Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 30/6 – 5/7/2025

Tuần mới này, GCS Việt Nam tiếp tục lại cập nhật cho các bạn hàng loạt cách tính năng mới của Google Workspace trong tuần 30/6 – 5/7/2025. Hãy cùng đón đọc bài viết dưới đây để cùng khám phá những điều thú vị của tuần mới này nhé. 

1 – Gems hiện có sẵn trong bảng điều khiển bên của ứng dụng Google Workspace

Gems là các chuyên gia AI tùy chỉnh trong Gemini. Nó giúp bạn hoàn thành các mục tiêu và tác vụ cụ thể dựa trên thông tin được cung cấp. Trước đây, Gems chỉ có sẵn trong ứng dụng Gemini. Nhưng giờ đây chúng đã xuất hiện trực tiếp trong thanh bên của các ứng dụng Workspace. Tính năng cho phép người dùng tận dụng sức mạnh của AI một cách hiệu quả hơn mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng.

Ngoài ra, Gems trong Workspace còn giúp:

• Tạo nội dung chuyên biệt phù hợp với đối tượng mục tiêu, được tùy chỉnh sẵn trong Gems.
• Giúp hỗ trợ tương tác bán hàng, dựa trên thông tin cụ thể về công ty, khách hàng tiềm năng hoặc ngành.
• Trợ lý Gem được điều chỉnh theo vai trò công việc của bạn để cung cấp tóm tắt và nội dung giao tiếp nội bộ phù hợp hơn.
• Gems giúp đánh giá nội dung từ các góc nhìn, đối tượng cụ thể khác. 

2 – Cập nhật AppSheet: Trang Giấy phép mới trong Bảng điều khiển quản trị AppSheet và các điều khiển giấy phép dựa trên nhóm cho giấy phép Enterprise Plus

Tuần này, Google cập nhật và mang đến một trang Giấy phép (Licenses) mới trong Bảng điều khiển quản trị AppSheet. Cho phép quản trị viên xem một cách tổng quan về giấy phép đã mua, đã gán và đang sử dụng. Đồng thời, AppSheet cũng giới thiệu tính năng cảnh báo giấy phép và khả năng kiểm soát giấy phép Enterprise Plus theo nhóm. Tính năng này giúp các tổ chức quản lý việc sử dụng AppSheet hiệu quả hơn. 

Điểm cụ thể ở trang giấy phép mới trong bảng điều khiển Quản trị AppSheet mà bạn cần biết như sau:

Cảnh báo về giấy phép

• Thông báo về việc sử dụng vượt quá số lượng giấy phép đã mua hoặc đã chia sẻ một ứng dụng với người dùng có cấp giấy phép thấp hơn, thông qua Bảng điều khiển quản trị AppSheet.
• AppSheet khẳng định việc thanh toán cho tất cả các loại giấy phép là theo hình thức đăng ký, không dựa trên mức sử dụng.
• Quyền truy cập của người dùng có thể bị hạn chế sau nhiều tháng vi phạm giấy phép mà không được giải quyết.

Cấp phép gộp cho AppSheet Enterprise Plus

• Có thể giới hạn người dùng của giấy phép doanh nghiệp tổng hợp của bạn cho một nhóm được quản trị viên cấu hình.
• Người dùng đủ điều kiện có thể là thành viên từ (các) miền đã xác minh của bạn trong một Nhóm Google.
• Người dùng từ tổ chức của bạn không thuộc nhóm doanh nghiệp được cấp phép sẽ không được phép truy cập các ứng dụng.

3 – Tham gia cuộc họp được mã hóa phía máy khách từ thiết bị Google Meet Hardware

Trước đây, việc tham gia các cuộc họp được mã hóa phía máy khách chỉ thực hiện từ máy tính hoặc thiết bị di động. Giờ đây, người dùng có thể dễ dàng tham gia các cuộc họp CSE từ các thiết bị phần cứng Google Meet trong phòng họp. 

