Hướng dẫn từng bước upload file lên Google Docs đơn giản từ A-Z

Upload file lên Google Docs là kỹ năng cơ bản nhưng vô cùng quan trọng đối với học sinh, sinh viên và dân văn phòng trong thời đại làm việc online. Chỉ cần vài thao tác cơ bản, bạn có thể tải file Word, PDF cùng nhiều định dạng khác lên Google Docs để chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ nhanh chóng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn từng bước upload file lên Google Docs trên máy tính và điện thoại, một cách hiệu quả nhất. 

Google Docs hỗ trợ upload những loại file nào?

Trước khi thực hiện upload file lên Google Docs, điều quan trọng là bạn cần hiểu Google Docs hỗ trợ những định dạng file nào. Điều này sẽ rất cần thiết và giúp bạn tránh gặp lỗi không mở được file và file bị sai định dạng sau khi tải lên.

Google Docs hỗ trợ upload và mở nhiều loại file phổ biến, đặc biệt là file văn bản. Cụ thể là các định dạng thường được hỗ trợ tốt gồm .doc, .docx (Microsoft Word), .txt, .rtf, .odt. Khi bạn upload các file này lên Google Docs, hệ thống tự động chuyển đổi sang định dạng Google Docs. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trên trình duyệt. 

Ngoài ra, Google Docs cũng cho phép upload file PDF. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng file PDF khi mở bằng Google Docs sẽ được chuyển thành văn bản có thể chỉnh sửa. Trong quá trình tải lên này, định dạng gốc có thể bị thay đổi như lệch font, vỡ bố cục, hoặc mất hình ảnh phức tạp. Vì vậy, nếu bạn chỉ muốn đọc PDF mà không chỉnh sửa, nên mở PDF trực tiếp trên Google Drive thay vì Google Docs. 

Bên cạnh đó, Google Docs không hỗ trợ trực tiếp các file như Excel (.xls, xlsx) và PowerPoint (.ppt, .pptx). Những file này sẽ được mở tương ứng bằng Google Sheets hoặc Google Slides. Do đó, nhiều người hiểu nhầm rằng upload file lên Google Docs là có thể mở mọi loại file, nhưng Docs chỉ tập trung vào file văn bản.

Upload file lên Google Docs khác gì so với Google Drive?

Về cơ bản, Google Docs và Google Drive là hai công cụ liên kết chặt chẽ nhưng có vai trò khác nhau. 

• Google Drive

Đây là nơi lưu trữ tất cả các loại tệp ảnh, video, nhạc, file nén, file Word, Excel, PDF và các tệp Google Docs, Google Sheets, Google Slides. Khi bạn thực hiện cách tải file lên Google Docs qua giao diện Drive, tệp gốc sẽ được lưu trữ nguyên vẹn trên máy chủ của Google. Nó không cần phải chuyển đổi. 

• Google Docs

Google Docs là một ứng dụng chỉ dành cho việc tạo, chỉnh sửa và công tác trên các tài liệu văn bản. Định dạng gốc của Docs thường là . GDocs. Khi bạn muốn một tệp Word (.docx) trở nên có thể chỉnh sửa trực tiếp, cộng tác theo thời gian thực và tự động lưu trên Docs, tệp đó phải được chuyển đổi sang định dạng .GDocs.

Tóm lại, nếu bạn chỉ muốn upload file lên Google Docs để lưu trữ và backup an toàn, nên sử dụng Google Drive. Nếu bạn muốn tải file lên Google Docs để chỉnh sửa, chia sẻ và cộng tác. Bạn phải đảm bảo tệp đó đã được chuyển đổi sang định dạng Google Tài liệu. Thao tác này thường được thực hiện trong quá trình upload trực tiếp từ Docs hoặc sau khi upload lên Drive. 

Lợi ích khi upload file lên Google Docs

Việc chuyển sang upload file lên Google Docs để sử dụng thay vì lưu dữ liệu cục bộ trên máy tính, mang lại hàng loạt lợi ích vượt trội. Chẳng hạn như là:

• Hỗ trợ cộng tác và chỉnh sửa cùng lúc theo thời gian thực

Thay vì phải gửi file qua email, chờ phản hồi, rồi ghép các bản chỉnh sửa lại, gây rối giữa các phiên bản file. Khi upload file lên Google Docs, bạn và đồng nghiệp có thể cùng mở một tài liệu và cùng chỉnh sửa ngay lập tức. 

