Google Keep vs Evernote | So sánh chi tiết & lựa chọn tốt nhất?

Thay vì sử dụng giấy nhớ hay sổ tay truyền thống, người dùng trên thế giới giờ đây đã chuyển sang các ứng dụng ghi chú kỹ thuật số vào để tăng hiệu quả năng suất làm việc. Trong số đó, hai cái tên Google Keep và Evernote là sự lựa chọn tối ưu của người dùng. Vậy, ứng dụng nào thực sự phù hợp với nhu cầu của bạn? Bài viết này sẽ đi sâu vào so sánh Google Keep vs Evernote chi tiết, giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất cho mình. 

Tổng quan về Google Keep

Google Keep không đơn giản chỉ là một công cụ để ghi chú thông thường. Nó còn là một trợ lý thông minh được thiết kế để nắm bắt mọi ý tưởng thoáng qua một cách nhanh chóng nhất.

Google Keep là gì?

Google Keep (hay Google Keep Notes) là dịch vụ ghi chú miễn phí được Google ra mắt vào năm 2013. Ứng dụng này tập trung vào tính đơn giản, tốc độ và tính trực quan. Nó được thiết kế với giao diện mô phỏng bảng ghim (pinboard) với các “thẻ ghi chú” (note cards) đầy màu sắc. Nhờ đó, người dùng sẽ dễ dàng nhìn thấy tổng quan tất cả các ghi chú của mình. 

Google Keep được tích sâu vào hệ sinh thái Google (Gmail, Drive, Docs, Calendar). Do đó, mọi dữ liệu của bạn được lưu trữ trên Google Drive sẽ được đồng bộ gần như tức thời trên mọi thiết bị đã đăng nhập bằng tài khoản Google. Bạn hoàn toàn có thể tối ưu hiệu suất làm việc, biến chiếc điện thoại thành cuốn sổ tay kỹ thuật số luôn sẵn sàng.

Ưu và nhược điểm của công cụ Google Keep

Khi đặt Google Keep vs Evernote, ưu điểm của Keep nằm ở sự tối giản, nhưng chính sự tối giản đó cũng là nhược điểm khi đối mặt với nhu cầu lưu trữ phức tạp.

*Ưu điểm nổi bật:

• Miễn phí hoàn toàn với khả năng sử dụng không giới hạn

Bạn có thể sử dụng tất cả các tính năng cơ bản của Keep mà không phải lo lắng về giới hạn dung lượng tải lên hàng tháng hay số lượng thiết bị đồng bộ. 

• Tốc độ và giao diện

Giao diện dạng lưới thẻ màu sắc làm Keep cực kỳ trực quan và nhanh. Bạn mở ứng dụng và bắt đầu gõ ngay lập tức, không cần phải mất thêm bất kỳ thao tác phức tạp nào. 

• Tích hợp Hệ sinh thái Google

Khả năng kéo và thả ghi chú Keep vào Google Docs hoặc đặt nhở nhở (Reminder) hiển thị trên Google Calendar là điểm mạnh của ứng dụng. Đồng thời, ưu điểm này cũng tạo ra một quy trình làm việc liền mạch cho những người dùng phụ thuộc vào Gmail, Drive và Google Workspace.

• Tính năng nhắc nhở theo vị trí

Bạn có thể đặt lời nhắc và Keep sẽ thông báo cho bạn ngay khi bạn đến nơi nào đó. Đây là tính năng độc đáo và cực kỳ hữu ích mà không nhiều ứng dụng khác có được.

*Hạn chế chi tiết:

• Hạn chế tổ chức

Google Keep chỉ cho phép phân loại bằng Nhãn (Labels) và Màu sắc. Nó không có hệ thống sổ tay hay Ngăn xếp phức tạp giống như Evernote. Khi số lượng ghi chú tăng lên hàng trăm, việc tìm kiếm và quản lý có thể trở nên lộn xộn, đặc biệt các ghi chú dài.