Tính năng này như bổ sung một lớp bảo mật mạnh mẽ hơn cho các cuộc họp. Ngoài ra, nó còn đảm bảo rằng chỉ những người tham gia cuộc họp và dịch vụ trung tâm dữ liệu của Google mới có thể giải mã nội dung cuộc gọi. Đồng thời, nội dung trong cuộc gọi cũng được mã hóa bởi trình duyệt của từng người tham gia bằng khóa chỉ họ mới có quyền truy cập. 

*Lưu ý: Các cuộc gọi được mã hóa phía máy khách có thể được tham gia từ phòng họp thuộc tổ chức của người tổ chức hoặc của một người tham gia được mời. Ngoài ra, một phòng không cần phải được mời cụ thể vào cuộc họp, quyền truy cập vào các cuộc gọi được mã hóa phía máy khách được xác định bởi danh tính của từng người tham gia. 

4 – Người xem phát trực tiếp hiện có thể gửi tin nhắn trò chuyện cùng với các điều khiển bổ sung của máy chủ

Google Meet đã thêm khả năng cho phép người xem trực tiếp gửi tin nhắn trò chuyện trong cuộc họp. Đồng thời còn cung cấp quyền kiểm soát mới cho người chủ trì về tính năng. 

Tính năng này, mặc định cả việc cho phép người xem gửi và đọc tin nhắn trò chuyện sẽ được bật. Những cập nhật mang lại cho người chủ trì cuộc họp nhiều tùy chọn hơn để kiểm soát cách người xem trực tiếp tương tác với các tin nhắn trò chuyện trong cuộc họp. 

*Lưu ý rằng để người xem có thể gửi tin nhắn, tính năng đọc tin nhắn cũng phải được bật.

5 – Cải thiện sự kiện nhật ký quản trị phần cứng Google Meet với thông tin chi tiết hơn

Google đang nâng cấp khả năng theo dõi sự kiện nhật ký quản trị cho thiết bị phần cứng Google Meet. Sự nâng cấp này cung cấp một dấu vết kiểm toán toàn diện và chính xác hơn. Hơn nữa, nó còn giúp quản trị viên dễ dàng theo dõi và hiểu rõ hơn về các hành động quản trị liên quan đến phần cứng Google Meet. Điều này cũng sẽ tăng cường bảo mật và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc khắc phục sự cố. 

Tính năng này thể hiện cụ thể như sau:

• Danh mục sự kiện “HANGOUTS DEVICE SETTING” sẽ bị loại bỏ và thay thế bằng một loại sự kiện mới: “GOOGLE MEET HARDWARE”.
• Các thay đổi trong bảng điều khiển quản trị Google Meet hardware sẽ được ghi lại dưới dạng sự kiện nhật ký quản trị trong danh mục “GOOGLE MEET HARDWARE”. Bạn sẽ được thay đổi trạng thái vòng đời của thiết bị Meet; thay đổi tư cách thành viên OU của thiết bị Meet; thay đổi thuộc tính trên thiết bị Meet; thực hiện hành động hàng loạt trên các thiết bị Meet; thực hiện lệnh trên thiết bị Meet.
• Xem các trường bổ sung liên quan đến các sự kiện mới này, bao gồm Device ID, Resource, Device type, Action, Setting name,…. 

*Lưu ý: Một số trường không hiển thị trong trình xem nhật ký theo mặc định. Bạn có thể thêm các trường bổ sung bằng cách sử dụng nút Quản lý cột.

6 – Hiện đã có sẵn tính năng: ngăn chặn những thay đổi nhạy cảm bằng cách khóa Google Groups

Google vừa chính thức ra mắt tính năng cho phép “khóa” Google Group, ngăn chặn các thay đổi đối với thuộc tính và thành viên của nhóm. Tính năng này giúp quản trị viên đồng hóa nhóm từ các nguồn bên ngoài và muốn ngăn chặn sự mất đồng bộ, hoặc muốn giới hạn các thay đổi đối với các nhóm nhạy cảm nói chung. 