Mọi thay đổi đều được hiển thị ngay lập tức, có thể theo dõi người đang chỉnh sửa, xem lịch sử sửa đổi chi tiết và nhận xét ngay trên tài liệu. Điều này cắt giảm đáng kể thời gian trao đổi qua lại, tăng tốc độ hoàn thành dự án.

• Truy cập mọi nơi, mọi thiết bị

Khi bạn upload lên Google Docs, tài liệu được lưu trữ trên đám mây. Dù bạn dùng máy tính Windows, Mac, điện thoại Android, iOS hay chỉ là một máy tính công cộng, chỉ cần có tài khoản Google và kết nối internet. Lúc này, bạn đều có thể truy cập, xem và chỉnh sửa tài liệu của mình. Điều này cực kỳ quan trọng đối với các chuyên gia, người làm việc tự do hoặc những người thường xuyên di chuyển.

• An toàn dữ liệu và tự động sao lưu

Tình trạng mất dữ liệu do sự cố máy tính, ổ cứng hỏng hoặc quên lưu là nỗi sợ hãi của bất kỳ ai. Khi bạn tải file lên Google Docs, mọi thay đổi được Google tự động lưu lại sau mỗi giây. Hơn nữa, Google Drive cung cấp một lớp bảo mật mạnh mẽ, giúp bảo vệ tài liệu của bạn khỏi các rủi ro vật lý hoặc virus tấn công. Bạn cũng có thể dễ dàng khôi phục các phiên bản cũ của tài liệu nhờ tính năng Lịch sử sửa đổi.

• Giúp giảm tải và tối ưu không gian lưu trữ trên thiết bị

Khi bạn chuyển đổi file Word, Excel sang định dạng Google Docs, Sheets hoặc Slides. Các tệp này thường không chiếm bất kỳ dung lượng nào trong 15GB miễn phí mà Google cung cấp. Điều này cho phép bạn upload file lên Google Docs không giới hạn số lượng tài liệu văn bản, bảng tính. Cũng như sẽ giúp giải phóng đáng kể dung lượng trên ổ cứng máy tính cá nhân hoặc điện thoại, tối ưu hóa hiệu suất làm việc của thiết bị. 

• Quản lý phiên bản thông minh

Google Docs cho phép bạn xem lại toàn bộ lịch sử chỉnh sửa của tài liệu. Chẳng hạn như ai đã chỉnh sửa, chỉnh sửa vào thời gian nào, chỉnh sửa nội dung gì. Ngoài ra, bạn còn có thể xem lại từng phiên bản trước đây, khôi phục phiên bản cũ chỉ bằng 1 click và tạo bản copy từ một phiên bản bất kỳ. Khi làm việc nhóm, tính năng này giúp kiểm soát thay đổi tốt hơn, tránh việc file bị sửa sai nhưng không biết ai sửa hoặc không thể khôi phục. 

• Cho phép chuyển đổi định dạng một cách linh hoạt

Khi bạn upload file lên Google Docs, bạn có thể xuất (Download) tài liệu sang nhiều định dạng khác nhau như .doc/.docx, .pdf, .rtf, .txt, .epub. Nhờ thế, bạn sẽ dễ dàng gửi file cho người chỉ dùng Word, xuất bản tài liệu PDF và chia sẻ file cần định dạng nhẹ. Ngoài ra, Google Docs đóng vai trò như một công cụ convert tài liệu miễn phí, rất hữu ích cho người dùng không muốn cài nhiều phần mềm chuyển đổi. 

Cách upload file lên Google Docs trên máy tính

Việc upload file lên Google Docs trên máy tính có hai phương pháp chính. Đó là tải lên trực tiếp thông qua giao diện Google Docs và tải lên thông qua Google Drive. Cả hai cách đều thực hiện rất đơn giản, bạn chỉ làm theo các bước được hướng dẫn dưới đây. 

Cách upload file Word/PDF lên Google Docs từ máy tính

Đây là phương pháp nhanh nhất và trực tiếp nhất nếu bạn muốn một tài liệu Word hoặc PDF có thể chỉnh sửa ngay lập tức trong giao diện của Google Docs. Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là giúp bạn bỏ qua bước trung gian, đưa tài liệu vào môi trường làm việc của Docs ngay lập tức, tối ưu cho việc công tác.

