Hướng dẫn chi tiết cách tạo file Google Sheets cho Newbie từ A-Z

Tạo file Google Sheets là thao tác cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ ai làm việc với dữ liệu, báo cáo hay quản lý công việc online. Tuy nhiên, với người mới bắt đầu, việc tạo file Google Trang tính đúng cách, đúng nền tảng và tận dụng tối đa các tính năng đi kèm lại không hề đơn giản. Trong bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách tạo file Google Sheets từ A-Z trên cả hai thiết bị máy tính và điện thoại đơn giản. Cùng tham khảo để dễ dàng làm chủ Google Sheets luôn nhé. 

Lợi ích khi thực hiện tạo file Google Sheets là gì?

Trước khi tìm hiểu cách tạo file Google Sheets, bạn nên nắm rõ những lợi ích mà công cụ này mang lại. Bởi việc tạo file Google Trang tính không chỉ đơn giản là mở một bảng tính mới, mà còn giúp bạn tiếp cận với phương thức làm việc linh hoạt, hiệu quả hơn so với bảng tính truyền thống. 

• Thứ nhất là giúp lưu trữ dữ liệu an toàn trên nền tảng đám mây

Khi tạo file Google Sheets, toàn bộ dữ liệu được lưu trực tiếp trên Google Drive. File sẽ tự động lưu liên tục, bạn không cần thao tác Save thủ công như Excel offline. Điều này sẽ giúp bạn hạn chế tối đa các rủi ro thường gặp như quên lưu file khi đang làm việc, mất dữ liệu do máy tính tắt đột ngột, hay hỏng file khi sao chép qua USB. Hơn nữa, khi được hướng dẫn tạo file Google Sheets, bạn sẽ chỉ cần đăng nhập tài khoản Google là đã có thể làm việc mà không phải lo mất dữ liệu. 

• Thứ hai là hỗ trợ làm việc nhóm theo thời gian thực

Khả năng làm việc nhóm chính là điểm mạnh vượt trội khi bạn tạo file Google Trang tính. Bởi, nhiều người có thể cùng lúc chỉnh sửa nội dung trong một file, xem thay đổi ngay lập tức theo thời gian thực, gửi bình luận hoặc đề xuất chỉnh sửa. So với các phần mềm bảng tính truyền thống, cách tạo file Google Sheets này giúp tiết kiệm thời gian trao đổi file qua lại và giảm lỗi sai khi làm việc nhóm.

• Thứ ba là cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi

Sau khi hoàn tất tạo file Google Trang tính, bạn có thể truy cập dữ liệu ở bất kỳ đâu chỉ với một tài khoản Google. Dù bạn đang sử dụng máy tính để bàn, laptop, điện thoại, máy tính bảng hay bất kỳ công cụ nào. Đặc biệt, mọi dữ liệu đều được đồng bộ đầy đủ, bạn sẽ không cần lo sao chép file thủ công giữa các thiết bị. 

• Thứ tư là hoàn toàn miễn phí và dễ sử dụng cho newbie

Google Sheets là công cụ miễn phí 100%, nhưng vẫn tích hợp đầy đủ các yếu tố. Chẳng hạn như các hàm tính toán cơ bản đến nâng cao, biểu đồ trực quan, template mẫu có sẵn, công cụ phân tích dữ liệu. Nhờ đó, Google Sheets luôn được đánh giá cao và là công cụ không thể thiếu cho người mới học bảng tính. Bạn sẽ làm quen nhanh, không tốn chi phí và dễ tiếp cận hơn Excel truyền thống. 

Hướng dẫn cách tạo file Google Sheets trên máy tính nhanh nhất

Nếu bạn mới bắt đầu tìm hiểu cách tạo file Google Sheets, thao tác trên máy tính là lựa chọn đơn giản và dễ làm quen nhất. Chỉ với vài bước cơ bản, bạn đã có thể tạo file Google Trang tính và bắt đầu nhập dữ liệu ngay lập tức. 

