Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 22/9 – 27/9/2025

Trong tuần 22/9 – 27/9/2025, Google tiếp tục mang đến những cải tiến đáng chú ý cho bộ công cụ Google Workspace. Những cập nhật này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc nhóm mà còn tối ưu trải nghiệm cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Cùng điểm qua chi tiết các tính năng mới của Google Workspace trong tuần qua.

1 – Cập nhật sự kiện nhật ký Gmail

Google Workspace vừa cập nhật Nhật ký sự kiện Gmail (Gmail Log Events). Mục đích chính của tính năng này là cung cấp khả năng điều tra sự cố bảo mật chi tiết hơn và mở rộng quyền truy cập vào dữ liệu bảo mật thiết yếu này.

Dưới đây là 3 cập nhật cốt lõi dành cho sự kiện nhật ký Gmail:

•  Mở rộng truy cập công cụ

Nhật ký Gmail đã có sẵn trong Công cụ Kiểm toán và Điều tra (Audit and Investigation tool) cho tất cả Quản trị viên đủ điều kiện, không chỉ giới hạn ở Công cụ Điều tra Bảo mật.

• Truy cập lập trình

Dữ liệu nhật ký Gmail đã được thêm vào Admin SDK Reports API, cho phép truy cập và tích hợp dữ liệu tự động.

• Giám sát Gemini

Thêm sự kiện nhật ký mới “message content accessed” (nội dung thư đã được truy cập). Sự kiện này được kích hoạt khi Gemini hoặc Gemini for Workspace truy cập tin nhắn Gmail thay mặt người dùng, cung cấp khả năng giám sát chi tiết hoạt động của AI.

2 – Giới thiệu các tính năng thông báo mới của Gmail trên thiết bị Android và iOS

Hai tính năng thông báo mới đã được giới thiệu cho Gmail trên thiết bị di động, giúp việc quản lý hộp thư đến nhanh chóng và dễ dàng hơn:

• Tính năng “Mark as Read” (Đánh dấu đã đọc) trong thông báo: 

Giờ đây, bạn có thể sử dụng nút “Mark as Read” trực tiếp trên thông báo Gmail trên thiết bị Android để xóa thông báo và đánh dấu email là đã đọc mà không cần mở ứng dụng.

• Hiển thị Ảnh đại diện người gửi (Sender Avatars): 

Các thông báo Gmail trên thiết bị iOS giờ sẽ hiển thị ảnh đại diện của người gửi. Tính năng này cho phép bạn nhận diện nhanh chóng những người gửi quan trọng và ưu tiên email cần đọc trước.

3 – Xây dựng sự hiểu biết sâu sắc hơn về một chủ đề với Hướng dẫn học tập trong Notebook LM

Google vừa giới thiệu tùy chọn “Learning Guide” (Hướng Dẫn Học Tập) mới trong NotebookLM, Tính năng được thiết kế để giúp người dùng xây dựng sự hiểu biết sâu sắc hơn về một chủ đề.

“Learning Guide” là một công cụ tương tác, hoạt động khác với việc chỉ đưa ra câu trả lời trực tiếp. Thay vào đó, nó:

• Khuyến khích sự tham gia bằng cách đặt ra các câu hỏi thăm dò, mở (probing, open-ended questions).
• Giúp bạn phân tích vấn đề từng bước (break down problems step-by-step).
• Điều chỉnh các giải thích (adapts explanations) dựa trên nhu cầu của bạn.

Mục tiêu là giúp người dùng có được sự hiểu biết sâu sắc hơn về chủ đề, thay vì chỉ ghi nhớ thông tin.

4 – Giáo viên hiện có thể tạo và chỉ định NotebookLM và Gems trong Google Classroom

Google đã nâng cấp Gemini trong Google Classroom. Tính năng này cho phép giáo viên trực tiếp tạo và giao các công cụ học tập hỗ trợ bởi AI là NotebookLM và Gems cho học sinh, sử dụng chính tài liệu lớp học của mình.

• NotebookLM

Tạo tài liệu học tập tương tác (Interactive Study Guide). Giáo viên chọn tài liệu trong lớp học để tạo nhanh: Hướng dẫn học tập, Tóm tắt âm thanh (Podcast-style audio overviews), Sơ đồ tư duy (Mind maps), v.v.

• Gems

Tạo Trợ lý AI cá nhân (Custom AI Tutor). Giáo viên tạo ra một phiên bản Gemini tùy chỉnh, sử dụng tài liệu lớp học để huấn luyện Gem. Có các mẫu sẵn như Study partner, Quiz me, Brainstorm partner.

