Hướng dẫn chi tiết cách chèn Google Sheets vào Google Docs đơn giản nhất

Việc chèn Google Sheets vào Google Docs giúp bạn trình bày dữ liệu trực quan, dễ cập nhật và sử dụng mọi tài liệu trở lên chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn thường xuyên làm việc với bảng tính và cần đưa số liệu vào báo cáo, kế hoạch hay tài liệu phân tích, việc liên kết trực tiếp từ Google Sheets sang Google Docs vừa giúp tiết kiệm vừa hạn chế sai sót. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng khám phá 03 cách chèn Google Sheets vào Google Docs đơn giản nhất, ngay cả người mới cũng dễ thực hiện. 

Lợi ích khi liên kết Sheets và Docs trong cùng hệ sinh thái Google Workspace

Trong hệ sinh thái Google Workspace, sự kết nối giữa Sheets và Docs mang lại những lợi ích vượt trội mà các phương pháp truyền thống không thể có được. Đối với những người mới bắt đầu làm quen với các công cụ này, việc hiểu rõ tại sao cần tích hợp hai công cụ sẽ giúp khai thác tối đa tiềm năng của chúng.

Trình bày thông tin chuyên nghiệp hơn

Google Sheets mạnh về tính toán, công thức và xử lý dữ liệu, nhưng lại không phù hợp để trình bày nội dung dài hoặc tạo báo cáo mang tính mô tả. Ngược lại, Google Docs là công cụ soạn thảo tối ưu cho trình bày văn bản, giải thích và mô tả nội dung. 

Khi kết hợp Google Sheets và Google Docs, bạn sẽ thực hiện được nhiều tác vụ như là:

• Bạn có thể vừa trình bày nội dung báo cáo, vừa hiển thị bảng/biểu đồ minh họa cụ thể.
• Dữ liệu trực quan hơn, dễ hiểu hơn, đúng chuẩn của các tài liệu chuyên nghiệp.
• Người đọc không cần mở thêm nhiều tab hay tải file Excel để xem số liệu.

Đây chính là một số lý do mà nhiều trang web quốc tế luôn khuyến khích sử dụng biểu đồ và bảng từ Google Sheets trong các tài liệu Docs. Với những tài liệu có lượng dữ liệu lớn, việc trực quan hóa thông tin còn giúp người đọc tập trung vào ý chính, nâng cao mức độ chuyên nghiệp của toàn bộ tài liệu.

Giảm thời gian nhập lại dữ liệu và hạn chế sai sót

Nếu phải nhập dữ liệu vào Google Docs thủ công, bạn rất dễ mắc lỗi sai như lệch dòng, lệch cột, gõ nhầm số, sai định dạng… Việc chèn bảng từ Google Sheets vào Google Docs lại giúp giữ nguyên định dạng, bố cục, giá trị số, không phải nhập lại dữ liệu. 

Bởi Google Docs sẽ cho phép bạn điều chỉnh bố cục bảng, căn chỉnh khoảng cách, thêm chú thích hoặc gộp nhiều dạng dữ liệu từ Sheets thành một báo cáo liền mạch. Khi bảng hoặc biểu đồ được liên kết, bạn vẫn giữ được định dạng ban đầu nhưng vẫn có thể tinh chỉnh để phù hợp với bố cục tài liệu, mang lại tính thẩm mỹ cao. Đặc biệt, nó còn giúp bạn tiết kiệm thời gian cho người dùng mới lẫn người dùng chuyên nghiệp. 

Tự động cập nhật dữ liệu khi Sheets thay đổi

Khi bạn chèn bảng hoặc biểu đồ từ Sheets vào Docs bằng tính năng “Link to spreadsheet”, dữ liệu trong tài liệu sẽ luôn bám sát thông tin gốc. Mỗi khi bảng tính thay đổi, Google Docs sẽ hiển thị nút Update để bạn đồng bộ chỉ trong một cú nhấp chuột. 

