Google Docs Offline | Hướng dẫn cách bật & sử dụng chi tiết

Google Docs Offline là giải pháp lý tưởng giúp bạn làm việc với tài liệu ngay cả khi không có kết nối internet. Chỉ với vài bước thiết lập đơn giản, bạn có thể soạn thảo, chỉnh sửa và lưu tài liệu Google Docs ngoại tuyến một cách mượt mà, an toàn và hiệu quả. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn cách bật, sử dụng tính năng Google Docs ngoại tuyến đơn giản và dễ dàng nhất.

Google Docs Offline là gì?

Google Docs Offline hay còn gọi là Google Docs ngoại tuyến. Đây là một tính năng cho phép người dùng xem, chỉnh sửa và soạn thảo tài liệu Google Docs mà không cần kết nối internet. Về bản chất, khi bạn kích hoạt tính năng Google Docs ngoại tuyến cho một hoặc nhiều tệp, Google Drive sẽ tạm thời tải xuống một bản sao của những tài liệu đó vào bộ nhớ cục bộ của trình duyệt trên thiết bị.

Sau đó, mọi thao tác chỉnh sửa của bạn khi không có mạng vẫn sẽ được ghi lại. Ngay khi thiết bị kết nối Internet trở lại, Google Docs sẽ tự động đồng bộ dữ liệu lên Google Drive mà bạn không cần thao tác thủ công. Hiện nay, Google đã phát triển cơ chế lưu trữ cục bộ ngay trên mọi thiết bị, từ điện thoại, máy tính đến máy tính bảng. Nhờ đó, tính năng này giúp tiếp tục làm việc trong mọi hoàn cảnh.

Tóm lại, việc kích hoạt chế độ Google Docs ngoại tuyến là bước đầu tiên để đảm bảo năng suất làm việc không bị gián đoạn. Đồng thời, tính năng cũng sẽ cho phép bạn thực hiện hầu hết các tác vụ chỉnh sửa cơ bản và nâng cao. Và để hiểu rõ hơn về cách sử dụng tính năng này ra sao, các bạn hãy theo dõi những nội dung trong bài viết ở phần tiếp theo nhé. 

Lợi ích khi sử dụng Google Docs ngoại tuyến

Việc kích hoạt và sử dụng chế độ Google Docs ngoại tuyến mang lại hàng loạt lợi ích thiết thực, biến Google Docs trở thành công cụ không thể thiếu. Nhất là phù hợp với những đối tượng thường xuyên làm việc với tài liệu, từ sinh viên, nhân viên văn phòng cho đến các chuyên gia.

• Thứ nhất là đảm bảo năng suất làm việc liên tục

Thay vì phải phụ thuộc vào chất lượng đường truyền internet không ổn định, bạn có thể tiếp tục công việc của mình một cách liền mạch. Ví dụ, khi bạn đang trên một chuyến bay dài, tàu hỏa hoặc ở một nông thôn không có WI-FI. Lúc này, bạn vẫn có thể mở tài liệu, chỉnh sửa, soạn thảo nội dung mới mà không cần lo lắng về việc bị ngắt kết nối. 

Bên cạnh đó, tính năng Google Docs ngoại tuyến còn cho phép bạn duy trì sự tập trung cao độ, hoàn toàn loại bỏ nỗi sợ hãi về việc mất dữ liệu do mất mạng. Từ đó giúp bạn tối đa hóa thời gian làm việc hiệu quả.

• Thứ hai là tốc độ truy cập và xử lý nhanh chóng

Khi sử dụng Google Docs Offline, các tệp tài liệu đã được lưu trữ cục bộ trên thiết bị của bạn. Nhờ đó loại bỏ hoàn toàn độ trễ phát sinh khi phải tải dữ liệu qua mạng internet. Đối với những người dùng có đường truyền Internet chậm, việc chuyển sang chế độ Google Docs ngoại tuyến là vô cùng hữu ích. Bởi, bạn có thể mở tệp, cuộn trang, và thực hiện các thao tác chỉnh sửa trở nên nhanh hơn đáng kể so với việc truy cập trực tuyến.

