Hướng dẫn chi tiết cách đóng băng trong Google Sheets cho người mới

Khi làm việc với bảng tính có nhiều dữ liệu, việc cuộn lên xuống hoặc sang ngang rất dễ khiến bạn bị mất dấu thông tin và tiêu đề quan trọng. Đó là lý do vì sao cách đóng băng trong Google Sheets, cũng như ẩn hàng và ẩn cột, lại trở nên quan trọng và không thể thiếu khi sử dụng bảng tính. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết từng bước về cách đóng bằng trong Google Sheets đơn giản và dễ hiểu nhất.

Đóng băng trong Google Sheets là gì?

Đóng băng (Freeze) trong Google Sheets là tính năng cho phép bạn ghim một hoặc nhiều hàng/cột cụ thể tại vị trí cố định trên màn hình. Khi bạn cuộn chuột xuống dưới hoặc sang phải để xem các vùng dữ liệu xa hơn, những hàng hoặc cột đã được đóng băng sẽ không bị trôi đi mà luôn hiển thị trong tầm mắt. Thông thường, người dùng hay tìm cách đóng băng trong Google Sheets cho hàng đầu tiên để không bị nhầm lẫn dữ liệu khi bảng tính quá dài.

Tính năng đóng băng khác với cách ẩn hàng trong Google Sheets – tức là làm hàng biến mất hoàn toàn để gọn bảng. Đóng băng tức là giữ cho dữ liệu luôn hiện diện để làm định vị. Bạn có thể đóng băng nhiều hàng hoặc cột vô cùng tiện lợi.

Lợi ích của việc đóng băng hàng/cột trong Google Sheets

Việc sử dụng thành thạo cách đóng băng hàng/cột trong Google Sheets mang lại rất nhiều lợi ích và giá trị thực tế cho người sử dụng.

• Thứ nhất là luôn nắm bắt được ngữ cảnh dữ liệu

Khi làm việc với các bảng tính có hàng trăm cột và hàng nghìn dòng, bạn rất dễ rơi vào tình trạng bị bỏ lỡ dữ liệu. Do đó, việc đóng băng giúp tiêu đề luôn đi sát bên cạnh dữ liệu. 

Ví dụ, khi bạn cuộn sang phải từ cột Họ và tên đến cột Địa chỉ, nếu đã biết cách đóng băng cột trong Google Sheets. Lúc này, bạn sẽ luôn biết địa chỉ đó thuộc về khách hàng nào mà không cần cuộn ngược lại. 

• Thứ hai là hạn chế tối đa sai sót khi nhập liệu

Người dùng Google Sheets hay có thói quen bị nhập dữ liệu nhầm vào cột khác do hàng tiêu đề bị trôi mất. Khi bạn áp dụng cách đóng băng trong Google Sheets, các cột quan trọng luôn hiện hữu. Từ đó, bạn dễ dàng đối chiếu và nhập thông tin vào đúng ô, đúng dòng một cách tự tin. 

• Thứ ba là tối ưu hóa không gian làm việc chuyên nghiệp

Trong một số trường hợp, thay vì phải tìm cách ẩn cột trong Google Sheets để đưa các dữ liệu ở xa lại gần nhau, bạn chỉ cần đóng băng cột đầu tiên. Khi đó, bạn dễ dàng so sánh dữ liệu ở cột A với cột X một cách trực quan mà vẫn giữ nguyên cấu trúc của toàn bộ bảng tính.

• Thứ tư là tăng tính thẩm mỹ và dễ dàng khi chia sẻ

Một bảng tính được đóng băng hàng tiêu đề cẩn thận sẽ giúp người xem cảm thấy dễ chịu và chuyên nghiệp hơn. Họ không cần phải tự mình tìm cách cố định lại mà có thể đọc hiểu báo cáo ngay lập tức. 

Hướng dẫn cách đóng băng trong Google Sheets

Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết giúp bạn làm chủ tính năng đóng băng trong Google Sheets chỉ với vài bước đơn giản. 

Cách đóng băng hàng trong Google Sheets chi tiết

Đóng băng hàng là thao tác giúp giữ cho một hoặc nhiều hàng luôn cố định ở phía trên cùng của màn hình, bất kể bạn có cuộn chuột sâu đến đâu. Khi bạn làm việc với các danh sách dài như danh sách khách hàng, kho hàng hay bảng lương thì hoàn toàn hữu ích. 

