Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 04/05- 09/05/2026

Tuần từ 04/05 đến 09/05/2026, Google tiếp tục mang đến hàng loạt tính năng mới của Google Workspace nhằm tối ưu trải nghiệm làm việc, cộng tác và ứng dụng AI trong doanh nghiệp. Từ việc nâng cấp khả năng soạn thảo trong Gmail, mở rộng ngôn ngữ cho Google Workspace Studio, cải tiến trải nghiệm họp trên Google Meet cho đến tăng cường quản trị dữ liệu bằng AI Control Center – tất cả đều cho thấy hệ sinh thái Google Workspace đang ngày càng thông minh, an toàn và linh hoạt hơn.

1. Những cải tiến mới giúp viết email hiệu quả hơn trong Gmail

Gmail vừa nâng cấp tính năng Help me write, biến trợ lý viết email bằng Gemini trở nên thông minh và cá nhân hóa hơn. Với cập nhật mới, công cụ giờ đây có thể tự động kết nối với Gmail và Google Drive để lấy ngữ cảnh liên quan từ email, tài liệu hoặc tệp đã lưu, sau đó chèn thông tin phù hợp trực tiếp vào nội dung thư theo yêu cầu của người dùng.

Tính năng Help me write còn có khả năng học hỏi văn phong, giọng điệu và cách trình bày từ các email trước đây để tạo ra bản nháp mang đậm phong cách cá nhân, giúp nội dung tự nhiên và nhất quán hơn.

Chỉ với một prompt ngắn, người dùng có thể nhanh chóng soạn email phản hồi khách hàng, cập nhật tiến độ dự án, gửi thông báo nội bộ, trao đổi với đối tác. Hoặc người dùng dễ chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp mà không cần mất thời gian sao chép, định dạng hay chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khác nhau.

2. Google Workspace Studio hiện hỗ trợ thêm nhiều ngôn ngữ

Google Workspace Studio vừa mở rộng khả năng hỗ trợ ngôn ngữ, giúp người dùng trên toàn cầu dễ dàng tiếp cận và khai thác các tính năng tự động hóa bằng AI hiệu quả hơn. Bên cạnh tiếng Anh, nền tảng hiện đã hỗ trợ đầy đủ thêm 7 ngôn ngữ mới gồm tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Ý, tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Bồ Đào Nha và tiếng Tây Ban Nha.

3. Tự động xem luồng phát trực tiếp trên Google Meet khi phòng họp đã đầy

Google Meet vừa bổ sung tính năng giúp người dùng tham gia các cuộc họp quy mô lớn thuận tiện hơn. Khi một cuộc họp thích ứng đã đạt giới hạn số lượng người tham gia có quyền tương tác trực tiếp như bật camera, microphone hoặc chia sẻ màn hình, những người dùng vào sau sẽ được tự động chuyển sang luồng phát trực tiếp (Live Stream) thay vì nhận thông báo phòng đã đầy.

Trong chế độ phát trực tiếp, người tham gia vẫn có thể tương tác thông qua biểu tượng cảm xúc, trò chuyện, bình chọn hoặc đặt câu hỏi, tùy theo quyền mà người tổ chức đã thiết lập. Ngoài ra, những người chỉ được mời xem live stream nhưng cố gắng truy cập phòng họp chính cũng sẽ được chuyển hướng tự động.

Cập nhật này giúp các sự kiện lớn trên Google Meet diễn ra liền mạch hơn, tránh gián đoạn khi số lượng người tham gia vượt giới hạn. Đồng thời, người dùng vẫn đảm bảo người tổ chức giữ toàn quyền kiểm soát quyền truy cập và các tính năng tương tác trong cuộc họp.

4. Google Workspace Studio nâng cấp quy trình bắt đầu cuộc họp Meet và chặn lịch thông minh

Google Workspace Studio vừa nhận được loạt nâng cấp mới, tập trung vào khả năng tự động hóa quy trình họp trên Google Meet và quản lý thời gian trên Google Calendar. Một trong những thay đổi đáng chú ý là bước khởi tạo workflow “When a meeting transcript is ready” đã được đổi tên thành “When meeting outputs are ready”. Nội dung mới mở rộng khả năng kích hoạt quy trình không chỉ khi bản chép lời cuộc họp hoàn tất mà còn khi Notes by Gemini đã sẵn sàng. 

Workspace Studio hiện cho phép người dùng chọn tối đa 100 cuộc họp khác nhau để kích hoạt cùng một workflow, thay vì chỉ giới hạn một cuộc họp như trước đây. Cải tiến này giúp tự động hóa hàng loạt quy trình lặp lại cho nhiều sự kiện, tiết kiệm đáng kể thời gian vận hành và giảm thao tác thủ công.

