Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 10/11 – 14/11/2025

Google không ngừng cải tiến hệ sinh thái làm việc trực tuyến của mình và trong thời gian gần đây. Do đó, hàng loạt tính năng mới của Google Workspace đã được bổ sung nhằm nâng cao trải nghiệm tối ưu cho cá nhân lẫn doanh nghiệp. Những cập nhật này không chỉ giúp quá trình cộng tác trở nên hiệu quả hơn mà còn tăng cường bảo mật, tự động hóa và khả năng làm việc thông minh nhờ AI. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá chi tiết từng nâng cấp nổi bật.

1 – Tổng quan âm thanh mới được hỗ trợ bởi AI cho tệp PDF trong Google Drive 

Google vừa giới thiệu tính năng đột phá: Tổng quan Âm thanh (Audio Overviews) được hỗ trợ bởi Gemini AI. Tính năng cho phép người dùng Google Drive chuyển đổi ngay lập tức các tệp PDF dài và nặng văn bản thành các bản tóm tắt âm thanh chất lượng cao, mang phong cách podcast.

Tính năng này còn là giải pháp hoàn hảo cho môi trường làm việc bận rộn. Đồng thời giúp người dùng tiếp thu thông tin quan trọng khi đang làm nhiều việc cùng lúc. Ví dụ như khi đi lại, tập thể dục hoặc làm việc nhà.

Lợi ích chính của Audio Overviews:

• Tóm tắt các tài liệu dài (báo cáo, hợp đồng, bản ghi) chỉ trong một tệp âm thanh ngắn gọn từ 2 đến 10 phút.
• Cung cấp một định dạng tiếp nhận nội dung thay thế cho những người ưu tiên học qua âm thanh.
• Giúp người dùng dễ dàng xem lại tài liệu trước các cuộc họp hoặc thuyết trình quan trọng.

Chỉ với một cú nhấp chuột trên desktop, tệp âm thanh được tạo ra sẽ được tự động lưu vào một thư mục “Audio overviews” mới trong Google Drive. Người dùng sẽ nhận được thông báo qua email và có thể truy cập tệp từ bất kỳ thiết bị di động hoặc máy tính để bàn nào.

*Lưu ý: Tính năng này được BẬT mặc định cho người dùng đủ điều kiện.

2 – Tận dụng sức mạnh của mô hình Gemini để áp dụng nhãn phân loại dữ liệu trong Google Drive – ứng dụng beta hiện đã mở

Google vừa mở đơn đăng ký beta cho tính năng phân loại dữ liệu mới trong Google Drive, được hỗ trợ bởi các mô hình Gemini AI. Tính năng này đánh dấu một bước tiến lớn trong việc quản lý bảo mật dữ liệu tự động.

Trước đây, quản trị viên (Admin) phải tốn thời gian gắn nhãn thủ công các tệp đào tạo để dạy mô hình AI nhận diện loại dữ liệu. Giờ đây, Gemini thay thế quy trình phức tạp này bằng các hướng dẫn do Admin quy định.

• Hoạt động: Admin chỉ cần nhập câu lệnh mô tả dữ liệu (ví dụ: “Tất cả các tài liệu có số thẻ tín dụng hoặc số an sinh xã hội là Dữ liệu Tuyệt mật”). Mô hình Gemini sẽ tự động diễn giải và áp dụng nhãn phân loại (Data Classification Labels) cho các tệp trong Drive.
• Kiểm soát Admin hoàn toàn: Quản trị viên duy trì toàn quyền kiểm soát việc lựa chọn nhãn, thiết lập câu lệnh và giới hạn phạm vi người dùng áp dụng.

Đối với người dùng: 

• Đối với các tệp được Gemini gắn nhãn, chủ sở hữu hoặc người chỉnh sửa (có quyền thích hợp) có thể xem xét, chấp nhận hoặc sửa đổi nhãn được áp dụng tự động.
• Mọi hành động gắn nhãn tự động bởi Gemini hoặc sự chấp nhận/sửa đổi của người dùng đều được ghi lại chi tiết trong Nhật ký kiểm tra (Audit Logs), đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ.

3 – Cải thiện quản lý lịch phụ (secondary calendar) với chủ sở hữu chuyên biệt

Google vừa công bố một thay đổi cơ bản trong cách quản lý Lịch Phụ (Secondary Calendars) trong Google Calendar. Đó là chuyển từ mô hình quản lý cấp tổ chức sang mô hình chủ sở hữu duy nhất và chuyên biệt. Cập nhật này nhằm mục đích cải thiện đáng kể khả năng quản trị dữ liệu (data governance) và kiểm soát chính sách.

