Cách tạo bảng so sánh bằng Google Sheets đơn giản, nhanh chóng

Tạo bảng so sánh bằng Google Sheets là một kỹ năng quan trọng giúp bạn phân tích dữ liệu, đánh giá sản phẩm, so sánh KPI hoặc doanh thu một cách trực quan và khoa học. Nếu bạn đang tìm cách tạo bảng so sánh bằng Google Sheets một cách đơn giản nhất, đừng bỏ qua bài viết dưới đây nhé. 

Lý do nên tạo bảng so sánh bằng Google Sheets?

Trong quá trình học tập và làm việc, bạn thường xuyên phải so sánh dữ liệu như giá sản phẩm, hiệu suất nhân viên, chi phí giữa các phương án hoặc kết quả kinh doanh theo từng tháng. Nếu bạn chỉ nhìn dữ liệu thô, rất khó đưa ra quyết định chính xác. Vì vậy, tạo bảng so sánh bằng Google Sheets là một giải pháp vô cùng hữu ích. Bởi nó mang tới nhiều lợi ích vượt trội như là:

• Google Sheets giúp xử lý và phân tích dữ liệu linh hoạt

Google  Sheets cung cấp rất nhiều hàm hỗ trợ so sánh như hàm IF để kiểm tra điều kiện và trả về kết quả đúng hoặc sai; hàm VLOOKUP để tìm kiếm dữ liệu theo cột; hàm QUERY để lọc và truy vấn dữ liệu nâng cao. Với các hàm này, bạn không cần phải tìm từng dòng để so sánh mà chỉ cần nhập công thức đúng một lần. Lúc này, hệ thống sẽ tự động tính toán và cập nhật khi dữ liệu thay đổi. Cách làm này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. 

• Làm việc trực tuyến và cộng tác trên thời gian thực

Khi bạn tạo bảng so sánh bằng Google Sheets, sẽ không cần phải lưu file vào máy tính rồi gửi qua email cho từng người. Google Sheets hoạt động trên nền tảng đám mây, vì vậy bạn có thể truy cập file ở bất kỳ đâu chỉ cần có  kết nối internet. 

Ngoài ra, nhiều người có thể cùng chỉnh sửa một bảng tính trong cùng một thời điểm. Hệ thống sẽ hiển thị lịch sử chỉnh sửa và tên người thay đổi nội dung. Điều này giúp đội nhóm làm việc minh bạch và hiệu quả hơn. 

• Tùy chỉnh giao diện trực quan và dễ phân tích

Một bảng so sánh không chỉ cần chính xác mà còn phải dễ nhìn. Google Sheets hỗ trợ nhiều công cụ định dạng giúp dữ liệu trở nên trực quan hơn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Conditional Formatting để tự động tô màu ô dữ liệu theo điều kiện. Hay các biểu đồ cột, biểu đồ tròn để minh họa sự chênh lệch; Sparklines để hiển thị xu hướng tăng giảm ngay trong một ô.

• Hoàn toàn miễn phí và dễ tiếp cận cho người mới bắt đầu

Google Sheets là công cụ miễn phí và chỉ yêu cầu tài khoản Google để sử dụng. Bạn không cần cài đặt phần mềm phức tạp hay trả phí bản quyền. Giao diện của Google Sheets khá thân thiện và tương tự như Excel, vì vậy người mới có thể làm quen nhanh chóng. Ngoài ra, cộng đồng người dùng đông đảo và tài liệu hướng dẫn phong phú giúp bạn dễ dàng tìm hiểu từng bước trong cách tạo bảng so sánh bằng Google Sheets.

• Lưu trữ bảo mật và truy cập mọi lúc, mọi nơi

Khi bạn tạo bảng so sánh bằng Google Sheets, dữ liệu sẽ được lưu trữ tự động trên Google Drive. Hệ thống sẽ tự động sao lưu và hạn chế nguy cơ mất dữ liệu do lỗi thiết bị. Bạn có thể mở bảng tính trên máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại. Điều này giúp bạn kiểm tra và chỉnh sửa dữ liệu ngay cả khi đang di chuyển.

• Google Sheets hỗ trợ tích hợp và xuất dữ liệu linh hoạt

Sau khi hoàn thành bảng so sánh, bạn có thể xuất file dưới dạng PDF để gửi cho khách hàng. Hoặc tải xuống dưới dạng Excel nếu cần làm việc offline, chia sẻ liên kết trực tiếp cho đối tác và nhúng bảng tính vào website. Tính năng tích hợp linh hoạt giúp việc tạo bảng so sánh bằng Google Sheets không chỉ dừng lại ở nội bộ mà còn phục vụ cho mục đích báo cáo và trình bày chuyên nghiệp.