Sau khi tạo, học sinh có thể truy cập Notebook hoặc Gem này trên trang Bài tập trên lớp (Classwork page), dưới dạng Tài nguyên học tập (Class learning resource) hoặc là một phần của bài tập.

5 – Thay đổi sắp tới đối với Quyền chia sẻ Drive

Bắt đầu từ ngày 22 tháng 9 năm 2025, Google Drive sẽ ngừng cho phép đặt quyền truy cập hạn chế trên các tệp và thư mục con cụ thể bên trong một thư mục chia sẻ (Shared folder).

Quyền truy cập hạn chế giờ đây phải được quản lý thống nhất thông qua cài đặt “limited access folder” của thư mục mẹ.  Người dùng có quyền hạn chế truy cập trên thư mục mẹ sẽ không còn thấy tùy chọn “update item only” (chỉ cập nhật mục này). Người dùng không có quyền hạn chế truy cập trên thư mục mẹ sẽ thấy một số tùy chọn bị làm mờ (grayed out).

6 – Cấu hình tối đa 20 thông báo có điều kiện cho mỗi Trang tính Google

Google Sheets vừa tăng gấp đôi giới hạn số lượng Thông báo có điều kiện (Conditional Notifications) mà người dùng có thể thiết lập trên mỗi trang tính. Cụ thể là giới hạn quy tắc thông báo được tăng từ 10 lên 20 quy tắc trên mỗi Google Sheets.

Tính năng này cho phép người dùng tạo các quy tắc tự động gửi email thông báo khi dữ liệu trong Sheets đáp ứng tiêu chí nhất định. Ví dụ: trạng thái công việc thay đổi, người được giao việc được thêm vào. 

7 – Quy tắc báo cáo hiện là quy tắc hoạt động

Google đang hợp nhất Quy tắc Báo cáo vào Quy tắc Hoạt động để đơn giản hóa quy trình làm việc của quản trị viên và cải thiện khả năng giám sát cảnh báo.

• Quy tắc Báo cáo cho biết “Điều gì đã xảy ra”; 
• Quy tắc Hoạt động giúp kiểm soát “Điều gì đang xảy ra”. 

Việc hợp nhất Quy tắc Báo cáo vào Quy tắc Hoạt động giữa giúp quy trình làm việc liền mạch hơn.

*Lưu ý: Ảnh hưởng của tính năng này với từng phiên bản Google Workspace như sau:

• Enterprise Plus, Education Plus, v.v.

Giữ lại toàn bộ chức năng của Activity rules và có thêm khả năng tạo quy tắc “không có ngưỡng” (without thresholds).

Chế độ ngưỡng mới kích hoạt cảnh báo mỗi khi sự kiện xảy ra (thay vì dồn ngưỡng tích lũy).

• Business Starter, Education Fundamentals, v.v.

Tất cả Reporting rules hiện có sẽ tự động chuyển đổi thành Activity rules.

Quyền lợi mới có thể cấu hình tần suất thông báo và truy cập các cảnh báo chi tiết hơn.

Giới hạn không thể áp dụng ngưỡng (thresholds) và hành động (actions) cho các quy tắc này.

8 – Cập nhật tính năng mới với Gemini AI

Trong đợt cập nhật lần này, Gemini tiếp tục được Google tích hợp sâu hơn vào nhiều ứng dụng, mang đến trải nghiệm làm việc thông minh, sáng tạo và linh hoạt. Dưới đây là những điểm nổi bật của Gemini AI:

Gems trong Gemini Learning Tools Interoperability (LTI™) hiện đang được triển khai

Google thông báo đã tích hợp tính năng Gems vào Gemini Learning Tools Interoperability (LTI™). Sự thay đổi này nhằm mang công cụ AI cá nhân hóa của Gemini vào các Hệ thống Quản lý Học tập (LMS) phổ biến. Đặc biệt là Canvas by Instructure và PowerSchool Schoology Learning.

Tính năng Gems mở rộng khả năng của AI Gemini trực tiếp trong các LMS được sử dụng rộng rãi. Đồng thời, nó cũng mang tới nhiều ứng dụng cho giáo viên và học sinh như sau:

• Ứng dụng cho giáo viên

Giáo viên có thể tạo Gems chuyên dùng để trả lời Câu hỏi thường gặp (FAQs) về bài tập, giúp học sinh tìm kiếm thông tin nhanh chóng.