Khi một Google Group được gắn nhãn “Locked”, khả năng thay đổi các thuộc tính quan trọng của nhóm như tên, địa chỉ email, mô tả, biệt hiệu, nhãn nhóm, thành viên (thêm/xóa), vai trò thành viên, và việc xóa nhóm sẽ bị hạn chế. Tính năng sẽ giúp các tổ chức sử dụng công cụ bên thứ ba quản lý đồng bộ hóa nhóm tránh được sự không nhất quán khi sửa đổi được thực hiện trong Google Workspace. Đồng thời, nó còn cho phép quản trị viên hạn chế các thay đổi đối với các nhóm chứa thông tin hoặc thành viên nhạy cảm.

*Lưu ý: 

Khi một nhóm được khóa, chỉ Super Admins, Group Admins và Group Editors có điều kiện bao gồm “Locked Groups” mới có thể thực hiện các sửa đổi trên các thuộc tính bị hạn chế.

7 – Quản lý chứng chỉ khóa phần cứng để mã hóa phía máy khách trong Gmail

Gmail đã cho phép người dùng sử dụng khóa phần cứng (ví dụ: thẻ thông minh PIV/CAC) trực tiếp quản lý chứng chỉ chữ ký số và mã hóa của họ trong cài đặt Gmail. Tính năng này mang đến khả năng tự quản lý chứng chỉ mã hóa và chữ ký số bằng khóa phần cứng cho người dùng Gmail. Đồng thời, tính năng còn tăng cường đáng kể quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu, đặc biệt đối với những thông tin nhạy cảm. 

Hơn nữa, CSE còn đảm bảo dữ liệu nhạy cảm trong nội dung email và tệp đính kèm không thể bị máy chủ của Google giải mã. Bạn giữ quyền kiểm soát các khóa mã hóa và dịch vụ danh tính để truy cập các khóa đó.

8 – Tuân thủ FINRA cho Google Workspace: Cập nhật Google Drive và Lịch

Google Workspace vừa công bố khả năng hỗ trợ tuân thủ FINRA (Cơ quan Quản lý Ngành Tài chính) cho Google Drive và Lịch. Các tính năng mới này sẽ giúp các tổ chức tài chính đáp ứng các yêu cầu giám sát, lưu trữ tài liệu. Đặc biệt sẽ đảm bảo được các giao tiếp điện tử được ghi lại và bảo quản theo tiêu chuẩn ghi chép bắt buộc. 

Ngoài ra, Google cũng hợp tác với các nhà cung cấp giải pháp Quản trị và Lưu trữ Truyền thông Kỹ thuật số (DCGA) hàng đầu như AODocs, Mimecast, Smarsh và Global Relay. Nhằm mục đích là để cung cấp các trình kết nối quan trọng, đảm bảo luồng dữ liệu Google Workspace tuân thủ đi vào các giải pháp lưu trữ đáng tin cậy của họ.

Hơn nữa, các quản trị viên cấp cao và quản trị viên có đặc quyền lưu trữ của bên thứ ba có thể bật tính năng lưu trữ của bên thứ ba ở cấp OU hoặc nhóm và chỉ định địa chỉ email mà các bản lưu trữ Lịch nên được gửi đến. Các sự kiện được ghi lại trên lịch của người dùng được giám sát và trên các lịch khác mà người dùng được giám sát và có thể thực hiện thay đổi. 

*Lưu ý: Khi các hành động này được thực hiện, một email sẽ được gửi đến địa chỉ ghi nhật ký được quản trị viên chỉ định với dữ liệu sự kiện, người dùng đã thực hiện hành động và dấu thời gian. Điều này cung cấp quyền truy cập qua SMTP cho nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba để lưu trữ và xuất hồ sơ theo yêu cầu.

9 – Google Vids hiện đã có sẵn cho tất cả khách hàng của Google Workspace for Education

Google Vids là một ứng dụng tạo video dựa trên nền tảng đám mây. Nó được thiết kế để đơn giản hóa quá trình tạo và cộng tác video. Với giao diện dễ sử dụng, khả năng cộng tác theo thời gian thực và tích hợp chặt chẽ với các công cụ Google Workspace cho khách hàng Education Plus lần này đã mang tới sự khác biệt. Đó chính là việc, Vids sẽ mang đến những cơ hội học tập sâu sắc hơn, nâng cao chất lượng giảng dạy và truyền cảm hứng cho thế hệ người kể chuyện tương lai.