Hướng dẫn cách tạo bảng so sánh bằng Google Sheets đơn giản

Thực tế, cách tạo bảng so sánh bằng Google Sheets không hề phức tạp nếu bạn làm đúng từng bước.  Tùy vào thời gian, mục đích sử dụng và mức độ thành thạo, bạn có thể lựa chọn một trong hai phương pháp sau:

• Sử dụng mẫu có sẵn để tiết kiệm tối đa thời gian
• Tự thiết kế bảng so sánh thủ công để kiểm soát hoàn toàn cấu trúc

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể tạo bảng so sánh bằng Google Sheets một cách rõ ràng và dễ thực hiện như sau:

Cách 1 – Sử dụng thư viện mẫu có sẵn

Đây là cách nhanh nhất nếu bạn chưa quen thao tác hoặc không muốn mất thời gian thiết kế từ đầu. Google đã cung cấp nhiều mẫu có sẵn với bố cục và màu sắc được tối ưu hóa.

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở trình duyệt và truy cập vào Google Sheets.

Tại trang chủ, bạn sẽ nhìn thấy mục “Thư viện mẫu” (Template Gallery) ở phía trên cùng bên phải. Bạn hãy nhấn vào đó để mở danh sách mẫu.

– Bước 2: Google Sheets chưa có mẫu tên chính xác là “Bảng so sánh”, nhưng bạn có thể chọn các mẫu có cấu trúc tương tự như:

• Project Tracking (Theo dõi tiến độ dự án)
• To-do List (Danh sách công việc cần làm)
• Budget (Ngân sách)

Bạn có thể gõ từ khóa như “Comparison”, “Tracking” hoặc “Project” vào ô tìm kiếm để lọc nhanh hơn.

Các mẫu này thường đã có sẵn cột tiêu chí, cột đối tượng và cột ghi chú hoặc đánh giá. Cấu trúc này rất phù hợp để cải biên thành bảng so sánh.

– Bước 3: Sau khi chọn mẫu, bạn chỉ cần xóa dữ liệu mặc định và nhập dữ liệu của mình vào. Bạn nên giữ lại định dạng màu sắc và đường viền sẵn có để bảng nhìn chuyên nghiệp.

Cách 2 – Tự thiết kế bảng so sánh thủ công

Nếu bạn muốn linh hoạt hoàn toàn về cấu trúc và cách hiển thị, nên tự thiết kế bảng từ đầu. Cách này giúp bạn hiểu rõ bản chất dữ liệu và cách tổ chức thông tin. Dưới đây là các bước cụ thể để tạo bảng so sánh bằng Google Sheets theo phương pháp thủ công.

– Bước 1: Trước khi nhập dữ liệu, bạn cần xác định

• Bạn đang so sánh cái gì? (Sản phẩm, dịch vụ, nhân viên, phương án…)
• Bạn chọn tiêu chí nào làm cơ sở so sánh?

Việc xác định tiêu chí trước giúp bạn không bị thiếu dữ liệu khi thiết kế bảng.

– Bước 2: Bạn mở một trang tính mới và tạo cấu trúc như sau:

• Ô A1 để trống hoặc ghi “Tiêu chí”
• Các ô từ B1 trở đi là tên đối tượng so sánh (Ví dụ: Sản phẩm A, Sản phẩm B, Sản phẩm C)
• Cột A từ A2 trở xuống là danh sách tiêu chí

Cấu trúc chuẩn của bảng so sánh sẽ như bảng sau:

Bạn nên đảm bảo mỗi tiêu chí nằm trên một dòng riêng biệt để dễ so sánh.

– Bước 3: Bạn nhập thông tin tương ứng vào từng ô. Nếu dữ liệu là số (giá tiền, dung lượng, điểm số), bạn nên định dạng cột đó theo dạng Number hoặc Currency để dễ tính toán.

Bạn cần đáp ứng một số các tiêu chí sau:

• Không để trống ô quan trọng
• Không nhập sai định dạng dữ liệu
• Không gộp ô quá nhiều vì điều đó có thể gây khó khăn khi dùng công thức

– Bước 4: Sau khi nhập dữ liệu, bạn tiến hành định dạng bảng.

