Cách kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets đơn giản

Bạn đang muốn tìm giá trị lớn nhất nhưng vẫn cần áp dụng điều kiện lọc dữ liệu? Việc kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets chính là giải pháp tối ưu giúp bạn xử lý bảng tính linh hoạt và chuyên nghiệp hơn. Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn cụ thể về cách kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets từ cơ bản đến nâng cao, cùng tham khảo ngay nhé. 

Tổng quan chung về hàm IF trong Google Sheets

Hàm IF là hàm kiểm tra một điều kiện logic. Nếu điều kiện đúng, hàm sẽ trả về một giá trị tương ứng. Nếu điều kiện không thỏa mãn, kết quả sẽ là giá trị khác. Nhờ cơ chế này, bạn có thể tự động phân loại dữ liệu, đánh giá kết quả, cảnh báo trạng thái hoặc xử lý thông tin mà không cần thao tác thủ công. 

Trong thực tế, hàm IF thường được dùng để thực hiện các bài toán như:

• Phân loại học lực theo điểm số
• Đánh giá nhân viên đạt hoặc không đạt chỉ tiêu
• Kiểm tra trạng thái đơn hàng đã quá hạn hay chưa
• Lọc dữ liệu theo điều kiện trước khi thực hiện phép tính khác

Khi kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets, hàm IF sẽ đóng vai trò lọc dữ liệu theo điều kiện xác định. Sau đó, hàm MAX sẽ tìm giá trị lớn nhất trong nhóm dữ liệu đã được lọc.

Cấu trúc và tham số của hàm IF

Để sử dụng đúng và hiệu quả, bạn cần hiểu rõ cú pháp của hàm IF như sau:

=IF(điều_kiện, giá_trị_nếu_đúng, giá_trị_nếu_sai)

Trong đó:

• điều_kiện: Là biểu thức logic để kiểm tra, ví dụ như A1>5, B2>=8, C3=”Đạt”. Biểu thức này phải trả về kết quả TRUE hoặc FALSE.
• giá_trị_nếu_đúng: Là kết quả mà hàm trả về nếu điều kiện đúng (TRUE).
• giá_trị_nếu_sai: Là kết quả mà hàm trả về nếu điều kiện sai (FALSE).

Hướng dẫn dùng IF qua ví dụ

Giả sử bạn có bảng điểm của học sinh và bạn muốn phân loại học sinh đạt hoặc không đạt dựa trên điểm số.

*Yêu cầu: Bạn cần xác định học sinh nào đạt yêu cầu. Điều kiện đạt là điểm lớn hơn hoặc bằng 8.

Công thức:

=IF(B2>=8;”Đạt”;”Không đạt”)

Trong đó:

• B2>=8 là điều kiện logic để kiểm tra điểm số.
• Nếu điểm trong ô B2 lớn hơn hoặc bằng 8 thì hàm trả về “Đạt”.
• Nếu điểm nhỏ hơn 8 thì hàm trả về “Không đạt”.

Kết quả:

Tổng quan chung về hàm MAX trong Google Sheets

Nếu hàm IF giúp bạn lựa chọn dữ liệu theo tiêu chí xác định, thì hàm MAX sẽ giúp bạn tìm ra giá trị lớn nhất trong tập dữ liệu đó. Hàm MAX là một hàm cơ bản thường được dùng trong quá trình phân tách và thống kê dữ liệu. Hàm này thường được dùng trong các bài toán như:

• Báo cáo tài chính để tìm doanh thu cao nhất
• Quản lý bán hàng để xác định sản phẩm bán chạy nhất
• Theo dõi học tập để tìm điểm cao nhất lớp
• Đánh giá hiệu suất để xác định mức KPI cao nhất

Trong quá trình kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets, hàm MAX sẽ xử lý danh sách các giá trị mà IF đã lọc theo điều kiện. Nói cách khác, IF chọn đúng dữ liệu cần tính, còn MAX tìm ra giá trị lớn nhất trong nhóm đó.

Cấu trúc và tham số của hàm MAX

Trước khi áp dụng vào thực tế, bạn cần hiểu rõ cú pháp của hàm MAX như sau”

=MAX(giá_trị1, [giá_trị2, …])

Trong đó:

• giá_trị1: đây là tham số bắt buộc. Tham số này có thể là một con số cụ thể, một ô (ví dụ A1) hoặc một vùng dữ liệu (ví dụ A1:A100).
• giá_trị2, …: đây là các tham số tùy chọn. Bạn có thể thêm nhiều vùng dữ liệu không liền kề nhau để so sánh cùng lúc.