Trong mô hình cũ, việc quản lý và áp dụng chính sách cho Lịch Phụ (lịch do người dùng tạo hoặc lịch nhóm) bị giới hạn ở cấp tổ chức. Giờ đây:

• Mỗi Lịch Phụ sẽ có một chủ sở hữu cá nhân. Lịch mới thì người tạo lịch sẽ là chủ sở hữu. Lịch hiện có là chủ sở hữu sẽ được tự động chỉ định dựa trên các quyền hiện tại của lịch đó.
• Lịch Phụ sẽ tự động thừa hưởng các chính sách tổ chức (như vùng dữ liệu hay kiểm soát bảo mật Assured Controls) từ chủ sở hữu được chỉ định. Điều này cung cấp cho Quản trị viên khả năng kiểm soát chi tiết (fine-grained control) chưa từng có đối với từng tài sản lịch riêng lẻ.

4 – Có sẵn trong phiên bản beta mở: Di chuyển tệp từ Dropbox sang Google Drive

Google vừa công bố ra mắt phiên bản beta mở của Dịch vụ Di chuyển Dữ liệu mới (Data Migration Service). Tính năng cho phép các tổ chức chuyển tệp và thư mục từ Dropbox sang Google Drive một cách an toàn và dễ dàng.

Hơn nữa, tính năng này còn là một công cụ mạnh mẽ hỗ trợ các doanh nghiệp và tổ chức giáo dục chuyển đổi liền mạch sang nền tảng Google Workspace. 

Người dùng khi sử dụng sẽ nhận được các lợi ích cốt lõi như là:

• Dịch vụ không chỉ sao chép tệp và thư mục mà còn sao chép cả các quyền truy cập (permissions) liên quan, đảm bảo tính bảo mật và liên tục trong công việc.
• Việc di chuyển được thực hiện chỉ trong vài bước đơn giản thông qua Admin console, bao gồm kết nối tài khoản Dropbox Business và chỉ định người dùng đích (My Drive hoặc Shared Drive).
• Có thể di chuyển dữ liệu từ tối đa 100 người dùng hoặc thư mục nhóm cùng một lúc.
• Hỗ trợ tính năng Delta updates để di chuyển các tệp mới hoặc đã được cập nhật sau lần di chuyển đầu tiên.
• Cung cấp báo cáo toàn diện về tiến độ (tệp đã di chuyển/bỏ qua) để dễ dàng theo dõi và khắc phục sự cố.

5 – Tùy chọn ghi chú cuộc họp dài hơn với tính năng “take notes for me” trong Google Meet

Google Meet vừa bổ sung tùy chọn mới cho tính năng “take notes for me” (ghi chú cho tôi) được hỗ trợ bởi Gemini. Tính năng cho phép người dùng kiểm soát độ dài của bản tóm tắt cuộc họp.

Giờ đây, người tham gia có thể chọn tùy chọn “Longer” (Dài hơn) từ cài đặt Notes Length (Độ dài Ghi chú) để tạo ra bản ghi chú có độ dài gấp đôi so với mặc định.

6 – Phân tích các tệp .csv quy mô lớn trong Google Trang tính bằng cách nhập trực tiếp vào BigQuery mới

Google Sheets vừa giới thiệu một tính năng đột phá nhằm thu hẹp khoảng cách giữa việc quản lý dữ liệu lớn (Big Data) và phân tích dữ liệu hàng ngày. Đó là khả năng nhập các tệp .csv quy mô lớn trực tiếp vào Google BigQuery ngay từ giao diện Sheets.

Cải tiến này được thiết kế để đơn giản hóa và tăng tốc đáng kể quy trình làm việc cho các nhà phân tích, kỹ sư dữ liệu. Hoặc có thể là bất kỳ ai làm việc với các bộ dữ liệu khổng lồ vượt quá giới hạn tải lên thông thường của Sheets.

Ngoài ra, cập nhật mới này loại bỏ sự cần thiết phải dựa vào các công cụ hoặc quy trình dữ liệu phức tạp khác. Khi người dùng mở một tệp .csv lớn từ Google Drive hoặc thông qua menu Data Connectors trong Sheets, họ sẽ thấy tùy chọn mới để:

• Nhập trực tiếp vào BigQuery: Tải toàn bộ bộ dữ liệu .csv (dù lớn đến đâu) lên BigQuery.
• Phân tích bằng Connected Sheets: Sau khi dữ liệu nằm an toàn trong BigQuery, người dùng có thể ngay lập tức quay lại giao diện Sheets quen thuộc để phân tích dữ liệu khổng lồ đó thông qua Connected Sheets.

