Làm sao để cấp quyền truy cập Gmail của mình cho người khác?

Trong công việc hay học tập, có nhiều tình huống bạn cần nhờ người khác hỗ trợ quản lý hộp thư. Vì thế, thay vì chia sẻ mật khẩu dễ gây rủi ro, Google cung cấp tính năng cấp quyền truy cập Gmail giúp người khác có thể thay bạn đọc, gửi email và sắp xếp hộp thư mà vẫn giữ an toàn cho tài khoản. Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn chi tiết cách cấp quyền truy cập cho Gmail từ A-Z, cùng tham khảo ngay nhé. 

Cấp quyền truy cập Gmail là gì?

Cấp quyền truy cập Gmail là một tính năng cho phép bạn trao quyền cho người khác sử dụng hộp thư của mình mà không cần tiết lộ mật khẩu. Khi được cấp quyền, người kia có thể đọc, trả lời và sắp xếp email trong tài khoản của bạn như thể đó là hộp thư của họ. Khi sử dụng tính năng này, bạn hoàn toàn có thể yên tâm tài khoản Gmail vẫn giữ nguyên toàn vẹn, vẫn có thể kiểm soát và dễ dàng thu hồi quyền truy cập bất kỳ lúc nào. 

Tính năng cấp quyền truy cập cho Gmail này hoàn toàn khác biệt so với chia sẻ mật khẩu. Bởi khi bạn đưa mật khẩu cho người khác, tức là đã mất quyền kiểm soát. Lúc này, họ sẽ dễ dàng thay đổi mật khẩu hoặc bật các cài đặt bảo mật khác. Bạn sẽ không thể truy cập vào tài khoản Gmail của mình bất cứ lúc nào. Còn người được cấp quyền sẽ toàn quyền với tài khoản Google của bạn. Từ việc sử dụng Gmail, Google Drive, Google Photos cho tới việc thay đổi mật khẩu, bật/tắt xác minh hai bước,….

Khi sử dụng tính năng cấp quyền truy cập Gmail, bạn chỉ trao một số quyền nhất định cho người khác. Chẳng hạn như là họ có thể đọc email, soạn và gửi thư, lưu nháp hoặc sắp xếp hộp thư. Đương nhiên, họ không thể thay đổi mật khẩu, xóa tài khoản hoặc truy cập các dịch vụ khác gắn liền với tài khoản Gmail của bạn. 

Nói chung là, tính năng cấp quyền truy cập Gmail này được Google phát triển nhằm phục vụ nhu cầu công việc nhóm, quản trị viên hoặc cá nhân bận rộn. Thay vì họ phải thường xuyên check mail, có thể nhờ trợ lý, đồng nghiệp, nhân viên kiểm tra. 

Tại sao cần cấp quyền truy cập Gmail?

Không phải ngẫu nhiên mà tính năng cấp quyền truy cập Gmail lại được nhiều người lựa chọn? Tính năng này thực chất mang đến cho người dùng rất nhiều lợi ích thiết thực, giúp công việc và cuộc sống trở nên nhàn hơn.

Tiện lợi khi nhờ người hỗ trợ kiểm tra và trả lời email

Khi bạn làm việc bận rộn, không phải lúc nào cũng có thể theo dõi từng email đến. Bạn có thể cấp quyền truy cập cho Gmail để nhờ cộng sự hoặc trợ lý thay mình:

• Kiểm tra email thường xuyên
• Sắp xếp thư quan trọng vào nhãn
• Soạn thư hoặc trả lời những email mang tính chất hành chính.

Chẳng hạn như, một giám đốc có thể giao cho thư ký quyền truy cập vào Gmail của mình để kiểm tra các email, đảm bảo không bỏ lỡ các mail quan trọng của đối tác. Trong khi đó, giám đốc đó vẫn có thể theo dõi mọi hoạt động của các email gửi đến và gửi đi. 

Quản trị viên dễ dàng tổ chức đội nhóm (chỉ với Google Workspace)

Đối với các doanh nghiệp, việc quản lý email là một bài toán phức tạp. Các hòm thư chung như info@, support@ cần nhiều người cùng theo dõi và xử lý. Với Google Workspace, việc cấp quyền truy cập Gmail là một công cụ quản lý vô cùng cần thiết.

Người quản trị có thể chỉ định một nhóm người dùng (ví dụ, phòng kinh doanh, đội ngũ hỗ trợ khách hàng) cùng truy cập và quản lý một hòm thư chung. Mọi thành viên trong nhóm đều có thể xem, trả lời và theo dõi tiến độ của từng email, tránh trường hợp trùng lặp công việc hoặc bỏ sót yêu cầu của khách hàng. 

Tóm lại, tính năng cấp quyền truy cập Gmail rất hữu ích đối với các tổ chức doanh nghiệp khi đã đăng ký dịch vụ Google Workspace. Tính năng này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ tổ chức, mà còn đảm bảo mọi vấn đề của khách hàng được giải quyết nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Ai có thể cấp và giới hạn số lượng cấp quyền truy cập Gmail?

