Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 20/4- 25/4/2026

Trong tuần từ 20/4 đến 25/4/2026, Google Workspace tiếp tục mang đến hàng loạt cải tiến đáng chú ý. Từ việc nâng cấp khả năng soạn thảo thông minh trong Gmail, tối ưu hóa cộng tác trong Docs cho đến cải tiến họp trực tuyến trên Meet, những tính năng mới của Google Workspace không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu suất làm việc một cách rõ rệt. Nếu bạn đang sử dụng bộ công cụ này hằng ngày, đây chắc chắn là những cập nhật không nên bỏ lỡ.

1. Sử dụng Gems trong hệ thống các quy trình Google Workspace Studio

Google Workspace đang tiếp tục mở rộng khả năng tự động hóa với việc tích hợp Gems vào Google Workspace Studio. Tính năng mới này cho phép người dùng thêm bước “Ask a Gem” trực tiếp vào các quy trình (flows), giúp gửi yêu cầu (prompt) đến các Gem riêng tư để tự động thực hiện nhiều tác vụ như tóm tắt nội dung, soạn thảo tài liệu hoặc xử lý thông tin nhanh chóng.

Người dùng có thể tận dụng các Gem đã được liên kết với dữ liệu trong Google Drive để nâng cao độ chính xác và cá nhân hóa nội dung. Tuy nhiên, hiện tại chỉ những Gem có nguồn dữ liệu từ Drive mới xuất hiện trong Workspace Studio, còn các dữ liệu từ nguồn khác như Google Photos chưa được hỗ trợ.

2. Giới thiệu tính năng nhập dữ liệu không phát sinh thêm chi phí 

Google Workspace vừa giới thiệu công cụ mới mang tên Data Import, giúp doanh nghiệp thực hiện quá trình chuyển đổi dữ liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn mà không phát sinh thêm chi phí công cụ. Giải pháp này được tích hợp trực tiếp trong Admin Console, hỗ trợ di chuyển dữ liệu quan trọng như email, lịch và danh bạ từ các nền tảng khác sang Google Workspace một cách liền mạch. 

Với Data Import, các tổ chức có thể giảm đáng kể độ phức tạp trong quá trình chuyển đổi hệ thống làm việc. Công cụ này được thiết kế theo hướng “plug-and-play”, dễ triển khai và có khả năng mở rộng cao nhờ nền tảng cloud-native. Nhờ áp dụng các thuật toán cải tiến và cơ chế xử lý song song, tốc độ di chuyển dữ liệu được tăng lên đáng kể, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu sau khi chuyển đổi.

*Lưu ý: Hiện tại, Data Import đã hỗ trợ chuyển dữ liệu từ Microsoft Exchange Online, và sẽ sớm mở rộng sang các dịch vụ như OneDrive, SharePoint Online và Teams. 

3. Tìm kiếm nhanh hơn và thông minh hơn với tính năng Tổng quan AI trong tìm kiếm Gmail

Gmail vừa được nâng cấp với tính năng AIOverviews trong tìm kiếm, giúp người dùng tra cứu thông tin nhanh hơn và thông minh hơn nhờ sự hỗ trợ của Gemini. Thay vì phải tìm kiếm thủ công qua hàng loạt email rời rạc, giờ đây bạn chỉ cần nhập câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên ngay trên thanh tìm kiếm để nhận được câu trả lời hoặc bản tóm tắt ngắn gọn.

Ví dụ, bạn có thể hỏi về tiến độ dự án, các mốc công việc đã thống nhất, tình trạng thanh toán hóa đơn hoặc nội dung quan trọng trong các cuộc trao đổi gần đây. Hệ thống sẽ tự động tổng hợp dữ liệu từ nhiều chuỗi email khác nhau để đưa ra câu trả lời đầy đủ và chính xác, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý thông tin.

4. Tạo hình đại diện mang thương hiệu riêng trong Google Vids với Nano Banana 2

Google Vids vừa ra mắt tính năng mới cho phép người dùng tạo avatar AI mang nhận diện thương hiệu riêng, nhờ tích hợp công nghệ từ Nano Banana 2. Với cập nhật này, doanh nghiệp có thể dễ dàng cá nhân hóa nhân vật AI trong video bằng cách tải lên logo và điều chỉnh cách hiển thị sao cho phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu.