Khả năng đồng bộ này đặc biệt quan trọng đối với báo cáo tài chính, dự án hay những tài liệu yêu cầu tính chính xác cao. Bởi thay vì liên tục mở hai tab và dò lại từng số, bạn chỉ cần cập nhật trên Sheets rồi để Docs tự làm phần còn lại. Đây chính là một trong những lý do nhiều doanh nghiệp, nhóm làm việc chuyên nghiệp lựa chọn tích hợp giữa hai công cụ trong Google Workspace để tối ưu quy trình làm việc. 

Tăng hiệu quả cộng tác tài liệu theo thời gian thực

Điểm mạnh của các công cụ trong hệ sinh thái Google Workspace là giúp mọi người có thể cộng tác làm việc cùng lúc. Khi nhiều thành viên cùng tham gia chỉnh sửa bảng tính trên Sheets, toàn bộ thay đổi sẽ được cập nhật nhanh chóng vào tài liệu Docs. 

Ngoài ra, với khả năng phân quyền linh hoạt, bạn còn có thể kiểm soát ai được chỉnh sửa dữ liệu gốc và ai chỉ được xem hoặc đánh giá. Điều này sẽ giúp tài liệu tổng hợp trong Docs luôn ổn định, trong khi bảng tính vẫn được cập nhật ở mức chi tiết. Tất cả thao tác đều hiển thị theo thời gian thực kèm lịch sử chỉnh sửa, giúp bạn dễ dàng theo dõi ai đã thay đổi gì và khi nào. 

Sự liên kết giữa Google Sheets vào Google Docs còn giảm tình trạng gửi file qua lại, nhiều phiên bản trùng lặp hoặc tài liệu bị lỗi định dạng khi chuyển đổi. Mọi nội dung được lưu ngay lập tức trên Cloud, đảm bảo tính an toàn, dễ dàng truy cập từ mọi thiết bị. 

03 Cách chèn Google Sheets vào Google Docs đơn giản nhất

Để giúp khai thác triệt để các tiềm năng của hệ sinh thái Google Workspace, hiện nay có 03 cách để chèn Google Sheets vào Google Docs. Mỗi phương pháp có những ưu điểm riêng và việc lựa chọn cách làm phù hợp phụ thuộc vào mục đích sử dụng dữ liệu của bạn. 

Cách 1 – Chèn Google Sheets vào Google Docs bằng cách Sao chép & Dán

Đây là phương pháp cơ bản nhất, bởi vì chỉ cần có khả năng liên kết dữ liệu hợp lệ. Đây là cách được khuyến nghị nếu bạn muốn chèn bảng Google Sheets vào Google Docs dưới dạng động. 

Các bước để chèn bảng Google Sheets vào Google Docs bằng cách này như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở Google Sheets, dùng chuột chọn chính xác vùng dữ liệu (các ô, hàng, cột) mà bạn muốn chèn. Bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + C (hoặc Cmd + C trên máy Mac).

– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy mở tài liệu Google Docs của bạn. Đặt con trỏ vào vị trí muốn dán và hấn tổ hợp phím Ctrl + V (hoặc Cmd + V).

– Bước 3: Ngay sau khi dán, một hộp thoại sẽ hiện lên hỏi bạn muốn dán theo cách nào.

+ Liên kết với bảng tính (Link to spreadsheet): Chọn tùy chọn này để thiết lập kết nối giữa bảng tính trong Docs và Sheet gốc. Nếu Sheet gốc thay đổi, Docs sẽ thông báo cho bạn để cập nhật. (Nên chọn)

+ Dán nội dung hủy liên kết (Paste unlinked): Chọn tùy chọn này nếu bạn chỉ muốn chèn một bản sao tĩnh của dữ liệu tại thời điểm dán. Bảng này sẽ không bao giờ được cập nhật khi Sheet gốc thay đổi.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn nhấn vào nút Dán (Paste) là hoàn tất.