• Thứ ba là giảm chi phí dữ liệu di động

Việc sử dụng dữ liệu di động (3G/4G/5G) có thể bị giới hạn hoặc đắt đỏ, do đó sử dụng Google Docs Offline là một chiến lược tiết kiệm chi phí thông minh. Khi bạn truy cập hoặc chỉnh sửa tệp trong chế độ ngoại tuyến, bạn không tiêu tốn bất kỳ megabyte dữ liệu di động nào. Dữ liệu chỉ được sử dụng khi quá trình đồng bộ hóa tự động diễn ra lúc bạn có Wi-Fi. 

• Thứ tư là cho phép truy cập linh hoạt từ bất kỳ đâu

Google Docs Offline không giới hạn bạn ở một vị trí cụ thể. Dù bạn đang ở nhà, quán cà phê, thư viện, hay đang leo núi, chỉ cần bạn đã kích hoạt tính năng này trước đó, đều có thể truy cập và làm việc trên các tài liệu quan trọng của mình. 

Tóm lại, việc sử dụng Google Docs ngoại tuyến là một phương pháp làm việc thông minh, chủ động. Nó giúp bạn kiểm soát hoàn toàn quy trình sáng tạo và chỉnh sửa tài liệu của mình, không còn bị ràng buộc bởi kết nối mạng. 

Hướng dẫn cách bật Google Docs Offline trên máy tính

Để tận dụng tối đa tính năng Google Docs Offline trên máy tính cá nhân, bạn cần thực hiện một quy trình thiết lập gồm các bước chi tiết. Việc này khá đơn giản nhưng đòi hỏi phải làm đúng theo trình tự để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru. 

Yêu cầu cần thiết trước khi bật offline

Trước khi thiết lập chế độ Google Docs ngoại tuyến, bạn cần đảm bảo các điều kiện cần thiết cơ bản như sau:

• Thứ nhất là sử dụng Trình duyệt tương thích (Google Chrome hoặc Microsoft Edge)

Bởi hiện nay, tính năng Google Docs Offline hoạt động ổn định và được hỗ trợ tốt nhất trên Google Chrome. Microsoft Edge cũng hỗ trợ tốt tính năng này. Hãy chắc chắn rằng trình duyệt của bạn đã được cập nhật lên phiên bản mới nhất để hạn chế lỗi phát sinh. Các trình duyệt khác như Firefox hoặc Safari có thể không hỗ trợ đầy đủ hoặc có cách thiết lập khác.

• Thứ hai là sử dụng tài khoản Google của bạn để đăng nhập

Bạn phải đăng nhập vào tài khoản Google mà bạn muốn sử dụng để truy cập các tệp Docs của mình. Tệp ngoại tuyến sẽ được lưu trữ và đồng bộ hóa với chính tài khoản đó.

• Thứ ba là dung lượng ổ đĩa phải trống

Các tệp Docs, Sheets và Slides tải về sẽ chiếm một phần dung lượng trên ổ cứng của bạn.  Hãy đảm bảo máy tính của bạn còn đủ dung lượng trống (thường là vài GB) để lưu trữ các tài liệu mà bạn dự định làm việc ngoại tuyến. Nếu ổ đĩa gần đầy, tính năng này có thể bị tắt hoặc gặp lỗi.

Thiết lập chung cho Google Drive để kích hoạt chế độ Offline 

Sau khi đã đáp ứng đủ các yêu cầu cần thiết, bước tiếp theo, bạn cần kích hoạt khả năng làm việc ngoại tuyến cho toàn bộ Google Drive. Tính năng này sẽ áp dụng cho tất cả các loại tệp Docs, Sheets, Slides trừ các loại tệp khác như PDF, hình ảnh, video.

Để thực hiện cài đặt kích hoạt chế độ Offline, bạn chỉ cần làm theo các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở trình duyệt Chrome/Edge và truy cập vào trang Google Drive (drive.google.com ).