Cụ thể, người dùng có thể thêm logo trực tiếp vào avatar để đảm bảo sự nhất quán về hình ảnh trong tất cả video. Công nghệ Nano Banana 2 sẽ hỗ trợ tinh chỉnh kích thước, vị trí và cách hiển thị logo trên nhân vật, giúp nội dung trở nên chuyên nghiệp và hài hòa hơn với phong cách video. 

Ngoài ra, tính năng này còn giúp tăng cường khả năng cộng tác khi cho phép lưu avatar đã tùy chỉnh trong từng video. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm có thể sử dụng lại cùng một nhân vật đại diện, đảm bảo sự đồng bộ về hình ảnh khi sản xuất nội dung.

5. Tính năng tổng quan về AI trong Drive hiện đã có sẵn

Google Drive chính thức triển khai rộng rãi tính năng AI Overviews, mang đến trải nghiệm tìm kiếm thông minh hơn nhờ sự hỗ trợ của Gemini. 

Thay vì phải mở từng tệp hoặc tìm kiếm thủ công qua nhiều tài liệu, người dùng giờ đây có thể nhận được câu trả lời và bản tóm tắt ngay lập tức ngay trên đầu kết quả tìm kiếm. Tính năng này giúp bạn nắm bắt nhanh tổng thể khi Gemini tự động tổng hợp thông tin từ nhiều tài liệu khác nhau.

Bạn cũng có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, giống như khi trao đổi với đồng nghiệp, mà không cần sử dụng các cú pháp tìm kiếm phức tạp. Hệ thống sẽ hiểu ngữ cảnh và đưa ra câu trả lời phù hợp, thông tin nhanh, bản tóm tắt dự án hay danh sách tài liệu liên quan.

Ngoài ra, AI Overviews còn cho phép bạn dễ dàng đào sâu nội dung. Từ một bản tóm tắt ban đầu, bạn có thể tiếp tục tương tác với Gemini chỉ bằng một cú nhấp để khám phá chi tiết hơn. 

6. Ứng dụng Ask Gemini in Drive hiện đã có sẵn

Google Drive vừa chính thức triển khai rộng rãi tính năng Ask Gemini in Drive, đánh dấu bước nâng cấp quan trọng trong cách người dùng tìm hiểu và khai thác dữ liệu với sự hỗ trợ của Gemini.

Google Drive giờ đây trở thanh một không gian làm việc thông minh, cho phép bạn trò chuyện trực tiếp với AI để phân tích, tổng hợp và hiểu sâu nội dung từ nhiều nguồn khác nhau. 

• Người dùng có thể đặt câu hỏi và tham gia các cuộc hội thoại nhiều bước với Gemini để khám phá thông tin trong tệp, thư mục, ứng dụng Workspace và thậm chí cả dữ liệu trên web. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi cần tổng hợp tài liệu lớn, phân tích xu hướng hoặc tìm kiếm thông tin quan trọng trong thời gian ngắn.
• Khả năng tạo Drive projects, giúp gom nhóm các tệp và thư mục liên quan thành một không gian kiến thức tập trung, luôn được cập nhật và dễ dàng chia sẻ trong nhóm. Ngoài ra, lịch sử hội thoại được lưu lại giúp bạn tiếp tục công việc mà không cần bắt đầu lại từ đầu.
• Về bảo mật, Gemini hoạt động trực tiếp trong hệ thống Drive mà không sao chép dữ liệu, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quyền truy cập và chính sách bảo vệ hiện có.

7. Hiệu năng nhanh hơn và giới hạn số lượng ô gấp đôi trong Google Sheets

Google Sheets vừa được nâng cấp về hiệu suất, giúp người dùng làm việc với dữ liệu lớn nhanh hơn và mượt mà hơn. Những cải tiến này tập trung vào việc tối ưu trải nghiệm khi xử lý các bảng tính có quy mô lớn (trên 1 triệu ô), từ mở file đến phân tích và định dạng dữ liệu.

Cụ thể, một số quy trình quan trọng trong Google Sheets như là:

• Thời gian mở và bắt đầu làm việc với bảng tính lớn đã được cải thiện lên đến 30%, giúp người dùng tiết kiệm đáng kể thời gian chờ đợi. 
• Các thao tác quan trọng như lọc dữ liệu hay áp dụng định dạng có điều kiện cũng nhanh hơn đến 60%.

Bên cạnh đó, Google cũng triển khai chương trình beta cho phép tăng gấp đôi giới hạn dung lượng của Sheets, từ 10 triệu lên 20 triệu ô trong một bảng tính. Điều này áp dụng cho cả file mới, file hiện có và file được nhập từ nguồn khác, mở ra khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn mà trước đây bị giới hạn.