Sau khi chèn bằng tùy chọn liên kết, nếu dữ liệu trong Google Sheets gốc thay đổi, bạn sẽ thấy một nút màu xanh cập nhật (Update) xuất hiện ở góc trên bên phải của bảng trong Docs. Chỉ cần nhấp vào nút này, toàn bộ dữ liệu trong bảng Docs sẽ được làm mới ngay lập tức.

Cách 2 – Chèn bảng Google Sheets vào Google Docs bằng cách chèn biểu đồ từ Sheets

Đôi khi, thay vì chèn toàn bộ bảng dữ liệu thô, bạn cần trực quan hóa thông tin bằng biểu đồ. Google Docs cho phép bạn chèn biểu đồ (Chart) từ Google Sheets với khả năng liên kết tương tự như chèn bảng. Các bước chèn bảng Google Sheets vào Google Docs theo các này như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tạo sẵn biểu đồ (biểu đồ cột, tròn, đường,…) trong Google Sheets dựa trên dữ liệu mong muốn.

– Bước 2: Sau đó, bạn nhấp chuột vào biểu đồ đó trong Sheets và nhấn Ctrl + C (hoặc Cmd + C).

Tiếp theo, bạn mở Google Docs đặt con trỏ và nhấn Ctrl + V (hoặc Cmd + V).

– Bước 3: Tương tự như chèn bảng, hộp thoại sẽ xuất hiện:

+ Liên kết với bảng tính (Link to spreadsheet): Chọn tùy chọn này. Biểu đồ trong Docs sẽ được liên kết và cập nhật khi dữ liệu hoặc loại biểu đồ trong Sheet gốc thay đổi. (Nên chọn)

+ Dán nội dung hủy liên kết (Paste unlinked): Chèn biểu đồ dưới dạng hình ảnh tĩnh.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấn vào Dán và hoàn tất.

Biểu đồ đã chèn sẽ hoạt động giống như bảng liên kết. Nếu bạn thay đổi loại biểu đồ (ví dụ: từ cột sang tròn) hoặc dữ liệu nguồn trong Sheet, nút cập nhật sẽ xuất hiện trong Docs, cho phép bạn làm mới biểu đồ mà không cần phải dán lại.

Cách 3 – Chèn liên kết trực tiếp đến Sheets bằng Smart Chips

Đối với các tài liệu mà bạn không cần hiển thị toàn bộ bảng dữ liệu mà chỉ muốn cung cấp một liên kết gọn gàng, trực quan đến file Sheet gốc, tính năng Smart Chips (Chip Thông Minh) là lựa chọn hiện đại và tối ưu nhất.

Cách chèn Google Sheets vào Google Docs, bằng tính năng này như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở file Google Sheets mà bạn muốn chèn liên kết. Sao chép URL của tài liệu từ thanh địa chỉ trình duyệt.

– Bước 2: Sau đó, bạn cần mở Google Docs, đặt con trỏ và dán URL vừa sao chép.

– Bước 3: Ngay sau khi dán URL, một thông báo nhỏ sẽ hiện lên hỏi bạn có muốn chuyển đổi URL này thành Chip Thông Minh không. Chọn chuyển đổi thành Chip (Ấn nút Tab hoặc nhấp vào đề xuất).

– Bước 4: Liên kết dài sẽ được thay thế bằng một Chip Thông Minh màu xanh lá cây, hiển thị tên file Sheets một cách gọn gàng.

Lỗi thường gặp khi chèn Google Sheets vào Google Docs & cách khắc phục

Quá trình chèn Google Sheets vào Google Docs thường diễn ra suôn sẻ, nhưng đôi khi người dùng có thể gặp phải một số lỗi khiến việc liên kết dữ liệu không thành công. Việc nắm rõ những lỗi này và cách khắc phục sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo luồng công việc được thông suốt.

Lỗi không hiện tùy chọn “Insert table from Sheets”

Đây là lỗi cơ bản nhất khi người dùng cố gắng sao chép và dán nhưng lại không thấy hộp thoại tùy chọn liên kết xuất hiện. Nguyên nhân gây ra lỗi là khi bạn sao chép nhiều hơn một ô từ Google Sheets. Nếu bạn chỉ sao chép một ô duy nhất (A1, B5,…), Google Docs sẽ mặc định dán văn bản thuần túy hoặc dán không liên kết.