– Bước 2: Tiếp theo, bạn cần nhấn vào biểu tượng bánh răng cưa (Settings) nằm ở góc trên bên phải của màn hình.

– Bước 3: Trong menu thả xuống, bạn hãy thực hiện thao tác chọn mục Cài đặt.

– Bước 4: Trong cửa sổ Cài đặt hiện ra, bạn sẽ thấy mục Ngoại tuyến (Offline). Bạn hãy đánh dấu vào ô bên cạnh dòng chữ Tạo, mở và chỉnh sửa các tệp Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày gần đây của bạn khi không có mạng.

– Bước 5: Cuối cùng, Google Drive sẽ tự động lưu cài đặt này.

Sau khi kích hoạt, Google Drive sẽ bắt đầu quá trình đồng bộ hóa. Quá trình này có thể mất vài phút tùy thuộc vào số lượng tài liệu gần đây mà bạn đã mở. Từ lúc này, mọi tệp mà bạn đã mở hoặc chỉnh sửa gần đây sẽ được lưu cục bộ và sẵn sàng để sử dụng ngoại tuyến.

Cách bật chế độ ngoại tuyến cho từng tài liệu Google Docs

Thiết lập chung ở trên Google Drive sẽ áp dụng cho các tệp Google Docs gần đây. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đảm bảo một tệp cụ thể luôn khả dụng ngoại tuyến, bạn cần thực hiện thêm thao tác thủ công như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở tệp Google Docs mà bạn muốn làm việc ngoại tuyến.

– Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn chọn mục Tệp (File). 

– Bước 3: Sau đó, bạn chọn Cho phép sử dụng khi không có mạng (Make available offline).

Khi bạn chọn tùy chọn này, Google Docs sẽ ngay lập tức tải xuống phiên bản mới nhất của tệp đó. Kể từ đó, bất kể bạn có mở tệp này gần đây hay không, nó sẽ luôn sẵn sàng để bạn truy cập và chỉnh sửa khi không có mạng.

Hướng dẫn dùng Google Docs ngoại tuyến trên điện thoại

Sử dụng Google Docs ngoại tuyến trên các thiết bị di động thậm chí còn trực quan và dễ dàng hơn so với trên máy tính. Vì thiết bị di động có ứng dụng chuyên biệt, quy trình quản lý tệp ngoại tuyến đã được tối ưu hóa để phù hợp với môi trường di động.

Kích hoạt tính năng Ngoại tuyến cho tệp Google Docs cụ thể

Để kích hoạt chế độ Google Docs Offline cho tệp cụ thể trên điện thoại, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập vào tài liệu trên Google Docs ở thiết bị điện thoại hoặc máy tính bảng.

– Bước 2: Sau đó, bạn nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ngang bên cạnh tên tệp. Thao tác này sẽ mở menu tùy chọn cho tệp đó. 

– Bước 3: Bạn cần chọn Cho phép sử dụng khi không có mạng (Make available offline).

– Bước 4: Sau khi bạn chọn, một biểu tượng nhỏ (thường là dấu tích màu xám hoặc biểu tượng ngoại tuyến) sẽ xuất hiện bên dưới tên tệp, xác nhận rằng tệp này đã được tải xuống bộ nhớ cục bộ của thiết bị.

Thiết lập chế độ ngoại tuyến cho các tệp gần đây

Một số ứng dụng Google Docs trên di động cung cấp tùy chọn tự động lưu trữ các tệp gần đây để truy cập ngoại tuyến. Để thực hiện kích hoạt Google Docs Offline chung, bạn cần làm theo các bước sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở ứng dụng Google Docs bằng tài khoản Google.

– Bước 2: Sau đó, bạn nhấn vào biểu tượng Menu (dấu ba gạch ngang) ở góc trên bên trái.

– Bước 3: Bạn cần chọn Cài đặt (Settings). 

Tìm mục Cài đặt, bạn hãy bật tùy chọn Đặt các tệp gần đây ở chế độ có thể sử dụng khi không có mạng.