Hướng dẫn dùng MAX qua ví dụ

Giả sử bạn đang quản lý doanh thu của một cửa hàng trong ba tháng gần nhất. Bạn muốn tìm ra tháng có doanh thu cao nhất để đánh giá hiệu quả kinh doanh.

*Yêu cầu: Bạn cần xác định doanh thu cao nhất trong ba tháng.

Công thức:

=MAX(B2:B4)

Trong đó:

• B2:B4 là vùng dữ liệu chứa doanh thu của ba tháng.
• Hàm MAX sẽ quét toàn bộ vùng dữ liệu này.
• Hàm sẽ so sánh từng giá trị số trong vùng.
• Hàm sẽ trả về giá trị lớn nhất tìm được.

Kết quả:

Lợi ích khi kết hợp hàm IF và hàm MAX trong Google Sheets

Khi bạn sử dụng riêng lẻ từng hàm, cả hai hàm IF và MAX đều rất hữu ích. Tuy nhiên, khi kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets, bạn có thể tạo ra công thức có khả năng xử lý dữ liệu theo điều kiện và đồng thời tìm ra giá trị lớn nhất trong nhóm dữ liệu đó.

Ngoài ra, việc kết hợp hàm IF và hàm MAX trong Google Sheets còn mang đến cho người dùng nhiều lợi ích nổi bật khác như là. 

• Tiết kiệm thời gian với báo cáo tự động

Thông thường, nếu bạn muốn tìm giá trị lớn nhất theo điều kiện, cần thực hiện hai bước. Đó là lọc dữ liệu theo điều kiện ra một bảng phụ, sau đó sử dụng hàm MAX để tìm giá trị lớn nhất trong bảng đó.

Tuy nhiên, khi bạn biết cách kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets, có thể thực hiện tất cả trong một công thức duy nhất. Từ đó, bạn sẽ giảm số bước thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu và tránh việc phải tạo thêm nhiều bảng phụ gây rối. Khi dữ liệu thay đổi, kết quả cũng tự động cập nhật theo, giúp báo cáo luôn chính xác và kịp thời.

• Lọc dữ liệu đa điều kiện một cách linh hoạt

Hàm MAX thông thường chỉ tìm giá trị lớn nhất trong toàn bộ vùng dữ liệu. Tuy nhiên, khi kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets, bạn có thể lọc dữ liệu theo điều kiện trước khi tìm giá trị lớn nhất.

Trong các trường hợp này, hàm IF sẽ lọc ra những dòng dữ liệu thỏa điều kiện. Sau đó, hàm MAX sẽ tìm giá trị lớn nhất trong tập dữ liệu đã được lọc. Nhờ đó, bạn loại bỏ được thông tin không liên quan và tập trung vào đúng nhóm cần phân tích.

• Giảm sai sót do nhập số liệu thủ công

Khi bạn thao tác lọc dữ liệu bằng tay, bạn rất dễ mắc lỗi. Chẳng hạn như quên cập nhật vùng dữ liệu, lọc thiếu hoặc lọc nhầm điều kiện và tính toán trên dữ liệu chưa được làm sạch. 

Việc áp dụng đúng cách kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets sẽ giúp bạn hạn chế tối đa những sai sót này. Công thức sẽ tự động xử lý dữ liệu theo điều kiện đã thiết lập. Khi dữ liệu gốc thay đổi, kết quả sẽ thay đổi tương ứng mà không cần can thiệp thủ công.

• Phân tích dữ liệu nâng cao kết hợp thiết kế dashboard

Khi kết hợp hàm IF và hàm MAX còn giúp hỗ trợ phân tích dữ liệu nâng cao. Trong các dashboard (bảng điều khiển) tự động, bạn thường cần hiển thị doanh thu cao nhất theo từng tháng, sản phẩm bán chạy,… Khi điều kiện thay đổi, ví dụ bạn chọn một khu vực khác hoặc nhóm sản phẩm khác, công thức sẽ tự động cập nhật kết quả. Nhờ đó, dashboard luôn phản ánh đúng tình hình thực tế mà không cần chỉnh sửa thủ công.

