiệu quả hơn. Bởi vì các tệp tin được tạo ra trên các ứng dụng này cũng sẽ chiếm dung lượng lưu trữ của bạn.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Khi bạn bắt đầu giải phóng bộ nhớ Gmail, có thể bạn sẽ có một vài thắc mắc. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất và câu trả lời ngắn gọn, giúp bạn hiểu rõ hơn về cách quản lý dung lượng của mình.

1- Làm thế nào để kiểm tra dung lượng Gmail hiện tại?

Bạn có thể kiểm tra dung lượng tổng thể của tài khoản Google của mình, bao gồm Gmail, Google Drive và Google Photos, bằng cách truy cập trang Google One hoặc nhấp vào liên kết này: https://one.google.com/storage.

2 – Sau khi xóa email, dung lượng có được cập nhật ngay lập tức không?

Không. Khi bạn xóa một email thì sẽ được chuyển vào danh mục Thùng Rác. Dung lượng chỉ được giải phóng khi email bị xóa vĩnh viễn khỏi thùng rác. 

Vì vậy, bạn cần vào mục Thùng Rác và chọn Dọn sạch Thùng rác ngay bây giờ để thấy dung lượng được cập nhật tức thì.

3 – Có cách nào khôi phục lại email đã xóa vĩnh viễn trong Gmail không?

Không. Sau khi email đã bị xóa vĩnh viễn khỏi thùng rác, bạn không thể khôi phục lại được. Do đó, bạn hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng trước khi xóa email vĩnh viễn.

4 – Tại sao tôi đã xóa nhiều email nhưng dung lượng Gmail vẫn không thay đổi?

Có hai lý do chính dẫn đến tình trạng đã xóa nhiều email nhưng dung lượng Gmail vẫn không thay đổi này:

• Email nằm trong thùng rác: Khi bạn nhấn nút xóa, Gmail sẽ tự động chuyển email vào thư mục Thùng Rác. Tại đây, chúng sẽ được lưu trữ trong 30 ngày. Trong suốt khoảng thời gian này, dung lượng của những email đó vẫn được tính vào tổng dung lượng của bạn. Để giải phóng không gian ngay lập tức, bạn cần vào thư mục Thùng Rác và Xóa vĩnh viễn chúng.
• Email nằm trong thư mục Spam: Tương tự như thùng rác, các email được đánh dấu là thư rác cũng sẽ không bị xóa ngay lập tức. Chúng vẫn chiếm dung lượng cho đến khi bị xóa tự động sau 30 ngày hoặc khi bạn xóa chúng thủ công. Tương tự, bạn truy cập thư mục Spam và chọn Xóa vĩnh viễn tất cả thư rác.

Lời kết

Bài viết này đã cung cấp cho bạn những cách giải phóng bộ nhớ Gmail một cách đơn giản và hiệu quả. Từ việc xóa email cũ, dọn dẹp thùng rác cho đến việc nâng cấp gói dung lượng, hy vọng bạn đã tìm được giải pháp phù hợp với nhu cầu của mình.

Nếu bạn vẫn còn bất kỳ vấn đề gì hoặc muốn được tư vấn chuyên sâu hơn về các gói Google Workspace để có dung lượng tốt hơn cho doanh nghiệp. Bạn đừng ngần ngại liên hệ trực tiếp với GCS Việt Nam qua các kênh hỗ trợ dưới đây. Đội ngũ kỹ thuật viên, chuyên viên của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn:

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777