Hướng dẫn cách gộp ô trong Google Docs trên máy tính và điện thoại

Gộp ô trong Google Docs là một thủ thuật giúp bảng biểu trong Docs được trình bày trực quan và chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn là người mới bắt đầu tiếp cận với Google Docs và chưa biết cách gộp ô trong GG Docs ra sao, đừng bỏ qua bài viết này. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách gộp ô trong Google Docs cả trên điện thoại và máy tính, toàn diện nhất. 

Cách gộp ô trong Google Docs là gì?

Gộp ô trong Google Docs là thao tác kỹ thuật cho phép bạn kết hợp hai hay nhiều ô liền kề trong một bảng biểu thành một ô duy nhất. Thao tác này được gọi là Hợp nhất ô (Merge Cells) trong giao diện tiếng Việt của Google Docs. 

Khi các ô được gộp lại, chúng sẽ tạo thành một không gian lớn hơn. Nơi đó, bạn có thể đặt tên một tiêu đề chung, một đoạn văn bản dài hoặc một hình ảnh mà không bị giới hạn bởi đường kẻ phân cách ban đầu. 

Hiểu đơn giản, việc gộp ô trong GG Docs không làm thay đổi tổng thể số lượng dữ liệu mà bảng chứa. Nhưng nó sẽ thay đổi cấu trúc hiển thị của bảng, giúp người đọc dễ dàng theo dõi và phân loại thông tin hơn. Đôi khi, việc gộp ô cũng có thể sẽ ảnh hưởng đến các công thức tính toán hoặc chức năng lọc, sắp xếp dữ liệu. Do đó, bạn cũng cần phải lưu ý vấn đề này trước khi quyết định thực hiện thao tác gộp ô trong Google Docs.

Lợi ích của việc gộp ô trong Google Docs

Việc thực hiện thao tác gộp ô trong Google Docs mang lại khá nhiều lợi ích thiết thực. Bên cạnh việc bảng biểu được tổ chức và trình bày chuyển nghiệp, đẹp mắt mà còn truyền tải nhiều ưu điểm nổi bật khác như là:

• Thứ nhất là khả năng tạo ra các tiêu đề lớn và tổng quát cho các nhóm cột và bảng

Thay vì phải lặp lại cùng một tiêu đề phục cho từng cột nhỏ, bạn có thể gộp các ô trên cùng thành một ô lớn và đặt một tiêu đề chính duy nhất. Ví dụ, bạn có thể gộp ba cột “Điểm Bài Tập 1”, “Điểm Bài Tập 2”, “Điểm Bài Tập 3” lại và đặt tiêu đề chung là “ĐIỂM BÀI TẬP”.

• Thứ hai là giúp tối ưu hóa không gian và bố cục của bảng

Trong nhiều trường hợp, bạn có những cột có dữ liệu rất ngắn, ví dụ cột số thứ tự và những cột có dữ liệu rất dài. Việc gộp các ô lại cho phép bạn làm cho bảng trông gọn gàng hơn, loại bỏ những đường kẻ không cần thiết và tập trung sự chú ý vào những thông tin quan trọng. Hơn nữa, việc gộp ô cũng là cách để chèn hình ảnh, biểu đồ nhỏ hoặc các ghi chú dài mà nếu đặt vào các ô nhỏ sẽ làm hỏng bố cục tổng thể.

• Thứ ba là yếu tố then chốt thể hiện được tính chuyên nghiệp của văn bản

Một bảng biểu được định dạng hợp lý, có tiêu đều được gộp gọn gàng sẽ mang lại cảm giác tài liệu được chuẩn bị cẩn thận, chi tiết. Đặc biệt, với các tài liệu học thuật, báo cáo, văn bản kinh doanh cần sự chỉn chu tuyệt đối. 

Khi nào bạn nên thực hiện gộp ô trong GG Docs?

Tính năng gộp ô trong Google Docs rất hữu ích, nhưng việc làm dụng nó có thể làm bảng biểu trở nên rối rắm và khó quản lý. Do đó, bạn cần biết chính xác những tình huống nên áp dụng cách gộp ô trong Google Docs, cụ thể khi nào:

• Thứ nhất là khi bạn cần tạo tiêu đề chính, tiêu đề phụ đa cấp cho bảng

Bạn có thể gộp toàn bộ hàng đầu tiên thành một ô duy nhất để đặt tên cho cả bảng. Ví dụ, bạn có một bảng “BÁO CÁO NGÂN SÁCH QUÝ 4 NĂM 2025”, có thể gộp 3 ô dưới cột “Thu nhập” và 4 ô dưới cột “Chi tiêu” để tạo ra các nhóm thông tin rõ ràng.

