Làm thế nào để thu hồi email đã gửi trên cả Gmail và Outlook?

Email là công cụ giao tiếp không thế thiếu trong công việc và học tập. Tuy nhiên, không ít lần chúng ta lỡ tay gửi nhầm email chứa thông tin chưa chính xác hoặc gửi nhầm địa chỉ. Lúc đó, có lẽ câu hỏi đặt ra là làm thế nào để thu hồi email đã gửi? Để trả lời câu hỏi này, các bạn hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây ngay nhé. 

Email đã gửi có thu hồi được không?

Email đã gửi đi hoạt động theo cơ chế truyền tải thông tin gần như tức thời. Khi bạn nhấn nút Send, email sẽ lập tức được chuyển đến máy chủ của người nhận. 

Tuy nhiên, nhiều người vẫn đặt ra câu hỏi rằng “Email đã gửi có thu hồi được không”? Câu trả lời là có, nhưng kèm theo nhiều điều kiện và giới hạn.

• Ở Gmail, Google đã hỗ trợ tính năng Undo Send – Hoàn tác gửi. Nhưng tính năng này không phải là thu hồi theo đúng nghĩa mà chỉ là trì hoãn việc gửi trong khoảng thời gian ngắn từ 5 đến 30 giây. Nếu bạn quá thời gian này, email sẽ không thể bị lấy lại. 
• Ở Outlook lại cung cấp một tính năng thu hồi tin nhắn email đã gửi được gọi là Recall This Message – Thu hồi thư. Tính năng này cho phép bạn xóa hoặc thay thế email đã gửi trong một số trường hợp nhất định. Tuy nhiên, nếu người nhận đã đọc email, hoặc sử dụng dịch vụ khác thì việc thu hồi sẽ không còn tác dụng. 

Như vậy, việc thu hồi email đã gửi chỉ khả thi trong phạm vi hẹp. Bạn cần phải nắm rõ giới hạn thời gian, điều kiện cần thiết và những trường hợp bất khả thi để có thể dễ dàng thực hiện thao tác thu hồi email đã gửi. 

Thời lượng tối đa để rút lại thư đã gửi

Thời gian là yếu tố quyết định bạn có thể thu hồi email thành công hay không. 

• Với Gmail, khoảng thời gian này cực kỳ ngắn. Thông thường chỉ từ 5 đến tối đa 30 giây, tùy theo cấu hình mà bạn thiết lập trong phần cài đặt. Khi đã quá thời hạn cho phép, email sẽ chính thức rời khỏi hộp thư của bạn và không còn cách nào thu hồi lại. 
• Với Outlook, giới hạn thời gian không được hiển thị rõ ràng như Gmail. Nhưng điều kiện then chốt là người nhận chưa mở email và nếu đã mở thì việc thu hồi sẽ không còn hiệu lực. 

Chính vì vậy, nếu bạn thường xuyên lo lắng về việc gửi nhầm email thì hãy luôn bật tính năng Undo Send trong Gmail và Delay Send trong Outlook để trì hoãn việc gửi. 

Các yếu tố quyết định khả năng thu hồi email

Để có một email có thể thu hồi nhanh chóng, người dùng cần đảm bảo các điều kiện như sau:

• Trong Gmail, bạn phải bật sẵn tính năng Hoàn tác gửi trong phần Cài đặt. Nếu không bật từ trước, bạn sẽ không có cơ hội thu hồi.
• Trong Outlook, bạn và người nhận phải cùng sử dụng nền tảng này. Người nhận chưa mở email và hộp thư không bị di chuyển sang thư mục khác. 
• Email phải được gửi qua máy chủ có hỗ trợ tính năng thu hồi. Một  số nhà cung cấp dịch vụ email không có tính năng này. Do đó, nếu bạn gửi email qua một dịch vụ không hỗ trợ, việc thu hồi sẽ không thực hiện được. 