• Ứng dụng cho học sinh

Học sinh sẽ nhận được sự hỗ trợ tức thì với Gem (sắp ra mắt), đóng vai trò như huấn luyện viên thời gian thực (real-time coaching).

Tạo câu chuyện bằng Gemini với Read Along trong Google Classroom

Google vừa công bố tính năng mới cho phép giáo viên sử dụng Gemini để tạo ra những câu chuyện tùy chỉnh ngay trong Read Along (Công cụ luyện đọc) của Google Classroom.

Với tính năng này giáo viên có thể chọn tùy chọn “Generate” (Tạo) trong Read Along để yêu cầu Gemini viết một câu chuyện hoàn toàn mới. Giáo viên có thể tạo nội dung chuyên biệt theo nhu cầu và trình độ đọc cụ thể của từng học sinh.

Cách thức để giáo viên tạo truyện như sau:

Trong màn hình tạo bài tập của Google Classroom, mở Read Along >> Chọn “Generate” (Tạo).

Nhập các tiêu chí cấp độ lớp mục tiêu, Chủ đề/Cốt truyện, Chi tiết bổ sung (như độ dài, mục tiêu học tập) và Từ khóa muốn có trong truyện >> Nhấn “Generate Story” (Tạo Truyện).

Gemini sẽ tạo ra một câu chuyện, giáo viên có thể xem lại, chỉnh sửa và giao cho học sinh.

Tạo video từ các bài thuyết trình Google Slides hiện có của bạn bằng Gemini trong Google Video

Google vừa mở rộng tính năng chuyển đổi bản trình bày Google Slides thành video bằng Google Vids. Tính năng này có khả năng sử dụng AI Gemini để tạo nội dung cho video.

• Kịch bản do AI tạo (Gemini-generated scripts), Giọng đọc AI (AI voiceovers), và Nhạc nền (background music). Chuyển đổi nội dung tĩnh thành video chia sẻ nhanh hơn và hấp dẫn hơn chỉ trong vài cú nhấp chuột.
• Quy trình tự động tạo các cảnh (scenes) từ mỗi slide và chèn các yếu tố AI. Tiết kiệm thời gian soạn thảo kịch bản, tìm giọng đọc và nhạc nền.

Gemini trong Google Trang tính hiện cung cấp khả năng tạo công thức thông minh hơn, mang tính đàm thoại hơn

Google vừa công bố một bản nâng cấp đáng kể cho tính năng tạo công thức (formula generation) của Gemini trong Google Sheets. Các cải tiến này nhằm mục đích làm cho quá trình tạo công thức thông minh, linh hoạt và dễ hiểu hơn. Từ đó, nó giúp người dùng tự tin hơn khi làm việc với các phép tính phức tạp.

• Giải thích công thức bằng ngôn ngữ tự nhiên

Các công thức phức tạp giờ đây được trả về kèm theo giải thích từng bước về cách chúng hoạt động. Tính năng này cải thiện sự hiểu biết của người dùng và xây dựng niềm tin, giúp dễ dàng học hỏi và điều chỉnh công thức cho lần sử dụng tiếp theo. (Nếu Gemini không giải thích, bạn luôn có thể hỏi thêm).

• Giải thích lỗi và Tự sửa lỗi

Gemini có thể giải thích lý do công thức bị lỗi (ví dụ “ngày trong ô A1 được định dạng dưới dạng văn bản”). Sau đó, trong các lệnh tiếp theo, Gemini có thể tự sửa lỗi đó và tạo ra công thức mới giải quyết được vấn đề cơ bản. Làm cho quá trình làm việc trên Sheets trở nên linh hoạt hơn, giúp người dùng không bị bế tắc vì các lỗi định dạng hoặc cú pháp.

• Cung cấp nhiều tùy chọn về công thức

Đối với các tác vụ phức tạp hoặc khi có nhiều cách để đạt được một kết quả, Gemini có thể cung cấp nhiều công thức khác nhau để người dùng lựa chọn. Tính năng tăng tính linh hoạt và cho phép người dùng chọn công thức hiệu quả hoặc phù hợp nhất với phong cách làm việc của họ.