Để khắc phục lỗi, bạn chỉ cần thực hiện một số thao tác như sau:

•  Thứ nhất là đảm bảo bạn đã chọn một vùng dữ liệu (ví dụ: A1:D10) trong Sheets, không chỉ là một ô đơn lẻ. Bạn phải sao chép một cấu trúc bảng để Docs nhận diện đó là dữ liệu bảng tính.
• Thứ hai là luôn sử dụng Ctrl + C (hoặc Cmd + C) để sao chép từ Sheets và Ctrl + V (hoặc Cmd + V) để dán vào Docs.

Lỗi không thể cập nhật dữ liệu

Sau khi đã chèn thành công bảng có liên kết, nhưng khi dữ liệu trong Sheets gốc thay đổi, nút cập nhật không xuất hiện hoặc nhấn vào không có tác động. Lỗi này thường xuất phát từ một số những nguyên nhân sau:

• Tài liệu Sheet gốc đã bị xóa, di chuyển, hoặc đổi tên quá nhiều lần.
• Bạn đã mất quyền truy cập (chỉ được xem) vào Sheet gốc.
• Lỗi đồng bộ hóa tạm thời của Google Server.

Bạn có thể xử lý lỗi này bằng các cách sau:

• Đảm bảo rằng bạn vẫn có quyền Chỉnh sửa (Editor) đối với tài liệu Sheets đó. Nếu bạn chỉ có quyền Xem (Viewer), hệ thống sẽ không cho phép bạn kích hoạt tính năng Cập nhật liên kết. Yêu cầu người sở hữu Sheet cấp lại quyền chỉnh sửa.
• Nếu các bước trên không hiệu quả, liên kết hiện tại có thể đã bị hỏng. Bạn cần hủy liên kết (Unlink) bảng hiện tại bằng cách nhấp vào bảng, chọn biểu tượng liên kết, và chọn Hủy liên kết. Sau đó, thực hiện lại toàn bộ quá trình Sao chép & Dán để tạo một liên kết mới.

Lỗi mất định dạng khi dán thủ công

Bạn không thể chèn hoặc cập nhật bảng từ Sheets vì Docs báo rằng không có quyền truy cập vào file Sheets gốc, mặc dù bạn là người tạo ra cả hai file. Nguyên nhân của lỗi này là do tài liệu Sheets đã được tạo trong một thư mục bị hạn chế quyền truy cập hoặc bạn đã bị mất quyền truy cập vào chính thư mục chứa file Sheets đó.

Cách khắc phục lỗi mất định dạng hiệu quả như sau:

• Bạn hãy đảm bảo rằng quyền truy cập của file Sheets được thiết lập rõ ràng. Bạn cần đảm bảo file Sheets có quyền Chủ sở hữu hoặc người chỉnh sửa. 
• Đôi khi, các lỗi quyền truy cập là do dữ liệu cache cũ. Bạn hãy xóa cache và cookies của trình duyệt, sau đó khởi động lại trình duyệt và thử lại quá trình chèn.

Một số lưu ý quan trọng khi chèn Google Sheets vào Google Docs

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp thao tác chèn Google Sheets vào Google Docs trở nên dễ dàng và suôn sẻ:

• Quản lý quyền truy cập 

Tính năng liên kết chỉ hoạt động khi tài liệu Docs của bạn có quyền đọc và truy xuất dữ liệu từ Sheets gốc. Tức là để nút cập nhật hoạt động trong Docs, bạn phải có quyền chỉnh sửa (Editor) đối với file Google Sheets gốc. Nếu bạn chỉ có quyền xem (Viewer), Docs vẫn hiển thị bảng, nhưng bạn sẽ không thể làm mới dữ liệu khi có thay đổi.