Các bước thực hiện cách tải file lên Google Docs trực tiếp như sau: 

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở trình duyệt và truy cập vào địa chỉ chính thức của ứng dụng https://docs.google.com / (hoặc truy cập qua Google Drive và chọn Mới >> Google Tài liệu).

– Bước 2: Trên thanh menu của Google Docs, bạn hãy tìm biểu tượng Tệp (File) >> chọn Mở (Open). Một hộp thoại mới sẽ bắt đầu hiện ra.

– Bước 3: Trong hộp thoại vừa xuất hiện, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn như Drive của tôi, Được chia sẻ với tôi, v.v. Bạn hãy nhấp vào tab Tải lên (Upload).

– Bước 4: Bạn có hai cách để upload file lên Google Docs tại bước này:

+ Cách 1 – Bạn hãy nhấn vào nút lớn màu xanh Duyệt qua, sau đó tìm đến vị trí file Word (.docx) hoặc PDF của bạn trên máy tính, và nhấn Open.

+ Cách 2 – Bạn hãy kéo và thả file Word/PDF trực tiếp từ thư mục máy tính vào khu vực Kéo tệp vào đây trong cửa sổ trình duyệt.

– Bước 5: Cuối cùng, Google Docs sẽ tự động tải tệp lên và mở nó trong một cửa sổ trình duyệt mới. Đối với file Word, Google Docs sẽ chuyển đổi nó sang định dạng .GDocs để bạn có thể chỉnh sửa ngay. Đối với file PDF, Docs sẽ cố gắng nhận diện văn bản và chuyển thành văn bản có thể chỉnh sửa. Sau khi quá trình này hoàn tất, bạn đã thành công tải file lên Google Docs và sẵn sàng làm việc.

Cách tải file lên Google Docs thông qua Google Drive

Đây là phương pháp an toàn và linh hoạt nhất, đặc biệt nếu bạn muốn lưu trữ nhiều loại tệp khác ngoài văn bản. Google Drive là nền tảng cốt lõi cho mọi thao tác lưu trữ của Google. Các bước thực hiện cách upload file lên Google Docs qua Drive như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở trình duyệt và truy cập https://drive.google.com/.

– Bước 2: Bước này, bạn sẽ có hai cách để tải file lên Google Docs thông qua Drive.

+ Cách 1 – Bạn cần nhấp vào nút + Mới (New) lớn ở góc trên bên trái màn hình >> chọn Tải tệp lên (File upload) hoặc Tải thư mục lên (Folder upload) nếu bạn muốn tải file lên Google Docs hàng loạt.

+ Cách 2 – Bạn hãy kéo và thả file hoặc thư mục từ máy tính trực tiếp vào khu vực bất kỳ trong cửa sổ Google Drive.

– Bước 3: Quá trình tải lên sẽ diễn ra và bạn sẽ thấy tệp gốc (.docx, .pdf, v.v.) xuất hiện trong danh sách các tệp trên Drive của mình.

Nếu bạn muốn chuyển tệp Word (.docx) vừa upload file lên Google Docs để chỉnh sửa cộng tác. Bạn hãy nhấp chuột phải vào tệp Word đó trên Drive >> chọn Mở bằng (Open with) >> chọn Google Tài liệu (Google Docs).

Một phiên bản mới (đã được chuyển đổi sang .GDocs) sẽ được tạo và mở trong tab mới, sẵn sàng để chỉnh sửa. File gốc (.docx) vẫn sẽ được giữ lại trên Drive của bạn.

Cách upload file lên Google Docs trên điện thoại (Android & iOS)

Việc upload file lên Google Docs từ điện thoại hoặc máy tính bảng cũng rất đơn giản nhờ vào các ứng dụng chuyên biệt của Google. Để thực hiện, bạn cần thực hiện cài đặt ứng dụng Google Drive và Google Tài liệu. 

Cách upload file lên Google Docs bằng ứng dụng Google Drive

Phương pháp này tập trung vào việc tạo ra một tài liệu có thể chỉnh sửa ngay lập tức trong ứng dụng Tài liệu (Docs) trên điện thoại bạn. Lưu ý, phương pháp này chỉ cho chỉnh sửa trực tiếp đối với tệp file dạng Word, các file PDF,… sẽ không hỗ trợ chỉnh sửa. Cách thức để upload file lên Google Docs cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tìm và mở ứng dụng Google Drive trên điện thoại của bạn. Mặc dù chúng ta muốn upload lên Docs, nhưng Drive là trung tâm quản lý tệp trên di động.