Để thực hiện cách đóng băng trong Google Sheets, bạn có thể thực hiện bằng các bước như sau. 

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần thực hiện thao tác mở tệp Google Sheets của bạn.

– Bước 2: Tiếp tục, bạn chọn tiếp vào hàng mà bạn muốn đóng băng (thông thường là hàng 1).

– Bước 3: Trên thanh công cụ,  bạn hãy nhấn vào mục Xem (View) >> Di chuyển chuột đến phần Cố định (Freeze).

– Bước 4: Tại đây, bạn sẽ thấy các lựa chọn là 1 hàng, 2 hàng hoặc Tới hàng hiện tại (Up to row X). Nếu bạn muốn cố định hàng tiêu đề đầu tiên, hãy chọn 1 hàng.

*Cách nhanh hơn:

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thanh kéo đóng băng trên Google Sheets. Ở góc trên cùng bên trái của bảng tính (ngay phía trên số 1 và bên trái chữ A), bạn sẽ thấy một vạch xám đậm hơn các đường lưới thông thường. 

Khi bạn đưa con trỏ chuột vào vạch này, con trỏ sẽ chuyển thành hình bàn tay. Bạn chỉ cần nhấn giữ và kéo vạch này xuống dưới hàng mà bạn muốn cố định. Mọi hàng nằm phía trên vạch này sẽ luôn luôn hiển thị khi bạn cuộn trang.

Cách đóng băng cột trong Google Sheets cụ thể 

Tương tự như đóng băng hàng, cách đóng băng cột trong Google Sheets giúp bạn giữ cho các cột quan trọng luôn được hiển thị ở bên trên màn hình. Đặc biệt, khi bạn cuộn trang sang phải để xem các thông tin chi tiết khác. 

Quy trình thực hiện đóng băng cột trong Google Sheets được thực hiện đơn giản theo các thao tác như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần xác định cột nào mình muốn cố định.

Nếu bạn chỉ muốn cố định 1 hoặc 2 cột đầu tiên (A hoặc B), bạn không nhất thiết phải chọn cột trước.

Nếu bạn muốn cố định đến một cột bất kỳ (ví dụ cột C, D, E…), hãy nhấp chuột vào tên cột đó (chữ cái ở trên cùng) để bôi đen toàn bộ cột.

– Bước 2: Trên thanh công cụ phía trên cùng của màn hình, bạn thực hiện nhấp vào tab Xem(View) >> di chuột xuống dòng Cố định (Freeze).

Lúc này, một menu phụ sẽ hiện ra với các tùy chọn về Hàng và Cột. Bạn chọn phần dành cho cột và tùy chọn phù hợp. 

*Cách nhanh hơn: 

Giống như với hàng, ở góc trên bên trái có một vạch xám đứng. Bạn đưa chuột vào vạch này, kéo sang phải và thả vào vị trí sau cột bạn muốn cố định.

Cách bỏ đóng băng hàng và cột trong Google Sheets

Trong quá trình làm việc, đôi khi bạn cần thay đổi cấu trúc bảng tính hoặc xem toàn bộ dữ liệu ở trong chế độ tràn màn hình. Lúc này, việc bỏ đóng băng hàng và cột trong Google Sheets là hoàn toàn cần thiết. 

Để bỏ đóng băng hàng và cột trong Google Sheets, bạn chỉ cần thực hiện các bước cơ bản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần thực hiện mở vào menu Xem (View) trên thanh công cụ phía trên >> chọn mục Cố định (Freeze).

– Bước 2: Để bỏ cố định hàng, bạn chọn Không có hàng nào (No rows).

Để bỏ cố định cột, bạn chọn Không có cột nào (No columns).

*Cách nhanh hơn:

Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng chuột để kéo các vạch xám đóng băng về lại vị trí sát mép góc trên bên trái của bảng tính. Khi vạch xám biến mất vào lề, các hàng và cột sẽ không còn bị cố định nữa.