Khi nào nên kết hợp hàm IF và hàm MAX trong Google Sheets?

Không phải mọi trường hợp nào bạn đều cần dùng đến công thức kết hợp. Tuy nhiên, trong những tình huống cần phân tích dữ liệu theo điều kiện cụ thể, đây là giải pháp hiệu quả. Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà bạn nên áp dụng cách kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets để tối ưu kết quả.

• Khi cần tìm giá trị lớn nhất theo điều kiện cụ thể

Nếu bạn chỉ dùng hàm MAX, bạn sẽ nhận được giá trị lớn nhất của toàn bộ vùng dữ liệu. Tuy nhiên, trong thực tế, bạn thường chỉ quan tâm đến một nhóm đối tượng nhất định. Trong những trường hợp này, hàm IF sẽ lọc ra các dòng dữ liệu thỏa điều kiện, sau đó hàm MAX sẽ tìm giá trị lớn nhất trong nhóm đã được lọc. 

• Khi phân tích hiệu suất theo từng nhóm dữ liệu

Khi bạn quản lý danh sách dài gồm nhiều phòng ban, nhiều lớp học hoặc nhiều chi nhánh, thường cần biết giá trị cao nhất của từng nhóm riêng biệt. Trong những tình huống này, cách kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets giúp bạn phân tích dữ liệu theo từng nhóm mà không cần tách bảng phụ. Công thức sẽ tự động xử lý dựa trên điều kiện mà bạn thiết lập.

• Khi cần thiết lập ngưỡng so sánh

Bạn cũng nên kết hợp hai hàm này khi cần so sánh một giá trị với mức tối đa trước đó để đưa ra đánh giá. Trong trường hợp này, hàm MAX sẽ xác định mức tối đa, còn hàm IF sẽ kiểm tra điều kiện so sánh và trả về kết quả phù hợp.

• Khi xây dựng báo cáo và dashboard động

Trong các báo cáo có bộ lọc thay đổi liên tục, bạn nên áp dụng cách kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets để đảm bảo dữ liệu tự động cập nhật. Khi điều kiện thay đổi, công thức sẽ tự động tính toán lại mà không cần thao tác thủ công. Điều này giúp dashboard trở nên linh hoạt và chuyên nghiệp hơn.

Cú pháp kết hợp hàm IF và hàm MAX trong Google Sheets

Về bản chất, khi kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets, bạn sẽ sử dụng MAX để tìm số lớn nhất trong một phạm vi, sau đó dùng hàm IF để kiểm tra điều kiện dựa trên giá trị lớn nhất đó. Tùy vào mục đích, bạn có thể đặt MAX bên trong IF hoặc đặt IF bên trong MAX.

Cấu trúc 1: Dùng MAX làm điều kiện kiểm tra trong IF

Cú pháp cơ bản:

=IF(Giá_trị_kiểm_tra = MAX(Dải_dữ_liệu), “Kết quả nếu đúng”, “Kết quả nếu sai”)

Trong đó:

• Giá_trị_kiểm_tra: Là ô hoặc giá trị mà bạn muốn so sánh.
• MAX(Dải_dữ_liệu): Là hàm tìm giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu xác định.
• “Kết quả nếu đúng”: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
• “Kết quả nếu sai”: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.

Cấu trúc 2: Dùng IF để lọc dữ liệu trước khi áp dụng MAX

Cú pháp chuẩn như sau:

=MAX(IF(Điều_kiện, Vùng_giá_trị))

Trong đó:

• Hàm IF sẽ kiểm tra điều kiện cho từng dòng dữ liệu.
• Nếu điều kiện đúng, IF trả về giá trị cần tính.
• Nếu điều kiện sai, IF trả về FALSE hoặc giá trị rỗng.
• Hàm MAX sẽ tìm giá trị lớn nhất trong tập kết quả mà IF trả về.

Cách kết hợp hàm IF và hàm MAX trong Google Sheets| Ví dụ cơ bản

Để hiểu rõ hơn về cách kết hợp hàm IF và hàm MAX trong Google Sheets, các bạn có thể tham khảo một số ví dụ dưới đây.

Ví dụ 1 – Đánh dấu giá trị lớn nhất trong một danh sách

Đây là cách kết hợp hàm IF và hàm MAX trong Google Sheets phổ biến nhất. Bạn sẽ dùng công thức để xác định ai hoặc giá trị nào đang đứng đầu trong một danh sách.