*Lưu ý: Ngoài nâng cấp liên quan đến Google Meet, Workspace Studio cũng bổ sung tính năng Block Time trên Google Calendar. Khi kết hợp với các bước như “Ask Gemini” hoặc “Extract”, hệ thống có thể tự động tạo khung thời gian trên lịch cho các công việc quan trọng như xác nhận cuộc hẹn, nhắc lịch đào tạo, theo dõi email công việc hoặc sắp xếp thời gian tập trung cá nhân. Các sự kiện được tạo sẽ chỉ hiển thị cho chính người dùng và không hỗ trợ thêm khách mời, giúp việc quản lý lịch làm việc trở nên riêng tư, linh hoạt và hiệu quả hơn.

5. Biến prompt AI thành công cụ một chạm với tính năng Skills trên Chrome

Google Chrome và Gemini vừa giới thiệu tính năng Skills trong Chrome. Tính năng giúp người dùng doanh nghiệp biến các prompt AI thường dùng thành công cụ tự động chỉ với một lần thiết lập. Thay vì phải nhập lại cùng một câu lệnh mỗi khi mở trang web, tài liệu hoặc xử lý một tác vụ quen thuộc. Giờ đây người dùng có thể lưu các prompt hiệu quả nhất và kích hoạt chúng ngay lập tức chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Tính năng hữu ích cho các công việc lặp lại hằng ngày như tóm tắt báo cáo dài, soạn email cho khách hàng, phân tích dữ liệu thị trường hoặc xử lý nội dung trực tuyến. Khi một prompt được lưu thành Skill, người dùng có thể tái sử dụng ở bất kỳ đâu trên web mà không cần chỉnh sửa hay nhập lại từ đầu.

6. Google Meet yêu cầu sự đồng ý rõ ràng khi dùng Ghi chú bằng Gemini, ghi âm và bản chép lời

Google Meet vừa bổ sung tính năng mới cho phép doanh nghiệp yêu cầu sự đồng ý rõ ràng từ người tham gia trước khi kích hoạt Take Notes with Gemini, ghi âm hoặc tạo bản chép lời tự động trong cuộc họp. Với cập nhật này, trước khi các tính năng ghi chú AI, recording hoặc transcription được bắt đầu, người tham gia trên các thiết bị được hỗ trợ sẽ cần chủ động xác nhận đồng ý.

Tính năng giúp các tổ chức tăng cường quyền riêng tư, minh bạch trong quá trình họp trực tuyến, đồng thời đáp ứng tốt hơn các yêu cầu về bảo mật dữ liệu và tuân thủ nội bộ. Quản trị viên có thể bật hoặc tắt tính năng này trong Google Admin Console theo từng miền, đơn vị tổ chức hoặc nhóm người dùng. Hiện tính năng được tắt mặc định và không yêu cầu người dùng cuối phải thiết lập thủ công.

7. Thiết lập hướng dẫn tùy chỉnh cho Gemini trong Google Docs dễ dàng hơn

Google Docs vừa bổ sung tính năng thiết lập hướng dẫn tùy chỉnh cho Gemini, giúp người dùng cá nhân hóa cách AI phản hồi ngay trong quá trình soạn thảo tài liệu. Cập nhật này giúp Gemini ghi nhớ lâu dài các yêu cầu về phong cách viết, giọng điệu, cấu trúc trình bày hoặc quy tắc xử lý nội dung.Từ đó, người dùng không cần nhập lại cùng một hướng dẫn mỗi lần sử dụng.

Người dùng thiết lập các yêu cầu cụ thể trực tiếp trong bảng điều khiển Gemini ở thanh bên của Docs. Chẳng hạn như luôn trả lời dưới dạng gạch đầu dòng, luôn thêm ba ý chính khi tóm tắt tài liệu hoặc sử dụng văn phong ngắn gọn, chuyên nghiệp cho toàn bộ nội dung. Nhờ khả năng ghi nhớ này, quá trình làm việc với AI trở nên nhanh hơn, đồng nhất hơn và phù hợp hơn với nhu cầu cá nhân hoặc tiêu chuẩn nội dung của doanh nghiệp.

*Lưu ý quan trọng: Hiện tại, mỗi tài khoản có thể lưu tối đa 1.000 hướng dẫn đang hoạt động. Tính năng được kích hoạt mặc định và không yêu cầu quản trị viên cấu hình thêm. Người dùng cần mở tác vụ Gemini trong Google Docs và yêu cầu AI ghi nhớ các hướng dẫn cần thiết để bắt đầu sử dụng.

8. Quản lý an toàn quyền truy cập AI vào dữ liệu Workspace với AI Control Center

Google Admin Console vừa bổ sung AI Control Center, trung tâm điều khiển mới giúp doanh nghiệp quản lý an toàn quyền truy cập của AI tạo sinh và các AI agent vào dữ liệu trong Google Workspace một cách tập trung và chặt chẽ hơn. Tính năng này đặc biệt hữu ích với các tổ chức có yêu cầu cao về bảo mật thông tin, kiểm soát dữ liệu và tuân thủ quy định nội bộ khi triển khai AI trong môi trường làm việc.