Hướng dẫn cách ẩn hàng và ẩn cột trong Google Sheets

Ngoài việc cố định dữ liệu, việc tối ưu không gian làm việc bằng cách ẩn đi những thông tin chưa cần thiết cũng rất quan trọng. Ẩn hàng và cột trong Google Sheets sẽ giúp bạn tập trung hoàn toàn vào những dữ liệu cần xử lý mà không bị dữ liệu phụ làm xao nhãng.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách ẩn hàng và ẩn cột trong Google Sheets như sau:

Cách ẩn hàng trong Google Sheets cụ thể

Cách ẩn hàng trong Google Sheets là thao tác làm cho một hoặc nhiều hàng tạm thời biến mất khỏi tầm nhìn. Tuy nhiên, nó vẫn được giữ nguyên giá trị và công thức của chúng trong hệ thống. Điều này hoàn toàn khác biệt so với việc xóa hàng. 

Để thực hiện các bước ẩn hàng trong Google Sheets, bạn chỉ cần làm theo các thao tác như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần thực hiện nhấp chuột vào số thứ tự của hàng ở lề trái màn hình để chọn hàng đó. Nếu muốn chọn nhiều hàng liên tiếp, hãy giữ phím Shift và chọn hàng đầu – hàng cuối. 

Nếu muốn chọn các hàng rời rạc, hãy giữ phím Ctrl (Windows) hoặc Command (Mac).

– Bước 2: Sau khi đã chọn xong, bạn nhấn chuột phải vào vùng đã chọn.

– Bước 3: Trong menu hiện ra, bạn hãy tìm và chọn dòng Ẩn hàng (Hide row).

Ngay lập tức, các hàng được chọn sẽ thu nhỏ lại và biến mất. Bạn sẽ thấy xuất hiện hai biểu tượng mũi tên nhỏ ở vị trí các hàng bị ẩn.

Cách ẩn cột trong Google Sheets chi tiết

Tương tự như hàng, ẩn cột trong Google Sheets giúp bạn che đi những cột chứa dữ liệu tính toán trung gian hoặc các ghi chú cá nhân, không muốn xuất hiện trong báo cáo. Việc ẩn cột giúp chiều ngang của bảng tính thu gọn lại và tránh việc cuộn ngang quá nhiều.

Để ẩn cột trong Google Sheets, các bạn cần thực hiện các bước chi tiết như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần nhấp vào chữ cái đại diện cho cột (A, B, C…) ở trên cùng. Bạn cũng có thể chọn nhiều cột cùng lúc bằng cách kéo chuột qua các tiêu đề cột hoặc dùng phím Shift/Ctrl.

– Bước 2: Sau đó, bạn click chuột phải vào tiêu đề cột đã chọn. >> chọn Ẩn cột (Hide column) từ danh sách các tùy chọn.

– Bước 3: Khi một cột bị ẩn, chữ cái tiêu đề cột sẽ bị khuyết đi (ví dụ từ cột A sang cột C).

Cách hiển thị lại hàng và cột đã bị ẩn

Sau khi đã ẩn đi, sẽ có lúc bạn cần xem lại dữ liệu để kiểm tra hoặc cập nhật thông tin. Cách hiển thị lại hàng và cột trong Google Sheets rất trực quan và dễ thực hiện. Bạn sẽ có hai cách để thực hiện hiển thị lại hàng và cột đã bị ẩn trong Google Sheets như sau: 

• Cách 1 – Sử dụng biểu tượng mũi tên

Bạn sẽ thấy hai mũi tên nhỏ hướng vào nhau ở vị trí các hàng và cột bị ẩn. Bạn chỉ cần nhấp chuột trái vào các mũi tên này, dữ liệu bị ẩn sẽ ngay lập tức hiện ra.

• Cách 2 – Sử dụng thao tác trên menu chuột phải

Bạn bôi đen cả vùng bao quanh hàng/cột bị ẩn. Ví dụ nếu cột B bị ẩn, hãy bôi đen cột A và C). Sau đó, bạn nhấn chuột phải và chọn Bỏ ẩn hàng hoặc Bỏ ẩn cột.