Google cung cấp nhiều phương thức khác nhau, phù hợp với nhu cầu lưu trữ và sử dụng của người dùng để tạo file Sheets. Dưới đây là 03 cách tạo file Sheets nhanh nhất và phổ biến nhất. 

Cách 1 – Tạo file Google Sheets từ trang chủ Google Sheets

Đây là cách tạo file Sheet phổ biến và dễ thực hiện nhất, đặc biệt phù hợp với người mới bắt đầu.

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập Google Sheets bằng trình duyệt web và đăng nhập vào Google trang tính. 

*Lưu ý, bạn cần đăng nhập tài khoản Google đúng để có thể tạo và lưu file tự động. 

– Bước 2: Sau đó, bạn vào biểu tượng dấu “+” hoặc tùy chọn Trống (Blank) để tạo bảng tính mới. 

Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn file trong danh sách các file Google Sheets đã mở gần đây. Hoặc sử dụng nhiều template mẫu có sẵn như quản lý công việc, tài chính, báo cáo.

– Bước 3: Cuối cùng, bạn chỉ cần click một cú nhấp chuột, một file Google Sheets sẽ mở ra và tạo cho bạn ngay lập tức. 

Cách 2 –  Tạo file Google Trang tính trực tiếp từ Google Drive

Nếu bạn thường xuyên sắp xếp công việc theo thư mục, thì cách tạo file Sheets từ Google Drive là phương án rất hợp lý. Cách này giúp bạn lưu file đúng vị trí ngay từ đầu, tránh mất thời gian di chuyển hoặc tìm kiếm lại sau này.

Các bước thực hiện cách tạo file Google trực tiếp từ Google Drive như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập vào Google Drive bằng trình duyệt web và đăng nhập tài khoản Google của bạn.

– Bước 2: Tiếp theo ở giao diện Google Drive, bạn hãy nhấn vào nút Mới (New) ở góc bên trái màn hình, sau đó chọn Google Trang tính. 

– Bước 3: Ở bước này, bạn có thể tạo bảng tính trống để nhập dữ liệu từ đầu hoặc tạo file từ mẫu có sẵn nếu muốn nhanh. 

– Bước 4: Sau khi hoàn tất các bước trên, file Google Sheets sẽ được tạo và tự động lưu trong thư mục đã chọn. 

Cách 3 – Tạo file Google Trang tính nhanh bằng phím tắt sheets.new

Ngoài các cách truyền thống, Google còn cung cấp một phím tắt tạo file Sheets cực nhanh mà không phải người mới nào cũng biết đến. Cách này thường được người dùng thành thạo áp dụng khi cần mở bảng tính ngay lập tức. 

Hướng dẫn tạo file Google Sheets bằng phím tắt nhanh như sau:

–  Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở trình duyệt web bất kỳ như Chrome, Edge hoặc Safari và đảm bảo bạn đã đăng nhập tài khoản Google.

– Bước 2: Bạn thực hiện gõ sheets.new nhập trực tiếp vào thanh địa chỉ của trình duyệt.

– Bước 3: Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấn phím Enter trên bàn phím.

Ngay sau đó, một file Google Sheets trống sẽ được tạo tự động trong tài khoản Google của bạn. Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi bạn đang họp, cần ghi chú nhanh hoặc muốn tạo file Sheets mà không phải truy cập qua Google Drive hay trang chủ Google Sheets.

Hướng dẫn cách tạo file Google Sheets trên điện thoại đơn giản

Ngoài máy tính, bạn hoàn toàn có thể tự tạo file Sheets trên điện thoại một cách nhanh chóng và tiện lợi. Cách này đặc biệt phù hợp khi bạn cần nhập dữ liệu gấp, kiểm tra bảng tính khi đang di chuyển hoặc chỉnh sửa file mọi lúc, mọi nơi. 

Cách tạo file Google Sheets trên điện thoại với các bước đơn giản như sau:

–  Bước 1: Trước tiên, bạn cần cài đặt ứng dụng Google Sheets chính thức của Google. 