• Thứ hai là khi bạn có dữ liệu hoặc ghi chú lặp lại theo chiều dọc

Ví dụ, trong một bảng danh sách học sinh, nếu tất cả 10 học sinh đầu tiên đều thuộc lớp 10A1. Lúc này, thay vì điền “10A1” 10 lần, bạn có thể gộp 10 ô trong cột “Lớp” thành một ô duy nhất và chỉ cần viết “10A1” một lần. Cách làm này sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu và giúp dữ liệu trong bảng trở nên dễ nhìn hơn rất nhiều. 

• Thứ ba là khi bạn cần căn chỉnh nội dung đặc biệt vào giữa một khu vực cụ thể của bảng

Khi gộp nhiều ô thành một, bạn dễ dàng căn giữa hình ảnh đó so với toàn bộ phạm vi của các ô ban đầu hơn. Điều này sẽ đảm bảo tính thẩm mỹ cao nhất cho tài liệu. 

Hướng dẫn chi tiết cách gộp ô trong Google Docs trên máy tính

Thao tác gộp ô trong Google Docs trên máy tính khá đơn giản và có thể lựa chọn hai cách. Mỗi cách khác nhau sẽ giúp bạn tối ưu hóa từng thao tác của mình, cụ thể như sau.

Phương pháp 1: Thao tác trực tiếp bằng menu chuột phải

Cách gộp ô trong Google Docs này giúp bạn linh hoạt trong quá trình làm việc với bảng biểu. Vì nó giúp định dạng bảng biểu một cách tối ưu nhất. Cách thức gộp ô trong GG Docs bằng phương pháp này cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần sử dụng chuột trái và kéo để bôi đen toàn bộ các ô liền kề mà bạn muốn hợp nhất. 

*Lưu ý: Các ô này có thể nằm trên cùng một hàng (gộp ngang), cùng một cột (gộp dọc), hoặc là một khối hình chữ nhật bao gồm nhiều hàng và nhiều cột. Khi các ô được chọn, chúng sẽ được tô sáng (thường là màu xanh lam hoặc xám) để đánh dấu.

– Bước 2: Sau khi đã bôi đen, bạn hãy đặt con trỏ chuột vào bất kỳ ô nào đã chọn, sau đó nhấp chuột phải (Right-click).

Một bảng tùy chọn ngữ cảnh (Context Menu) sẽ xuất hiện. Bạn tìm và chọn tùy chọn Hợp nhất ô (Merge cells).

Ngay lập tức, tất cả các ô đã chọn sẽ biến mất và thay thế bằng một ô lớn duy nhất. Mọi nội dung trong các ô ban đầu sẽ được giữ lại, thường là căn chỉnh theo nội dung của ô trên cùng bên trái.

Phương pháp 2: Sử dụng tab Định dạng

Nếu bạn thích làm việc với thanh công cụ của Google Docs, hãy sử dụng phương pháp này. Cách để gộp ô trong Docs bằng cách sử dụng tab định dạng như sau:

– Bước 1: Tương tự như phương pháp trên, bạn cần dùng chuột để bôi đen và chọn các ô bạn muốn hợp nhất.

– Bước 2: Di chuyển lên thanh menu chính của Google Docs, bạn cần tìm và nhấp vào tab Định dạng (Format).

Trong menu thả xuống của Định dạng, bạn di chuột đến mục Bảng (Table).

Một menu phụ sẽ hiện ra và tại đây, bạn chọn tùy chọn Hợp nhất ô (Merge cells).

Tương tự, các ô sẽ được gộp lại thành một ô duy nhất, hoàn thành thao tác gộp ô trong Google Docs của bạn.

Hướng dẫn chi tiết cách gộp ô trong Google Docs trên điện thoại

Ứng dụng Google Docs trên điện thoại (cả Android và iOS) cũng được trang bị đầy đủ các tính năng cơ bản, bao gồm cả khả năng gộp ô trong GG Doc. Do đó, bạn có thể thực hiện gộp ô trong Google Docs ngay trên ứng dụng di động theo các bước sau đây.