– Bước 2: Sau đó, bạn cần nhấn vào biểu tượng +(Thêm) ở góc dưới bên phải màn hình. 

– Bước 3: Trong menu hiện ra, bạn hãy chọn Tải tệp lên (Upload).

– Bước 4: Bước này, bạn sẽ có hai lựa chọn để tải file:

+ Ảnh và video: Tải các tệp ảnh và video lên Google Drive

+ Duyệt xem: Tải các file Word, PDF,… lên Google Drive.

– Bước 5: Bạn chỉ cần chọn file (Word, PDF, v.v.) bạn muốn upload file lên Google Docs và quá trình tải lên sẽ bắt đầu. Sau khi hoàn tất, tệp sẽ xuất hiện trong Drive của bạn.

– Bước 6: Sau khi chọn file, Google Docs sẽ upload tài liệu lên tài khoản Google của bạn. Nếu file là Word, Google Docs sẽ tự chuyển đổi sang dạng tài liệu Docs để bạn chỉnh sửa trực tiếp.

Upload file từ Google Docs có sẵn trên Drive bằng điện thoại

Về bản chất, nếu file của bạn đã nằm trên Drive. Tức là bạn đã upload từ máy tính và đã được đồng bộ. Bước tiếp theo, bạn chỉ cần thực hiện bước chuyển đổi để có thể chỉnh sửa trên ứng dụng Docs của điện thoại. 

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần thực hiện khởi chạy ứng dụng Google Tài liệu trên điện thoại.

– Bước 2: Ứng dụng Docs sẽ hiển thị tất cả các tài liệu .GDocs của bạn. Nếu tệp gốc là Word (.docx), bạn có thể tìm thấy nó bằng cách nhấp vào biểu tượng Folder (Thư mục) ở góc trên bên phải, sau đó duyệt qua Google Drive.

– Bước 3: Khi bạn tìm thấy tệp Word (.docx) đã được upload file lên Google Docs (qua Drive) trước đó, chỉ cần nhấp vào nó khi đó ứng dụng Docs sẽ mở tệp đó.

– Bước 4: Đôi khi, khi mở file Word, Docs sẽ hiển thị một biểu tượng bút chì (Edit) hoặc một tùy chọn để Lưu dưới dạng Google Tài liệu (Save as Google Docs). Nhấn vào tùy chọn này để tạo ra một bản sao đã được chuyển đổi sang định dạng .GDocs và có thể chỉnh sửa, cộng tác hoàn toàn.

– Bước 5: Sau khi chuyển đổi thành công, bạn đã có thể bắt đầu chỉnh sửa tài liệu của mình trên điện thoại.

Các lỗi thường gặp khi upload file lên Google Docs & cách khắc phục

Mặc dù quy trình upload file lên Google Tài liệu không quá khó, nhưng vẫn có thể gặp phải một số lỗi kỹ thuật hoặc lỗi liên quan đến định dạng. Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi tải file Google Tài liệu, bạn cần lưu ý:

Không upload được file lên Google Docs

Lỗi không tải được file thường xuất phát từ các vấn đề liên quan đến kết nối hoặc tài khoản: 

• Lỗi không thể kết nối

Nguyên nhân của vấn đề này có thể là do mạng internet không ổn định hoặc quá chậm. Do đó, bạn cần kiểm tra lại kết nối Wi-Fi/4Gm hoặc thử tải tệp nhỏ hơn trước để kiểm tra tốc độ upload. Sau đó, bạn hãy khởi động lại Router/Modem.

• Lỗi giới hạn dung lượng

Nguyên nhân của lỗi này là tài khoản Google Drive đã sử dụng hết 15GB miễn phí. Khi gặp lỗi, bạn cần xóa bớt các file lớn không cần thiết (đặc biệt là video, ảnh, tệp nén) trong Google Drive và Google Photos. Hoặc, bạn có thể mua thêm dung lượng lưu trữ (Google One).

• Lỗi tệp bị chặn

Nguyên nhân của lỗi này là do tệp bị Google nghi ngờ có virus, hoặc định dạng tệp không được hỗ trợ. Khi đó, bạn nên quét virus trên máy tính cá nhân trước khi upload file lên Google Docs. Nếu tệp quá cũ hoặc định dạng lạ, hãy thử chuyển đổi sang định dạng phổ biến hơn (.DOCX) trước khi tải lên.