Xét bảng dữ liệu sau làm ví dụ:

*Yêu cầu: Bạn cần đánh dấu học sinh có điểm cao nhất trong lớp bằng chữ “Đạt đỉnh”.

Công thức: 

=IF(B2=MAX($B$2:$B$6);”Đạt đỉnh”;”-“)

Trong đó: 

• MAX($B$2:$B$6) tìm điểm cao nhất trong toàn bộ danh sách.
• IF kiểm tra xem điểm ở ô B2 có bằng điểm cao nhất hay không.
• Nếu điều kiện đúng, công thức trả về “Đạt đỉnh”.
• Nếu điều kiện sai, công thức trả về dấu “-”.
• Dấu $ dùng để cố định tham chiếu khi sao chép công thức.

Kết quả: 

Ví dụ 2 – Sử dụng hàm MAX làm tiêu chuẩn để phân loại dữ liệu

Xét bảng dữ liệu sau làm ví dụ:

*Yêu cầu: Bạn cần phân loại những sản phẩm có doanh thu đạt trên 80% so với sản phẩm có doanh thu cao nhất là “Tiềm năng”, còn lại là “Bình thường”.

Công thức: 

=IF(B2>MAX($B$2:$B$4)*0,8;”Tiềm năng”;”Bình thường”)

Trong đó: 

• MAX($B$2:$B$4) tìm doanh thu cao nhất.
• Giá trị này được nhân với 0.8 để xác định ngưỡng 80%.
• IF kiểm tra xem doanh thu của từng sản phẩm có lớn hơn 80% mức cao nhất hay không.
• Nếu đúng, sản phẩm được phân loại là “Tiềm năng”.
• Nếu sai, sản phẩm được phân loại là “Bình thường”.

Kết quả: 

Ví dụ 3 – Tìm giá trị lớn nhất kèm theo điều kiện lọc

Đây là cách nâng cao hơn. Bạn không tìm giá trị lớn nhất của toàn bộ danh sách mà chỉ tìm giá trị lớn nhất trong một nhóm cụ thể.

Xét bảng dữ liệu sau làm ví dụ:

*Yêu cầu: Bạn cần tìm mức lương cao nhất của riêng phòng “Kế toán”.

Công thức: 

=ARRAYFORMULA(MAX(IF(A2:A5=”Kế toán”;B2:B5)))

Trong đó: 

• IF kiểm tra từng dòng trong cột A xem có bằng “Kế toán” hay không.
• Nếu đúng, IF trả về giá trị lương tương ứng ở cột B.
• Nếu sai, IF bỏ qua giá trị đó.
• MAX sẽ tìm giá trị lớn nhất trong tập kết quả đã lọc.

Kết quả: 

Lỗi và cách khắc phục khi kết hợp hàm IF và hàm MAX trong Google Sheets

Khi kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets, việc phát sinh lỗi là điều khá phổ biến. Nếu bạn hiểu rõ nguyên nhân của từng lỗi, bạn có thể xử lý nhanh chóng và tránh lặp lại sai sót trong quá trình làm việc.

Dưới đây là những lỗi thường gặp nhất khi sử dụng cách kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets và hướng dẫn khắc phục chi tiết cho từng trường hợp.

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A thường xuất hiện khi công thức của bạn gặp một trong các vấn đề sau:

• Bạn nhập thiếu đối số trong hàm IF.
• Vùng điều kiện và vùng giá trị không có cùng số dòng.
• Hàm IF trả về mảng có kích thước không đồng nhất khiến hàm MAX không thể xử lý.

Cách khắc phục lỗi #N/A khi kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets:

• Kiểm tra lại số dòng của vùng điều kiện,
• Kiểm tra lại số dòng của vùng giá trị trả về trong hàm IF
• Đảm bảo cả hai vùng có cùng số dòng và bắt đầu, kết thúc tại cùng vị trí tương ứng.

Lỗi #ERROR

Lỗi #ERROR thường xuất hiện khi công thức của bạn sai cú pháp. Đây là lỗi rất phổ biến đối với người mới bắt đầu. Một vài những nguyên nhân thường gặp điển hình như là:

• Bạn nhập sai dấu phân cách tham số.
• Bạn thiếu dấu ngoặc đóng.
• Bạn gõ sai tên hàm IF hoặc MAX.