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở ứng dụng Google Docs trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn. 

Sau đó, bạn hãy mở tài liệu chứa bảng mà bạn muốn chỉnh sửa. Nhấn và giữ vào một ô trong bảng, sau đó kéo các điểm neo (các chấm tròn nhỏ) để chọn (bôi đen) toàn bộ các ô liền kề mà bạn muốn gộp lại. Bạn có thể kéo theo chiều ngang, chiều dọc hoặc cả hai để chọn một khối ô.

– Bước 2: Ngay khi bạn chọn xong các ô, một thanh công cụ nhỏ, di động sẽ xuất hiện, thường là ở phía trên hoặc phía dưới màn hình (tùy thuộc vào hệ điều hành).

Trong thanh công cụ này, bạn cần tìm biểu tượng Hợp nhất ô (Merge Cells). Biểu tượng này thường được thể hiện bằng hình ảnh hai ô vuông nhỏ với một mũi tên hướng vào trong, hoặc một ô vuông lớn duy nhất được tạo thành từ nhiều đường kẻ ngang và dọc đã bị xóa ở giữa.

Sau đó, bạn hãy nhấn (Tap) vào biểu tượng Hợp nhất ô. Ngay lập tức, các ô đã chọn sẽ được gộp lại thành một ô lớn. Nội dung của các ô ban đầu sẽ được hợp nhất vào ô mới.

Hướng dẫn cách hủy gộp ô trong Google Docs

Nếu bạn nhận thấy rằng một ô được gộp không phù hợp và muốn trả về cấu trúc ban đầu, có thể dễ dàng hủy gộp ô (hay còn gọi là Tách ô) trong Google Docs. thao tác này sẽ phân tách ô lớn đã được hợp nhất trở lại thành các ô nhỏ ban đầu, đồng thời giữ nguyên nội dung bên trong.

Hủy gộp ô bằng Menu chuột phải/Biểu tượng

Cách hủy gộp ô trong Google Docs bằng phương pháp này có thể thực hiện nhanh chóng trên cả điện thoại và máy tính. Thao tác thực hiện từng bước hủy gộp ô bằng cách này như sau:

*Trên máy tính (Desktop):

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần nhấp chuột vào ô lớn đã được hợp nhất mà bạn muốn tách ra. Sau đó, bạn sẽ tiến hành nhấn chuột phải vào ô đó.

– Bước 2: Trong menu ngữ cảnh hiện ra, bạn sẽ thấy tùy chọn Hủy hợp nhất ô (Unmerge cells) và nhấp vào tùy chọn này.

*Trên điện thoại (Mobile App):

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng cần nhấn (tap) vào ô lớn đã được gộp. Thanh công cụ nhỏ lúc này sẽ xuất hiện. Biểu tượng để hủy hợp nhất thường là biểu tượng hợp nhất ô bị gạch chéo, hoặc bạn có thể tìm tùy chọn Hủy hợp nhất ô (Unmerge cells) trên thanh công cụ/menu phụ.

– Bước 2: Các ô sẽ được tách ra, trở về cấu trúc ban đầu của chúng.

Hủy gộp ô bằng tùy chọn Hủy hợp nhất ô (Unmerge cells)

Nếu bạn đang làm việc trên máy tính, bạn có thể sử dụng menu Định dạng để thực hiện thao tác này, tương tự như khi gộp ô:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần click vào ô lớn mà bạn muốn tách.

– Bước 2: Trên thanh menu chính, nhấp vào Định dạng (Format) >> Di chuột đến mục Bảng (Table) >> chọn Hủy hợp nhất ô (Unmerge cells).

Sau khi hủy gộp ô, nội dung bên trong ô lớn ban đầu sẽ được giữ lại trong ô đầu tiên (ô trên cùng bên trái) của các ô đã được tách ra. Các ô còn lại sẽ trở lại trạng thái trống. 