• Hạn chế chỉnh sửa định dạng trong Docs

Bạn nên ưu tiên thực hiện hầu hết các định dạng về font chữ, màu nền, đường viền trong Google Sheets gốc. Bởi nếu thực hiện quá nhiều trong Docs, mỗi khi bạn nhấn cập nhật, Docs sẽ cố gắng chỉnh sửa giữa định dạng gốc của Sheets và các định dạng bạn đã áp dụng. Điều này có thể dẫn đến việc định dạng bị ghi đè, làm mất đi sự thống nhất.

• Khắc phục bảng quá lớn và quá phức tạp

Google Sheets có thể chứa hàng ngàn hàng dữ liệu, nhưng Docs lại không được tối ưu để hiển thị quá nhiều dữ liệu cùng một lúc. Do đó, thay vì sao chép toàn bộ hàng trăm hàng trong Sheets, bạn hãy dùng chức năng Lọc hoặc Bảng Tổng hợp trong Sheets. Sau đó, bạn hãy để trích xuất ra phần dữ liệu quan trọng nhất và chỉ sao chép rồi chèn vùng dữ liệu đã được tinh gọn này.

Khi nào nên dùng bảng chèn từ Sheets thay vì tạo bảng trực tiếp trong Docs?

Google Docs có thể tạo bảng đơn giản, nhưng không phải lúc nào cách này cũng phù hợp. Việc lựa chọn giữa tạo bảng trực tiếp trong Docs và chèn bảng từ Google Sheets ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả làm việc, tính chính xác của tài liệu. Dưới đây là những trường hợp bạn nên ưu tiên dùng bảng chèn từ Sheets vào Docs:

• Khi bảng dữ liệu cần tính toán, phân tích hoặc sử dụng công thức

Nếu bảng của bạn chứa các phép tính như tổng, trung bình, điều kiện IF, hay các công thức phức tạp thì Google Sheets luôn là lựa chọn đúng. Google Docs không hỗ trợ tính toán và mọi phép tính đều phải làm thủ công, vừa mất thời gian, vừa dễ sai sót. 

Khi tạo bảng trong Sheets, bạn có thể dùng đầy đủ công thức và sau đó chèn vào Docs bằng liên kết. Docs sẽ hiển thị kết quả chính xác, còn toàn bộ công thức vẫn được xử lý trong Sheets. Bảng dữ liệu trong tài liệu luôn đúng 100%.

• Khi dữ liệu thay đổi thường xuyên và cần cập nhật liên tục

Nếu bạn quản lý bảng KPI, danh sách tham dự, dữ liệu khảo sát liên tục thay đổi hoặc bất kỳ dạng dữ liệu nào, nên sử dụng Google Sheets để nhập liệu và xử lý. Bởi khi chèn bảng từ Sheets vào Docs, bạn có thể cập nhật số liệu mới nhất chỉ bằng một cú nhấp vào nút Update. 

• Khi bảng dữ liệu lớn hoặc cần lọc, sắp xếp trước khi trình bày

Google Docs chỉ phù hợp với bảng nhỏ, ít hàng và ít cột. Khi bảng quá lớn, thao tác trong Docs sẽ trở nên nặng và khó quản lý. Trong những trường hợp này, sử dụng Sheets sẽ vượt trội hơn nhờ khả năng lọc, sắp xếp, tạo bảng tổng hợp và xử lý dữ liệu lớn nhanh chóng. Bạn chỉ cần lọc và chọn ra phần dữ liệu quan trọng trong Sheets rồi chèn vào Docs để tài liệu gọn gàng, dễ đọc và tập trung vào thông tin chính.

Lời kết

Như vậy, bài viết trên đã cung cấp cho bạn 03 phương pháp chèn Google Sheets vào Google Docs. Giờ đây, bạn đã dễ dàng tận dụng tính năng này để chèn bảng Google Sheets vào Google Docs để tối ưu hóa quy trình làm việc một cách dễ dàng. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc gì, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh chính thức để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777