• Định dạng soạn thảo đơn giản

Google Keep chỉ hỗ trợ văn bản thuần túy và các định dạng cơ bản như danh sách gạch đầu dòng hay checklist. Nó thiếu các tùy chọn định dạng nâng cao như in đậm, in nghiêng, tạo bảng, tiêu đề hoặc sử dụng mẫu Template. Đây là những thứ cần thiết cho ghi chú học thuật. 

• Không có ứng dụng độc lập

Dù có tiện ích mở rộng trên Google Chrome, nhưng Keep chủ yếu hoạt động thông qua web và mobile. Nhiều người dùng máy tính thường thấy khó chịu khi cần làm việc offline và cần một ứng dụng Desktop đầy đủ. 

Ứng dụng thực tế

Đối với người mới bắt đầu, Google Keep rất phù hợp để dùng hàng ngày với nhiều mục đích khác nhau. Chẳng hạn như:

• Bạn đang đi siêu thị, mở Keep và nhập các món cần mua, gắn nhãn “Siêu thị” và màu xanh để dễ nhận biết.
• Khi bạn đến cửa hàng hoa quả, Keep có thể nhắc bạn nếu bạn đặt nhắc theo vị trí (ví dụ: “khi về nhà, nhớ mua trái cây”).
• Trong lớp học hoặc cuộc họp, bạn có thể chụp ảnh bảng trắng, Keep nhận dạng chữ viết và sau này bạn có thể tìm từ khóa từ ảnh.
• Trong Google Docs khi viết bài, bạn muốn chèn ý tưởng từ Keep, có thể mở sidebar Keep, kéo ghi chú vào phần tài liệu.
• Khi bạn di chuyển giữa điện thoại và máy tính, ghi chú sẽ tự động đồng bộ, giúp bạn tiếp tục công việc mạch lạc.

Tuy nhiên, nếu bạn là người có nhu cầu ghi chú chi tiết cho dự án lớn, lưu trữ tài liệu dài, phân loại phức tạp theo dự án. Lúc này, Google Keep có thể trở nên yếu thế so với Evernote hoặc các ứng dụng ghi chú chuyên sâu hơn.

Tổng quan về Evernote

Nếu Google Keep là tờ giấy nhớ Post-it, thì Evernote chính là một thư viện kỹ thuật số quy mô lớn. Ứng dụng này đã trở thành tiêu chuẩn vàng cho các công cụ ghi chú chuyên nghiệp trong hơn một thập kỷ.

Evernote là gì?

Evernote là một ứng dụng ghi chú đa nền tảng, được ra mắt từ năm 2008. Nó được định vị như một công cụ tổ chức và lưu trữ kiến thức cá nhân. Evernote không chỉ giúp bạn ghi lại thông tin mà còn giúp bạn tổ chức, phân loại, tìm kiếm và lưu trữ thông tin đó lâu dài. Nó được thiết kế để xử lý các tài liệu phức tạp, các nghiên cứu dài, các trang web được cắt (web clips) và các tệp đính kèm đa dạng.

Evernote sử dụng cấu trúc tổ chức ba lớp là ghi chú (Notes) nằm trong Sổ tay (Notebooks) và các Sổ tay được gom lại thành Ngăn xếp (Stacks). Hệ thống này mang lại khả năng phân cấp và tổ chức gần như vô hạn. Từ đó, biến Evernote thành một hệ thống quản lý thông tin toàn diện, phù hợp cho học sinh, sinh viên nghiên cứu, chuyên gia và người dùng doanh nghiệp. 

Điểm nổi bật nhất của Evernote là khả năng lưu trữ gần như toàn diện. Từ văn bản được định dạng đẹp mắt, hình ảnh, PDF, tài liệu Word/Excel, video, và thậm chí là trang web đầy đủ. Đặc biệt, Evernote còn có khả năng tìm kiếm bao gồm cả tìm kiếm trong nội dung của file PDF và văn bản viết tay trong hình ảnh. 

Ưu và nhược điểm của Evernote

Cũng giống như Google Keep, Evernote cũng có những ưu thế và nhược điểm riêng.