Bên cạnh đó, tính năng nhập trực tiếp mới này giải quyết triệt để vấn đề mà quá trình phân tích dữ liệu lớn thường bị gián đoạn bởi các bước tải lên thủ công: 

• Người dùng chuyển từ tệp .csv thô sang bảng tổng hợp, biểu đồ và công thức phân tích trong Sheets một cách nhanh chóng chưa từng có, tất cả trong một luồng công việc duy nhất.
• Giờ đây có thể xử lý các tệp .csv với mọi kích thước mà không gặp phải giới hạn tải lên của Sheets.
• Cho phép phân tích bộ dữ liệu quy mô petabyte bằng các công cụ quen thuộc như biểu đồ, bảng tổng hợp và công thức trong môi trường Sheets cộng tác.

7 – Hỗ trợ điện thoại bàn và ghi âm cuộc gọi theo yêu cầu hiện có trong gói Google Voice Starter

Google vừa công bố một bản nâng cấp đáng kể cho gói Google Voice Starter bằng cách tích hợp hai tính năng cao cấp, vốn chỉ có trên các gói Standard và Premier. Sự bổ sung này giúp gói Starter trở thành một giải pháp viễn thông doanh nghiệp toàn diện và linh hoạt hơn. Đồng thời, nó còn đáp ứng nhu cầu cốt lõi của các tổ chức vừa và nhỏ trong hệ sinh thái Google Workspace.

• Hỗ trợ điện thoại bàn và bộ chuyển đổi điện thoại tương tự (ATA) (Desk phone and analog telephone adapter (ATA) support): Các tổ chức sử dụng Google Voice Starter giờ đây có thể cung cấp và quản lý các điện thoại bàn và bộ chuyển đổi tương thích. Điều này mang lại sự linh hoạt hơn, cho phép người dùng thực hiện và nhận cuộc gọi trên phần cứng điện thoại bàn truyền thống nếu họ muốn.

• Ghi âm cuộc gọi theo yêu cầu (On-demand call recording): Người dùng cuối giờ đây có thể dễ dàng ghi âm các cuộc gọi quan trọng để tham khảo trong tương lai, phục vụ đào tạo hoặc tuân thủ quy định. Một nút ghi âm trực quan sẽ xuất hiện trong giao diện Google Voice trong các cuộc gọi đang hoạt động.

8 – Tính năng “Help me create” trong Google Forms hiện có sẵn bằng bảy ngôn ngữ bổ sung

Google vừa mở rộng phạm vi ngôn ngữ hỗ trợ cho tính năng “Help me create” (Giúp tôi tạo) được tích hợp Gemini trong Google Forms. Tính năng tạo biểu mẫu tự động bằng AI này hiện đã có sẵn cho người dùng sử dụng các ngôn ngữ: Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Nhật Bản, Hàn Quốc, Pháp, Ý và Đức.

Việc bổ sung bảy ngôn ngữ mới này giúp Gemini hỗ trợ hàng triệu người dùng trên toàn cầu. Đặc biệt là trong các thị trường lớn như Châu Âu và Châu Á, làm cho quá trình tạo biểu mẫu trở nên hiệu quả và dễ tiếp cận hơn.

Tính năng “Help me create” còn cho phép người dùng nhanh chóng tạo bản nháp biểu mẫu chỉ bằng cách:

• Nhập câu lệnh đơn giản: Mô tả biểu mẫu mong muốn.
• Tham chiếu tài liệu: Đưa ra câu lệnh tham chiếu đến các tệp có sẵn như Docs, Sheets, Slides, hoặc PDF.

Gemini sẽ sử dụng AI để phân tích và tạo ra một biểu mẫu hoàn chỉnh có thể được tùy chỉnh ngay lập tức hoặc sử dụng ngay.

Lời kết

Trên đây là tổng hợp những tính năng mới của Google Workspace mà Google vừa triển khai. Hy vọng sẽ mang đến thông tin bổ ích hơn bao giờ hết. Nếu bạn cần tư vấn triển khai hoặc nâng cấp Google Workspace, hãy liên hệ GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ chi tiết nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777