Khi nào bạn không thể rút lại email đã gửi

Bên cạnh những điều kiện cần, có những tình huống mà việc thu hồi email hoàn toàn bất khả thi. Đó là:

• Ngay khi email được người nhận mở, quá trình thu hồi sẽ không còn hiệu lực. Tức là nếu người nhận đã đọc email của bạn thì việc thu hồi sẽ không còn hiệu lực. 
• Người nhận không sử dụng cùng nền tảng email. Đối với nền tảng Outlook thì đây là điều kiện tiên quyết nhất để tính năng Recall Message hoạt động. Còn nếu bạn gửi email từ Gmail sang Outlook, hoặc ngược lại thì việc thu hồi sẽ gần như không thể thực hiện được. 
• Email gửi đến hộp thư công cộng hoặc danh sách phân phối sẽ không đảm bảo khả năng rút lại. Thông thường, khi bạn gửi email đến một hộp thư dùng chung thì việc thu hồi sẽ không hiệu quả. Bởi email sẽ được phân phối đến tất cả các thành viên trong nhóm và bạn không thể kiểm soát được việc họ đã đọc hay chưa.
• Email được gửi ra ngoài hệ thống doanh nghiệp, không thuộc cùng một tổ chức. Nếu bạn gửi email từ tài khoản công ty đến một địa chỉ Gmail cá nhân hoặc ngược lại, tính năng thu hồi của Outlook sẽ không hoạt động.

Khi gặp các trường hợp này, cách duy nhất bạn có thể làm là gửi một email tiếp theo để xin lỗi, giải thích hoặc gửi thông tin chính xác hơn. 

Cách thu hồi email đã gửi trên Gmail web

Gmail là dịch vụ email phổ biến và được nhiều người sử dụng nhất. Hiện nay, Google đã tích hợp sẵn tính năng Hoàn tác gửi (Undo Send) để hỗ trợ người dùng. Tuy nhiên, tính năng này không phải là thu hồi – xóa email khỏi hộp thư người nhận. Tính năng này chỉ là trì hoãn việc gửi trong một thời gian ngắn. Thông thường, thời gian chỉ từ 5 đến 30 giây. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, việc thiết lập thời gian dài hơn sẽ mang lại lợi thế lớn, giúp bạn có thêm thời gian để phát hiện và sửa chữa những lỗi sai không đáng có.

Khi thực hiện thao tác thu hồi email đã gửi trên Gmail, bạn có thể dễ dàng sử dụng tùy chọn Hoàn tác xuất hiện ở dưới bên trái màn hình ngay sau khi email được gửi đi. Nếu bạn nhanh tay bấm vào đó, email sẽ được hủy bỏ trước khi nó kịp đến hộp thư của người nhận. 

Để thực hiện thao tác thu hồi email đã gửi trên Gmail, bạn chỉ cần làm theo các bước cơ bản như sau:

– Bước 1: Sau khi, bạn nhấn nút Gửi email như bình thường.

– Bước 2: Ngay lập tức, ở góc dưới cùng bên trái màn hình, một thanh thông báo nhỏ sẽ xuất hiện với tùy chọn Hủy.

– Bước 3: Bạn chỉ cần bấm vào Đã hoàn tác hủy trong thời gian cho phép.

Nếu bạn thao tác đủ nhanh, email sẽ không được gửi đi và một cửa sổ soạn thảo email sẽ hiện ra để bạn tiếp tục chỉnh sửa.

Để thực hiện cài đặt thời gian hoàn tác email sau khi gửi, bạn chỉ cần vào Gmail >> chọn Cài đặt >> chọn Xem tất cả cài đặt chung >> chọn thời gian từ 5, 10, 20 hoặc 30 giây ở mục Hủy gửi. 

Cách thu hồi lại email đã gửi trên Outlook 

Khác với Gmail, Outlook cung cấp một tính năng mạnh mẽ gọi là Recall This Message (Thu hồi tin nhắn này). Tính năng này hoạt động trên một cơ chế phức tạp hơn và có khả năng thu hồi email ngay cả khi đã gửi được một thời gian nhất định.