*Ưu điểm nổi bật:

• Hệ thống tổ chức mạnh mẽ và đảm bảo linh hoạt

Khả năng sử dụng Notebooks, Stacks, và Tags (Thẻ) cho phép bạn xây dựng một hệ thống phân cấp logic cho tài liệu. Đây là nơi bạn có thể lưu trữ các dự án lớn, hồ sơ khách hàng, hoặc tài liệu nghiên cứu học thuật một cách có trật tự.

• Định dạng Ghi chú nâng cao

Evernote cung cấp các tùy chọn định dạng phong phú (phông chữ, màu sắc, tiêu đề, bảng, checklist) và có sẵn các Mẫu (Templates) cho cuộc họp, kế hoạch dự án. Nhờ đó giúp bạn tạo ra các ghi chú có cấu trúc rõ ràng và chuyên nghiệp.

• Khả năng chụp và lưu trữ đa phương tiện

Evernote vượt trội trong việc lưu trữ tài liệu dài như PDF, tài liệu văn phòng và đặc biệt là Web Clipper (công cụ lưu lại trang web) mạnh mẽ. Nó cho phép bạn cắt một phần hoặc toàn bộ trang web và lưu trữ vĩnh viễn trong sổ tay của mình.

• Tìm kiếm toàn diện (OCR)

Công nghệ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) của Evernote cho phép bạn tìm kiếm nội dung trong các file PDF, hình ảnh, hay thậm chí là chữ viết tay. 

• Ứng dụng Desktop độc lập

Evernote cung cấp ứng dụng đầy đủ tính năng trên Windows và macOS, hỗ trợ truy cập và chỉnh sửa ghi chú khi không có kết nối Internet (chỉ với bản trả phí).

*Hạn chế chi tiết:

• Mô hình trả phí 

Evernote có một bản miễn phí với nhiều hạn chế nghiêm trọng (giới hạn dung lượng tải lên hàng tháng, giới hạn số lượng thiết bị đồng bộ). Để sử dụng đầy đủ các tính năng mạnh mẽ (như truy cập offline, dung lượng lớn), bạn buộc phải nâng cấp lên các gói trả phí. Chi phí này có thể là một rào cản với người dùng cá nhân hoặc sinh viên.

• Độ phức tạp của Giao diện

Giao diện của Evernote (đặc biệt là bản Desktop) có nhiều tính năng và tùy chọn. Điều này tạo sự phức tạp đối với người dùng mới chỉ cần một công cụ ghi chú đơn giản.

• Tốc độ ghi chú

Việc tạo một ghi chú mới thường chậm hơn Google Keep một chút do phải trải qua bước chọn loại ghi chú hoặc sổ tay, không tối ưu.

Ứng dụng thực tế

Evernote thích hợp với người dùng có nhu nhu cầu ghi chú chuyên sâu hoặc tổ chức dự án. Ví dụ:

• Bạn viết báo cáo, tài liệu dự án, cần lưu nhiều file đính kèm (PDF, hình ảnh, bản scan).
• Bạn muốn lưu các bài báo từ web vào nơi riêng để đọc sau — dùng web clipper của Evernote để cắt trang và lưu vào sổ tay.
• Bạn có một dự án dài hạn với nhiều phần (ý tưởng, ghi chú, tài liệu tham khảo, danh sách kiểm tra) và cần phân chia rõ ràng bằng notebook và tag.
• Bạn làm việc nhóm, cần chia sẻ ghi chú hoặc cùng chỉnh sửa nội dung với người khác.
• Bạn cần truy cập ngoại tuyến khi đi công tác, Evernote bản trả phí có hỗ trợ truy cập offline đầy đủ.
• Bạn muốn lưu trữ và tìm kiếm nội dung trong ảnh, file đính kèm. Evernote có khả năng tìm từ khóa trong PDF hoặc ảnh nếu bạn có gói phù hợp.
• Bạn muốn xuất ghi chú ra PDF để chia sẻ hoặc sao lưu.