Thực tế, cấp quyền truy cập Gmail là một tính năng hữu ích nhưng cũng có những giới hạn nhất định mà bạn cần phải nắm rõ. Cụ thể như sau:

Gmail cá nhân 

Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Gmail cá nhân (miễn phí), chỉ có thể cấp quyền cho tối đa 10 người. Giới hạn này phù hợp cho nhu cầu sử dụng cá nhân hoặc nhóm nhỏ. 

Ví dụ, bạn là freelancer có thể cấp quyền cho một trợ lý hoặc cộng tác viên hỗ trợ quản lý mail. 

Tuy nhiên, có một lưu ý quan trọng là Gmail cá nhân không được thiết kế để sử dụng như hộp thư nhóm. Nếu bạn cần nhiều người cùng truy cập, việc lạm dụng tính năng này có thể gây khó khăn trong quản lý và theo dõi hoạt động.

Gmail tổ chức/Workspace 

Đối với các doanh nghiệp sử dụng Google Workspace, giới hạn cấp quyền truy cập Gmail được rộng hơn. Bạn có thể cấp quyền truy cập tối đa 1000 người. Tuy nhiên, chỉ có tối đa 40 người có thể truy cập cùng một lúc. 

Dù mở rộng số lượng nhiều nhưng quản trị viên vẫn cần phân quyền cẩn thận, tránh để quá nhiều người cùng thao tác trên một hộp thư, dễ dẫn đến nhầm lẫn. Giải pháp hiệu quả thường là phân công, gắn nhãn trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên.

Hướng dẫn từng bước cấp quyền truy cập Gmail

Cách thức cấp quyền truy cập Gmail cho người khác khá đơn giản. Bạn chỉ cần có thiết bị là máy tính và thực hiện theo các bước cơ bản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Gmail muốn cấp quyền cho người khác.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng cưa Cài đặt ở góc phía bên phải màn hình >> tiếp tục bạn chọn vào Xem tất cả chế độ cài đặt.

– Bước 3: Tại trang Cài đặt, bạn chọn vào tab Tài khoản và nhập >> ở mục Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn, nhấn vào Thêm tài khoản khác.

– Bước 4: Trong cửa sổ mới, bạn cần nhập địa chỉ email của muốn cấp quyền rồi nhấn vào nút Bước tiếp theo. Hệ thống sẽ tiến hành hiển thị một thông báo để xác nhận. Bạn chỉ cần nhấn Gửi email để cấp quyền truy cập.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấn vào nút Gửi email để cấp quyền truy cập để cấp quyền truy cập Gmail cho người khác. 

Sau khi chấp nhận, quá trình cấp quyền truy cập Gmail sẽ hoàn tất. Lưu ý, quá trình này có thể mất đến 24 giờ để bắt đầu có hiệu lực và lời mời sẽ hết hạn sau 7 ngày.

Hướng dẫn cách xóa cấp quyền truy cập Gmail

Sau khi đã cấp quyền truy cập Gmail cho người khác, bạn có thể thay đổi ý định và muốn thu hồi quyền này bất cứ lúc nào. Việc xóa quyền truy cập cũng rất đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo các thao tác cơ bản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào Gmail trên thiết bị máy tính. 

– Bước 2: Sau đó, bạn chọn vào biểu tượng hình bánh răng cưa góc bên phải Cài đặt >> chọn tiếp vào Xem tất cả chế độ cài đặt.

– Bước 3: Tiếp theo, bạn chọn vào tab Tài khoản và nhập để xem các cài đặt liên quan đến quyền truy cập.

– Bước 4: Trong mục Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn, bạn sẽ thấy danh sách các tài khoản đã được ủy quyền.

Bên cạnh tên tài khoản mà bạn muốn xóa quyền, chỉ cần nhấn vào Xóa.

Hệ thống sẽ yêu cầu bạn thực hiện xác nhận lại một lần nữa. Sau khi xác nhận, quyền truy cập sẽ bị thu hồi ngay lập tức và người đó sẽ không thể truy cập vào hòm thư của bạn nữa.

Lỗi và cách để phục sự cố thường gặp

Trong quá trình cấp quyền truy cập Gmail, bạn có thể gặp một vài sự cố. Dưới đây là cách khắc phục các lỗi thường gặp đó như sau:

Không thấy mục cấp quyền 

Nếu bạn đang dùng Google Workspace nhưng không thấy tùy chọn Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn. Có thể là quản trị viên của tổ chức đã tắt tính năng cấp quyền truy cập cho Gmail. 

Thông thường, mục đích của việc làm này là đảm bảo bảo mật thông tin và tuân thủ các chính sách của công ty. Chính vì thế, để bật tính năng cấp quyền truy cập Gmail, bạn cần liên hệ tới quản trị viên IT của công ty nhờ sự hỗ trợ. 