Tuy nhiên, hiệu quả của tính năng này phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Đặc biệt là việc người nhận phải đang sử dụng cùng một máy chủ Microsoft Exchange hoặc Microsoft 365. Đồng thời, người nhận phải chưa mở email mà bạn gửi.

Nếu tất cả các điều kiện đều được đáp ứng, bạn có thể dễ dàng xóa email  đó ra khỏi hộp thư của người nhận. Ngược lại, nếu không đáp ứng đủ điều kiện, bạn sẽ không thể làm sao thu hồi email đã gửi đi được. 

Dưới đây là các bước để thực hiện cách thu hồi lại email đã gửi trong Outlook:

*Cách thu hồi tin nhắn đã gửi trên Outlook web

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở vào thư mục Các mục đã gửi (Sent Items) trong Outlook.

– Bước 2: Bạn hãy mở email mà bạn muốn thu hồi bằng cách nhấp đúp vào nó. Trên thanh công cụ, bạn tìm và chọn dấu ba chấm bên góc phải màn hình.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn bấm vào Hành động nâng cao

– Bước 4: Bạn cần phải chọn tiếp vào mục Thu hồi tin nhắn

– Bước 5: Lúc này, một hộp thoại sẽ hiện ra và bạn chọn vào OK để hoàn tất thủ tục. 

Nếu email bị thu hồi, người gửi sẽ nhận được thông báo từ hệ thống. Tất nhiên, Outlook cũng cho phép người nhận biết rằng bạn đã cố gắng thu hồi bằng cách thông báo tới hộp thư của họ, điều này có thể tạo ra sự tò mò.

*Cách thu hồi email đã gửi trên Outlook máy tính

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện đăng nhập vào Outlook trên ứng dụng riêng của máy tính. Sau đó, bạn chọn vào mục Thư mục gửi để tiến hành thu hồi email đã gửi trước đó.

– Bước 2: Ở giao diện của ứng dụng Outlook máy tính, bạn chọn vào nút Message. Lúc này, bạn cần chuyển đến tính năng Move và tiếp tục chọn vào mục có biểu tượng lá thư.

– Bước 3: Bạn tiếp tục chọn vào mục Recall this Message để tiến hành thu hồi email muốn.

– Bước 4: Sau đó, một cửa sổ mới sẽ hiện ra để bạn lựa chọn các tùy chọn là: 

+ Delete unread copies and replace with a new message (Xóa email chưa đọc và thay thế bằng email khác.)

+ Delete unread copies of this message (Xóa email chưa đọc trong hội thoại.)

 – Bước 5: Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấp vào OK để xác nhận hoàn tất thu hồi email trên Outlook máy tính. 

Cách thu hồi email đã gửi trên các nền tảng khác

Bên cạnh Gmail và Outlook, một số nền tảng email khác cũng có tính năng thu hồi. Nhưng các tính năng này thường không phổ biến và có thể không quá hiệu quả. 

• Zoho Mail: hỗ trợ tính năng recall email trong vòng 30 phút, nhưng chỉ khi cả người gửi và người nhận cùng dùng Zoho Mail và nằm trong cùng một tổ chức.
• Yahoo Mail, iCloud Mail: hầu như không có tính năng thu hồi email. Một khi email đã được gửi đi, không thể lấy lại.
• Các ứng dụng bên thứ ba: một số công cụ quản lý email hỗ trợ chế độ trì hoãn gửi (delay send), giúp bạn chủ động hơn thay vì phụ thuộc vào hệ thống.

Có thể thấy, tính năng thu hồi email thực sự không phổ biến và chỉ hoạt động trong điều kiện rất hạn chế. Người dùng cần chuẩn bị sẵn các biện pháp thay thế như hẹn giờ gửi hoặc kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhấn nút Send.

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thao tác thu hồi email đã gửi

Thao tác thu hồi email không phải lúc nào cũng thành công. Do đó, bạn cần hiểu rõ một số điều quan trọng để khi thực hiện thao tác này, tránh được các rủi ro không đáng có.

• Thứ nhất là luôn ưu tiên cài đặt thời gian hoàn tác tối đa. 