Nếu bạn bật tùy chọn này, ứng dụng sẽ tự động tải xuống các tệp mà bạn đã mở trong khoảng thời gian gần đây (thường là vài chục tệp) vào bộ nhớ thiết bị.

Những điểm cần lưu ý khi làm việc Google Docs Offline

Để làm việc với Google Docs Offline luôn luôn có những trải nghiệm suôn sẻ, bạn cần nắm rõ một số quy tắc và điểm cần lưu ý như sau:

• Thứ nhất là luôn kiểm tra trạng thái đồng bộ hóa trước và sau khi Offline

Trước khi ngắt kết nối internet, bạn phải chắc chắn rằng tất cả những thay đổi gần đây đã được lưu và đồng bộ hóa lên Google Drive. Bạn chỉ cần nhìn vào góc bên phải của tài liệu Docs, nếu thấy thông báo Đã lưu vào Drive hoặc biểu tượng đám mây có dấu tích màu xanh lá cây, tệp đã an toàn.

Tương tự, sau khi hoàn thành công việc ngoại tuyến và kết nối lại mạng, bạn hãy mở tài liệu chờ đến khi thấy thông báo Đã lưu vào Drive xuất hiện. Lưu ý, bạn đừng nên tắt máy tính hoặc thoát ứng dụng trước khi quá trình đồng bộ hóa hoàn tất.

• Thứ hai là dung lượng bộ nhớ là giới hạn

Tính năng Google Docs ngoại tuyến hoạt động bằng cách lưu trữ các bản sao tệp vào bộ nhớ cục bộ của thiết bị. Tức là ở bộ nhớ cache của trình duyệt trên PC hoặc bộ nhớ ứng dụng trên điện thoại. Nếu bạn có hàng trăm tài liệu lớn và dung lượng bộ nhớ điện thoại bị giới hạn, có thể sẽ gặp vấn đề. Lúc này, Google sẽ tự động ngưng lưu trữ ngoại tuyến khi không có đủ không gian.

• Thứ ba là xung đột đồng bộ hóa

Điều này chỉ xảy ra nếu bạn chỉnh sửa tài liệu ở chế độ ngoại tuyến trên laptop. Đồng thời, một người khác lại chỉnh sửa tệp đó trực tuyến cùng lúc trên thiết bị khác. Khi bạn kết nối mạng, Google Drive sẽ phát hiện xung đột này. 

Nếu nó không hợp nhất được thì sẽ tạo hai bản sao của tệp. Điều này đồng nghĩa sẽ có hai phiên bản, một bản chỉnh sửa trực tuyến và một bản chỉnh sửa khi ngoại tuyến. Do đó, bạn nên hạn chế làm việc ngoại tuyến trên các tài liệu đang được nhiều người chỉnh sửa đồng thời. Nếu bắt buộc, bạn hãy sao lưu trước khi ngắt mạng. 

• Thứ tư là thiết lập lại cài đặt offline khi có vấn đề

Nếu bạn gặp lỗi, không thể mở tệp ngoại tuyến, hoặc tệp không đồng bộ, hãy thử tắt và bật lại tính năng. Trên PC, bạn hãy vào cài đặt Google Drive và bỏ chọn rồi sau đó chọn lại Ngoại tuyến. Còn trên mobile, bạn hãy bỏ chọn Khả dụng ngoại tuyến cho tệp đó, sau đó bật lại. Thao tác này sẽ thực hiện xóa cache ngoại tuyến và Google Drive tải xuống bản sao mới nhất để giải quyết các lỗi nhỏ. 

Những tính năng bị hạn chế khi dùng Google Docs Offline

Mặc dù chế độ Google Docs ngoại tuyến cho phép bạn thực hiện hầu hết các tác vụ chỉnh sửa cơ bản. Nhưng đôi khi, một số tính năng của Google Docs vẫn đòi hỏi kết nối internet liên tục để truy cập tài nguyên và tương tác. 