So sánh chi tiết các tính năng chính của Google Keep và Evernote

Sau khi đã có cái nhìn tổng quan, bạn hãy cùng đi sâu vào so sánh từng tiêu chí quan trọng để đưa ra quyết định cuối cùng trong cuộc chiến Google Keep vs Evernote. Sự khác biệt về tính năng quyết định ứng dụng nào sẽ phù hợp với thói quen làm việc của bạn.

Thiết kế trực quan với trải nghiệm sử dụng mượt mà

Sự khác biệt về giao diện của Google Keep vs Evernote rất dễ nhìn thấy:

• Google Keep

Google Keep áp dụng phong cách tối giản và thẻ (card), mô phỏng bảng ghim sticky note vật lý. Giao diện này cực kỳ thân thiện với người dùng mới (newbie), dễ làm quen, và tối ưu hóa cho tốc độ. Bạn nhìn thấy tất cả ghi chú dưới dạng lưới màu sắc, dễ dàng quét qua thông tin và tìm thấy ghi chú cần thiết. Tốc độ mở công cụ Google Keep và tạo ghi chú gần như tức thời.

• Evernote 

Giao diện của công cụ Evernote có tính chuyên nghiệp và cấu trúc hơn. Nó thường được chia thành ba ngăn chính: Thanh điều hướng (Sổ tay, Thẻ), Danh sách ghi chú, và Vùng soạn thảo. 

Giao diện này giống một công cụ quản lý tài liệu hơn là một ứng dụng ghi chú đơn thuần. Mặc dù phiên bản mới đã được cải thiện, nó vẫn có vẻ phức tạp hơn Keep. Tuy nhiên, nếu bạn làm việc trên máy tính với nhiều cửa sổ, giao diện chi tiết này của Evernote sẽ cung cấp nhiều không gian và tính năng hơn cho việc soạn thảo phức tạp. Trải nghiệm người dùng của Evernote chú trọng vào chiều sâu nội dung, còn Keep tập trung vào chiều rộng và tốc độ ghi lại.

Tính năng ghi chú & soạn thảo

Tính năng ghi chú và soạn thảo giữa Google Keep vs Evernote được thể hiện rõ rệt nhất:

• Google Keep

Tính năng ghi chú Google Keep là cơ bản (plain text). Bạn chỉ có thể tạo danh sách (checklist), gạch đầu dòng và thêm ảnh. Tuy nhiên, Google Keep lại mạnh về các tính năng tự động: Ghi chú bằng giọng nói (tự động chuyển thành văn bản) và khả năng trích xuất văn bản từ hình ảnh (OCR) hoạt động rất tốt, giúp bạn ghi lại thông tin khi đang di chuyển. Tuy nhiên, việc thiếu các công cụ định dạng (in đậm, nghiêng, cỡ chữ, bảng) khiến Keep không phù hợp để soạn các tài liệu dài hoặc có cấu trúc phức tạp.

• Evernote

Evernote là một trình soạn thảo văn bản mạnh mẽ (rich text editor). Nó cung cấp đầy đủ các tùy chọn định dạng: Tiêu đề (Headings), in đậm/nghiêng/gạch chân, bảng biểu, liên kết, và các mẫu (Templates) dựng sẵn. Điều này cho phép người dùng tạo ra các ghi chú chuyên nghiệp, có cấu trúc như một tài liệu Word thu nhỏ. 

Đặc biệt, Evernote cho phép đính kèm nhiều loại tệp (PDF, DOCX, video) và có tính năng Web Clipper hàng đầu để lưu trữ nội dung web. Khả năng tìm kiếm của Evernote linh hoạt,  áp dụng được trên nội dung của các tệp đính kèm này.

Khả năng Tổ chức và Tìm kiếm

Khả năng tìm kiếm và tổ chức là yếu tố quan trọng đối với người dùng có khối lượng ghi chú lớn. 