Khuyến mãi có giới hạn về quyền truy cập mở rộng vào các tính năng AI trong Google Vids dành cho người dùng Education Plus và Teaching and Learning

Google đang triển khai khuyến mãi giới hạn thời gian, mở rộng quyền truy cập vào các tính năng AI nâng cao trong Google Vids. Tính năng này chủ yếu cho người dùng sở hữu giấy phép Education Plus hoặc Teaching & Learning add-on.

Các giáo viên và học sinh có giấy phép Education Plus hoặc Teaching & Learning add-on giờ đây có thể sử dụng các tính năng sau:

• Chế độ đọc theo lời nhắc (Read-along mode in teleprompter)

Hỗ trợ người dùng đọc lời thoại mượt mà và tự nhiên hơn.

• Giọng đọc AI (AI voice overs)

Thêm giọng đọc chuyên nghiệp vào dự án bằng cách chọn từ thư viện giọng đọc có sẵn.

• Chuyển văn bản thành dạng hình ảnh (Text to image)

Tạo hình ảnh tùy chỉnh trực tiếp từ mô tả văn bản đơn giản.

• Thay thế hoặc mở rộng nền ảnh bằng AI

Dùng AI để chỉnh sửa hình ảnh, chẳng hạn như xóa nền hoặc mở rộng không gian xung quanh vật thể.

• Giúp tôi sáng tạo (Help me create)

Lên kế hoạch cốt truyện video dựa trên ý tưởng của người dùng.

• Cắt từ bản ghi (Transcript trim)

Chỉnh sửa video bằng cách cắt bỏ các đoạn không cần thiết trực tiếp từ bản ghi lời thoại.

Các tính năng này giúp người dùng dễ dàng thêm các hiệu ứng chuyên nghiệp như thẻ tiêu đề do AI tạo (AI-generated title cards). Đồng thời, nó sẽ tạo ra các clip video, hình ảnh tùy chỉnh mà không cần công cụ bên ngoài.

Tóm tắt ứng dụng hỗ trợ AI trong hệ thống bảng điều khiển quản trị AppSheet

Google đang bổ sung tính năng hỗ trợ bởi AI Gemini vào AppSheet Admin Console để giúp quản trị viên nhanh chóng hiểu về các ứng dụng AppSheet được tạo trong tổ chức. Tính năng này giúp quản trị viên nhanh chóng hiểu rõ chức năng của từng ứng dụng mà không cần điều tra thủ công, tiết kiệm thời gian quý báu và cải thiện khả năng giám sát quản trị (governance oversight).

Quản trị viên sử dụng gói AppSheet Enterprise Plus giờ đây cũng có thể yêu cầu Gemini tạo bản tóm tắt của bất kỳ ứng dụng AppSheet nào thuộc sở hữu của tổ chức họ.

Tạo dữ liệu bằng chức năng AI trong Trang tính hiện có sẵn bằng bảy ngôn ngữ bổ sung

Google đã mở rộng phạm vi hỗ trợ ngôn ngữ cho Hàm AI (AI function) trong Google Sheets. Hàm AI, cho phép bạn dùng Gemini để tạo văn bản, tóm tắt thông tin, phân loại dữ liệu, hoặc phân tích cảm xúc và hiển thị kết quả trực tiếp trong ô tính, giờ đây đã hỗ trợ thêm bảy (7) ngôn ngữ sau:

• Tây Ban Nha (Spanish)
• Bồ Đào Nha (Portuguese)
• Nhật Bản (Japanese)
• Hàn Quốc (Korean)
• Pháp (French)
• Ý (Italian)
• Đức (German)

Tinh chỉnh tin nhắn Google Chat với Gemini để giao tiếp tự tin và rõ ràng

Google đang bổ sung khả năng sử dụng Gemini để tinh chỉnh (refine) tin nhắn ngay khi bạn đang soạn thảo trong Google Chat trên web. Bạn có thể dùng Gemini để cải thiện tin nhắn đang soạn thảo, tập trung vào các yếu tố:

• Độ rõ ràng (clarity)
• Tính súc tích (conciseness)
• Độ chính xác về cách dùng từ, ngữ pháp và chính tả.

Lời kết 

Trên đây là tổng hợp cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 22/9 – 27/9/2025. Với loạt cải tiến này, người dùng sẽ có thêm nhiều công cụ hữu ích để tối ưu công việc hằng ngày. Đừng quên theo dõi các bản tin tiếp theo để không bỏ lỡ những cập nhật mới nhất từ Google. Và nếu còn thắc mắc gì liên quan tới các tính năng của Google Workspace, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh chính thức để được hỗ trợ kịp thời. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777