Một số lưu ý khi ẩn hàng và cột 

Dù ẩn hàng và cột là tính năng tuyệt vời cho một số trường hợp. Tuy nhiên, nó có thể dẫn đến những hiểu lầm về dữ liệu khi làm việc nhóm. Do đó, trước khi thực hiện ẩn hàng hay cột trong Google Sheets, bạn cần lưu ý một số vấn đề như sau:

• Dữ liệu ẩn vẫn tồn tại trong công thức

Khi bạn dùng các hàm như SUM, AVERAGE, hay VLOOKUP, Google Sheets vẫn tính toán cả dữ liệu trong những hàng/cột đang bị ẩn. Nếu bạn muốn bỏ qua các hàng bị ẩn trong tính toán, bạn phải sử dụng hàm SUBTOTAL hoặc AGGREGATE.

• Vấn đề in ấn: 

Theo mặc định, các hàng và cột bị ẩn sẽ không xuất hiện khi bạn in bảng tính ra giấy hoặc xuất bản sang PDF. Đây là một cách hay để tạo các bản in rút gọn mà không làm hỏng file gốc.

• Chia sẻ file

Khi bạn chia sẻ quyền xem hoặc chỉnh sửa cho người khác, họ vẫn có thể nhìn thấy các dấu mũi tên và tự ý hiển thị lại các hàng/cột bạn đã ẩn. Vì vậy, đừng dùng tính năng ẩn để che giấu các thông tin thực sự bảo mật. Nếu cần bảo mật, hãy sử dụng tính năng Bảo vệ trang tính hoặc ẩn trang tính hoàn toàn.

Một số phím tắt và mẹo quản lý hàng cột hiệu quả

Các phím tắt trong Google Sheets sẽ giúp người dùng tăng tốc độ làm việc lên gấp nhiều lần. Đồng thời, nó cũng sẽ giúp quy trình xử lý dữ liệu trở nên chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian hơn. 

Phím tắt ẩn/hiện nhanh trên Windows và MacOS

Phím tắt nhanh giúp bạn không cần phải rời tay khỏi bàn phím để thực hiện các thao tác. Tuy nhiên, bạn cần phải mất công ghi nhớ một vài tổ hợp phím giúp ẩn hoặc hiện hàng cột. 

*Đối với Windows:

• Ẩn hàng: Chọn hàng rồi nhấn Ctrl + Alt + 9.
• Ẩn cột: Chọn cột rồi nhấn Ctrl + Alt + 0.
• Hiện lại hàng: Ctrl + Shift + 9 (Lưu ý: Một số trình duyệt hoặc phần mềm gõ tiếng Việt có thể chiếm dụng phím này, bạn nên kiểm tra lại nếu không thực hiện được).
• Hiện lại cột: Ctrl + Shift + 0.

*Đối với MacOS:

• Ẩn hàng: Command + Option + 9.
• Ẩn cột: Command + Option + 0.

Cách nhóm hàng và cột nhanh chóng

Ngoài việc ẩn thủ công, Google Sheets còn cung cấp một tính năng nữa là Nhóm. Nhóm hàng/cột cho phép bạn thu gọn hoặc mở rộng các vùng dữ liệu chỉ bằng một cú nhấp vào dấu (+) hoặc (-). 

Để nhóm hàng hoặc cột trong Google Sheets nhanh chóng, bạn cần làm theo các thao tác sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn các hàng hoặc cột cần nhóm.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào chuột phải và chọn Xem các thao tác khác đối với hàng/cột >> chọn Nhóm hàng/cột (Group).

*Mẹo hay – Hoặc dùng phím tắt:

 Alt + Shift + Mũi tên phải (Windows) để nhóm và Alt + Shift + Mũi tên trái để hủy nhóm.

Khi nào nên dùng tính năng đóng băng trong Google Sheets?

Mặc dù thực hiện cách đóng băng trong Google Sheets mang lại cho người dùng rất nhiều tiện ích. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng sử dụng tính năng này được. Bạn chỉ nên sử dụng tính năng này trong các trường hợp sau đây:

• Khi bảng tính có nhiều hơn 20 hàng: 

Khi dữ liệu vượt quá một trang màn hình, hàng tiêu đề sẽ bị đẩy lên trên. Đây là lúc cần đóng băng hàng đầu tiên.

• Khi bảng tính có nhiều cột thuộc tính: 

Nếu bảng tính trải dài sang phải (vượt quá cột H hoặc I), việc đóng băng 1-2 cột đầu tiên (ID, Tên) là bắt buộc.

