CC trong Email là gì? Khác gì so với BCC và cách sử dụng

Trong quá trình gửi email công việc, học tập hay trao đổi nội bộ, bạn chắc chắn đã từng thấy hoặc sử dụng trường CC. Vậy CC trong email là gì, dùng như thế nào cho đúng? CC và BCC khác gì nhau? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây để trả lời được các câu hỏi và biết cách sử dụng CC trong Email chuẩn xác nhất.

CC trong Email là gì?

CC trong email là viết tắt của cụm từ Carbon Copy, có nghĩa là gửi thêm bản sao của email cho một hoặc nhiều người khác, ngoài người nhận chính ở ô To. Tức là khi bạn thêm địa chỉ email vào ô CC, những người này sẽ nhận được nội dung email giống hệt với người nhận chính. 

Điểm quan trọng cần lưu ý là tất cả người nhận trong email đều nhìn thấy danh sách email của nhau, bao gồm cả người ở ô To và ô CC. Điều này có nghĩa là mọi người đều biết rõ ai đang được nhận email. Hiểu một cách đơn giản, CC trong email là cách thêm người vào email để họ cùng theo dõi nội dung, chứ không phải là người bắt buộc phải phản hồi.

Về bản chất, người được CC không phải là người chịu trách nhiệm chính cho nội dung email. Họ chỉ đóng vai trò được thông báo, theo dõi hoặc liên quan gián tiếp đến thông tin trong email. Chính vì vậy, CC được sử dụng rất phổ biến trong môi trường làm việc, doanh nghiệp, giáo dục và quản lý dự án, đặc biệt trong các trường hợp như:

• Thông báo một nội dung cho nhiều người cùng biết
• Gửi email cập nhật tiến độ, báo cáo công việc
• Đảm bảo tính minh bạch trong trao đổi và xử lý công việc
• Giúp người được CC nắm thông tin mà không cần phải phản hồi

Trong những trường hợp này, người ở ô To là người chịu trách nhiệm chính và cần phản hồi, còn người ở ô CC chỉ cần đọc và theo dõi nội dung, không bắt buộc trả lời email.

CC không phải là email gửi riêng lẻ, mà là gửi chung trong cùng một email cho nhiều người. Việc sử dụng CC đúng cách sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, tránh gửi trùng nội dung và đảm bảo được tính minh bạch của thông tin. Tuy nhiên, nếu lạm dụng CC hoặc sử dụng không đúng mục đích, email của bạn sẽ trở nên rối rắm, gây phiền cho người nhận. Chính vì vậy, việc hiểu rõ bản chất CC trong email là bước đầu tiên để sử dụng email hiệu quả. 

Khi nào nên, không nên sử dụng CC trong Email?

Hiểu CC trong email là gì thì việc tiếp theo là bạn phải biết cách sử dụng CC khi nào? 

Thời điểm phù hợp để sử dụng CC trong email

CC trong email nên được sử dụng khi người nhận không phải là người xử lý chính, nhưng cần được cập nhật hoặc theo dõi thông tin. Nguyên tắc này giúp bạn dùng CC đúng cách, đặc biệt với những người mới bắt đầu tiếp cận. 

Trong môi trường công việc, CC rất phù hợp khi email có nhiều bên liên quan. Chẳng hạn như nhiều phòng ban hoặc nhiều cá nhân cùng tham gia xử lý một vấn đề. Việc sử dụng CC giúp tất cả các bên nắm được thông tin chung, hạn chế tình trạng thiếu thông tin hoặc trao đổi lại nhiều lần.

Ngoài ra, CC cũng nên được dùng trong các email mang tính báo cáo, thông báo hoặc cập nhật tiến độ công việc. Lúc này, người được CC như quản lý, trưởng nhóm hoặc người giám sát chỉ cần theo dõi nội dung, không cần phản hồi trực tiếp, nhưng vẫn nắm được diễn biến công việc. 

Những trường hợp không nên dùng CC trong email

Bạn không nên sử dụng CC trong email khi nội dung chỉ liên quan trực tiếp đến một người. Việc CC thêm người không liên quan có thể khiến email trở nên rườm rà, làm phiền người khác và giảm hiệu quả giao tiếp. 

Bên cạnh đó, việc CC quá nhiều người không cần thiết cũng là điều nên tránh. Khi danh sách người nhận quá dài, người nhận chính có thể không rõ mình có phải là người chịu trách nhiệm xử lý hay không, dẫn đến việc email bị chậm phản hồi hoặc không ai giải quyết. 