• Thứ nhất là không thể làm việc nhóm cộng tác trực tiếp

Cộng tác theo thời gian thực là một tính năng nổi bật của Google Docs. Tuy nhiên, tính năng này hoàn toàn không thể thực hiện được khi bạn đang sử dụng Google Docs ngoại tuyến. Bởi cộng tác trực tuyến yêu cầu phải có kết nối liên tục đến máy chủ của Google để hiển thị con trỏ của những người dùng khác, theo dõi và cập nhật ngay lập tức các thay đổi. Khi không có mạng, hệ thống không thể trao đổi dữ liệu này. 

Chính vì thế, hạn chế lớn nhất của Google Docs Offline là không thấy được những người khác đang mở tài liệu. Đồng thời, những thay đổi bạn thực hiện sẽ không hiển thị với họ cho đến có kết nối lại mạng và quá trình đồng bộ hóa diễn ra.

• Thứ hai là hạn chế về chèn hình ảnh, kiểm tra chính tả nâng cao và các tiện ích bổ sung

Một số tính năng nâng cao của Google Docs cần kết nối để truy cập các dịch vụ bên ngoài. Do đó, chúng sẽ không hoạt động khi Google Docs ngoại tuyến. 

Chẳng hạn như bạn sẽ không thể tìm kiếm và chèn hình ảnh trực tuyến từ Google Images, Google Drive (ngoài các tệp đã được lưu ngoại tuyến) hoặc bất kỳ nguồn trực tuyến nào khác. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể chèn các tệp hình ảnh đã được lưu trữ cục bộ trên máy tính hoặc điện thoại của mình. Hay các tính năng kiểm tra ngữ pháp thông minh, gợi ý từ nâng cao, dịch thuật yêu cầu xử lý của máy chủ Google sẽ bị tắt. 

• Thứ ba là chia sẻ tài liệu và các tác vụ mạng khác

Các tác vụ quản trị và tương tác mạng khác là hoàn toàn không thể thực hiện khi đang ở chế độ Google Docs ngoại tuyến. Bởi vì chúng cần phải gửi yêu cầu đến máy chủ của Google để cập nhật thông tin. 

Do đó, bạn không thể thay đổi quyền truy cập, thêm hoặc xóa người cộng tác khi không có mạng. Các thiết lập quyền truy cập đã có trước đó vẫn được duy trì, nhưng không thể thay đổi chúng. Đồng thời, bạn có thể xem lịch sử phiên bản gần đây, nhưng không thể truy cập toàn bộ lịch sử tệp và hoàn tác về một phiên bản cũ hơn. Bạn cũng vẫn có thể thêm bình luận, gợi ý mới nhưng chúng sẽ không được gửi đi hoặc hiển thị cho người khác tới khi có mạng trực tuyến. 

Tóm lại, Google Docs ngoại tuyến tập trung vào chức năng soạn thảo và chỉnh sửa nội dung. Do đó, bất kỳ tính năng nào liên quan đến người dùng khác, dịch vụ bên ngoài hoặc quản lý trên đám mây đều cần phải có kết nối mạng. 

Giải quyết lỗi thường gặp với Google Docs Offline

Ngay cả khi bạn đã làm theo hướng dẫn chi tiết, tính năng Google Docs Offline vẫn có thể gặp phải một số lỗi kỹ thuật. Chẳng hạn như:

Offline không hoạt động dù đã bật

Tình trạng này xảy ra khi bạn đã kích hoạt chế độ ngoại tuyến, nhưng khi ngắt mạng sẽ không thể mở hoặc chỉnh sửa tài liệu. Nguyên nhân thường là do bộ nhớ cache của trình duyệt bị đầy hoặc bị hỏng, hoặc do tiện ích mở rộng bị vô hiệu hóa. 

Để khắc phục vấn đề không bật được chế độ ngoại tuyến, bạn chỉ cần thực hiện các cách như sau:

– Bước 1: Bạn cần đảm bảo tiện ích Google Docs ngoại tuyến đã được cài đặt và kích hoạt trong Chrome. Bằng cách vào mục Quản lý Tiện ích mở rộng của trình duyệt để xác nhận.