• Khi làm Dashboard hoặc Report: 

Các bảng điều khiển thường có các nút bấm hoặc tóm tắt ở hàng đầu. Cố định chúng giúp người dùng luôn truy cập được các nút điều hướng.

• Khi làm việc nhóm: 

Để đảm bảo mọi người trong nhóm đều nhìn thấy cùng một cấu trúc tiêu đề khi thảo luận về một dòng dữ liệu cụ thể ở dưới cùng của bảng.

Khi nào nên ẩn hàng/cột để tối ưu bảng tính trong Google Sheets?

Tương tự, ẩn hàng hay cột giúp tối ưu bảng tính trong Google Sheets. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý tùy vào từng trường hợp, bạn cần ẩn hàng và cột.

• Khi chứa công thức trung gian: 

Bạn có những cột tính toán nháp mà không cần hiển thị trong kết quả cuối cùng.

• Khi dữ liệu lịch sử cũ: 

Những hàng chứa dữ liệu của các năm trước nhưng bạn vẫn muốn giữ lại để đối chiếu khi cần, thay vì xóa đi.

• Khi tối ưu hóa bản in: 

Bạn muốn in một bảng báo cáo tóm tắt nhưng file gốc lại chứa quá nhiều thông tin chi tiết. Ẩn đi các cột thừa sẽ giúp bản in vừa vặn trong khổ giấy.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Trong quá trình thực hiện cách đóng băng trong Google Sheets hay thao tác ẩn cột trong Google Sheets, bạn sẽ gặp nhiều vấn đề thắc mắc phát sinh. Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp một số câu hỏi phổ biến nhất cùng lời giải đáp cụ thể, các bạn có thể tham khảo.

1 – Làm sao để cố định hàng đầu tiên trong Google Sheets?

Để cố định hàng đầu tiên, bạn chỉ cần vào menu Xem (View) >> chọn Cố định (Freeze) >> chọn 1 hàng (1 row). Ngoài ra, bạn có thể dùng chuột kéo đường kẻ xám ở góc trên bên trái xuống dưới hàng 1 để thao tác nhanh hơn.

2 – Có thể đóng băng nhiều cột cùng lúc không?

Có. Google Sheets cho phép bạn thực hiện cách đóng băng cột trong Google Sheets với số lượng tùy ý. Bạn chỉ cần chọn cột cuối cùng trong dải cột muốn cố định, sau đó vào Xem >> chọn Cố định >> chọn Tới cột hiện tại. Tuy nhiên, hãy lưu ý không nên đóng băng quá nhiều cột vì nó sẽ làm hẹp diện tích hiển thị dữ liệu mới trên màn hình của bạn.

3 – Đóng băng trong Google Sheets có ảnh hưởng đến dữ liệu không?

Không. Việc đóng băng chỉ thay đổi cách hiển thị trên màn hình để bạn dễ quan sát hơn. Nó không tác động đến nội dung bên trong ô, không làm thay đổi công thức và cũng không ảnh hưởng đến việc tính toán của bảng tính. Bạn có thể thoải mái cố định hoặc bỏ cố định mà không lo mất mát dữ liệu.

4 –  Khi nào nên dùng Ẩn cột thay vì Xóa cột?

Bạn nên dùng tính năng ẩn cột trong Google Sheets khi cột đó chứa các thông tin nhạy cảm, dữ liệu nháp hoặc công thức trung gian mà bạn vẫn cần để bảng tính hoạt động đúng. Trái lại, chỉ nên xóa cột khi bạn chắc chắn dữ liệu đó hoàn toàn dư thừa và không liên kết với bất kỳ công thức nào khác, vì xóa cột có thể gây ra lỗi #REF! cho các ô đang tham chiếu đến nó.

Lời kết

Hy vọng rằng bài hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp những newbie có thể tự tin đối mặt với các bảng tính phức tạp. Khi gặp những bảng tính khó nhằn, bạn sẽ thực hiện cách đóng băng trong Google Sheets hay ẩn/ hàng cột một cách đơn giản nhất.

Nếu bài viết hữu ích, bạn đừng quên chia sẻ cho mọi người, hoặc nếu có bất kỳ thắc mắc nào. Bạn hãy nhanh chóng liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh sau để được đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ kịp thời nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777