8. Tự động hóa việc nhập dữ liệu trong Google Sheets bằng cách sử dụng Fill with Gemini

Google Sheets vừa giới thiệu tính năng mới Fill with Gemini, giúp tự động hóa việc nhập và xử lý dữ liệu nhanh chóng nhờ sức mạnh của Gemini. Với khả năng hiểu rõ về ngữ cảnh và ý định của người dùng, công cụ này có thể điền dữ liệu nhanh gấp nhiều lần so với nhập thủ công, đặc biệt hiệu quả khi làm việc với các bảng dữ liệu lớn.

Fill with Gemini cho phép bạn tự động hoàn thiện dữ liệu mà không cần sử dụng công thức phức tạp. Ví dụ, bạn có thể trích xuất thông tin từ web, phân loại dữ liệu hoặc tạo nội dung dựa trên các giá trị có sẵn. 

Tính năng Fill with Gemini hỗ trợ hai cách sử dụng linh hoạt. 

• Thứ nhất là kéo-thả (drag-and-drop), cho phép tự động điền dữ liệu dựa trên các ô đã có sẵn trong cột. 
• Thứ hai là nhập prompt, giúp bạn yêu cầu Gemini điền dữ liệu cho nhiều ô cùng lúc theo nhu cầu cụ thể. 

Nhờ đó, người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh và kiểm soát nội dung được tạo ra.

9. Dán và chuyển đổi văn bản chưa định dạng thành bảng trong Google Sheets bằng Gemini

Google Sheets vừa bổ sung tính năng AI mới giúp chuyển đổi văn bản không có cấu trúc thành bảng dữ liệu một cách nhanh chóng nhờ Gemini. Thay vì phải mất nhiều thời gian chỉnh sửa thủ công, người dùng giờ đây chỉ cần dán nội dung như danh sách bullet, văn bản tự do hoặc dữ liệu dạng JSON vào Sheets.

Ngay sau đó, hệ thống sẽ hiển thị nút “Convert to table”, cho phép bạn biến toàn bộ nội dung vừa dán thành bảng hoàn chỉnh chỉ với một cú nhấp. Gemini sẽ tự động phân tích cấu trúc dữ liệu, sắp xếp các cột và hàng hợp lý, giúp bạn nhanh chóng có được bảng dữ liệu rõ ràng và dễ sử dụng.

Tính năng này giúp đơn giản hóa quá trình nhập liệu, tiết kiệm thời gian xử lý và cho phép người dùng tập trung nhiều hơn vào việc phân tích và khai thác dữ liệu trong Google Sheets.

10. Tạo và chỉnh sửa bảng tính phức tạp với công cụ Gemini trong Google Sheets

Google Sheets vừa nâng cấp khả năng mới của Gemini, cho phép người dùng xây dựng và chỉnh sửa bảng tính phức tạp chỉ bằng ngôn ngữ tự nhiên. Thay vì cần kiến thức chuyên sâu về công thức hay phân tích dữ liệu, giờ đây bạn chỉ cần mô tả yêu cầu, Gemini sẽ tự động thực hiện toàn bộ quy trình từ tạo dữ liệu, định dạng đến trực quan hóa.

Tính năng này hỗ trợ tạo bảng tính hoàn chỉnh từ đầu, bao gồm việc thu thập dữ liệu liên quan, xây dựng công thức, bảng tổng hợp và biểu đồ. Người dùng cũng có thể chỉnh sửa trực tiếp bảng tính hiện có thông qua giao diện song song, giúp cập nhật mô hình, ngân sách hoặc báo cáo một cách nhanh chóng. 

Một điểm nổi bật khác của tính năng này là Workspace Intelligence cho phép Gemini kết nối và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn như email, tài liệu, cuộc trò chuyện và cả web để đảm bảo kết quả chính xác và phù hợp ngữ cảnh. Hệ thống sẽ hỗ trợ xử lý các bài toán tối ưu phức tạp mà trước đây cần công cụ chuyên biệt.

11. Các tính năng mới của công cụ Gemini trong Google Docs

Google Docs đang được nâng cấp toàn diện với các khả năng mới từ Gemini, giúp người dùng dễ dàng chuyển từ trang trắng sang tài liệu hoàn chỉnh nhanh hơn bao giờ hết. Không còn chỉ là công cụ soạn thảo văn bản, Google Docs giờ đây hoạt động thông minh, có thể hiểu ngữ cảnh công việc và hỗ trợ tạo nội dung một cách chủ động.