+ Đối với Android: Truy cập CH Play và tìm “Google Sheets”

+ Đối với iPhone: Truy cập App Store và tìm “Google Sheets”

Sau khi cài đặt xong, bạn mở ứng dụng và đăng nhập bằng tài khoản Google đang sử dụng.

– Bước 2: Khi đã vào giao diện chính của ứng dụng Google Sheets, bạn thực hiện các thao tác sau:

+ Chạm vào biểu tượng dấu “+” nằm ở góc dưới màn hình.

+ Chọn “Bảng tính mới” (New spreadsheet)

Ngay lập tức, một file Google Sheets trống sẽ được tạo. Đây là bước quan trọng trong hướng dẫn tạo file Google Trang tính trên điện thoại mà người mới cần ghi nhớ.

Hướng dẫn tạo file Google Sheets từ file Excel có sẵn

Trong thực tế, rất nhiều người mới bắt đầu đã có sẵn dữ liệu ở dạng Excel (.xlsx, .xls). Vì vậy, tạo file Sheets từ file Excel là nhu cầu cực kỳ phổ biến. Google hỗ trợ hai cách chính để thực hiện việc này, tùy vào mục đích sử dụng của bạn.

Tải và chuyển đổi tệp Excel lên Google Drive

Phương pháp này phù hợp khi bạn muốn chuyển hoàn toàn một file Excel cũ thành một file Google Sheets mới. Đồng thời, cách này cũng giúp bạn kết hợp nhiều nguồn dữ liệu vào cùng một file Google Sheets dễ dàng. 

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập Google Drive và nhấn nút Mới (New), sau đó chọn Tải tệp lên (File upload). 

– Bước 2: Sau khi chọn file Excel từ máy tính của bạn và chờ quá trình tải lên hoàn tất.

– Bước 3: Sau khi tải xong, bạn click đúp vào file đó. Google sẽ mở file dưới dạng xem trước. Bạn nhấn vào nút Mở bằng Google Sheets ở phía trên.

– Bước 4: Để chuyển đổi hẳn sang định dạng Sheets, bạn vào menu Tệp (File) >> chọn Lưu dưới dạng Google Sheets.

Nhập dữ liệu từ file Excel vào bảng tính hiện có

Đôi khi bạn không muốn tạo file mới mà chỉ muốn lấy dữ liệu từ file Excel để đắp vào một bảng tính đang làm dở. Trong trường hợp này, bạn hãy sử dụng tính năng Nhập (Import).

– Bước 1: Trong file Google Sheets hiện tại, bạn vào Tệp (File) >> chọn Nhập (Import).

– Bước 2: Tiếp tục, bạn chọn tab Tải lên (Upload) >> chọn Duyệt qua và kéo file Excel của bạn vào.

– Bước 3: Cuối cùng, Google sẽ đưa ra các tùy chọn như Tạo bảng tính mới, Chèn trang tính mới, hoặc Thay thế bảng tính hiện tại.

Một số mẹo và cách sử dụng thao tác nâng cao sau khi tạo file Google Sheets

Sau khi nắm được thao tác tạo file Sheets, bước tiếp theo là bạn phải biết cách sử dụng các tính năng của trang tính. Dưới đây là những cách sử dụng và mẹo hay khi thao tác nâng cao với bảng tính Google Sheets, bạn có thể lưu ý:

Cách đặt tên cho file Google Sheets

Khi vừa tạo file Sheets, hệ thống sẽ đặt tên mặc định là Bảng tính chưa có tiêu đề. Nếu bạn không đổi tên, việc tìm lại file sau này sẽ rất khó khăn, đặc biệt khi số lượng file ngày càng nhiều. 

Để đổi tên file, bạn chỉ cần nhấp chuột vào phần tên file ở góc trên bên trái màn hình, sau đó nhập tên mới phù hợp với nội dung.

Mẹo để đặt tên Google Trang tính dễ quản lý là nên đặt tên theo cấu trúc [Ngày tháng] – [Tên nội dung] – [Trạng thái]. Ví dụ: 2023-10-25 – Báo cáo doanh thu – Bản nháp.