Lưu ý quan trọng khi gộp ô trong Google Docs

Mặc dù cách gộp ô trong Google Docs rất dễ thực hiện, việc bỏ qua các lưu ý quan trọng có thể dẫn đến những vấn đề không mong muốn,. Để đảm bảo quá trình hợp nhất ô diễn ra suôn sẻ và tối ưu cho tài liệu, bạn cần ghi nhớ những điểm sau:

Đảm bảo dữ liệu trước khi gộp tránh mất dữ liệu

Khi bạn gộp nhiều ô có chứa nội dung, Google Docs chỉ giữ lại nội dung của ô trên cùng bên trái (Top-Left) của vùng ô bạn chọn để gộp. Hậu quả là tất cả nội dung trong các ô còn lại là bên phải, phía dưới sẽ bị xóa vĩnh viễn sau khi hợp nhất.

Do đó, cách khắc phục vấn đề mất dữ liệu này hiệu quả nhất là:

• Sao lưu hoặc di chuyển: Trước khi gộp ô, hãy chắc chắn rằng bạn đã sao chép hoặc di chuyển tất cả các dữ liệu quan trọng từ các ô phụ sang ô trên cùng bên trái.
• Hợp nhất thủ công: Nếu bạn muốn tất cả nội dung của các ô được giữ lại trong ô mới, bạn cần thực hiện thủ công. Bằng cách sao chép toàn bộ nội dung của các ô phụ, dán (Paste) vào ô trên cùng bên trái, và sau đó mới thực hiện thao tác Hợp nhất ô. 

Tác động đến việc chỉnh sửa/bố cục bảng

Việc gộp ô sẽ làm thay đổi cấu trúc hàng và cột của bảng, điều này có thể ảnh hưởng đến các thao tác chỉnh sửa sau này:

• Chèn/Xóa hàng và cột: Khi bạn đã gộp ô, việc chèn hoặc xóa hàng/cột xung quanh ô đã gộp có thể trở nên phức tạp hơn. Bởi vì, cấu trúc bảng đã không còn đồng nhất. Ví dụ, việc chèn một hàng mới có thể không căn chỉnh hoàn hảo với ô đã gộp.
• Căn chỉnh văn bản: Sau khi gộp, bạn cần phải căn chỉnh lại văn bản bên trong ô lớn (căn giữa, căn lề trái/phải) để đảm bảo tính thẩm mỹ. Bởi vì Google Docs thường sẽ giữ lại định dạng căn lề của ô trên cùng bên trái.
• Kích thước ô: Ô được gộp sẽ có kích thước bằng tổng kích thước của các ô ban đầu. Bạn có thể cần phải điều chỉnh lại độ rộng của cột (bằng cách kéo đường biên) để bố cục bảng trông cân đối hơn.

Dữ liệu trong các ô được gộp sẽ nằm chung

Sau khi gộp, tất cả nội dung sẽ được coi là một khối văn bản duy nhất nằm trong ô lớn mới. Bạn sẽ không thể định dạng riêng biệt từng phần nội dung ban đầu mà không tách chúng bằng cách thủ công (ví dụ: dùng phím Enter để xuống dòng hoặc dùng dấu gạch ngang).

Không thể hoàn tác (undo) nhiều lần

Mặc dù Google Docs cho phép bạn Hủy hợp nhất ô, nhưng thao tác này chỉ trả lại số lượng ô ban đầu, không khôi phục lại nội dung đã bị xóa trước đó. Nếu bạn đã gộp một khối ô mà không sao lưu dữ liệu và nội dung của các ô phụ đã bị xóa. Còn thao tác Hủy hợp nhất ô sẽ không giúp bạn lấy lại dữ liệu đó. Bạn chỉ có thể dùng nút Hoàn tác ngay lập tức sau khi gộp để quay về trạng thái trước khi gộp.

Không gộp được vượt quá cấu trúc bảng

Bạn chỉ có thể gộp các ô liền kề nằm trong cùng một bảng. Bạn không thể gộp một ô của bảng này với một ô của bảng khác, hoặc gộp một ô trong bảng với một đoạn văn bản nằm bên ngoài bảng.

Lời kết

Bài viết này đã cung cấp hướng dẫn chi tiết từ A đến Z về cách gộp ô trong Google Docs trên cả máy tính và điện thoại. Việc thực hiện thao tác gộp ô trong Google Docs sẽ giúp tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ đọc hơn rất nhiều. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về thao tác này, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua website chính thức hoặc các kênh hỗ trợ của chúng tôi để nhận được sự tư vấn và trợ giúp kịp thời.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777