Phân biệt CC và BCC trong Email chi tiết

Khi sử dụng email, rất nhiều người thường nhầm lẫn giữa CC và BCC vì cả hai đều dùng để gửi bản sao email. Tuy nhiên, mục đích sử dụng, cách hiển thị và mức độ bảo mật của CC và BCC lại hoàn toàn khác nhau. Nếu bạn không hiểu rõ, rất dễ nhầm, lộ thông tin trong quá trình giao tiếp email. 

BCC trong Email là gì?

BCC là viết tắt của Blind Carbon Copy, có nghĩa là gửi bản sao ẩn trong email. Khi bạn thêm một địa chỉ email vào ô BCC, người đó vẫn nhận được email đầy đủ nội dung. Nhưng những người nhận khác sẽ không hề biết sự tồn tại của địa chỉ BCC này.

Nói cách khác, BCC giúp bạn gửi email mà vẫn bảo mật danh sách người nhận. Người ở ô To và CC sẽ không nhìn thấy ai đang được BCC và các địa chỉ BCC cũng không nhìn thấy nhau. 

Với tính chất này, BCC thường được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Gửi email cho nhiều người không có mối quan hệ quen biết
• Gửi thông báo hàng loạt cho khách hàng, học viên, nhân sự
• Tránh lộ email cá nhân của người nhận
• Tránh tình trạng người nhận Reply all làm loãng nội dung email

Tóm lại, BCC là lựa chọn tối ưu khi bạn cần bảo mật thông tin người dùng. 

Điểm giống nhau giữa CC và BCC

Mặc dù CC và BCC có cách hiển thị khác nhau, nhưng về bản chất, hai tính năng này vẫn còn nhiều điểm giống nhau mà người dùng cần nắm rõ. 

• Thứ nhất, cả CC và BCC đều dùng để gửi bản sao email. Nội dung email mà người nhận ở CC hoặc BCC nhận được giống hệt với người nhận chính ở ô To.
• Thứ hai, CC và BCC đều không phải là người nhận chính. Trong hầu hết các trường hợp, người được CC hoặc BCC chỉ cần đọc email để nắm thông tin, không bắt buộc phải phản hồi hay xử lý công việc. 
• Thứ ba, CC và BCC đều giúp tiết kiệm thời gian gửi email. Thay vì gửi nhiều email riêng lẻ cho từng người, bạn có thể gửi một email duy nhất và thêm CC hoặc BCC để nhiều người cùng nhận thông tin.
• Cuối cùng, cả CC và BCC đều có mặt trên hầu hết các nền tảng email phổ biến như Gmail, Outlook, Yahoo Mail và cách sử dụng tương đối giống nhau về thao tác. 

Dù có những điểm giống nhau, nhưng mục đích sử dụng thực tế của CC và BCC lại rất khác. Chính vì vậy, bạn nên cần phân biệt rõ hai khái niệm này để khi áp dụng vào sao cho đúng.

Sự khác nhau cốt lõi giữa CC và BCC

Sự khác nhau giữa CC và BCC trong email có thể xét theo 3 tiêu chí như sau:

• Tính công khai và hiển thị người nhận

Điểm khác biệt dễ nhận thấy nhất giữa CC và BCC nằm ở việc hiển thị danh sách người nhận. Khi sử dụng CC, tất cả người nhận đều có thể nhìn thấy ai là người nhận chính, ai đang được CC. Điều này tạo ra môi trường trao đổi công khai và minh bạch, phù hợp cho các email công việc cần nhiều người cùng theo dõi nội dung.

Ngược lại, BCC hoạt động theo cơ chế ẩn danh. Những người trong ô To hoặc CC hoàn toàn không biết ai khác đang được BCC. Tức là chỉ người gửi mới nhìn thấy danh sách này. Chính vì vậy, BCC thường được dùng trong các trường hợp cần giữ kín thông tin người nhận. 

• Bảo vệ quyền riêng tư và an toàn thông tin

Về mặt bảo mật, BCC giúp bảo vệ địa chỉ email cá nhân rất hiệu quả. Khi gửi email cho nhiều người không quen biết nhau, như gửi thư mời, thông báo chung hoặc email marketing, việc dùng BCC là cần thiết. Bởi nó giúp tránh lộ email và hạn chế nguy cơ spam.

Trong khi đó, CC phù hợp hơn với email nội bộ hoặc các nhóm làm việc đã quen biết nhau. Việc công khai danh sách người nhận giúp mọi người biết rõ mình đang làm việc với ai và tránh nhầm lẫn trong trao đổi. Nếu sử dụng CC cho một nhóm người lạ, bạn có thể vô tình tiết lộ thông tin email. 