Cách chia sẻ cùng thao tác phân quyền truy cập

Chia sẻ và phân quyền là tính năng quan trọng nhất của Google Sheets, giúp bạn làm việc nhóm hiệu quả.

Để chia sẻ file, bạn nhấn vào nút Chia sẻ (Share) ở góc trên bên phải màn hình. Sau đó, bạn hãy nhập email người nhận và thiết lập quyền truy cập tương ứng.

Google Sheets cung cấp 3 mức quyền chính để bạn và hội nhóm đồng hợp tác trong trang tính:

• Người xem (Viewer): Chỉ được xem nội dung, không thể chỉnh sửa
• Người nhận xét (Commenter): Có thể xem và để lại nhận xét
• Người chỉnh sửa (Editor): Có toàn quyền chỉnh sửa dữ liệu trong file

Ngoài ra, bạn có thể chọn chế độ Bất kỳ ai có liên kết để chia sẻ nhanh file mà không cần biết trước email của từng người.

Cách sử dụng các mẫu template có sẵn trong Google Sheets

Nếu bạn không muốn mất thời gian để thiết kế bảng tính từ đầu, việc sử dụng template Google Sheets có sẵn là giải pháp rất tiện lợi.  

Khi tạo file Google Sheets, bạn có thể truy cập Thư viện mẫu. Tại đây, Google đã chuẩn bị sẵn nhiều mẫu phổ biến như lịch làm việc, quản lý ngân sách hàng tháng, danh sách công việc, hóa đơn và báo cáo. Các mẫu này đã được định dạng sẵn về màu sắc, bố cục và công thức. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu của mình là có thể sử dụng ngay, rất phù hợp với người mới bắt đầu.

Cách tạo bản sao và tải file Google Sheets về máy

Trong quá trình làm việc, đôi khi bạn cần giữ lại một bản gốc và tạo một bản mới để chỉnh sửa và không ảnh hưởng đến dữ liệu ban đầu. Với Google Sheets, bạn có thể thực hiện tạo bản sao và tải về dưới nhiều dạng dễ dàng như sau:

Để tạo bản sao file Google Sheets, bạn thực hiện nhấn Tệp (File) >> Chọn Tạo bản sao (Make a copy) >> đặt tên mới và chọn vị trí lưu trên Google Drive.

Để lưu file về máy tính hoặc gửi cho người khác, bạn có thể vào Tệp (File) >> Chọn Tải xuống (Download) >> Lựa chọn định dạng phù hợp như .xlsx (Excel) hoặc .pdf

Lỗi thường gặp khi tạo file Google Trang tính cần lưu ý

Mặc dù Google Sheets là công cụ bảng tính trực tuyến dễ sử dụng. Nhưng trong quá trình tạo file Sheets, bạn vẫn có thể gặp một số lỗi phổ biến. Việc hiểu rõ nguyên nhân và cách khắc phục sẽ giúp bạn xử lý tình huống nhanh chóng và làm việc hiệu quả hơn.

Lỗi lưu hay đồng bộ dữ liệu Google Sheets

Dấu hiệu dễ nhận biết của lỗi này là Google Sheets hiển thị thông báo như Đang cố gắng kết nối lại hoặc Không thể lưu thay đổi khi bạn đang nhập dữ liệu. 

Nguyên nhân của vấn đề lỗi lưu và đồng bộ này là do:

• Kết nối Internet không ổn định
• Mất mạng đột ngột khi đang chỉnh sửa file
• Chuyển đổi mạng Wi-Fi trong lúc làm việc

Do Google Sheets hoạt động hoàn toàn trên nền tảng đám mây, nên việc tạo file Google Sheet và chỉnh sửa dữ liệu đều cần Internet để đồng bộ lên máy chủ.

Cách khắc phục lỗi để Google Sheets hoạt động ổn định như sau:

• Kiểm tra kết nối Wi-Fi hoặc chuyển đổi sang mạng 4G/5G.
• Đợi vài giây để hệ thống tự động khôi phục kết nối.
• Bật chế độ “Sử dụng ngoại tuyến (Offline mode)” trong cài đặt Google Drive để tiếp tục làm việc khi mất mạng, dữ liệu sẽ tự đồng bộ khi có Internet trở lại.