• Google Keep

Cách Google Keep tổ chức thông qua Màu sắc và Nhãn (Labels). Bạn có thể ghim những ghi chú quan trọng lên đầu. Với số lượng ghi chú ít, hệ thống này hoạt động tốt. Nhưng khi bạn có hàng trăm ghi chú, việc quản lý và tìm kiếm theo nhãn đơn thuần sẽ trở nên kém hiệu quả. Tuy nhiên, tính năng tìm kiếm của Keep hoạt động rất nhanh dựa trên từ khóa, màu sắc, và loại ghi chú (hình ảnh, danh sách).

• Evernote

Evernote cung cấp hệ thống tổ chức phân cấp qua Sổ tay (Notebooks), Ngăn xếp (Stacks), và Thẻ (Tags). Bạn có thể có một Ngăn xếp cho công việc, bên trong có các Sổ tay cho từng dự án và dùng Thẻ để phân loại nội dung xuyên suốt các sổ tay. 

Khả năng tìm kiếm của Evernote không chỉ tìm kiếm từ khóa mà còn tìm kiếm trong file đính kèm, hình ảnh (nhờ OCR). Ngoài ra, nó còn cho phép sử dụng các cú pháp tìm kiếm nâng cao. 

Định dạng Ghi chú và Đa phương tiện

Google Keep và  Evernote khác biệt về định dạng ảnh hưởng đến loại nội dung bạn có thể lưu trữ.

• Google Keep

Google Keep hỗ trợ định dạng đơn giản, từ văn bản, danh sách, ghi âm, hình ảnh và vẽ tay cơ bản. Nó là công cụ ghi chú nhanh và không phải là nơi để lưu trữ các tài liệu phức tạp.

• Evernote

Evernote hỗ trợ đa dạng định dạng phức tạp hơn hẳn. Từ văn bản có định dạng phong phú, danh sách, bảng, đính kèm file (PDF, DOCX, XLS), âm thanh chất lượng cao và web clips. Evernote lý tưởng cho việc lưu trữ các tài liệu chính thức và các nội dung đa phương tiện cần giữ nguyên định dạng.

Tương tác liền mạch trong hệ sinh thái ứng dụng

Với khả năng tích hợp chuyên sâu, Google Keep có lợi thế về tính năng này hơn hẳn so với Evernote.

• Google Keep

Lợi thế lớn nhất của Google Keep là nằm trong hệ sinh thái Google. Nó có thể được truy cập trực tiếp từ thanh bên trong Gmail và Google Calendar, cho phép bạn kéo ghi chú vào Docs, hoặc chuyển ghi chú thành sự kiện lịch. Nếu bạn sử dụng Google Workspace hàng ngày, Google Keep tạo ra sự liền mạch tuyệt vời.

• Evernote

Evernote có khả năng tích hợp rộng rãi với các ứng dụng bên thứ ba thông qua API và IFTTT. Mặc dù không có sự tích hợp sâu như Keep với Google, Evernote có thể kết nối với các công cụ quản lý dự án, ứng dụng đọc tin tức và nhiều dịch vụ khác. Nhờ đó mà biến nó thành một kho lưu trữ trung tâm cho nhiều nguồn thông tin khác nhau.

Công cụ hỗ trợ ghi nhớ và theo dõi nhiệm vụ 

Cả hai công cụ Google Keep vs  Evernote đều có tính năng nhắc nhở, nhưng cách tiếp cận của chúng lại khác nhau:

• Google Keep

Chức năng nhắc nhở của Google Keep rất mạnh và dễ sử dụng. Nó cho phép bạn đặt nhắc nhở theo thời gian (ví dụ: 8 giờ sáng mai) và theo vị trí địa lý (ví dụ: khi tôi đến gần cửa hàng tạp hóa). Nhắc nhở của Keep tích hợp trực tiếp với Google Calendar, đảm bảo bạn không bỏ sót việc nào.

• Evernote

Tính năng Tasks/Reminders của Evernote được thiết kế để gắn liền với ghi chú (task-in-note). Bạn tạo một danh sách công việc trong một ghi chú cụ thể. Các phiên bản trả phí có thêm khả năng quản lý công việc và xem tổng quan tốt hơn, nhưng chức năng nhắc nhở vị trí của Evernote không thể sánh bằng Keep.