• Tính năng Help me create cho phép tạo bản nháp hoàn chỉnh từ đầu bằng cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn như Drive, Gmail, Chat và web.
• Tính năng Help me write hỗ trợ chỉnh sửa nội dung theo yêu cầu, giúp cải thiện câu chữ, cấu trúc hoặc mở rộng ý tưởng chỉ bằng một câu lệnh đơn giản. Các đề xuất từ Gemini sẽ chỉ hiển thị cho bạn và chỉ được áp dụng khi bạn đồng ý.
• Tính năng Match writing style giúp duy trì giọng văn và phong cách nhất quán trong toàn bộ tài liệu, ngay cả khi có nhiều người cùng chỉnh sửa. 
• Tính năng Match doc format, Gemini có thể sao chép định dạng và cấu trúc từ tài liệu mẫu, giúp tạo ra nội dung đúng chuẩn thương hiệu với font chữ, màu sắc và bố cục tương tự.

12. Giới thiệu Workspace Intelligence, với một số các chức năng quản trị

Google Workspace vừa giới thiệu Workspace Intelligence. Đây là hệ thống AI nền tảng giúp Gemini hiểu ngữ cảnh công việc theo thời gian thực trên toàn bộ hệ sinh thái Workspace. Nhờ đó, người dùng không cần cung cấp lại thông tin mỗi lần đặt câu hỏi, vì AI đã có thể tự động khai thác dữ liệu từ Gmail, Chat, Calendar và Google Drive (bao gồm Docs, Sheets, Slides) để đưa ra câu trả lời chính xác và phù hợp hơn.

Đối với quản trị viên, Google cung cấp các thiết lập mới trong Admin Console, cho phép kiểm soát nguồn dữ liệu mà Workspace Intelligence được phép truy cập. Bên cạnh đó, Google cũng nhấn mạnh yếu tố bảo mật và quyền riêng tư. Workspace Intelligence tuân thủ nghiêm ngặt quyền truy cập của từng người dùng, chỉ sử dụng những dữ liệu mà họ được phép xem. Đồng thời, dữ liệu doanh nghiệp không được dùng để huấn luyện mô hình AI hay phục vụ quảng cáo.

13. Tham gia cuộc họp liền mạch trên thiết bị Google Meet với tính năng “Connect Room”

Google Meet vừa nâng cấp trải nghiệm họp trực tuyến với tính năng “Connect Room” trên hệ thống Google Meet hardware. Tính năng này giúp người dùng tham gia cuộc họp nhanh chóng mà không cần nhập mã thủ công. Đặc biệt trong các cuộc họp nhanh hoặc tình huống phát sinh, khi bạn chỉ cần sử dụng thiết bị cá nhân để kết nối ngay với phòng họp gần nhất.

Cụ thể, Connect Room hoạt động dựa trên công nghệ nhận diện khoảng cách bằng sóng siêu âm. Nó cho phép thiết bị cá nhân tự động phát hiện hệ thống Google Meet trong phòng và hiển thị tùy chọn kết nối tức thì. Điều này giúp giảm thao tác, tiết kiệm thời gian và mang lại trải nghiệm liền mạch hơn trong môi trường làm việc hiện đại.

Ngoài ra, Google cũng bổ sung một số cải tiến để tăng độ chính xác và dễ sử dụng. Khi có nhiều phòng họp gần nhau, hệ thống sẽ yêu cầu người dùng chọn đúng phòng để tránh nhầm lẫn. Đồng thời, giao diện trên màn hình trong phòng sẽ hiển thị hướng dẫn sử dụng Connect Room khi người dùng cố gắng nhập mã họp, giúp họ chuyển sang cách kết nối nhanh hơn.

Lời kết 

Nhìn chung, các tính năng mới của Google Workspace trong tuần 20/4–25/4/2026 tiếp tục khẳng định xu hướng tích hợp AI sâu hơn vào môi trường làm việc số. Những cải tiến này không chỉ giúp tự động hóa quy trình mà còn hỗ trợ người dùng làm việc thông minh, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Để không bỏ lỡ các cập nhật quan trọng tiếp theo, hãy theo dõi các bài viết mới của GCS Việt Nam thường xuyên trên các kênh chính thức nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777