– Bước 2: Bộ nhớ đệm lỗi, bạn có thể xóa cache và dữ liệu cục bộ của trình duyệt. Bạn cần truy cập vào Cài đặt trình duyệt >> chọn mục Xóa Dữ liệu Duyệt web (Clear Browsing Data) >> chọn vào xóa “Dữ liệu được lưu trong bộ nhớ cache” (Cached images and files) và “Dữ liệu trang web” (Site and hosted app data).

– Bước 3: Sau khi xóa cache, bạn cần quay lại Google Drive vào Cài đặt (biểu tượng bánh răng), bỏ chọn ô Ngoại tuyến, sau đó đợi 1-2 phút và chọn lại ô đó.

Tài liệu không mở khi offline

Vấn đề này thường xảy ra khi tệp bạn muốn mở chưa được lưu vào bộ nhớ cục bộ, mặc dù bạn đã kích hoạt tính năng chung. Để khắc phục tính năng này, bạn cần đảm bảo thực hiện đúng cách như sau:

– Bước 1: Quay lại khi bạn đang có mạng, mở tài liệu đó. Trên thanh công cụ, vào mục Tệp (File) và kiểm tra xem tùy chọn Bật chế độ Khả dụng ngoại tuyến có đang được chọn không. Nếu chưa, bạn hãy thực hiện chọn nó.

– Bước 2: Khi đang trực tuyến, bạn hãy truy cập drive.google.com. Dùng bộ lọc Ngoại tuyến (thường nằm trong menu Cài đặt) để chỉ hiển thị các tệp đã sẵn sàng. Nếu tài liệu bạn cần không xuất hiện trong danh sách này, nó chưa được lưu cục bộ. Bạn hãy mở tệp đó và để nó tải đầy đủ, sau đó thử lại.

– Bước 3: Đôi khi, việc đồng bộ hóa tài khoản bị lỗi. Lúc này, bạn hãy thực hiện đăng xuất khỏi tài khoản Google trên trình duyệt, sau đó đăng nhập lại có thể thiết lập lại kết nối và giải quyết lỗi này.

Lỗi đồng bộ sau khi có Internet

Lỗi này xảy ra khi bạn hoàn thành chỉnh sửa ngoại tuyến. Sau đó kết nối lại mạng nhưng các thay đổi không được tải lên Google Drive, hoặc tệ hơn là gây ra xung đột. Để khắc phục lỗi tài liệu không đồng bộ, bạn chỉ cần đảm bảo các bước sau đây:

• Hãy chắc chắn rằng kết nối mạng của bạn luôn trong trạng thái ổn định và đủ mạnh. Đôi khi, lỗi đồng bộ chỉ đơn giản là do mạng quá yếu.
• Sau khi kết nối lại, bạn cần hãy mở tài liệu đó trong Google Docs. Bạn đừng nên bắt đầu chỉnh sửa ngay lập tức. Bạn hãy chờ khoảng 1-2 phút và quan sát trạng thái ở góc trên bên phải. Nó phải chuyển từ “Đang lưu…” sang “Đã lưu vào Drive”. Nếu vẫn bị kẹt ở trạng thái “Lỗi đồng bộ hóa” hoặc “Đang cố gắng kết nối lại,” hãy thử tải lại trang.

Lời kết

Qua bài hướng dẫn chi tiết trên, hy vọng bạn đã nắm vững được các thiết lập và sử dụng tính năng Google Docs Offline trên cả máy tính và thiết bị di động. Đồng thời giúp bạn hiểu việc làm chủ chế độ ngoại tuyến không chỉ giúp bạn duy trì năng suất làm việc liên tục, bất kể tình trạng kết nối Internet.

Nó còn mang lại sự linh hoạt tối đa trong công việc. Và nếu bạn vẫn còn nhiều thắc mắc về Google Docs ngoại tuyến, đừng ngần ngại liên hệ GCS Việt Nam qua các kênh sau đây để được hỗ trợ kịp thời.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777