Giá cả & phiên bản miễn phí so với trả phí

Để so sánh Google Keep và Evernote, cần xem xét thêm về chi phí và giới hạn trong các gói sử dụng.

• Google Keep

Google Keep được cung cấp hoàn toàn miễn phí cho người dùng. Đây là lựa chọn hàng đầu cho những người không muốn chi trả cho một ứng dụng ghi chú. Hạn chế duy nhất là nó dùng chung dung lượng lưu trữ của Google Drive.

• Evernote

Evernote cung cấp phiên bản miễn phí có giới hạn (chỉ đồng bộ trên 2 thiết bị và giới hạn dung lượng tải lên hàng tháng rất thấp). Để mở khóa các tính năng quan trọng như truy cập offline, dung lượng tải lên lớn, hoặc sử dụng tính năng quản lý tác vụ nâng cao, bạn phải trả phí cho các gói Personal hoặc Professional. Đây là một ứng dụng trả phí với các tính năng chuyên nghiệp.

Nên chọn phần mềm Google Keep hay Evernote?

Google Keep hay Evernote là ứng dụng phù hợp với bạn. Để lựa chọn một công cụ phù hợp với bản thân, bạn cần dựa trên thói quen làm việc và loại nội dung muốn quản lý.

Bạn nên chọn Google Keep nếu:

• Bạn ưu tiên Tốc độ và Sự Đơn giản (Quick Capture). Bạn chỉ cần một nơi để ghi lại ý tưởng, số điện thoại, hoặc danh sách mua sắm một cách nhanh chóng nhất, giống như tờ giấy nhớ kỹ thuật số.
• Bạn đã và đang ở trong Hệ sinh thái Google. Nếu bạn sử dụng Gmail, Google Docs và Google Calendar hàng ngày, sự tích hợp liền mạch của Keep sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và thao tác.

• Nhu cầu của bạn là Ghi chú Ngắn và Task Hàng ngày. Bởi Google Keep xuất sắc trong việc quản lý danh sách việc cần làm (To-do list) và sử dụng chức năng nhắc nhở theo vị trí.
• Bạn muốn sử dụng một ứng dụng hoàn toàn miễn phí. Keep không yêu cầu bất kỳ khoản chi phí nào cho hầu hết các chức năng cơ bản.

Bạn nên chọn Evernote nếu:

• Bạn cần một Kho Lưu trữ Kiến thức (Knowledge Base). Bạn muốn lưu trữ tài liệu nghiên cứu dài, hồ sơ dự án chi tiết, và cần một hệ thống tổ chức chặt chẽ (Notebooks, Stacks, Tags).
• Bạn cần Định dạng Ghi chú Chuyên nghiệp. Bạn thường xuyên soạn thảo các ghi chú có cấu trúc phức tạp như báo cáo, biên bản cuộc họp, sử dụng bảng biểu và các tùy chọn định dạng nâng cao.
• Bạn thường xuyên lưu trữ Tài liệu Đa phương tiện. Bạn cần Web Clipper mạnh mẽ, hoặc cần lưu trữ nhiều file PDF/DOCX và muốn tìm kiếm nội dung bên trong chúng (OCR).
• Bạn sẵn sàng trả phí cho một số các tính năng nâng cao của ứng dụng cần dùng. Bạn coi ứng dụng ghi chú là một công cụ làm việc chuyên nghiệp không thể thiếu và sẵn sàng đầu tư cho các chức năng toàn diện như truy cập offline.

Lời kết

Cả Google Keep và Evernote đều là những công cụ ghi chú xuất sắc, nhưng chúng phục vụ hai mục đích hơi khác nhau. Không có lựa chọn nào là tốt nhất tuyệt đối, mà chỉ có lựa chọn phù hợp nhất với quy trình làm việc của bạn. Hoặc, nếu nhu cầu của bạn đa dạng, nhiều người dùng chuyên nghiệp đã chọn sử dụng cả hai Google Keep vs Evernote.

Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến hai công cụ này, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh chính thức để được hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777