Thông qua AI Control Center, quản trị viên có thể theo dõi toàn bộ hoạt động của AI trên một giao diện duy nhất. Từ cài đặt bảo mật, quyền truy cập cho đến các chính sách quản trị dành cho Gemini và các giải pháp AI tích hợp khác.

Hệ thống cung cấp khả năng kiểm soát chi tiết hơn đối với từng dịch vụ AI, hỗ trợ giám sát, kiểm soát và quản lý quyền truy cập vào dữ liệu Workspace một cách minh bạch. Ngoài các công cụ AI của Google, nền tảng còn mở rộng khả năng tích hợp với các ứng dụng AI bên thứ nhất và bên thứ ba, giúp doanh nghiệp quản lý đồng bộ toàn bộ hệ sinh thái AI đang sử dụng. 

AI Control Center được xây dựng với bốn nhóm chức năng chính. Bao gồm giám sát và kiểm soát quyền truy cập AI, quản lý bảo mật cho sản phẩm AI, quản lý an ninh cơ bản, xem xét tiêu chuẩn về quyền riêng tư, lạm dụng và tuân thủ.

• Giám sát và kiểm soát quyền truy cập AI: Theo dõi và kiểm soát việc sử dụng AI trong tổ chức, cho phép quản trị viên biết ai đang sử dụng AI trên Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Calendar, Chat và ứng dụng Gemini.
• Quản lý bảo mật cho các sản phẩm AI: Khả năng quản lý bảo mật cho từng sản phẩm AI riêng biệt, giúp đảm bảo mọi tính năng AI đều tuân thủ chính sách dữ liệu của doanh nghiệp. 
• Quản lý an ninh cơ bản: Hệ thống còn hỗ trợ các lớp bảo vệ nền tảng như nhãn phân loại dữ liệu, quy tắc tin cậy và chính sách chống rò rỉ thông tin khi AI xử lý nội dung nhạy cảm. 
• Xem xét các tiêu chuẩn về quyền riêng tư, lạm dụng và tuân thủ: Quản trị viên có thể xem xét các tiêu chuẩn về quyền riêng tư, chống lạm dụng và tuân thủ bảo mật. Bao gồm cam kết “Secure by Design” từ Google, đồng thời đảm bảo dữ liệu của tổ chức không bị sử dụng để huấn luyện mô hình AI.

Tóm lại, với AI Control Center, doanh nghiệp có thể ứng dụng AI trong công việc hằng ngày một cách tự tin hơn, vừa khai thác tối đa sức mạnh tự động hóa vừa duy trì tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu ở mức cao nhất.

9. Người dùng đã có thể nhập dữ liệu hàng loạt bằng mã hóa phía máy khách và API Drive

Google Drive vừa chính thức phát hành tính năng nhập dữ liệu hàng loạt bằng mã hóa phía máy khách (Client-side Encryption – CSE) thông qua Drive API sau thời gian thử nghiệm beta. Cập nhật này cho phép các tổ chức và doanh nghiệp di chuyển số lượng lớn tệp nhạy cảm từ nhiều nguồn khác nhau. Bao gồm hệ thống lưu trữ đám mây hoặc máy chủ nội bộ, lên môi trường Google Workspace mà vẫn đảm bảo dữ liệu được mã hóa bằng khóa do chính doanh nghiệp quản lý trước khi tải lên.

Toàn bộ vòng đời của tài liệu luôn tuân thủ mô hình bảo mật CSE, giúp doanh nghiệp từng bước thay thế các nền tảng lưu trữ của bên thứ ba mà không ảnh hưởng tới tiêu chuẩn bảo mật. Ngoài ra, Drive API được thiết kế với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, cho phép đội ngũ kỹ thuật dễ dàng triển khai theo mẫu có sẵn hoặc điều chỉnh để phù hợp với quy trình quản trị dữ liệu riêng.

Lời kết

Những tính năng mới của Google Workspace trong tuần 04/05 – 09/05/2026 không chỉ tập trung vào việc mở rộng khả năng ứng dụng AI mà còn chú trọng đến bảo mật dữ liệu, cá nhân hóa quy trình làm việc.

Với các cập nhật liên tục từ Google, doanh nghiệp và người dùng cá nhân hoàn toàn có thể tận dụng hệ sinh thái Google Workspace để tối ưu vận hành, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất. Đừng quên theo dõi chuyên mục cập nhật hàng tuần để luôn nắm bắt sớm nhất những thay đổi quan trọng và khai thác tối đa giá trị từ nền tảng này.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777