Không thấy nút Google Sheets trong Drive

Một số người dùng gặp tình trạng không thấy tùy chọn Google Sheets khi nhấn nút Mới (New) trong Google Drive. Nguyên nhân của lỗi này là do các vấn đề thường gặp như sau:

• Tài khoản Google bị giới hạn quyền (thường gặp với email công ty, email trường học).
• Trình duyệt bị xung đột với tiện ích mở rộng (Extension).
• Đăng nhập quá nhiều tài khoản Google cùng lúc.

Cách khắc phục lỗi không thấy nút Google Sheets này hiệu quả như sau:

• Xóa bỏ bộ nhớ đệm cache và cookie của trình duyệt.
• Mở Google Drive bằng tab ẩn danh (Ctrl + Shift + N)
• Đăng xuất bớt các tài khoản Google không cần thiết
• Nếu dùng email công ty, hãy kiểm tra lại quyền truy cập với quản trị viên

Không chia sẻ được file dữ liệu cho người khác

Trong quá trình làm việc nhóm, nhiều người gặp lỗi đã nhấn Chia sẻ nhưng người nhận vẫn không mở được file Google Sheets. Nguyên nhân của lỗi không chia sẻ được này là do:

• Chưa nhấn nút “Xong” sau khi thay đổi quyền truy cập
• Nhập không chính xác địa chỉ email của người nhận
• Chính sách bảo mật của Google Workspace công ty chặn chia sẻ ra bên ngoài

Cách khắc phục lỗi hiệu quả giúp làm việc với Google Sheets dễ dàng hơn như sau:

• Kiểm tra lại quyền chia sẻ (Viewer, Commenter hoặc Editor)
• Đảm bảo bạn đã nhấn “Xong” để lưu thay đổi
• Kiểm tra phần Cài đặt chia sẻ nâng cao
• Nếu cần chia sẻ nhanh, hãy bật tùy chọn “Bất kỳ ai có liên kết” (nếu được phép)

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là tổng hợp những thắc mắc mà các newbie thường đặt ra khi tìm hiểu về cách tạo file Google Sheets.

1 – Tạo file Google Trang tính có mất phí không?

Hoàn toàn miễn phí. Google cung cấp Google Sheets như một phần của dịch vụ Google Drive dành cho mọi người dùng có tài khoản Gmail cá nhân. Bạn có 15GB lưu trữ miễn phí (dùng chung cho Drive, Gmail và Photo). Trừ khi bạn là doanh nghiệp lớn cần những tính năng quản trị nâng cao của Google Workspace, còn lại với nhu cầu cá nhân và làm việc nhóm thông thường, bạn sẽ không phải trả bất kỳ khoản phí nào.

2 – Tôi có thể tạo bao nhiêu file Google Sheets?

Số lượng file bạn có thể tạo là không giới hạn, miễn là tổng dung lượng các tệp trong Google Drive của bạn không vượt quá mức 15GB (hoặc mức dung lượng bạn đã mua thêm). Thực tế, tệp Google Sheets tốn rất ít dung lượng (chỉ vài chục đến vài trăm KB mỗi file), vì vậy bạn có thể tạo hàng ngàn bảng tính mà không lo hết bộ nhớ.

Lời kết

Hy vọng với bài hướng dẫn tạo file Google Sheets chi tiết bên trên, bạn đã không còn bỡ ngỡ và tự tin quản lý dữ liệu của mình trong trang tính. Bạn hãy bắt đầu tạo ngay bảng tính và trải nghiệm những tính năng của Google Sheets để nâng cao hiệu suất làm việc ngay bây giờ.

Và nếu trong quá trình thực hiện các thao tác tạo file hay liên quan đến Google Sheets. Các bạn đừng ngần ngại, liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh chính thức để đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ và giúp đỡ bạn tận tâm nhất.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777