• Bạn tô màu nền cho hàng tiêu đề (hàng 1) để phân biệt với nội dung.
• Bạn sử dụng công cụ “Borders” để kẻ khung bảng.
• Bạn căn lề trái cho cột tiêu chí để dễ đọc.
• Bạn căn giữa hoặc căn phải cho các cột chứa số liệu để dễ so sánh.
• Bạn bật tính năng “Wrap text” để nội dung dài không bị tràn ô.

Nếu bảng có nhiều dòng, bạn nên chọn Xem (View) >> chọn Cố định (Freeze)  >> chọn Cố định 1 hàng để cố định dòng tiêu đề.

– Bước 5: Để nâng cấp bảng so sánh, bạn có thể thêm công thức.

Ví dụ, nếu bạn muốn so sánh giá giữa hai sản phẩm tại ô B2 và C2, bạn có thể nhập công thức: 

=IF(B2<C2;”Sản phẩm A rẻ hơn”;”Sản phẩm B rẻ hơn”)

Công thức này giúp Google Sheets tự động đưa ra kết luận. Khi bạn thay đổi dữ liệu, kết quả sẽ cập nhật ngay lập tức.

Các tính năng nâng cao giúp bảng so sánh chuyên nghiệp hơn

Sau khi bạn đã hoàn thành bước cơ bản trong quá trình tạo bảng so sánh bằng Google Sheets, bước tiếp theo là nâng cấp bảng tính để dữ liệu trở nên trực quan. Nếu bạn đang muốn biết thêm cách tạo bảng so sánh bằng Google Sheets theo hướng chuyên sâu. Các bạn không được bỏ qua những tính năng nâng cao được giới thiệu dưới đây. 

Sử dụng Checkbox để đánh dấu tính năng

Khi bạn so sánh sản phẩm hoặc dịch vụ có nhiều tiêu chí dạng Có/Không. Do đó, việc gõ chữ thủ công sẽ khiến bảng tính rối và thiếu trực quan. Vì vậy, bạn nên sử dụng Checkbox (Hộp kiểm).

Cách chèn Checkbox trong Google Sheets như sau:

– Bước 1: Bạn bôi đen vùng ô muốn chèn hộp kiểm.

– Bước 2: Bạn chọn menu Insert (Chèn) >> chọn Checkbox (Hộp kiểm).

– Bước 3: Google Sheets sẽ tự động thêm hộp tích vào từng ô đã chọn.

Khi bạn tích vào ô, hệ thống sẽ trả về giá trị TRUE. Khi bạn bỏ tích, hệ thống sẽ trả về giá trị FALSE.

Định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) là một trong những tính năng quan trọng nhất nếu bạn muốn bảng so sánh trông chuyên nghiệp. Thay vì bạn tự tô màu thủ công, Google Sheets sẽ tự động đổi màu ô dựa trên giá trị mà nó chứa.

Cách thiết lập định dạng có điều kiện cho các bảng so sánh trong Google Sheets như sau:

– Bước 1: Bạn chọn vùng dữ liệu cần áp dụng quy tắc.

– Bước 2: Bạn vào menu Format (Định dạng) >> chọn Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện).

– Bước 3: Bạn chọn loại quy tắc phù hợp, ví dụ:

• Giá trị lớn hơn một số cụ thể
• Giá trị nhỏ nhất trong vùng
• Giá trị lớn nhất trong vùng

Ví dụ: Nếu bạn đang so sánh giá sản phẩm, bạn có thể:

• Tô màu xanh cho giá thấp nhất
• Tô màu đỏ cho giá cao nhất

Ngoài ra, bạn có thể chọn Color Scale (Thang màu) để hệ thống tự động chuyển màu từ đậm đến nhạt theo mức độ tăng giảm của dữ liệu.

Chèn Sparklines để so sánh xu hướng dữ liệu ngay trong ô

Khi bạn so sánh dữ liệu có yếu tố thời gian như doanh thu theo tháng hoặc KPI theo quý, một con số đơn lẻ sẽ không phản ánh được xu hướng. Sparklines là biểu đồ thu nhỏ hiển thị ngay trong một ô. Tính năng này giúp bạn quan sát xu hướng tăng hoặc giảm mà không cần tạo biểu đồ riêng.