Thời gian hiệu lực hết hạn nhanh chóng 

Sau khi bạn gửi lời mời cấp quyền, người nhận có thể phải chờ đến 24 giờ để thông báo hiển thị trong hộp thư đến. Hơn nữa, lời mời này sẽ hết hạn sau 1 tuần. Do đó, bạn hãy nhắc nhở người được cấp quyền kiểm tra hòm thư và chấp nhận lời mời càng sớm càng tốt để tránh phải làm lại từ đầu.

Những lưu ý quan trọng khi cấp quyền truy cập Gmail

Cấp quyền truy cập Gmail là một công cụ tiện lợi nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro nếu bạn không cẩn trọng. Để bảo vệ tài khoản và thông tin cá nhân của mình, bạn hãy ghi nhớ những lưu ý quan trọng dưới đây.

Chỉ cấp cho người thật sự tin tưởng

Khi bạn cấp quyền truy cập Gmail, người đó không chỉ đơn thuần là xem hộp thư đến. Họ có toàn quyền đọc, gửi, xóa và trả lời email từ tài khoản của bạn. 

Cụ thể, khi họ gửi email, tên của bạn vẫn sẽ hiển thị trên email đó. Điều này có nghĩa là mọi hành động của họ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh và uy tín của bạn.

Chính vì vậy, bạn chỉ nên uỷ quyền cho những người thực sự tin tưởng. Đặc biệt, bạn cũng nên trao đổi rõ ràng về phạm vi trách nhiệm của họ trước khi nhận cấp quyền. Bạn phải đảm bảo được mọi hành động trong Gmail của mình có sự kiểm soát chặt chẽ nhất. 

Người được cấp quyền vẫn có thể đọc/gửi mail thay bạn

Mặc dù Gmail cho phép cấp quyền truy cập cho nhiều người. Nhưng việc không nên cấp quyền cho nhiều người cùng lúc có thể gây ra những rắc rối không đáng có. 

Chẳng hạn như, càng nhiều người có quyền truy cập, khả năng rò rỉ thông tin hoặc các hành vi lạm dụng càng cao. Khi nhiều người cùng làm việc trên một hòm thư, bạn sẽ rất khó để theo dõi ai đã làm gì. Nếu có sự cố xảy ra, bạn sẽ rất khó để xác định được ai là người chịu trách nhiệm chính. 

Chính vì thế, bạn hãy cấp quyền truy cập Gmail một cách có chọn lọc. Bạn chỉ cấp quyền cho những người thực sự cần thiết và có trách nhiệm với công việc.

Luôn kiểm tra hoạt động đăng nhập để tránh rủi ro

Để đảm bảo an toàn cho tài khoản, bạn hãy thường xuyên kiểm tra hoạt động của người được cấp quyền. Gmail cho phép bạn xem lịch sử hoạt động của tài khoản. Bạn chỉ cần cuộn xuống cuối trang Gmail và nhấp vào “Chi tiết”.

Đồng thời, bạn cũng nên thường xuyên xem lại danh sách những người bạn đã cấp quyền. Nếu không còn cần thiết, bạn hãy thu hồi quyền truy cập ngay lập tức để bảo vệ thông tin của bạn.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Cấp quyền truy cập Gmail là một tính năng tiện lợi, nhưng cũng không ít người còn băn khoăn về cách thức hoạt động và độ an toàn của nó. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp nhất, giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về tính năng này.

1 – Có thể cấp quyền truy cập Gmail trên điện thoại không?

Không. Hiện tại, tính năng cấp quyền truy cập cho Gmail chỉ có thể thực hiện được trên trình duyệt web của máy tính, không khả dụng trên ứng dụng di động.

2 – Người được cấp quyền có thể đổi mật khẩu của tôi không?

Không. Người được cấp quyền chỉ có thể truy cập và quản lý email trong hòm thư của bạn. Họ không có quyền thay đổi mật khẩu, thiết lập bảo mật hoặc thực hiện các thay đổi quan trọng khác trên tài khoản của bạn.

3 – Có bị mất bảo mật khi cấp quyền Gmail không?

Cấp quyền truy cập Gmail là một phương thức an toàn hơn nhiều so với việc chia sẻ mật khẩu. Tuy nhiên, bạn vẫn cần cẩn trọng và chỉ cấp quyền cho những người bạn thực sự tin tưởng, vì họ có thể đọc và gửi email thay bạn.

4 – Có thể cấp quyền cho một nhóm thay vì một cá nhân không?

Có. Trong tài khoản Google Workspace (Gmail doanh nghiệp), quản trị viên có thể cấp quyền truy cập cho một nhóm thay vì từng cá nhân riêng lẻ, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.

Lời kết

Qua bài viết, bạn đã có cái nhìn tổng quan và chi tiết về cách cấp quyền truy cập Gmail một cách an toàn và hiệu quả. Bài viết đã cung cấp hướng dẫn từ A-Z, từ cách thức hoạt động, lợi ích, đến các bước thực hiện và những lưu ý quan trọng.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu hơn về các vấn đề liên quan đến Google Workspace. Bạn đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được tư vấn và hỗ trợ tận tình.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777