• Khả năng phản hồi và Reply All

Sự khác nhau giữa CC và BCC còn thể hiển khi người nhận sử dụng chức năng Reply All. Với CC, khi một người phản hồi cho tất cả, toàn bộ người trong ô To và CC đều nhận được nội dung trả lời. Ngược lại, BCC không thích hợp cho việc phản hồi qua lại. Nếu một người được BCC nhấn Reply All, địa chỉ email của họ có thể bị lộ ra cho những người khác. Vì vậy, BCC chỉ nên dùng cho các email thông báo một chiều hoặc khi cần gửi kín. 

Tóm lại, để sử dụng email một cách hiệu quả nhất, bạn cần lưu ý những vấn đề như sau:

• Dùng CC khi cần trao đổi công khai, nhiều người cùng theo dõi và có thể phản hồi
• Dùng BCC khi cần bảo mật danh sách người nhận hoặc chỉ gửi thông tin một chiều

Hướng dẫn cách sử dụng CC trong email chuyên nghiệp

Sử dụng CC trong email không chỉ đơn thuần là thêm một địa chỉ vào ô CC, mà còn là biết cách kiểm soát luồng thông tin sao cho rõ ràng, đúng người, đúng thời điểm. Khi dùng CC đúng cách, email sẽ chuyên nghiệp hơn. 

Cách thêm CC khi soạn Email mới

Khi bắt đầu soạn một email mới trên các nền tảng phổ biến như Gmail hoặc Outlook, bạn thường chỉ thấy ô To (Đến). Để sử dụng CC, bạn cần chủ động bật trường này lên và thực hiện nhanh như sau:

• Trên máy tính

Bạn chỉ cần nhấn vào chữ CC nằm ở phía bên phải ô To. Ngoài ra, bạn có thể dùng phím tắt để thao tác nhanh Ctrl + Shift + C (Windows) hoặc Command + Shift + C (Mac). 

Sau khi bật CC, một dòng mới sẽ xuất hiện, cho phép bạn nhập địa chỉ email của những người cần theo dõi nội dung.

• Trên điện thoại

Bạn chỉ cần chạm vào biểu tượng mũi tên hoặc tùy chọn mở rộng bên cạnh ô To, khi đó CC và BCC sẽ hiện ra để bạn sử dụng. 

Dưới đây là các bước chi tiết cụ thể thêm CC khi soạn Email mới

– Bước 1: Mở Gmail và nhấn vào mục Soạn thư
Trước tiên, bạn hãy đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn. Tại giao diện chính, bạn nhấn vào nút Soạn thư để bắt đầu tạo một email mới.

– Bước 2: Hiển thị ô CC hoặc BCC
Trong cửa sổ soạn email, bạn sẽ thấy ô To (Đến). Ở phía bên phải của ô này, hãy nhấn vào chữ CC hoặc BCC tùy theo nhu cầu gửi mail. Bạn cũng có thể sử dụng đồng thời cả CC và BCC nếu cần gửi email cho nhiều nhóm người khác nhau.

– Bước 3: Điền địa chỉ email của người nhận
Tại ô To, bạn nhập địa chỉ email của người nhận chính.

Tiếp theo, nhập địa chỉ email của những người cần nhận bản sao vào ô CC hoặc BCC tương ứng. Mỗi địa chỉ email nên được phân cách rõ ràng để tránh nhầm lẫn khi gửi.

– Bước 4: Soạn nội dung email và gửi thư
Sau khi đã điền đầy đủ địa chỉ email, bạn tiến hành soạn nội dung email vào phần nội dung thư. Nếu cần, bạn có thể đính kèm thêm tệp tin. Cuối cùng, kiểm tra lại toàn bộ thông tin và nhấn Gửi để hoàn tất việc gửi email.

Cách CC thêm người vào Email đã gửi

Một tình huống rất thường gặp với người mới là đã gửi email xong nhưng sau đó cần thêm người khác vào để cùng theo dõi nội dung. Trong trường hợp này, bạn không thể chỉnh sửa email đã gửi, nhưng vẫn có cách xử lý phù hợp.

Bạn hãy làm theo hai cách sau:

• Cách 1 – Sử dụng Reply All (Trả lời tất cả)

Bạn mở email đã gửi trong mục “Đã gửi”, nhấn Reply All, sau đó thêm địa chỉ email của người mới vào ô CC. 

Khi làm cách này, bạn nên viết một câu dẫn ngắn ở đầu email, ví dụ như: “Mình xin thêm anh/chị A vào email này để cùng theo dõi tiến độ công việc.” Cách viết này giúp các bên hiểu rõ lý do có thêm người mới trong cuộc trao đổi.