Dưới đây là cách chèn Sparklines để so sánh xu hướng dữ liệu ngay trong ô. Bạn nhập công thức:

=SPARKLINE(B2:M2)

Khi bạn sử dụng Sparklines trong quá trình tạo bảng so sánh bằng Google Sheets, bạn sẽ giúp người xem nhìn thấy xu hướng tổng thể thay vì chỉ nhìn vào từng con số rời rạc.

Lỗi và cách khắc phục khi tạo bảng so sánh bằng Google Sheets

Trong quá trình tạo bảng so sánh bằng Google Sheets, bạn có thể gặp một số lỗi khiến dữ liệu hiển thị sai, công thức không hoạt động hoặc bảng trở nên khó theo dõi. Những lỗi này không chỉ xảy ra với người mới mà ngay cả người dùng lâu năm cũng có thể gặp phải.

Tổng hợp một số các lỗi thường gặp và cách khắc phục nhanh chóng.

• Lỗi sai định dạng dữ liệu

Đây là lỗi rất phổ biến khi bạn nhập giá tiền hoặc số liệu từ nguồn khác vào Google Sheets. Dấu hiệu nhận biết là hàm SUM hoặc AVERAGE trả về kết quả bằng 0, số không thể căn phải như thông thường. Nguyên nhân là Google Sheets đang hiểu dữ liệu đó là Text (Văn bản) thay vì Number (Số). Bạn chỉ cần thực hiện đổi form định dạng thành Number (Số) hoặc Currency (Tiền tệ).

• Lỗi công thức trả về #N/A hoặc #ERROR

Khi bạn sử dụng các hàm như VLOOKUP, IF hoặc QUERY trong bảng so sánh, đôi khi hệ thống sẽ hiển thị lỗi như #N/A hoặc #ERROR. Nguyên nhân là do sai vùng dữ liệu tham chiếu, sai chính tả trong công thức và không tìm thấy giá trị cần dò. Lúc này, bạn chỉ cần đảm bảo vùng dữ liệu đã được chọn chính xác.

• Lỗi bảng quá rộng và khó theo dõi

Khi bạn so sánh nhiều đối tượng, bảng sẽ có rất nhiều cột. Bạn phải cuộn ngang và có thể mất dấu cột tiêu chí. Lúc này, bạn cần thực hiện cố định cột đầu để việc hiển thị và cuộn dễ dàng hơn.

Câu hỏi thường gặp

1 – Cách tạo bảng so sánh bằng Google Sheets có khó không?

Không. Cách tạo bảng so sánh bằng Google Sheets không hề khó nếu bạn thực hiện đúng từng bước. Bạn chỉ cần xác định tiêu chí so sánh, tạo cấu trúc cột và hàng hợp lý, sau đó nhập dữ liệu đầy đủ. 

2 – Nên sử dụng mẫu có sẵn hay tự thiết kế bảng so sánh?

Nếu bạn cần hoàn thành nhanh hoặc chưa quen thao tác, bạn nên sử dụng thư viện mẫu có sẵn. Nếu bạn muốn linh hoạt về cấu trúc, thêm công thức và tùy chỉnh sâu, bạn nên tự thiết kế bảng thủ công. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ giúp quá trình tạo bảng so sánh bằng Google Sheets hiệu quả hơn.

3 – Làm thế nào để chia sẻ bảng so sánh cho người khác xem?

Bạn nhấn vào nút Share (Chia sẻ) ở góc trên bên phải màn hình. Sau đó, bạn chọn chế độ “Anyone with the link” và thiết lập quyền xem hoặc chỉnh sửa phù hợp. 

4 – Google Sheets có giới hạn số lượng hàng/cột trong bảng so sánh không?

Giới hạn hiện tại là 10 triệu ô. Với một bảng so sánh thông thường, bạn gần như không bao giờ dùng hết con số này.

5 – Tôi có thể chèn ảnh vào bảng so sánh không?

Có, bạn có thể dùng hàm =IMAGE(“url_ảnh”) hoặc vào Chèn > Hình ảnh > Chèn hình ảnh vào ô.

Lời kết

Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết về cách tạo bảng so sánh bằng Google Sheets, bạn đã tự tin hơn trong việc xử lý các dữ liệu của mình. Hãy tạo bảng so sánh ngay để phân tích và đưa ra quyết định hiệu quả hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn thắc mắc về các tính năng của Google Sheets, hãy liên hệ ngay với GCS Việt Nam qua các kênh sau để đội ngũ chuyên viên giúp đỡ bạn.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777