Trên Gmail, bạn hãy vào thư mục Cài đặt để chọn thời gian hoàn tác là 30 giây. Khi để khoảng thời gian tối đa này, bạn sẽ có thêm thời gian để nhận ra lỗi và sửa chữa.

• Thứ ba, gửi email giải thích sau khi đã thu hồi. 

Nếu việc bạn thực hiện thu hồi email thất bại, hay gửi một email mới cùng lời giải thích ngắn gọn và lịch sự. Ví dụ: “Tôi xin lỗi vì email trước có một vài lỗi, tôi đã gửi lại bản chính thức. Mong anh/chị thông cảm.”

• Thứ tư, chủ động kiểm tra lại email trước khi gửi.

Bạn hãy đọc lại email hai đến ba lần và kiểm tra tên người nhận, tệp đính kèm và nội dung email trước khi nhấn nút Gửi. Điều này phần nào sẽ giúp bạn tránh được những phiền phức khi thực hiện thao tác thu hồi tin nhắn email sau này. 

FAQ  – Câu hỏi thường gặp

Trong quá trình tìm hiểu làm thế nào để thu hồi email đã gửi, chắc chắn bạn sẽ gặp rất nhiều thắc mắc. Dưới đây là những vấn đề khác mà người dùng thường quan tâm:

1 – Làm sao thu hồi email đã gửi trong Gmail đã quá lâu?

Không. Bạn không thể thu hồi một email đã gửi trong Gmail sau khi đã hết thời gian giới hạn (tối đa 30 giây). 

Tính năng Hoàn tác Gửi chỉ có hiệu lực trong khoảng thời gian rất ngắn ngay sau khi bạn nhấn Gửi. Nếu đã quá lâu, email đó đã đến hộp thư của người nhận và bạn không có cách nào để thu hồi lại được.

2 – Người nhận có biết mình đã thu hồi không?

Điều này tùy thuộc vào nền tảng email mà bạn và người nhận đang sử dụng.

• Với Gmail: Nếu bạn thu hồi email thành công trong vòng 30 giây, người nhận sẽ không nhận được bất kỳ thông báo nào. Họ sẽ không bao giờ biết rằng bạn đã gửi và sau đó thu hồi email.
• Với Outlook: Nếu bạn sử dụng tính năng Recall Message, người nhận có thể nhận được một thông báo cho biết bạn đã cố gắng thu hồi một email. Ngay cả khi việc thu hồi thành công, họ vẫn có thể nhìn thấy thông báo này, tùy thuộc vào cài đặt của họ.

3 – Thu hồi email trong Outlook có đảm bảo thành công 100% không?

Không. Tính năng Recall của Outlook chỉ thành công nếu người nhận chưa mở thư và cả hai cùng dùng hệ thống Exchange/Microsoft 365. 

4 – Có thể thu hồi email đã gửi trên điện thoại không?

Có, nhưng chỉ với Gmail (Undo Send) và Outlook app trong giới hạn quy định. Điều kiện vẫn giống như trên máy tính.

5 – Thu hồi email có xóa được file đính kèm sai không?

Không. Nếu email đã đến tay người nhận, file đính kèm cũng đã đi kèm theo. Bạn cần gửi lại email chính xác hơn để thay thế.

6 – Làm thế nào để hạn chế phải thu hồi email trong tương lai?

Bạn nên bật Undo Send (Gmail), Delay Send (Outlook), kiểm tra kỹ địa chỉ người nhận và file đính kèm trước khi nhấn nút gửi.

Lời kết

Hy vọng rằng, với những thông tin chi tiết trong bài viết này, bạn sẽ trả lời được câu hỏi “Làm thế nào để thu hồi email đã gửi?”. Đồng thời, bạn sẽ tự tin hơn khi sử dụng email và xử lý mọi tình huống một cách chuyên nghiệp. Ngoài ra, nếu trong quá trình gửi thư email, bạn còn gặp khó khăn thì đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây. Hệ thống kỹ thuật của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777