Cách khắc phục lỗi #ERROR khi kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets:

• Kiểm tra dấu phân cách giữa các tham số.
• Kiểm tra toàn bộ dấu ngoặc mở và đóng.
• Kiểm tra chính tả tên hàm.

Lỗi #VALUE

Lỗi #VALUE thường xuất hiện khi kết hợp hàm IF và hàm MAX trong Google Sheets là do :

• Hàm IF đang xử lý dữ liệu dạng mảng nhưng bạn chưa thiết lập đúng công thức mảng.
• Vùng dữ liệu chứa giá trị văn bản thay vì số.
• Hàm MAX không thể tính toán vì nhận được giá trị không hợp lệ.

Cách khắc phục lỗi này khi kết hợp hàm IF và hàm MAX trong Google Sheets:

• Kiểm tra định dạng của cột chứa giá trị số. Đảm bảo dữ liệu được định dạng là Number thay vì Plain text.
• Nếu công thức cần xử lý mảng rõ ràng, bạn có thể sử dụng ARRAYFORMULA để hỗ trợ. 

Ví dụ =MAX(ARRAYFORMULA(IF(A2:A10=”Nhóm A”,B2:B10)))

Lưu ý quan trọng khi kết hợp hàm IF và hàm MAX trong Google Sheets

Khi thực hiện kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets, để tránh được các lỗi, bạn cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau đây:

• Thứ nhất, hàm IF và hàm MAX không phân biệt chữ hoa, chữ thường

Một điểm rất nhiều người mới thắc mắc là: liệu viết IF, if, If hay MAX, max có khác nhau không? Hai trường hợp này đều không có sự khác biệt. Google Sheets không phân biệt chữ hoa và chữ thường trong tên hàm. Do đó, bạn viết kiểu gì cũng có thể dễ dàng linh hoạt được. Nhưng bạn nên tránh viết sai chính tả tên hàm (ví dụ: MÁX, MAAX…) vì Google Sheets vẫn sẽ báo lỗi #NAME?.

• Thứ hai, luôn cố định vùng dữ liệu bằng phím F4 khi cần

Khi bạn kéo công thức xuống các dòng bên dưới, Google Sheets sẽ tự động thay đổi tham chiếu ô theo nguyên tắc tương đối. Điều này có thể làm sai kết quả nếu bạn không cố định vùng dữ liệu. Do đó, bạn nên cố định vùng dữ liệu bằng phím F4. Dấu $ giúp cố định cả cột và hàng, đảm bảo vùng tính toán không bị thay đổi khi kéo công thức.

• Hiểu rõ cơ chế hoạt động của ArrayFormula khi kết hợp với hàm IF và MAX

Khi bạn kết hợp IF với MAX có điều kiện, công thức thường sẽ có dạng =ARRAYFORMULA(MAX(IF(A2:A10=”Nam”, B2:B10))). Khi bạn lồng IF bên trong MAX để lọc dữ liệu, bắt buộc phải có ARRAYFORMULA. Nếu không, Google Sheets chỉ tính toán cho dòng đầu tiên.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1 – Tôi có thể dùng MAXIFS thay cho IF + MAX không?

Có, hàm MAXIFS đơn giản hơn. Tuy nhiên, IF + MAX linh hoạt hơn khi bạn cần xử lý các phép toán phức tạp hoặc các điều kiện không chỉ đơn thuần là so sánh bằng.

2 – Tại sao công thức của tôi chỉ trả về kết quả của dòng đầu tiên?

Bạn có thể đã quên nhấn Ctrl + Shift + Enter để kích hoạt ARRAYFORMULA.

3 – Kết hợp nhiều điều kiện (AND/OR) có được không?

Có. Bạn có thể dùng dấu * thay cho AND và dấu + thay cho OR bên trong hàm IF mảng.

Lời kết

Việc làm chủ cách kết hợp hàm IF với hàm MAX trong Google Sheets không chỉ giúp bạn xử lý số liệu nhanh hơn mà còn giúp phân tích dữ liệu chuyên nghiệp. Qua bài viết này, hy vọng bạn đã có thêm thật nhiều kiến thức trong việc sử dụng hai hàm IF và MAX kết hợp.

Ngoài ra, nếu bạn muốn biết thêm nhiều hàm công thức khác trong Google Sheets, đừng bỏ lỡ những bài viết tiếp theo của GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777