Google Vids cung cấp một giao diện trực quan, tương tự như Docs, Sheets và Slides, cho phép người dùng tạo video một cách dễ dàng mà không cần kinh nghiệm chuyên môn. Cụ thể như sau:

• Giáo viên và học sinh có thể cộng tác trên các dự án video theo thời gian thực, giống như khi làm việc trên các tài liệu khác của Google Workspace. Giáo viên có thể tạo video hướng dẫn, đi sâu vào các khái niệm phức tạp để hỗ trợ nhiều phong cách học tập khác nhau và giúp học sinh ghi nhớ thông tin tốt hơn. Học sinh có thể thực hiện các dự án video, ôn tập các bài học đã ghi lại.
• Lãnh đạo giáo dục có thể dễ dàng đưa video vào bản tin trường học hoặc tạo video đào tạo nội bộ cho nhân viên.

10 – Gemini trong Google Classroom hiện có sẵn cho tất cả các phiên bản Google Workspace for Education, với các tính năng bổ sung

Trước đây, Gemini trong Classroom chỉ dành cho khách hàng có tiện ích bổ sung Gemini Education. Giờ đây đã được mở rộng miễn phí cho người dùng từ 18 tuổi trở lên trên tất cả các phiên bản Google Workspace for Education.

Tính năng này sẽ cung cấp cho giáo viên hơn 30 công cụ hỗ trợ AI để tạo nội dung và tài nguyên trực tiếp trong Classroom. Các tính năng mới giúp giáo viên tạo bản nháp ban đầu của tài liệu dựa trên mục tiêu học tập, bao gồm:

• Tạo bảng tiêu chí đánh giá 
• Lên ý tưởng dự án
• Dịch văn bản
• Xây dựng bảng lựa chọn 
• Viết văn bản thông tin
• Viết truyện
• Giải quyết một số những quan niệm sai lầm phổ biến

Đặc biệt, giáo viên có thể tạo bản nháp đầu tiên của tài liệu, tinh chỉnh nội dung đã tạo thông qua trải nghiệm trò chuyện và gán trực tiếp nội dung đó vào bài tập. Ngoài ra, Gemini còn cung cấp các gợi ý bắt đầu trong ứng dụng Gemini để hỗ trợ các tác vụ phổ biến như tạo ví dụ thực tế, biến hoạt động thành trò chơi, hoặc tạo câu hỏi DOK. 

11 – Truy cập nhật ký kiểm tra Gemini bằng API báo cáo, các công cụ điều tra bảo mật và kiểm toán

Google vừa công bố khả năng truy cập Nhật ký kiểm tra Gemini thông qua API Báo cáo (Admin SDK). Tính năng này cho phép quản trị viên theo dõi chi tiết hoạt động và tương tác của người dùng với Gemini trên các ứng dụng Google Workspace. Ngoài ra, việc tích hợp thông tin này vào các công cụ điều tra bảo mật và kiểm toán còn giúp quản trị viên dễ dàng rà soát hoạt động người dùng liên quan đến Gemini. Hơn nữa, nó còn giúp xử lý vấn đề tiềm ẩn về bảo mật và quyền riêng tư. 

Khi truy cập nhật ký kiểm tra Gemini bạn sẽ biết được:

• Xem các hành động cụ thể mà người dùng thực hiện với sự hỗ trợ của Gemini (ví dụ: định dạng văn bản, tạo nền, tóm tắt cuộc trò chuyện).
• Quản trị viên có thể biết Gemini được sử dụng trong ứng dụng Workspace cụ thể nào (ví dụ: Chat, Gmail, Docs).
• Thông tin về các tính năng cụ thể của Gemini được sử dụng (ví dụ: “giúp tôi viết”, “xóa nền ảnh”, “giúp tôi sắp xếp”) cũng sẽ được ghi lại.

Lời kết

Bài viết đã cung cấp tổng quan chi tiết về những thay đổi và cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần từ 30/6 – 5/7/2025. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về các cập nhật này hoặc cần hỗ trợ trong quá trình triển khai và sử dụng, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh hỗ trợ dưới đây nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777