• Cách 2 – Sử dụng Forward (Chuyển tiếp)

Cách này phù hợp khi chuỗi email trước đó đã quá dài và bạn chỉ muốn người mới nắm lại thông tin từ đầu, mà không làm ảnh hưởng đến các thành viên đang trao đổi trong luồng cũ. Tuy nhiên, Forward sẽ tạo ra một luồng email mới, nên nếu các bên tiếp tục phản hồi ở luồng cũ thì thông tin có thể bị rời rạc. 

Hiện nay, các nền tảng email như Gmail đã cải thiện việc nhóm hội thoại, giúp việc chuyển tiếp và CC thêm người thuận tiện hơn. Nhưng bạn vẫn nên cân nhắc tình huống cụ thể trước khi sử dụng.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng CC trong email

Việc sử dụng CC trong email tưởng chừng rất đơn giản, nhưng nếu không chú ý đến một số quy tắc quan trọng, CC sẽ mang tới những bất lợi nghiêm trọng. Đặc biệt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, cách bạn dùng CC phản ánh trực tiếp tác phong, kỹ năng giao tiếp và mức độ chuyên nghiệp của bạn. Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn cần ghi nhớ khi sử dụng CC trong email.

• Xác định rõ mục đích CC trước khi gửi

Trước khi thêm bất kỳ ai vào ô CC, bạn nên xác định rõ người nhận đó. CC chỉ nên được sử dụng khi người nhận cần theo dõi thông tin, có liên quan gián tiếp đến nội dung email, cần nắm bối cảnh để phối hợp công việc. Nếu người đó không cần biết thông tin, việc CC chỉ làm email trở nên dư thừa và gây phiền. 

• Phân biệt rõ vai trò giữa To và CC

Ô To – người chịu trách nhiệm chính, cần phản hồi hoặc xử lý công việc. Ô CC – người nhận để biết, không bắt buộc phản hồi. Bạn cần phân biệt rõ ràng trước khi gửi để người nhận hiểu đúng vai trò của mình, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, giúp email cũng rõ ràng cụ thể hơn. 

• Không CC quá nhiều người không liên quan

CC quá nhiều người là một trong những sai lầm phổ biến. Lúc này, email bị loãng nội dung, người nhận cảm thấy bị làm phiền, thông tin quan trọng cũng dễ bị bỏ qua. Khi sử dụng CC, bạn nên ưu tiên chất lượng hơn số lượng. Chỉ CC những người thật sự cần nắm thông tin.

• Kiểm tra kỹ danh sách CC trường khi bấm gửi

Trước khi gửi email, bạn nên dành vài giây để kiểm tra lại danh sách CC, xác định đúng người, đúng email. Đặc biệt, bạn nên lưu ý loại bỏ những người không còn liên quan. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Trong quá trình tìm hiểu CC trong email là gì và cách sử dụng CC đúng, rất nhiều người có những câu hỏi thắc mắc xoay quanh vấn đề. Dưới đây là một số câu hỏi đã được tổng hợp, các bạn có thể tham khảo:

1 – Người được CC có thấy người được BCC không?

Không. Người được CC không thể nhìn thấy danh sách người được BCC. BCC luôn được ẩn hoàn toàn để bảo mật thông tin người nhận.

2 – Tại sao tôi nên dùng CC thay vì để tất cả vào ô “To”?

Vì CC giúp phân biệt rõ vai trò người nhận ô “To” là người xử lý chính, còn CC là người nhận để biết, giúp email rõ ràng và chuyên nghiệp hơn.

3 – Email CC có ảnh hưởng đến dung lượng bộ nhớ không?

Có, nhưng dung lượng chiếm không đáng kể. Email CC vẫn chiếm dung lượng như email bình thường, trừ khi có nhiều tệp đính kèm lớn.

Lời kết

Qua bài viết, bạn đã hiểu rõ CC trong email là gì, cách sử dụng CC đúng chuẩn cũng như sự khác biệt giữa CC và BCC. Việc dùng CC đúng người, đúng mục đích không chỉ giúp email rõ ràng, chuyên nghiệp hơn mà còn nâng cao hiệu quả giao tiếp trong công việc và học tập. 

Ngoài ra, trong trường hợp doanh nghiệp của bạn cần tối ưu hệ thống email hoặc cần tư vấn, GCS Việt Nam luôn sẵn sàng đồng hành. Đội ngũ kỹ thuật viên của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ các giải pháp phù hợp nhất.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777