• Lỗi do trình duyệt

Nguyên nhân của vấn đề là do Cache (bộ nhớ đệm) hoặc Cookies cũ của trình duyệt gây xung đột. Để khắc phục, bạn hãy nhấn F5 để tải lại trang. Cách khác là xóa cache và cookies của trình duyệt.

File upload bị lỗi font hoặc vỡ định dạng

Đây là lỗi cực kỳ quan trọng và thường xuyên xảy ra khi chuyển đổi từ định dạng độc quyền như Word (.docx) sang định dạng mở của Google Docs (.GDocs).

• Lỗi font chữ không tương thích

Nguyên nhân gây ra lỗi là tệp Word gốc sử dụng font chữ đặc biệt mà Google Docs không có sẵn trên máy chủ của họ. Do đó, trước khi tải file lên Google Docs thì bạn hãy chuyển đổi tất cả font chữ trong tệp Word sang các font phổ biến. Lưu ý, bạn nên sử dụng các font chữ được Google hỗ trợ mạnh mẽ như Arial, Times New Roman, Roboto, hoặc Open Sans. Các font này đảm bảo tính nhất quán sau khi tải file lên Google Docs.

• Lỗi cỡ bố cục

Nguyên nhân chính là do Google Docs xử lý các đối tượng phức tạp khác với Microsoft Word. Đặc biệt là các thiết lập khoảng cách, lề hoặc đối tượng SmartArt/Chart. 

Để khắc phục lỗi, bạn hãy giảm thiểu tối đa việc sử dụng các tính năng bố cục phức tạp trước khi upload file lên Google Docs. Còn đối với các tài liệu có bố cục cố định (chỉ để xem, không chỉnh sửa), hãy lưu file Word dưới dạng PDF và tải file PDF lên Google Drive.

Một số lưu ý quan trọng khi upload file lên Google Docs

Để quá trình upload file lên Google Docs diễn ra tối ưu, việc tuân thủ một số lưu ý quan trọng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh được nhiều lỗi định dạng.

• Luôn kiểm tra tùy chọn chuyển đổi định dạng

Nếu bạn muốn chỉnh sửa, cộng tác theo thời gian thực, bắt buộc phải chuyển đổi tệp gốc sang định dạng Google Tài liệu hoặc Trang tính. Nếu không, tệp sẽ chỉ được lưu trữ dưới dạng tệp gốc và bạn phải thực hiện bước “Mở bằng Google Tài liệu” thủ công sau này.

• Quản lý quyền chia sẻ ngay sau khi tải lên

Ngay sau khi tệp được tải lên và chuyển đổi, bạn hãy thiết lập quyền chia sẻ ngay lập tức. Bạn hãy nhấp vào nút “Chia sẻ” (Share) màu xanh lam >> thiết lập quyền truy cập thành “Bất kỳ ai có đường liên kết” (Editor, Commenter, Viewer) hoặc thêm email cụ thể của đồng nghiệp. Điều này đảm bảo rằng mọi người có thể bắt đầu làm việc mà không cần phải chờ bạn cấp quyền.

• Tận dụng tính năng tải lên ngoại tuyến

Nếu bạn làm việc trong môi trường internet không ổn định, hãy bật tính năng Truy cập Ngoại tuyến (Offline Access) trong cài đặt Drive/Docs. Điều này cho phép bạn tải file lên Google Docs và chỉnh sửa khi không có mạng và mọi thay đổi sẽ được đồng bộ ngay khi có kết nối trở lại.

• Kiểm tra và điều chỉnh định dạng lại 

Việc lỗi font, vỡ bố cục không thể tránh khỏi khi tải file lên Google Docs. Do đó, bạn hãy dành thời gian để rà soát tài liệu và cần chú ý các bảng biểu, tiêu đề và các công thức toán học. Nếu phát hiện lỗi, bạn hãy chỉnh sửa ngay lập tức trong Docs. 

Lời kết 

Qua bài hướng dẫn chi tiết và chuyên sâu này, chắc chắn bạn đã nắm vững cách upload file lên Google Docs từ A đến Z. Bao gồm cả cách tải file lên Google Docs trên máy tính và điện thoại, cách xử lý các định dạng phức tạp như Word và PDF, cũng như các mẹo khắc phục lỗi thường gặp. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào, hãy liên hệ GCS Việt Nam qua các kênh sau, đội ngũ chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ giải quyết mọi vấn đề nhanh nhất. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777